Cara Menjalankan Rapat Virtual yang Sukses Untuk Tim Penjualan Jarak Jauh

Jika rapat virtual pernah dilihat sebagai upaya terakhir, hari ini rapat telah menjadi pilihan utama bagi banyak tim penjualan.

Tidak ada tanda-tanda akan berubah dalam waktu dekat. Faktanya, penelitian terbaru menunjukkan kepada kita bahwa penjualan perangkat lunak konferensi web telah meningkat 500% sejak awal pandemi coronavirus.

Jelas, rapat virtual sangat berbeda dengan rapat berbasis kantor biasa. Mereka membutuhkan tingkat perencanaan dan kemahiran untuk membuatnya efektif dan memastikan bahwa kurangnya kontak tatap muka tidak mencegah Anda mencapai tujuan Anda.

Dengan mengingat hal itu, berikut ini cara menjalankan rapat virtual yang sukses untuk tim penjualan jarak jauh Anda:

Apa itu Rapat Virtual?

Secara garis besar, rapat virtual adalah rapat apa pun yang tidak terjadi secara langsung. Keajaiban teknologi modern memungkinkan untuk berkolaborasi secara efektif dengan rekan kerja di belahan dunia lain. Yang Anda butuhkan hanyalah koneksi internet yang layak.

Ada empat jenis utama pertemuan virtual:

1. Telekonferensi — Rapat virtual khusus audio yang biasanya melibatkan banyak orang yang melakukan panggilan menggunakan nomor telepon dan kode sandi tertentu.
2. Konferensi video — Rapat audio dan video. Mirip dengan telekonferensi, mereka mengandalkan orang yang masuk ke antarmuka yang memungkinkan peserta untuk melihat dan mendengar satu sama lain.
3. Konferensi web — Rapat audio dan video yang memperluas jangkauan konferensi video tradisional dengan memungkinkan peserta untuk terlibat dan berkolaborasi dengan cara tambahan, seperti dengan mendistribusikan dokumen dan berbagi layar.
4. Webinar — Format konferensi video satu-ke-banyak yang menyediakan platform satu arah bagi penyaji atau pendidik untuk menyampaikan informasi kepada sekelompok orang.

Apa Keuntungan dan Kerugian dari Rapat Virtual?

Meskipun pertemuan virtual memiliki beberapa kelemahan dibandingkan dengan pertemuan langsung, mereka juga menawarkan beberapa keuntungan besar. Mari kita lihat pro dan kontra dari pertemuan virtual di sini:

kelebihan

• Mengurangi biaya. Jika Anda tidak mengadakan pertemuan tatap muka, Anda tidak perlu menyewa ruang pertemuan. Bahkan, jika seluruh tim penjualan Anda berada jauh, Anda mungkin tidak memerlukan kantor sama sekali, yang berarti penghematan besar.
• Partisipasi yang lebih besar. Orang-orang dapat hadir dan terlibat di mana pun mereka berada. Dan karena semua orang hadir dari jarak jauh, rapat tidak akan didominasi oleh orang-orang yang berada di kantor.
• Tidak ada perjalanan. Tim penjualan Anda dapat menghadiri rapat secara real time tanpa harus menanggung beban perjalanan.

Kontra

• Hilang bahasa tubuh dan isyarat sosial. Ini adalah salah satu yang besar. Mungkin lebih sulit untuk membedakan apa yang sebenarnya orang maksudkan atau bagaimana perasaan mereka ketika Anda tidak berada di ruangan yang sama.
• Biaya perangkat lunak tambahan. Jika rapat virtual adalah bagian penting dari alur kerja Anda, kemungkinan besar Anda tidak akan dapat menggunakan tingkat produk gratis (atau freemium).
• Koneksi internet yang lemah dapat mempengaruhi kualitas rapat. Jika seseorang memiliki Wi-Fi yang buruk, mereka tidak dapat berkontribusi ke rapat. Bahkan, mereka mungkin tidak bisa hadir sama sekali.

Langkah-langkah untuk Merencanakan Rapat Virtual

Setiap pertemuan membutuhkan persiapan. Tapi itu terutama berlaku untuk pertemuan virtual; elemen jarak jauh berarti Anda harus bekerja lebih keras untuk membuat semua orang merasa terlibat dan terlibat. Berikut cara melakukannya dengan benar:

1. Pesan waktu yang cocok untuk semua orang

Saat tim Anda berada jauh, selalu ada potensi bahwa mereka akan berbasis di beberapa zona waktu. Jelas, Anda harus mempertimbangkan hal ini saat memesan rapat.

Juga, pastikan Anda menghindari konflik jadwal. Tenaga penjualan bekerja keras untuk membangun kepercayaan dengan prospek mereka, jadi jika mereka mengharapkan panggilan telepon atau email penting, itu harus menjadi prioritas mereka.

Terakhir, ketatlah dengan daftar undangan. Apakah semua orang perlu berada di sana? Jika tidak relevan dengan BDR Anda, jangan buang waktu mereka – simpan untuk SDR dan pemimpin penjualan.

2. Bagikan agenda sebelumnya

Menetapkan ekspektasi yang jelas dan membagikan dokumen penting lebih awal akan mempermudah persiapan semua orang. Pada gilirannya, itu memastikan pertemuan Anda akan lebih efisien, mengurangi jumlah waktu yang harus Anda habiskan untuk penjelasan dasar dan pembukaan lainnya.

3. Pilih alat rapat virtual yang tepat

Alat konferensi yang berbeda memiliki kekuatan dan kelemahan yang berbeda. Misalnya, rapat penjualan triwulanan mungkin berfungsi paling baik sebagai konferensi web, terutama jika banyak orang perlu berbicara dan berbagi layar mereka. Di sisi lain, panggilan penghasilan – yang tidak terlalu visual – mungkin paling cocok untuk telekonferensi.

Alat apa pun yang Anda pilih, pastikan untuk menyertakan tautan, nomor telepon, dan kode sandi dalam undangan rapat.

4. Berlatih jika diperlukan

Untuk rapat yang lebih menantang – seperti saat Anda melakukan presentasi di depan dewan direksi atau klien potensial – jangan hanya berasumsi bahwa semuanya akan baik-baik saja di malam hari. Sebaliknya, Anda harus benar-benar menjalankan gladi bersih.

Di mana banyak orang diminta untuk berbicara dan berkontribusi pada slide deck, run-through dapat membantu mengatasi titik lemah, menghindari pengulangan, dan memastikan konten Anda tepat sasaran.

Cara Menjalankan Rapat Virtual yang Sukses

Mendapatkan perencanaan yang benar adalah bagian pertama dari pertempuran; berikutnya saatnya untuk mengeksekusi. Persiapan Anda akan membantu Anda menghindari gangguan besar apa pun, tetapi masih ada banyak hal yang bisa salah. Berikut cara melakukannya dengan benar:

1. Uji teknologi Anda sebelum rapat

Jangan biarkan kesuksesan pertemuan Anda secara kebetulan. Uji semua elemen yang mungkin mengecewakan Anda:

• Pastikan kamera video dan mikrofon Anda berfungsi seperti yang diharapkan.
• Periksa koneksi Wi-Fi Anda dengan menjalankan tes kecepatan.
• Pastikan Anda dapat membagikan layar Anda – dan Anda memiliki semua dokumen dan slide utama Anda
• Pastikan Anda dapat melihat catatan rapat saat berada dalam mode presentasi.
• Uji kualitas suara di ruang tempat Anda akan mengadakan rapat untuk memastikan tidak terlalu bergema dan tidak ada suara latar yang mengganggu.

Sebagai langkah terakhir, ada baiknya berasumsi bahwa ada sesuatu yang salah. Cadangkan dokumen Anda, cetak catatan Anda terlebih dahulu, dan miliki alat rapat virtual lain di saku Anda jika pilihan pertama Anda gagal.

2. Pilih video jika memungkinkan

Dalam hal rapat penjualan virtual, video hampir selalu lebih disukai daripada rapat audio saja.

Anda berisiko kehilangan banyak konteks dan nuansa saat berkomunikasi melalui telepon atau melalui teks. Sebaliknya, video mengaktifkan lebih banyak indra, membuat peserta merasa lebih terlibat, dan umumnya merasa lebih profesional.

Selain itu, dengan video, kemungkinan orang berbicara satu sama lain lebih kecil karena mudah untuk melihat ketika seseorang selesai menyampaikan maksud mereka atau berhenti sejenak untuk minum air.

Terlebih lagi, jelas ketika seseorang mengalami masalah teknis dengan video, yang berarti Anda dapat menyesuaikannya.

3. Fokus pada keterlibatan

Rapat penjualan bukan tentang menyampaikan setiap poin pembicaraan Anda seefisien mungkin.

Agar efektif, poin-poin itu perlu meresap – dan itu tidak akan terjadi jika tim Anda tidak merasa terlibat.

Untuk mendorong keterlibatan, buat rapat penjualan Anda menjadi percakapan dua arah daripada presentasi satu arah. Ajukan pertanyaan terbuka dan teratur untuk mendorong bolak-balik antara peserta; minta orang yang berbeda untuk membagikan layar mereka; dan pertimbangkan untuk membagi sesi yang lebih besar ke dalam ruang kerja kelompok yang lebih kecil untuk membuat kolaborasi lebih efektif.

4. Manfaatkan waktu semua orang dengan baik

Ingat waktu tenaga penjualan sangat berharga. Adalah tugas Anda untuk memastikan bahwa rapat Anda dimulai dan berakhir pada waktu yang seharusnya.

Jangan biarkan percakapan sampingan mendominasi sesi – jika suatu masalah tidak dapat diselesaikan dengan cepat dan efisien, selesaikan secara offline.

Terakhir, pertimbangkan untuk memecah agenda Anda menjadi beberapa bagian. Izinkan orang dalam peran yang berbeda untuk bergabung nanti atau keluar lebih awal jika bagian tertentu tidak relevan bagi mereka. Jangan tersinggung – mereka punya pekerjaan lain yang harus dilakukan.

Apa yang Harus Dilakukan Setelah Rapat

Tugas menjalankan rapat penjualan virtual yang efektif tidak selesai begitu saja semua orang menutup telepon. Anda masih memiliki beberapa tugas penting setelah rapat untuk dilaksanakan. Misalnya:

• Bagikan rekaman rapat untuk siapa saja yang tidak dapat hadir
• Ketik catatan rapat, format menjadi urutan yang logis, dan bagikan
• Tetapkan tindakan tindak lanjut melalui alat manajemen produk pilihan Anda
• Pastikan siapa pun yang diberi tindakan memahami apa yang diharapkan dari mereka
• Arsipkan semua dokumen terkait di tempat yang relevan sehingga dapat diakses oleh semua orang
• Jika relevan, jadwalkan pertemuan lanjutan

Berinvestasi pada Alat yang Tepat

Mengatur tumpukan teknologi rapat virtual memungkinkan Anda menjalankan rapat yang lebih menarik, kolaboratif, dan efisien. Jadi, meskipun perangkat lunak itu mungkin menghabiskan sedikit uang, kemungkinan besar akan menghemat lebih banyak dengan membuat rapat virtual Anda lebih efektif dan dapat ditindaklanjuti.

Ada ratusan, atau mungkin ribuan, alat berbeda yang dapat Anda pilih. Namun sebagai titik awal, pertimbangkan hal berikut untuk membuat beberapa tugas rapat virtual Anda berjalan lebih lancar:

• Berbagi file: Dropbox
• Manajemen proyek: Asana
• Konferensi video: Zoom
• Pesan instan: Slack
• Penjadwalan pertemuan: Calendly
• Manajemen kata sandi: Nordpass

Kesimpulan

Belum lama ini, pemikiran untuk menjalankan tim penjualan jarak jauh yang berkinerja tinggi akan menyebabkan rata-rata pemimpin penjualan berkeringat dingin.

Tapi sekarang setiap tim penjualan telah dipaksa untuk beroperasi dari jarak jauh untuk waktu yang lama, jelas bahwa kerja virtual tidak harus menjadi penghalang untuk sukses – asalkan Anda melakukan rapat penjualan dengan benar.

Dengan mempersiapkan secara efektif, Anda dapat membuat rapat virtual Anda menarik, berdampak, dan dapat ditindaklanjuti, tanpa memaksa tim penjualan Anda untuk berkumpul dalam satu ruang. Ini adalah yang terbaik dari kedua dunia.