Formulir W9 2023: Apa itu dan bagaimana penggunaannya?

Diterbitkan: 2023-06-28

Musim pajak menghadirkan segudang bentuk, tetapi yang sering menonjol adalah bentuk W9 . Meski penampilannya sederhana, bentuk ini memainkan peran penting dalam dunia perpajakan. Ini bertindak sebagai penghubung penting antara individu dan bisnis, memastikan pelaporan pendapatan yang akurat dan memfasilitasi interaksi yang lancar dengan IRS.

Pada artikel ini, kami akan mengungkap misteri seputar bentuk W-9. Kami akan mengeksplorasi tujuannya, menyelidiki informasi yang diperlukan, dan memeriksa bagaimana itu digunakan oleh individu dan bisnis. Baik Anda seorang kontraktor, pekerja lepas, atau pemilik bisnis, panduan lengkap ini akan membekali Anda dengan pengetahuan untuk menavigasi seluk-beluk formulir W-9 dengan percaya diri.

Apa arti dari bentuk W9?

Formulir W9 adalah dokumen yang digunakan di Amerika Serikat untuk tujuan perpajakan. Ini berfungsi sebagai permintaan informasi identitas wajib pajak dari satu pihak ke pihak lain. Formulir tersebut biasanya disediakan oleh bisnis atau individu untuk mengumpulkan detail penting seperti nama penerima, alamat, dan nomor identifikasi wajib pajak (TIN) atau nomor Jaminan Sosial (SSN). Formulir W9 terutama digunakan untuk mengumpulkan informasi yang diperlukan untuk melaporkan pendapatan yang dibayarkan kepada penerima ke IRS. Dengan mendapatkan informasi yang akurat melalui formulir W-9, bisnis dapat memenuhi kewajiban pelaporan pajak mereka, memastikan kepatuhan terhadap undang-undang dan peraturan perpajakan.

Penggunaan Formulir W9

Formulir W9 melayani beberapa tujuan penting dalam bidang pajak dan transaksi keuangan. Berikut adalah beberapa kegunaan utama Formulir W9:

Melaporkan Penghasilan: Salah satu penggunaan utama Formulir W-9 adalah mengumpulkan informasi identifikasi wajib pajak, seperti TIN atau SSN, dari individu atau bisnis yang mungkin menerima pembayaran. Informasi ini sangat penting untuk pelaporan pendapatan yang akurat yang dibayarkan kepada penerima oleh pembayar atau bisnis.

Pelaporan 1099-MISC: Formulir W9 sering kali diperlukan oleh bisnis saat terlibat dengan kontraktor, pekerja lepas, atau vendor. Dengan mendapatkan formulir W-9 yang lengkap dari individu atau entitas ini, bisnis dapat secara akurat melaporkan pembayaran yang dilakukan kepada mereka di Formulir 1099-MISC. Pelaporan ini memungkinkan IRS untuk melacak dan memverifikasi pendapatan yang diterima oleh penerima.

BACA JUGA: 9 Contoh Strategi Pemasaran Luar Biasa dari Merek Sukses

Penentuan Pemotongan Cadangan: Informasi yang diberikan pada Formulir W-9 membantu menentukan apakah pemotongan cadangan diperlukan. Pemotongan cadangan adalah persentase pembayaran yang dipotong oleh pembayar untuk memastikan bahwa pajak dibayar, biasanya dalam kasus di mana TIN atau SSN penerima salah, hilang, atau tidak dilaporkan.

Kepatuhan terhadap Undang-undang Pajak: Dengan mengumpulkan dan menyimpan formulir W-9 yang telah diisi, bisnis menunjukkan kepatuhan mereka terhadap undang-undang dan peraturan pajak. Hal ini memungkinkan mereka untuk memenuhi kewajiban pelaporan mereka ke IRS secara akurat dan menghindari potensi hukuman atas ketidakpatuhan.

Harus Dibaca Apakah Anda siap untuk keluar dari pekerjaan 9-ke-5 dan memasuki dunia lepas tahun 2022 ini?

Membangun Hubungan Vendor: Meminta formulir W-9 dari vendor atau kontraktor membantu membangun hubungan bisnis formal. Ini memastikan bahwa kedua belah pihak memiliki informasi yang diperlukan untuk tujuan keuangan dan terkait pajak dan memungkinkan transaksi keuangan yang lebih lancar.

Memahami penggunaan Formulir W-9 sangat penting bagi bisnis dan individu yang terlibat dalam transaksi keuangan untuk memastikan pelaporan yang akurat, kepatuhan terhadap peraturan perpajakan, dan pembentukan hubungan bisnis yang transparan dan akuntabel.

BACA JUGA: 8 CARA TERBAIK BAGAIMANA KEPEMIMPINAN MEMBANTU

Siapa yang Harus Melengkapi Formulir W9?

Formulir W9 harus diisi oleh individu atau entitas dalam situasi tertentu untuk memberikan informasi yang diperlukan kepada pihak lain. Berikut adalah beberapa contoh di mana mengisi formulir W-9 diperlukan:

  • Kontraktor Independen dan Freelancer : Individu yang memberikan layanan kepada pihak lain tanpa menjadi karyawan mereka, seperti kontraktor independen dan pekerja lepas, biasanya diharuskan mengisi formulir W-9. Ini membantu pihak yang membayar melaporkan pendapatan secara akurat ke IRS.
  • Lembaga Keuangan : Saat membuka rekening bank baru atau mengajukan layanan keuangan tertentu, seperti pinjaman, bank dan lembaga pemberi pinjaman dapat meminta formulir W-9. Ini untuk mengumpulkan informasi untuk tujuan pelaporan pajak, terutama untuk pembayaran bunga dan dividen.
  • Pemenang Hadiah : Peserta kontes yang berpotensi memenangkan hadiah dapat diminta untuk melengkapi formulir W9. Ini karena nilai hadiah dapat dianggap sebagai penghasilan kena pajak, yang memerlukan pelaporan IRS yang sesuai
  • Transaksi Real Estat : Pihak-pihak yang terlibat dalam transaksi real estat, termasuk pembeli, penjual, dan agen real estat, dapat saling meminta formulir W-9. Ini memastikan bahwa informasi yang akurat tersedia untuk melaporkan hasil dari penjualan properti atau pendapatan sewa.
  • Debt Discharge : Dalam kasus di mana beberapa jenis utang dilepaskan, seperti utang pinjaman siswa yang dibatalkan atau utang hipotek yang diampuni, formulir W-9 dapat diminta untuk mengumpulkan informasi yang diperlukan untuk tujuan pelaporan.

Secara keseluruhan, pengisian formulir W-9 diperlukan untuk berbagai situasi guna memberikan informasi identifikasi wajib pajak yang akurat dan memfasilitasi pelaporan pendapatan atau transaksi yang tepat ke IRS.

BACA JUGA: Mempercepat Pertumbuhan Bisnis

Informasi Apa yang Diperlukan pada Formulir W9?

Saat melengkapi Formulir W-9, Anda perlu memberikan informasi spesifik untuk mengidentifikasi diri Anda atau entitas bisnis Anda secara akurat. Berikut adalah detail utama yang diperlukan pada formulir:

  • Nama : Masukkan nama resmi Anda sebagai individu atau nama entitas bisnis Anda.
  • Jenis Badan Usaha : Tunjukkan jenis badan usaha, seperti kepemilikan perseorangan, persekutuan, korporasi, atau LLC.
  • Alamat : Berikan alamat surat Anda, termasuk jalan, kota, negara bagian, dan kode ZIP.
  • Nomor Pokok Wajib Pajak ( NPWP ): Berikan NPWP Anda, yang dapat berupa Nomor Jaminan Sosial (SSN) jika Anda adalah perorangan atau Nomor Induk Pemberi Kerja (EIN) jika Anda adalah badan usaha.
  • Sertifikasi : Tanda tangani dan beri tanggal pada formulir, yang menyatakan bahwa informasi yang diberikan adalah benar dan Anda tidak tunduk pada pemotongan cadangan.
Harus Baca Cara Bekerja dengan Tim Jarak Jauh dengan Efisiensi Maksimum.

Melengkapi formulir W-9 secara akurat memastikan bahwa pemohon memiliki informasi yang diperlukan untuk tujuan pelaporan pajak. Pastikan untuk meninjau petunjuk dan berkonsultasi dengan profesional pajak jika Anda memiliki pertanyaan atau memerlukan bantuan saat mengisi formulir.

Formulir W8 vs W9 Dari

Formulir W-8 dan formulir W-9 keduanya digunakan untuk tujuan perpajakan di Amerika Serikat, tetapi keduanya melayani tujuan yang berbeda berdasarkan status penerima. Berikut adalah perbedaan utama antara formulir W8 dan formulir W9:

Formulir W8:

  • Tujuan : Formulir W-8 digunakan oleh individu asing, entitas, atau warga negara asing non-penduduk untuk mengesahkan status non-AS mereka untuk tujuan pemotongan pajak.
  • Status Asing : Formulir ini mengumpulkan informasi tentang status asing individu atau entitas, seperti negara tempat tinggal mereka untuk tujuan perpajakan.
  • Pemotongan Pajak : Formulir W-8 membantu menentukan tarif pemotongan pajak yang sesuai untuk pembayaran yang dilakukan kepada entitas asing, memastikan kepatuhan terhadap undang-undang pajak AS dan perjanjian pajak yang berlaku.
  • Jenis Formulir W-8 : Ada beberapa variasi formulir W-8, termasuk W-8BEN untuk individu, W-8BEN-E untuk entitas, dan W-8IMY untuk perantara asing atau entitas flow-through.

BACA JUGA: Apa itu Formulir W-8BEN dan apa tujuannya?

Formulir W9:

  • Tujuan : Formulir W-9 digunakan oleh individu atau entitas AS untuk memberikan informasi identifikasi wajib pajak mereka kepada bisnis atau individu yang diwajibkan untuk melaporkan pembayaran yang dilakukan kepada mereka untuk tujuan perpajakan.
  • Identifikasi Wajib Pajak : Formulir ini mengumpulkan informasi seperti nama penerima, alamat, dan nomor pokok wajib pajak (NPWP) atau Nomor Jaminan Sosial (SSN).
  • Pelaporan Penghasilan : Formulir W-9 membantu bisnis secara akurat melaporkan pendapatan yang dibayarkan kepada penerima pada berbagai formulir IRS, seperti Formulir 1099-MISC.
  • Penahanan Cadangan : Formulir W-9 juga menentukan apakah pemotongan cadangan diperlukan, yang merupakan pemotongan persentase pembayaran untuk memastikan pembayaran pajak saat TIN atau SSN penerima salah atau hilang.

Singkatnya, formulir W-8 digunakan oleh individu atau entitas asing untuk menyatakan status non-AS mereka untuk tujuan pemotongan pajak, sedangkan formulir W9 digunakan oleh individu atau entitas AS untuk memberikan informasi identifikasi wajib pajak untuk pelaporan pendapatan yang akurat yang dibayarkan kepada mereka.

Bentuk Lain:

Formulir 1099-MISC

Formulir ini digunakan untuk melaporkan kompensasi non-karyawan yang dibayarkan kepada kontraktor dan pekerja lepas. Ini mencakup berbagai jenis pendapatan, termasuk sewa, royalti, dan pendapatan lain-lain.

Formulir W-4

Berbeda dengan formulir W-9, formulir W-4 digunakan untuk pegawai biasa. Ini membantu pemberi kerja menentukan jumlah pajak penghasilan federal yang benar untuk dipotong dari gaji karyawan berdasarkan tunjangan pemotongan dan situasi pajak pribadi mereka.

Harus Dibaca Mempekerjakan Freelancer Vs Agensi - Perbandingan Head to Head[Infografis]

Formulir W-2

Mirip dengan 1099-MISC, formulir W-2 digunakan untuk karyawan dan memberikan informasi tentang gaji yang mereka terima, pajak yang dipotong, dan kontribusi yang diberikan untuk Medicare dan Jaminan Sosial. Majikan harus memberikan formulir W-2 kepada karyawan dan menyerahkan salinannya ke Social Security Administration dan IRS.

BACA JUGA: Kekuatan Personal Branding

Takeaway utama:

  1. Formulir W9 digunakan untuk tujuan perpajakan di Amerika Serikat untuk mengumpulkan informasi identifikasi wajib pajak dari individu atau bisnis.
  2. Ini terutama digunakan untuk melaporkan pendapatan, menentukan pemotongan cadangan, dan memastikan kepatuhan terhadap undang-undang dan peraturan perpajakan.
  3. Bisnis meminta formulir W-9 lengkap dari kontraktor independen, pekerja lepas, dan vendor untuk melaporkan pembayaran yang dilakukan kepada mereka secara akurat di Formulir 1099-MISC.
  4. Melengkapi formulir W9 secara akurat sangat penting untuk memberikan informasi yang diperlukan untuk pelaporan pajak dan membangun hubungan bisnis yang transparan.

FAQ

Apakah saya perlu mengirimkan W-9 jika saya seorang pekerja lepas?

Jika Anda seorang pekerja lepas, kontraktor independen, atau konsultan, Anda harus melengkapi dan mengirimkan formulir W-9 jika bisnis tempat Anda bekerja memintanya atau jika Anda memperoleh lebih dari $600 dari mereka dalam satu tahun kalender tanpa menjadi karyawan mereka.

Apa itu W9 untuk bisnis?

W-9 untuk entitas bisnis berisi informasi tentang pembayaran yang dilakukan ke bisnis tersebut oleh bisnis lain selama satu tahun kalender. Ini mencakup nama resmi, alamat, dan Nomor Identifikasi Karyawan (EIN) bisnis, bukan nama dan informasi pribadi.

Formulir pajak W-9 vs. 1099: Apa bedanya?

Formulir W-9 dilengkapi oleh kontraktor independen, pekerja lepas, atau konsultan dan diberikan kepada pemberi kerja untuk tujuan pencatatan. Sebaliknya, Formulir 1099 merinci upah yang dibayarkan oleh pemberi kerja kepada kontraktor independen. 1099 diberikan kepada kontraktor untuk diajukan ke IRS dan otoritas pajak negara bagian.

Bagaimana cara mengisi W-9 sebagai LLC?

Sebagai LLC, Anda akan memberikan informasi serupa pada formulir W-9 sebagai kontraktor individu. Namun, ada dua perbedaan utama:

  • Untuk klasifikasi pajak, jika Anda adalah entitas perseorangan, pilih kotak “individu/pemilik tunggal”, bukan kotak perseroan terbatas. Jika Anda adalah LLC dengan banyak pemilik, pilih kotak LLC dan gunakan huruf P untuk menunjukkan kemitraan.
  • Alih-alih memasukkan NPWP pribadi, masukkan EIN Anda. EIN berfungsi sebagai nomor identifikasi wajib pajak bisnis dan dapat diperoleh dari IRS secara gratis.

Jika Anda memiliki pertanyaan tambahan atau membutuhkan panduan lebih lanjut, konsultasikan dengan petunjuk IRS atau mintalah bantuan dari profesional pajak.