Kamus WBS: Panduan Singkat dengan Contoh

Kamus WBS adalah pelengkap WBS Anda yang menyampaikan info rinci tentang setiap komponen. Ini adalah salah satu dari tiga pilar yang mendukung manajemen lingkup proyek dalam proyek Anda: dua lainnya adalah struktur rincian kerja (WBS) dan pernyataan lingkup proyek.

Ketiga komponen ini akan memberi Anda ruang lingkup dasar untuk proyek Anda. Tanpa dasar lingkup proyek, Anda tidak dapat mengukur kinerja secara efektif, yang menempatkan proyek Anda dalam bahaya keluar dari jadwal dan melampaui anggaran.

Mari kita telusuri apa itu kamus WBS, cara membuatnya, dan praktik terbaik untuk memastikan Anda melakukannya dengan benar. Perangkat lunak manajemen proyek seperti ProjectManager dapat sangat membantu saat membuat kamus WBS.

Apa itu Kamus WBS?

Kamus WBS adalah tempat rincian tugas, aktivitas, dan hasil dari struktur rincian kerja berada. Isinya mencakup tonggak pencapaian apa pun yang terkait, ruang lingkup proyek, dan dalam beberapa kasus, tanggal, sumber daya, biaya, dan kuantitas.

Kamus WBS memungkinkan Anda untuk menentukan setiap langkah pada WBS dan bagaimana menjalankannya untuk mencapai hasil akhir proyek. Dokumen tersebut mencakup paket kerja, yang mendefinisikan tugas terkait, dan akun kontrol, yang mengintegrasikan ruang lingkup, anggaran, biaya aktual, dan jadwal untuk tugas tersebut.

Definisi dalam kamus WBS tidak panjang. Mereka adalah lingkup singkat atau pernyataan kerja. Ini membuat satu kaki berada di atas tripod dari baseline lingkup Anda. Dua kaki lainnya adalah pernyataan ruang lingkup untuk keseluruhan proyek dan WBS yang Anda kembangkan dengan kamus WBS. Ketiganya penting untuk mengukur dan memantau ruang lingkup suatu proyek.

Apa Tujuan Kamus WBS?

Struktur rincian kerja adalah alat visual, dan karena sifat grafisnya, struktur ini tidak memiliki ruang untuk menjelaskan detail setiap langkah. Menambahkan informasi ini ke WBS akan membuatnya sulit untuk dibaca dan digunakan. Tujuan kamus WBS, kemudian, adalah untuk menambahkan konteks tambahan ke WBS dan meningkatkan kegunaannya.

Inilah sebabnya mengapa struktur rincian pekerjaan memiliki judul dan seringkali angka yang menunjukkan setiap langkah individu. Label-label ini sesuai dengan kamus WBS, di mana penjelasan tentang tujuan dan pelaksanaan langkah dirinci. Ini memberi anggota tim yang merujuk ke kamus WBS pemahaman yang lebih dalam tentang apa yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek dengan sukses.

Kamus WBS juga dapat membantu memastikan bahwa proyek memenuhi masalah regulasi atau kepatuhan apa pun yang mengatur pekerjaan. Hal ini juga dapat memastikan hasil yang memenuhi harapan kualitas dari pemangku kepentingan proyek. Menggunakan kamus WBS adalah cara untuk memastikan bahwa pekerjaan proyek dilakukan dengan benar pertama kali dan menghindari revisi yang mahal dan tepat waktu.

Siapa yang Membuat Kamus WBS?

Kamus WBS dibuat oleh manajer proyek, tetapi tidak dibuat secara terpisah. Manajer proyek akan mengatur kegiatan yang diperlukan untuk mengisinya dan memastikan bahwa kamus WBS dilakukan dengan benar, tetapi juga akan mewawancarai dan mencari bantuan orang lain untuk memastikan itu menyeluruh dan lengkap dalam deskripsinya.

Sementara manajer proyek mengoordinasikan pengumpulan materi yang akan menentukan dan mengarahkan langkah-langkah pada WBS, mereka mengumpulkan informasi dari berbagai sumber. Misalnya, mereka akan mewawancarai pakar materi pelajaran untuk memastikan bahwa mereka menjawab semua pertanyaan seputar tugas dan melakukannya dengan benar.

Sumber daya hebat lainnya adalah anggota tim itu sendiri. Ini adalah orang-orang yang telah berkumpul untuk mengerjakan proyek karena tingkat keterampilan, keahlian, dan pengalaman mereka dengan pekerjaan itu. Mereka sangat berharga, karena pengetahuan dunia nyata mereka akan memberikan perspektif yang mungkin hilang dari jalan lain.

Cara Membuat Kamus WBS

Setelah Anda melakukan penelitian dan siap untuk membuat kamus WBS Anda, ingatlah untuk menyimpan detail untuk setiap elemen di WBS singkat dan langsung ke intinya. Alasan utama kegunaan kamus WBS adalah karena mudah dipahami oleh tim proyek.

Meskipun tidak ada format yang ditetapkan untuk kamus WBS, dua belas langkah ini adalah benang merah yang menyatukan sebagian besar dokumen:

1. Identifikasi Barang

Setiap langkah di WBS Anda harus memiliki kode atau pengenal akun. Ini memungkinkan Anda untuk membuat daftar langkah-langkah pada kamus WBS Anda agar sesuai dengan item yang tepat di WBS.

2. Jelaskan

Di sinilah tugas itu dirinci. Itu harus dikomunikasikan secara ringkas dan jelas.

3. Perhatikan Asumsi dan Batasan

Catat asumsi dan/atau kendala apa pun tentang tugas, seperti ketergantungan dengan tugas lain, peralatan yang dibutuhkan, dll. Dengan begitu, Anda dapat merencanakannya dan menghindari kemungkinan penundaan.

4. Tetapkan Pemilik

Setiap tugas akan ditugaskan ke anggota tim yang akan memiliki eksekusi dan penyelesaian tugas yang berhasil. Di sinilah orang itu diidentifikasi.

5. Tetapkan Tonggak

Tonggak adalah tanggal penting dalam proyek Anda, biasanya menunjukkan akhir dari satu fase dan awal yang lain. Mereka harus ditunjukkan dalam kamus WBS.

6. Buat Jadwal

Apakah WBS Anda dipecah menjadi tugas atau kiriman, mereka harus dijadwalkan, seperti menentukan tanggal mulai dan berakhir.

7. Daftar Sumber Daya

Catat alat, bahan, peralatan, dll. dalam rencana sumber daya Anda yang diperlukan untuk menjalankan tugas.

8. Hitung Biaya

Setiap tugas akan memiliki biaya terkait untuk dieksekusi, baik itu bahan, persediaan, atau waktu. Perkiraan biaya itu harus dimasukkan di sini.

9. Tentukan Kualitas

Perhatikan ekspektasi kualitas yang dimiliki pemangku kepentingan Anda untuk setiap langkah WBS.

10. Ketahui Kriteria Penerimaan

Perlu ada orang yang berwenang untuk mengatakan bahwa setiap tugas telah diselesaikan dengan benar. Harus ada kriteria untuk menentukannya. Di sinilah Anda dapat mencatat orang itu dan kriteria yang digunakan.

11. Kumpulkan Referensi Teknis

Jika ada pedoman, manual, standar, dll yang diperlukan untuk memandu pelaksanaan tugas, mereka harus dikumpulkan di sini.

12. Menyelesaikan Perjanjian

Terakhir, buat daftar kontrak, perjanjian perusahaan, dan dokumen lain yang merupakan bagian dari proyek.

Contoh Kamus WBS

Untuk memberi Anda gambaran yang lebih baik tentang apa itu kamus WBS, mari kita lihat template struktur rincian kerja gratis yang dapat Anda unduh dari ProjectManager. Lima fase proyek diuraikan dalam template, dengan fase inisiasi pertama digambarkan sebagai contoh.

Mengisi Template

Dengan menggunakan ini, kita dapat melihat tugas pertama adalah menyiapkan perangkat keras. Mengikuti format di atas, kami membuat spreadsheet sederhana yang mencantumkan 12 langkah kamus WBS. Pertama adalah nomor item, kemudian deskripsi, yang akan merinci di mana perangkat keras perlu diatur.

Jika ada asumsi atau kendala, mereka akan terdaftar. Dalam contoh kita, terminal harus menghadap jauh dari jendela kantor untuk menghindari silau. Pemilik, orang yang bertanggung jawab untuk pengaturan, terdaftar.

Tanggal instalasi harus selesai juga dicantumkan, diikuti dengan jadwal yang menunjukkan durasi dari awal hingga selesai. Sumber daya mencakup semua alat dan instruksi yang diperlukan.

Biaya adalah tarif per jam dari orang yang melakukan instalasi. Kualitas adalah bahwa perangkat keras harus operasional. Manajer proyek akan menyetujui pekerjaan itu. Referensi teknis termasuk denah dan rencana listrik untuk menunjukkan di mana outlet listrik dan, akhirnya, instalasi harus mematuhi pedoman untuk ruang kantor.

Bagaimana ProjectManager Membantu Anda Membuat Kamus WBS

ProjectManager adalah alat berbasis cloud yang mengatur tugas dan tim Anda untuk efisiensi yang lebih besar. Setelah Anda memiliki manajemen ruang lingkup Anda, termasuk kamus WBS dan WBS Anda, Anda perlu mendapatkan tugas-tugas itu dalam sebuah rencana.

Mengelola semua tugas itu bisa terasa melelahkan, tetapi dapat dikaitkan dengan bagan Gantt online kami. Cukup masukkan tugas Anda dan tugas tersebut akan muncul di tampilan proyek bagan Gantt. Beri setiap tugas tanggal mulai dan akhir, lalu mereka mengisi garis waktu. Sekarang Anda dapat melihat seluruh proyek Anda di satu tempat.

Beberapa tugas Anda kemungkinan tidak dapat dimulai atau diselesaikan sampai tugas lain dimulai atau selesai. Tugas-tugas dependen ini dapat membuat kemacetan di kemudian hari dalam proyek jika Anda tidak mengidentifikasinya dalam rencana Anda, yang mudah dilakukan di bagan Gantt kami. Cukup seret tugas dependen ke tugas lain yang menjadi ketergantungannya dan tugas tersebut ditautkan.

Pencapaian yang Anda uraikan dalam kamus WBS Anda juga dapat ditambahkan ke bagan Gantt. Mereka mudah dimasukkan dan muncul sebagai ikon berbentuk berlian. Ini memecah proyek Anda yang lebih besar menjadi fase-fase yang lebih kecil, yang membuatnya lebih mudah untuk dikelola.

ProjectManager adalah perangkat lunak berbasis cloud yang memberi Anda semua alat yang Anda butuhkan untuk menjalankan WBS dengan lebih efisien. Anda dapat memantau dan melacak kemajuan dan kinerja, lalu membuat laporan yang dapat difilter dengan satu klik untuk memudahkan memperbarui pemangku kepentingan. Bergabunglah dengan puluhan ribu tim yang sudah menggunakan alat kami dengan ikut serta dalam uji coba gratis 30 hari ini hari ini.