Bagaimana mengatur webinar yang sukses dari awal

Tidak diragukan lagi, 2020 menandai peralihan dari offline ke online untuk dunia belanja, pekerjaan, pelatihan, dan, bahkan lebih, acara. Konvensi, seminar, dan konferensi telah beradaptasi dengan pembatasan, melegitimasi webinar sebagai cara baru untuk berkomunikasi dengan publik.

Selama darurat kesehatan COVID-19, kami telah dipaksa untuk memikirkan kembali cara kami berinteraksi dengan pelanggan, mengubah acara fisik menjadi konferensi virtual.

Dalam skenario ini, webinar telah datang untuk menyelamatkan kami. Faktanya, alat seperti itu tidak pernah mengungkapkan keterlibatan penuh dan potensi generasi pemimpin seperti yang terjadi pada tahun 2020. Pertemuan virtual ini memungkinkan perusahaan untuk terus berdialog dengan publik dan tidak melepaskan agenda acara mereka. Bukan kebetulan bahwa data dari Observatorium MailUp 2021 mengungkapkan bagaimana "webinar" adalah kata kunci yang paling banyak digunakan dalam kampanye email tahun lalu.

Pada tahun 2020, banyak perusahaan mendapati diri mereka harus memindahkan acara mereka dari offline ke online untuk pertama kalinya, menyelenggarakan webinar pertama mereka tanpa banyak persiapan. Dalam posting blog ini, mari kita lihat bagaimana 8 langkah sederhana dapat membuat acara virtual dari awal.

Mari kita mulai dengan dasar-dasarnya: apa itu webinar

Kata “webinar” berasal dari penggabungan dua istilah bahasa Inggris: “web” dan “seminar”. Sebenarnya, ini adalah seminar online. Etimologinya menyiratkan konsep pelatihan. Kita dapat mendefinisikan webinar sebagai sesi pendidikan atau info, yang dapat diakses dari perangkat apa pun yang terhubung ke internet.

Webinar: semua manfaat

Sebelum memahami bagaimana webinar diatur dan langkah-langkah mendasar dalam membuat acara yang sukses, mari kita periksa kekuatannya dan mengapa jenis platform ini dapat menjadi alat integrasi yang berguna untuk strategi pemasaran Anda:

• Pemasaran Konten Immersive : Sebagai salah satu dari sedikit alat Pemasaran Konten yang dapat menarik perhatian pengguna dalam jangka waktu yang lama, webinar menonjol dari jenis dan format lain (misalnya, video yang diposting di jaringan media sosial).
• Pengalaman berdasarkan data: Pengalaman webinar dimulai dan diakhiri dengan data. Ini menjamin informasi yang mendalam dan andal tentang sentimen dan keterlibatan peserta berdasarkan angka konkret.
• Solusi efektif dan berbiaya rendah : Baik gratis atau berbayar, webinar tentu lebih murah daripada acara fisik.

Panduan mini 8 langkah sederhana untuk membuat webinar

Jika Anda baru dalam menyelenggarakan webinar dan aktivitas ini sangat asing bagi Anda sebelum tahun 2020, berikut adalah beberapa langkah sederhana untuk membuat acara yang sukses.

Dari pengalaman kami sendiri, kami telah mengumpulkan apa yang kami yakini sebagai strategi peluncuran paling efektif dan sederhana untuk pemula.

1. Pilih tujuan dan target

Mengapa Anda ingin menyelenggarakan acara online ini?

Ini adalah hal pertama yang harus ditanyakan pada diri sendiri. Ini akan menjelaskan cara menyiapkan seluruh webinar Anda dan cara berhasil dalam mempromosikannya.

Faktanya, langkah pertama dalam membuat webinar membutuhkan penentuan tujuan utamanya. Akan sulit untuk memahami bagaimana mengatur strategi apa pun tanpa ide yang jelas dan tepat tentang tujuannya.

Setelah Anda mendapatkan tujuan utama, tanyakan pada diri Anda ini untuk memperdalam ide Anda: apakah acara tersebut ditujukan untuk pelanggan Anda, atau apakah Anda ingin menerima pelanggan baru dan mempromosikan penawaran Anda?

Mendefinisikan audiens target adalah langkah mendasar kedua dalam menyiapkan seluruh strategi Anda. Jika jawaban Anda adalah “ya” untuk keduanya, maka pilihlah target prioritas di antara keduanya.

2. Tentukan metrik keberhasilan

Tetapkan metrik keberhasilan Anda setelah menguraikan tujuan dan target acara. Ini berkaitan dengan KPI untuk memantau apakah acara itu berhasil atau tidak. Mendefinisikan tolok ukur mungkin memakan waktu dan tampak sulit beberapa kali pertama. Namun, ini satu-satunya cara untuk menentukan apakah upaya Anda membuahkan hasil, memahami apakah Anda perlu meningkatkan sesuatu, atau bahkan menggunakan strategi yang sama sekali berbeda.

Berikut adalah beberapa metrik keberhasilan yang mungkin tepat untuk Anda:

• jumlah kontak baru yang dihasilkan
• jumlah kontak yang ada yang terlibat
• jumlah permintaan aktivasi untuk fitur atau produk baru
• jumlah peluang baru (prospek)
• penciptaan peluang baru (kesepakatan) untuk penjual

3. Temukan platform webinar yang tepat

Kemungkinan besar, Anda ingin memilih platform yang akan menjadi tuan rumah webinar pertama Anda.

Dari apa yang ada di luar sana, kami merekomendasikan hal berikut:

• Pergi ke
• Demio
• Badai langsung
• WebinarGeek
• KlikRapat

Kesempatan lebih lanjut, lebih cepat dan sederhana juga akan memungkinkan Anda untuk meningkatkan audiens Anda: memanfaatkan profil media sosial Anda dengan memulai siaran langsung di saluran seperti LinkedIn, YouTube, atau Facebook.

Sisi positif dari solusi ini adalah semua pengikut Anda memiliki kesempatan untuk terhubung, mengikuti secara langsung, mengajukan pertanyaan, dan berinteraksi. Selain itu, streaming langsung akan dipromosikan langsung ke audiens Anda melalui notifikasi dalam aplikasi.

4. Buat acara: pilih pembicara dan lineup

Anda telah memilih alat: sekarang saatnya membuat acara. Jelas, langkah ini harus beradaptasi dengan alat yang Anda pilih. Namun, pastikan untuk memilih judul yang menarik, berikan deskripsi yang akurat, dan pastikan durasi webinarnya jelas. Ini adalah kuncinya.

Sekarang, jika Anda belum melakukannya, penting untuk menetapkan pembicara sehingga Anda dapat memasukkan nama dan jabatan mereka dalam deskripsi acara.

Kemudian tentukan susunan topik dan jadwalnya. Seringkali, webinar terlalu panjang atau terlalu pendek: membuat daftar lengkap akan membantu Anda menghargai slot waktu yang ditetapkan.

5. Promosikan acara

Sekarang saatnya untuk mempromosikan webinar pertama Anda!

Bangun strategi promosi berdasarkan target yang Anda tetapkan dari fase pertama:

• Jika Anda menargetkan pelanggan atau kontak sebelumnya, buat serangkaian email otomatis. Yang pertama akan mendapat undangan. Satu lagi akan menyusul beberapa hari sebelum webinar bagi yang belum mendaftar.

Cari tahu cara menyiapkan alur kerja otomatis dengan MailUp: temukan selengkapnya tentang Otomasi Pemasaran!

• Jika, di sisi lain, target Anda adalah eksternal, maka manfaatkan potensi penuh dari jaringan media sosial. Buat kampanye iklan bertarget dengan menargetkan pelanggan potensial Anda.

6. Persiapkan dengan baik dan ujilah

Mulailah mempersiapkan webinar sambil mengumpulkan pelanggan.

Siapkan presentasi Anda dan tentukan pidato pendukung untuk materi yang akan Anda tampilkan selama acara. Tinjau konten secara menyeluruh untuk menemukan kesalahan atau ketidakakuratan. Ucapkan pidato Anda beberapa kali dengan lantang agar tidak terlihat tidak siap.

Sedikit tip: lakukan tes singkat dengan pembicara lain sehari sebelum siaran langsung.

Kenali alat ini untuk mempelajari cara memulai siaran langsung, cara menyampaikan presentasi dari satu pembicara ke pembicara lain, dan cara mengelola obrolan dan banyak pertanyaan yang akan Anda terima selama webinar!

7. Hari besar: datang lebih awal untuk menghindari kejutan di menit-menit terakhir

Hari siaran langsung sangat penting. Datanglah sedikit lebih awal untuk pemeriksaan awal yang penting:

• pastikan Anda berada di tempat yang tenang
• periksa apakah koneksi stabil
• periksa apakah PC terhubung ke catu daya
• lakukan pemeriksaan terakhir pada presentasi Anda untuk memastikan semuanya benar dan berfungsi

Nasihat ini mungkin tampak jelas dan sepele. Namun, kehebohan streaming langsung dapat dengan mudah menyebabkan mereka meremehkannya, membahayakan keberhasilan webinar Anda.

8. Setelah acara, ingat tindak lanjutnya

Setelah itu, ingatlah untuk memulai kegiatan tindak lanjut untuk menghubungi kembali para peserta: mengirim materi webinar, mendapatkan umpan balik acara untuk perbaikan di masa mendatang, atau sekadar berterima kasih kepada audiens Anda atas partisipasi dan hubungan mereka.

Langkah Ekstra: Rekam webinar Anda dan buat arsip untuk digunakan sesuai permintaan

Jika Anda ingin melangkah lebih jauh dan menjadi lebih profesional, sehingga menawarkan layanan lengkap kepada audiens Anda, maka daftarkan pertunjukan langsung Anda dan buat repositori semua acara virtual Anda.

Langkah tambahan ini dapat sangat membantu bagi mereka yang tidak dapat menghadiri webinar langsung Anda.

Bagi siapa saja yang tertarik, ini akan memungkinkan mereka mengakses acara Anda sesuai permintaan dan mempromosikan konten rapat virtual Anda, bahkan setelah kamera dimatikan.

Ukur kinerja webinar Anda dan identifikasi ruang untuk peningkatan

Setelah acara selesai, kegiatan mendasar adalah mengukur tujuan yang ditetapkan dari fase pengorganisasian awal. Analisis metrik yang telah Anda pilih sebagai indikator keberhasilan webinar Anda. Ini adalah langkah kunci. Melewatkannya akan menghambat perbaikan di masa depan.

Waspadalah terhadap kelebihan beban

Kita telah melihat semua keuntungan dan langkah dasar dari sebuah event yang efektif. Sekarang, mari beri Anda satu nasihat terakhir: gunakan webinar ketika tujuan Anda benar-benar sesuai dengan metode komunikasi ini. Jangan menggunakannya secara berlebihan.

Darurat kesehatan dan pembatalan acara fisik telah menyebabkan ledakan webinar. Undangan untuk rapat virtual terus-menerus membombardir pengguna. Jangan jatuh ke dalam perangkap kelebihan beban. Gunakan sumber daya ini dengan moderasi dan kecerdasan agar tidak berulang dan mengganggu dalam hubungan pelanggan.

Sekarang terserah kamu!

Dalam pengalaman kami, langkah-langkah ini tidak boleh dilewatkan saat mengatur dan membuat webinar yang efektif dan sukses.

Sekarang terserah Anda untuk mulai mempraktikkannya dan memberikan sentuhan pribadi pada pertunjukan langsung Anda!