Apa Arti Tata Kelola Proyek Sebenarnya?

Proyek, seperti apa pun yang melibatkan banyak orang yang bekerja bersama, membutuhkan tata kelola. Anda tidak hanya perlu mempertimbangkan detail penting yang membentuk sebuah proyek, tetapi Anda juga perlu mempertimbangkan bagaimana sebuah proyek diminta dan dijalankan untuk mencapai kesuksesan.

Kami akan mengeksplorasi nuansa tata kelola proyek dan melihat peran yang terkait dengannya, pilar yang menjadi pijakannya, dan banyak lagi. Anggap ini pelajaran kewarganegaraan Anda dalam manajemen proyek.

Apa itu Tata Kelola Proyek?

Istilah tata kelola proyek mengacu pada serangkaian kegiatan dan pedoman yang menentukan bagaimana proyek direncanakan, dilaksanakan, dan dikelola. Anda dapat melihat tata kelola proyek sebagai kerangka kerja untuk membantu mengawasi arah yang tepat untuk proyek tersebut. Dengan memiliki tata kelola proyek sebagai kerangka kerja, Anda memberikan konsistensi yang menambah stabilitas proyek.

Tapi tata kelola proyek melampaui pengambilan keputusan dari satu proyek. Ini mendefinisikan kegiatan organisasi dan siapa yang bertanggung jawab untuk apa. Itu adalah bagian besar dari kue dan mencakup segala sesuatu mulai dari kebijakan, peraturan, fungsi, proses, prosedur, dan tanggung jawab.

Jelas bahwa tata kelola proyek adalah pekerjaan besar dan membutuhkan perangkat lunak manajemen proyek untuk menangani semua tanggung jawabnya. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen kerja dan proyek yang memiliki peta jalan untuk membantu Anda melacak portofolio proyek. Anda juga mendapatkan penyimpanan, kolaborasi, dan berbagi file tanpa batas. Buat keputusan yang lebih berwawasan saat Anda memantau jadwal, anggaran, dan sumber daya secara real time. Mulai hari ini secara gratis.

Tiga Pilar Tata Kelola Proyek

Tata kelola proyek berdiri di atas tiga pilar yang menggambarkan tiga bidang yang mendefinisikannya. Ini termasuk struktur, orang dan informasi. Mari luangkan waktu sejenak untuk melihat lebih dekat masing-masing dari tiga pilar tata kelola proyek.

Struktur

Sebuah proyek harus didukung oleh organisasi yang menjalankannya. Itu berarti manajemen senior organisasi diinvestasikan dalam proyek. Mereka harus meluangkan waktu dan energi yang dibutuhkan untuk menciptakan visi proyek agar dapat meneruskan proyek tersebut kepada manajer proyek yang akan memastikan bahwa visi tersebut mengikuti visi tersebut. Oleh karena itu, struktur tata kelola proyek bukan tentang tim proyek melainkan keseluruhan perusahaan.

Rakyat

Tata kelola proyek yang efektif membutuhkan manajer proyek yang tepat. Ini berarti bahwa manajemen senior harus sepenuhnya memahami kegiatan proyek. Di sinilah tata kelola proyek membantu manajer proyek memahami tujuan proyek dan tugas yang diperlukan untuk mencapainya. Agar ini efektif, tujuan tersebut harus jelas, dapat dicapai, dan berkelanjutan.

Informasi

Di sinilah proses suara berperan. Sementara visi dan tujuan penting, tanpa cara yang jelas dan konsisten untuk berbagi informasi, sebuah proyek akan gagal. Proyek membutuhkan komunikasi terbuka dan kemampuan untuk berbagi, lebih disukai secara real time, agar tata kelola proyek berfungsi. Itu berarti pelaporan rutin, rapat, dan lainnya untuk menjaga agar proyek tetap terarah pada akhir yang sukses.

Peran Tata Kelola Proyek

Sekarang mari kita lihat peran berbeda yang membuat tata kelola proyek berfungsi. Ada banyak peran dalam tata kelola proyek, tetapi tiga di antaranya sangat penting. Ini termasuk pemilik proyek, pemangku kepentingan utama dan kelompok penasihat. Sekarang kita akan mendefinisikan masing-masing lebih lengkap.

Pemilik proyek

Pemilik produk adalah orang yang mewakili organisasi. Ini seringkali bukan manajer proyek tetapi biasanya orang yang mengawasi manajer proyek.

Pemangku Kepentingan Utama

Papan proyek terdiri dari pemangku kepentingan utama dalam proyek. Artinya, mereka yang memiliki kepentingan dalam proyek tersebut. Mereka mungkin orang-orang yang telah mendanai proyek atau pengguna akhir untuk siapa produk atau layanan tersebut dibuat. Pemangku kepentingan bahkan dapat menjadi pemasok, tetapi yang terbaik adalah menjaga agar pemangku kepentingan utama ini tidak lebih dari enam untuk menjalankan proses dengan lebih efisien.

Kelompok penasehat

Jika proyek Anda adalah salah satu di mana tidak mungkin untuk memangkas pemangku kepentingan Anda ke jumlah yang dapat dikelola, maka Anda mungkin akan membentuk kelompok penasihat yang lebih besar. Ini bukan papan proyek, tetapi lebih dari sebuah forum. Sementara pemilik proyek berurusan dengan keputusan sehari-hari, kelompok penasihat lebih untuk masalah yang lebih besar.

Mengapa Tata Kelola Proyek Penting?

Tata kelola proyek penting untuk setiap proyek, dari yang paling sederhana hingga yang paling kompleks. Sementara proyek yang lebih rumit cenderung memudahkan untuk melihat mengapa tata kelola proyek sangat penting untuk keberhasilan proyek, proyek apa pun akan mendapat manfaat dari bagaimana tata kelola proyek mendefinisikan, mendokumentasikan, dan mengomunikasikan praktik proyek untuk membantu mengendalikan proyek dan memberikan kesuksesan. Mari kita lihat lebih dekat pentingnya tata kelola proyek.

Arah-Pengaturan

Mengapa proyek gagal? Seringkali karena alasan yang paling sederhana: bahwa itu adalah proyek yang salah pada waktu yang salah. Mungkin organisasinya terlalu berlebihan, atau teknologinya tidak cukup matang. Apa pun alasannya, kegagalan sering kali dipicu oleh kegagalan di puncak, untuk mengevaluasi dengan benar apakah ini proyek yang tepat.

Warren Bennis mencatat bahwa adalah peran manajer untuk melakukan sesuatu dengan benar, tetapi peran pemimpin adalah memilih hal yang benar untuk dilakukan. Ini membutuhkan pandangan yang jelas tentang kecocokan strategis dari setiap proyek potensial, dan pilihan proyek mana yang diambil organisasi, yang didorong oleh prioritas, penyeimbangan risiko, ketersediaan sumber daya, dan faktor lainnya.

Tentu saja ada alat untuk mendukung proses ini. Namun peran tata kelola bukan hanya aplikasi perangkat yang buta. Pertimbangkan kepentingan jangka panjang dan jangka pendek organisasi Anda dan hindari 'jebakan serakah' untuk mengambil satu proyek lagi yang layak meskipun tidak memiliki sumber daya yang cukup untuk melakukannya, memimpin, atau mengaturnya dengan benar.

Pengambilan Keputusan

Pengambilan keputusan menerima perhatian yang layak. Jurnal bisnis dan bagian manajemen toko buku bandara dipenuhi dengan artikel dan buku tentang masalah ini. Semua manajer proyek harus membaca contoh ini untuk lebih memahami apa yang membuat keputusan yang baik dan bagaimana mengatur kondisi yang Anda butuhkan dalam proyek Anda.

Tantangan yang kita hadapi adalah bahwa kita tidak bisa begitu saja mendefinisikan keputusan yang baik sebagai keputusan yang tepat. Ketika kita membuat keputusan, kita tidak dapat mengetahui apakah itu akan menjadi benar, tetapi kita harus tahu apakah itu keputusan yang "baik" dan lebih mungkin benar. Sangat penting bahwa struktur tata kelola proyek menanamkan kondisi untuk pengambilan keputusan yang baik. Nah, apa saja syarat-syarat tersebut?

• Bukti

Anda perlu memberi setiap pembuat keputusan akses independen ke data. Penting juga bahwa data yang mereka dapatkan dalam bentuk mentah dan belum diproses sebanyak mungkin. Setiap pemrosesan data berisiko memilih data mana yang akan ditekankan dan menimbulkan bias dalam cara penyajiannya. Jika setiap pembuat keputusan mendapatkan data yang diproses yang sama, mereka semua tunduk pada bias yang sama.

• Otoritas

Pembuat keputusan atau kelompok harus memiliki otoritas penuh yang diperlukan untuk membuat dan berkomitmen pada keputusan mereka. Ini sebagian besar tentang legitimasi dan status, tetapi juga sebagian tentang otoritas intelektual. Apakah mereka memiliki pengalaman dan keahlian untuk membuat keputusan yang tepat?

• Proses

Proses pengambilan keputusan dapat menanamkan analisis dan bias yang salah atau dapat melawannya. Pelatihan sangat penting untuk membantu pengambil keputusan memahami bagaimana menyusun proses mereka. Ini termasuk menciptakan objektivitas yang tepat dan kebutuhan untuk menyeimbangkan pengumpulan, analisis, dan eksplorasi data, dengan kebutuhan akan keputusan yang tepat waktu.

Pengawasan Proyek

Penataan dan analisis data proyek juga penting untuk peran tata kelola dalam mengawasi proyek Anda. Ini tentang memastikan bahwa proyek berjalan sesuai rencana, memenuhi kebutuhan organisasi dan mematuhi aturan, regulasi, dan prosedur.

Meskipun ada banyak keterampilan penting yang harus dipelajari oleh orang-orang yang terlibat dalam pemerintahan, mungkin aset terpenting mereka adalah rasa ingin tahu. Ini akan mengarahkan mereka untuk menerapkan teknik-teknik utama: bertanya, mendengarkan, dan memperbesar.

• Menanyakan

Ada seni untuk mengajukan pertanyaan yang bagus. Jika Anda bertanggung jawab atas tata kelola sebuah proyek, Anda harus siap untuk mengambil pendekatan forensik untuk mengungkap realitas yang berantakan. Ini akan menjadi sangat penting di gerbang tahap di mana Anda perlu mengumpulkan dan menguji bukti sebelum berkomitmen pada keputusan proyek besar.

Pertanyaan semacam ini sering kali dapat menjadi permusuhan, itulah sebabnya banyak proses gerbang melibatkan orang-orang di luar proyek. Tetapi ini pada gilirannya berisiko membuat manajer proyek dan tim mereka merasa lebih di bawah pengawasan yang tidak bersahabat. Tantangan bagi kita semua adalah untuk mengadopsi tata kelola yang baik sebagai bagian dari pola pikir kita dan untuk melihat pertanyaan – bahkan yang paling forensik – sebagai penyelidikan yang membantu.

• Mendengarkan

Mempertanyakan tidak banyak gunanya kecuali jika disertai dengan mendengarkan berkualitas tinggi. Namun kita semua tahu orang-orang yang kebiasaannya mengajukan pertanyaan untuk menegaskan atau hanya mengajukan pertanyaan yang mereka yakini mereka tahu jawabannya. Ini tentu saja membuat mereka berdebat.

Anda hanya dapat mengarahkan jalan yang benar jika Anda mendengar semua bukti dan menilai setiap pendapat. Jadi, setelah mengajukan pertanyaan, berhentilah memikirkan pertanyaan berikutnya dan mulailah memperhatikan jawaban yang Anda dapatkan.

• Memperbesar

Hampir setiap manajer proyek menderita di bawah salah satu atau kedua perilaku yang menantang ini dari sponsor, bos, klien, atau kelompok pengarah. Perilaku nomor satu adalah tekad yang teguh untuk masuk ke detail semua yang dilakukan PM. Mereka memiliki kecenderungan ikut campur yang membuat Anda merasa seolah-olah Anda tidak memiliki otonomi dan kemampuan praktis untuk memimpin proyek Anda sendiri. Di sisi lain, perilaku ini sering melewatkan gambaran besar dan oleh karena itu mengabaikan isu-isu strategis yang paling penting sementara berfokus secara eksklusif pada rincian immaterial.

Perilaku nomor dua hampir berbanding terbalik. Detail tampaknya tidak relevan dengan gambaran strategis besar bagi sebagian orang. Jadi mereka memilih untuk mengabaikan, atau tidak dapat diganggu untuk terlibat dengan, detailnya. Ini baik-baik saja ketika semuanya berjalan dengan baik, tetapi terkadang tingkat tata kelola perlu menyelami fakta yang tepat untuk melihat apa yang hilang dari manajer proyek.

Bayangkan lensa zoom terbaik; itu dapat fokus pada detail seperti mikroskop namun dapat memperkecil untuk melihat alam semesta proyek dalam satu tampilan juga. Inilah yang dibutuhkan oleh sponsor dan dewan proyek. Ini adalah kemauan untuk menyesuaikan diri dengan skala yang diperlukan bersama dengan persepsi untuk mengetahui mana yang tepat untuk difokuskan setiap saat.

Disiplin

Tata kelola proyek yang baik tidak datang dengan mudah: dibutuhkan disiplin. Sebuah organisasi perlu mengatur struktur tata kelola, melatih para sponsor dan anggota dewan yang membentuknya, dan menegakkan prosedur dasar yang akan menjamin kualitas pekerjaan mereka. Untuk memenuhi peran tata kelola mereka dengan baik, orang memerlukan pelatihan dalam penetapan strategi, pengambilan keputusan, dan pengawasan.

Apa yang dapat dilakukan manajer proyek untuk mewujudkan beberapa hal ini? Berikut adalah daftar singkat langkah-langkah praktis untuk dipertimbangkan.

• Siapkan acara pelatihan dewan proyek untuk membahas proses pengambilan keputusan dan persyaratan informasi.
• Diskusikan hal yang sama dengan sponsor Anda.
• Prioritaskan pencatatan yang kuat yang menciptakan transparansi, akuntabilitas, dan sumber data yang baik untuk membantu proses pengawasan dan pengambilan keputusan berfungsi dengan baik.
• Tetapkan proses gerbang tahap untuk proyek Anda, terlepas dari apakah organisasi Anda mengamanatkannya.
• Alokasikan waktu dalam rencana proyek Anda untuk proses tata kelola, dan juga bagi mereka yang terlibat (termasuk Anda sendiri) untuk mempersiapkan diri secara menyeluruh.
• Menetapkan kriteria untuk keputusan penting di awal proyek.
• Buat persyaratan untuk setiap keputusan tata kelola untuk diuji terhadap apakah pembuat keputusan percaya bahwa itu adalah kepentingan terbaik organisasi mereka.
• Lakukan analisis skenario dan latihan pra-kematian, untuk memastikan pembuat keputusan Anda dapat menilai dampak potensial dari keputusan mereka.
• Di mana Anda mengharapkan serangkaian keputusan yang kompleks, buatlah kelompok keputusan yang memenuhi syarat untuk membuat keputusan atau memberi nasihat kepada pembuat keputusan.
• Manfaatkan daftar periksa dengan baik, untuk mengurangi ruang lingkup kesalahan dan kelalaian dalam proses vital.

Dua hal menahan kekuatan kekacauan yang terus-menerus mengancam upaya inovatif yang kita sebut proyek: kemampuan manajer proyek untuk mengendalikan lingkungan proyek yang kompleks dan berubah, dan kemampuan organisasi untuk menerapkan tata kelola yang baik pada pilihan yang dibuatnya dan manajer proyeknya. .

Kami memiliki organisasi profesional seperti APM dan PMI untuk melatih dan mengembangkan manajer proyek. Di mana kesetaraan untuk sponsor dan anggota dewan proyek? Baru saja, saya berkonsultasi dengan indeks saya (edisi keempat panduan) Badan Pengetahuan Manajemen Proyek PMI . Antara “rekonsiliasi batas dana” dan “peraturan pemerintah” tidak ada apa-apa. Tata kelola bahkan tidak pantas masuk dalam PMBOK, sesuatu yang perlu diubah di masa depan.

Tata kelola tanpa alat untuk memungkinkan wawasan kelembagaan ke dalam data proyek siap menghadapi kegagalan. Fitur kolaboratif yang digabungkan dengan laporan dasbor waktu nyata di ProjectManager memungkinkan banyak peran dalam organisasi untuk mendapatkan wawasan tentang status dan kinerja proyek. Cobalah gratis dengan uji coba 30 hari ini.