Apa yang hilang saat acara tatap muka ditunda, dan bagaimana kita bisa menyelamatkannya?

Tahun ini, kami telah melihat industri acara terbalik. Baik dibatalkan, ditunda, atau diubah menjadi digital, acara tatap muka secara keseluruhan dapat dimengerti ditunda karena COVID-19.

Baru-baru ini, Cannes mengumumkan akan sepenuhnya membatalkan acara tatap muka 2020 setelah penyelenggara awalnya memutuskan untuk menundanya hingga Oktober, sementara Festival Film SXSW bekerja sama dengan Amazon Prime untuk melakukan streaming film secara gratis alih-alih menampilkannya secara langsung tahun ini.

Meskipun kami telah melihat contoh hebat seperti ini dari bisnis yang menjadi kreatif dengan strategi konferensi mereka di tengah COVID-19, kami tidak dapat tidak memikirkan apa yang hilang ketika acara tatap muka ditunda.

Seperti yang telah kita lihat para pakar industri dan media mengatakan, industri acara tidak "dikutuk", tetapi akan berubah. Sekarang lebih dari sebelumnya adalah waktu untuk mempertimbangkan bagaimana pemasar dan perencana acara dapat memastikan mereka membuat orang tetap terhibur, terhubung, dan yang terpenting, terlibat secara virtual.

Dengan menggunakan strategi yang tepat, bisnis dapat kembali lebih baik dari sebelumnya untuk tetap menciptakan rasa komunitas yang didambakan orang-orang dari acara, sambil terus mengumpulkan data niat berharga yang memperkuat hubungan pelanggan dan prospek mereka dalam realitas baru ini.

Dalam waktu dekat, ketika pemasar dan perencana acara merenungkan hal ini dan menavigasi pilihan mereka untuk menyediakan peluang acara digital, ada tiga pertimbangan utama yang mereka hadapi: mereplikasi energi dan momentum dalam pengaturan virtual, memahami kekuatan koneksi manusia tatap muka , dan menjaga keaslian dalam hubungan bisnis.

Mereplikasi energi acara langsung melalui layar

Dengan acara, memiliki konten dan presentasi yang baik adalah satu hal, tetapi pembicara yang kuat berdiri di depan audiens menyampaikan pesan mereka adalah apa yang benar-benar menyegel kesepakatan dan menarik perhatian.

Di luar panggung, energi yang didapat orang dari berada di ruangan dengan profesional lain, terhubung kembali dengan rekan lama dan baru – mungkin dengan lagu klasik favorit yang diputar di latar belakang – tidak ada bandingannya.

Sementara skenario seperti ini tidak mungkin saat ini dengan acara yang berputar ke digital, pemasar acara dan perencana harus mempertimbangkan bagaimana bisnis mereka dapat menyamai momentum ini dalam pengaturan virtual.

Berfokus pada pembicara yang sangat menarik dan memahami cara mempersiapkan mereka untuk layar dibandingkan dengan audiens langsung akan sangat membantu. Taktik lain seperti "jam jaringan" virtual dan gamifikasi melalui kompetisi atau survei langsung juga dapat membantu membuat penonton tetap bersemangat untuk apa yang berikutnya.

Untuk memperkuat keterlibatan audiens lebih lanjut, pemasar acara dapat mempertimbangkan aplikasi seluler sebagai sarana untuk menambah data niat dan dapat mempersonalisasi konten dan tindak lanjut secara lebih akurat.

Menyadari kekuatan hubungan manusia di berbagai acara

Kami diajari sejak usia muda bahwa jabat tangan adalah roti dan mentega dari kesan pertama. Meskipun isyarat kecil, tindakan berjabat tangan dengan seseorang saat bertemu dengan mereka adalah salah satu dari banyak cara di mana jaringan dan interaksi manusia telah berubah dengan acara tatap muka dibatalkan.

Pada akhirnya, semua manusia mendambakan koneksi – dan tindakan kecil seperti ini, untuk interaksi yang lebih besar yang membentuk jaringan seperti yang kita kenal termasuk percakapan tatap muka dan pertemuan satu lawan satu, memainkan peran besar dalam hubungan bangunan.

Kami telah melihat ini didukung oleh fakta bahwa penggunaan alat dan aplikasi konferensi video telah meningkat tajam sejak inisiatif tinggal di rumah diberlakukan sehubungan dengan COVID-19.

Jika mempertimbangkan acara digital, ciptakan momen yang sering untuk interaksi langsung – apakah itu mengundang peserta untuk memberikan masukan tentang sesi atau topik melalui ruang obrolan, putaran kuis cepat untuk membuat orang tetap berdiri, atau sekadar memberikan akses ke gunakan alat jaringan seperti aplikasi seluler acara, di mana peserta dapat "bertemu" atau mengobrol di antara sesi.

Sangat mudah untuk melupakan dalam pengaturan virtual bahwa peserta tidak hanya ingin menonton konten, tetapi mereka ingin dapat berinteraksi dengannya, berbicara dengan pembicara dan peserta lainnya, dan memberikan umpan balik.

Menjaga keaslian dalam hubungan bisnis

Setiap kali Anda memasarkan atau menjual sesuatu, hal tersulit yang harus dilakukan adalah menunjukkan keaslian dalam pendekatan Anda – dan ini menjadi lebih sulit ketika Anda harus menjangkau orang-orang melalui email dan alternatif virtual lainnya, dibandingkan dengan acara tatap muka.

Persiapkan tim penjualan Anda untuk berjejaring dalam lingkungan virtual – bagaimana seharusnya pendekatan mereka berubah, dan bagaimana alternatif digital Anda akan mendukungnya?

Pertimbangkan dasar-dasar seperti memungkinkan untuk satu-satu kesempatan jaringan selama pertemuan virtual, dan mendorong tim Anda untuk selalu mengambil pertemuan dengan video untuk menawarkan percakapan lebih kepribadian.

Juga, seperti halnya acara tatap muka, mengumpulkan informasi yang tepat tentang audiens target Anda dan mengarah untuk menawarkan konten yang dipersonalisasi dan interaktif sama pentingnya, jika tidak lebih penting dalam pengaturan virtual.

Pahami data apa yang ingin Anda kumpulkan sebelum acara virtual Anda dimulai, dan gunakan wawasan tersebut untuk tindak lanjut yang disesuaikan agar orang-orang tetap terlibat dengan konten Anda setelahnya.

Alternatif virtual tidak dapat menggantikan beberapa momen terbaik yang ditawarkan oleh acara tatap muka, tetapi kami harus menyesuaikan diri dengan kenyataan baru ini dan memanusiakan pengalaman digital untuk membuat audiens kami tetap terlibat.

Menemukan cara untuk mereplikasi energi yang disediakan oleh acara tatap muka, menciptakan momen untuk interaksi dan interaksi tatap muka, dan mempertahankan komunikasi autentik dengan pelanggan dan prospek adalah semua pertimbangan utama bagi pemasar dan perencana acara saat mereka membuat poros ke acara digital.

Pada akhirnya, orang sekarang lebih dari sebelumnya mencari alasan untuk berkumpul (secara virtual), belajar dari satu sama lain dan membangun hubungan yang bermakna.

Kathy Isola adalah Chief Customer Officer untuk Tertentu . Dia memiliki lebih dari 20 tahun pengalaman dalam peran menghadapi pelanggan global, memimpin kesuksesan pelanggan, layanan profesional dan tim dukungan, dan tim penskalaan untuk memenuhi permintaan pelanggan global.