Apa itu Histogram Sumber Daya dalam Manajemen Proyek?

Dalam manajemen proyek, sumber daya adalah orang, alat, dan bahan yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek. Dengan kata lain, sumber daya itu penting—begitu juga pengelolaan sumber daya.

Histogram sumber daya adalah alat statistik yang digunakan untuk mengelola sumber daya. Ini adalah diagram diagram batang historis yang mendefinisikan jadwal alokasi sumber daya. Histogram sumber daya membantu manajer proyek dengan perencanaan sumber daya dan manajemen kualitas.

Perangkat lunak manajemen proyek telah membuat histogram sumber daya agak usang, tetapi masih dapat muncul dalam ujian sertifikasi PMP. Oleh karena itu, tidak ada salahnya untuk memahami histogram sumber daya.

Apa itu Histogram Sumber Daya?

Histogram sumber daya adalah bagan batang bertumpuk yang digunakan untuk alokasi sumber daya dalam manajemen proyek. Ini pada dasarnya adalah grafik perencanaan sumber daya yang menampilkan jumlah waktu sumber daya dijadwalkan untuk bekerja selama periode waktu tertentu. Ini juga dapat digunakan untuk menentukan ketersediaan sumber daya.

Memiliki sumber daya yang Anda butuhkan, saat Anda membutuhkannya, adalah cara tugas dalam proyek dijalankan secara efisien. Manajer proyek menggunakan histogram sumber daya saat mereka memantau proyek dan melacak kemajuannya. Informasi yang mereka ambil dari histogram sumber daya memberi mereka gambaran tentang di mana sumber daya mereka dan bagaimana mereka digunakan.

Histogram sumber daya memiliki sumbu horizontal yang menunjukkan rentang atau nilai kesenjangan antar variabel, dan sumbu vertikal, yang menunjukkan berapa kali interval terjadi. Bar mewakili sumber daya. Ada juga legenda yang mengidentifikasi setiap batang.

Menurut American Society of Quality (ASQ), histogram adalah alat kualitas yang paling umum digunakan.

Mengapa Menggunakan Histogram Sumber Daya?

Manajer proyek menggunakan histogram sumber daya untuk memastikan sumber daya mereka dialokasikan dengan benar. Mereka menawarkan cara cepat dan mudah untuk melihat pemanfaatan sumber daya. Menurut American Society of Quality (ASQ), histogram adalah alat kualitas yang paling umum digunakan.

Sumber daya yang ditangkap dalam histogram sumber daya bersifat spesifik untuk jangka waktu tertentu, baik itu saat ini atau nanti dalam proyek. Ini dapat membantu manajer proyek merencanakan distribusi sumber daya sepanjang siklus hidup proyek.

Histogram sumber daya menunjukkan jumlah sumber daya yang digunakan dalam setiap periode waktu, tidak berbeda dengan bagan Gantt (yang juga merupakan bagan batang bertumpuk). Namun, bagan Gantt adalah alat manajemen proyek yang lebih kuat yang juga dapat digunakan untuk menjadwalkan, menetapkan, dan melacak sumber daya, tugas, dan lainnya.

Perangkat lunak manajemen proyek hampir selalu memiliki bagan Gantt, yang merupakan salah satu alat perencanaan sumber daya dan penjadwalan proyek utama yang digunakan oleh manajer proyek. ProjectManager adalah perangkat lunak berbasis cloud yang membawa bagan Gantt lebih jauh daripada alat manajemen proyek tradisional. Ini melacak sumber daya manusia dan nonmanusia dan dapat menetapkan garis dasar untuk melacak upaya aktual versus apa yang Anda rencanakan. Coba ProjectManager hari ini secara gratis.

Mengapa Histogram Sumber Daya Penting?

Jika Anda tidak menggunakan perangkat lunak manajemen proyek, maka Anda memerlukan semacam alat manajemen sumber daya. Histogram sumber daya tidak sempurna, tetapi lebih baik daripada tidak sama sekali.

Sekali lagi, histogram sumber daya memungkinkan Anda melihat sumber daya individual yang digunakan dalam proyek Anda terhadap jadwal proyek dan garis dasar sumber daya. Ini membantu manajer proyek membuat keputusan yang lebih baik tentang bagaimana mengalokasikan sumber daya tersebut untuk menyelesaikan aktivitas tersebut.

Tentu saja, histogram sumber daya bukanlah alat terbaik untuk informasi statistik. Mereka statis dan harus dibuat setiap kali untuk melihat di mana sumber daya Anda berada. Itu melibatkan banyak waktu dan usaha, yang tidak dapat diberikan oleh semua tim proyek.

Kapan Menggunakan Histogram Sumber Daya

Manajer proyek dapat menggunakan histogram sumber daya di seluruh proyek. Ini bisa menjadi alat yang sangat berguna, meskipun butuh waktu dan usaha untuk membuatnya di Excel. Tetapi data yang dianalisisnya penting untuk alokasi sumber daya dalam suatu proyek.

Histogram sumber daya dapat membantu manajer proyek mengetahui seberapa menguntungkan aktivitas tertentu. Mereka juga dapat memantau berbagai proses dalam manajemen sumber daya Anda dan menganalisisnya. Mereka kemudian dapat menentukan bagian mana dari proyek yang mungkin mendapat manfaat dari sumber daya tambahan atau dialokasikan secara keseluruhan.

Histogram sumber daya sering digunakan dengan bagan Gantt. Ini membantu manajer proyek lebih memahami ruang lingkup proyek dan bagaimana dan kapan menggunakan sumber daya mereka. Tentu saja, perangkat lunak manajemen proyek adalah alat yang lebih dinamis.

Pro dan Kontra Histogram Sumber Daya

Sangat jelas bahwa histogram sumber daya adalah alat yang memiliki pro dan kontra. Dalam arti tertentu, terasa kuno, bagian dari kotak peralatan lama yang tidak lagi digunakan. Tetapi histogram sumber daya memang memiliki tujuan, dan orang-orang terus menggunakannya untuk manajemen proyek. Mari kita lihat pro dan kontra menggunakan histogram sumber daya:

Sumber Daya Histogram Pro

• Grafik yang umum digunakan untuk menampilkan data
• Mudah untuk membandingkan data
• Bekerja dengan baik dengan berbagai macam informasi

Kekurangan Histogram Sumber Daya

• Sulit untuk mengekstrak jumlah input yang tepat
• Tidak nyaman saat membandingkan beberapa kategori
• Gunakan banyak ruang untuk menampilkan sedikit informasi
• Dapat menyajikan data yang menyesatkan

Contoh Histogram Sumber Daya

Histogram sumber daya terdiri dari:

• Judul , yang merupakan deskripsi singkat tentang data apa yang digambarkan
• Sumbu horizontal, yang menunjukkan periode waktu
• Sumbu vertikal, yang mewakili sumber daya

Batang mewakili sumber daya, dan ada legenda yang mengidentifikasi setiap batang.

Dalam contoh di atas, sumber daya adalah orang-orang yang bekerja selama enam bulan. Seperti yang Anda lihat, bagan batang bertumpuk yang digunakan diberi kode warna untuk menunjukkan kepada manajer, analis bisnis, pemrogram, dan penulis teknis.

Gambaran sumber daya ini menunjukkan bahwa manajer tetap, tetapi kebutuhan akan analis bisnis menurun setelah tiga bulan dan pemrogram meningkat pada bulan Maret hingga Mei.

Semua informasi manajemen sumber daya ini berguna saat Anda mengerjakan proyek Anda. Ini membantu Anda mengetahui penggajian dan siapa yang harus masuk dan keluar dari tim (dan kapan). Data statistik ini penting untuk manajemen proyek.

Konten Terkait

• Template Perencanaan Sumber Daya
• Perangkat Lunak Perencanaan Sumber Daya
• Perangkat Lunak Manajemen Sumber Daya Terbaik 2022

Bagaimana ProjectManager Bekerja Lebih Baik Daripada Histogram Sumber Daya

Jelas bahwa histogram sumber daya memiliki tujuan, tetapi juga jelas bahwa itu bukan cara terbaik untuk mendapatkan data proyek. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek berbasis cloud yang mengelola sumber daya dan melacak penggunaannya secara real time. Dengan begitu, Anda selalu dapat melacak sumber daya proyek dan memastikan Anda telah mengalokasikan cukup banyak untuk menyelesaikan tugas.

Lacak Sumber Daya secara Real Time

Saat Anda sedang membangun histogram sumber daya, Anda memerlukan data dan kemudian Anda membuat grafik secara manual di Excel. Dengan ProjectManager, Anda cukup membuka bagan beban kerja dan menemukan tampilan kode warna dari semua tugas tim Anda. Lihat langsung siapa yang kelebihan alokasi, dan alokasikan ulang pekerjaan langsung dari halaman itu untuk menyeimbangkan beban kerja Anda dan membuat tim bekerja lebih produktif.

Kelola Tim Anda di Halaman Tim

Ada juga Halaman Tim yang menunjukkan ikhtisar proyek. Anda dapat melihat status setiap anggota tim, jumlah tugas yang diberikan kepada mereka, dan prioritas tugas mereka. Anda juga dapat menelusuri profil tim untuk melihat ketersediaan, keterampilan, dan lainnya. Grafik memungkinkan Anda dengan cepat melihat tugas yang diberikan dan yang telah diselesaikan dan yang masih aktif.

Buat Rencana di Gantt Charts

Dengan bagan Gantt ProjectManager, Anda dapat melacak sumber daya selain sumber daya manusia Anda. Anda dapat menyetel ketersediaan, lalu menyetel notifikasi agar Anda tetap diberi tahu secara otomatis tentang perubahan pada proyek. Dasbor real-time memberi Anda tampilan proyek tingkat tinggi, dan laporan memungkinkan Anda menggali lebih dalam untuk mendapatkan lebih banyak data. Selain itu, laporan dapat difilter dan dibagikan agar pemangku kepentingan tetap mendapat informasi terbaru tentang apa yang ingin mereka ketahui.

ProjectManager adalah perangkat lunak pemenang penghargaan yang merencanakan, melacak, dan melaporkan sumber daya proyek Anda. Dapatkan data waktu nyata untuk membuat keputusan yang lebih berwawasan. Bergabunglah dengan puluhan ribu tim yang sudah menggunakan alat kami untuk mencapai kesuksesan. Coba ProjectManager hari ini secara gratis.