Apa itu Pemangku Kepentingan? Pengertian, Jenis & Contoh

Baik itu investor atau pelanggan, pemangku kepentingan penting untuk setiap proyek. Tapi apa itu pemangku kepentingan? Ada lebih dari satu jawaban untuk pertanyaan itu. Mari luangkan waktu untuk mendefinisikan apa itu pemangku kepentingan, contoh pemangku kepentingan, dan templat pemangku kepentingan gratis yang dapat membantu manajemen pemangku kepentingan.

Apa itu Pemangku Kepentingan?

Pemangku kepentingan adalah individu, kelompok, atau organisasi yang terpengaruh oleh hasil proyek atau usaha bisnis. Pemangku kepentingan memiliki kepentingan dalam keberhasilan proyek dan dapat berada di dalam atau di luar organisasi yang mensponsori proyek. Pemangku kepentingan penting karena mereka dapat memiliki pengaruh positif atau negatif pada proyek dengan keputusan mereka. Ada juga pemangku kepentingan penting atau kunci, yang dukungannya diperlukan agar proyek tetap berjalan.

Pemangku kepentingan adalah seseorang, seperti anggota proyek lainnya, dan beberapa lebih mudah dikelola daripada yang lain. Anda harus belajar menggunakan teknik pemetaan pemangku kepentingan untuk mengidentifikasi siapa pemangku kepentingan utama Anda dan memastikan Anda memenuhi persyaratan mereka.

Terkait: Template Peta Pemangku Kepentingan Gratis untuk Excel

Pemangku kepentingan memiliki kepentingan dalam proyek, yang berarti Anda ingin terus memperbaruinya secara teratur. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen kerja dan proyek yang memiliki dasbor waktu nyata yang memantau enam metrik proyek. Dasbor tidak memerlukan penyiapan dan secara otomatis menunjukkan kemajuan dan kinerja dalam grafik dan bagan berwarna-warni. Mereka mudah dibagikan untuk mengelola harapan pemangku kepentingan Anda. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis.

Pemangku Kepentingan vs. Pemegang Saham

Pemangku kepentingan tidak sama dengan pemegang saham. Pemangku kepentingan dapat berupa berbagai macam orang yang terkena dampak atau diinvestasikan dalam proyek. Misalnya, pemangku kepentingan dapat menjadi pemilik atau bahkan pemegang saham. Tetapi pemangku kepentingan juga bisa menjadi karyawan, pemegang obligasi, pelanggan, pemasok, dan vendor.

Seorang pemegang saham bisa menjadi pemangku kepentingan. Pemegang saham, bagaimanapun, adalah seseorang yang telah berinvestasi di sebuah perusahaan. Korporasi itu mungkin memulai proyek di mana pemegang saham juga merupakan pemangku kepentingan. Sederhananya, pemegang saham juga pemangku kepentingan, tetapi pemangku kepentingan tidak selalu pemegang saham. Itu karena pemegang saham memiliki bagian dari perusahaan publik melalui pembelian saham. Pemangku kepentingan memiliki kepentingan dalam kinerja perusahaan secara keseluruhan, bukan kinerja saham.

Jenis Pemangku Kepentingan

Pemangku kepentingan bisa siapa saja yang memiliki pengaruh atau siapa saja yang dapat dipengaruhi oleh proyek. Kita telah melihat bahwa ada banyak pemangku kepentingan, sesuatu yang akan kita bahas di bawah. Semua pemangku kepentingan dapat dibagi menjadi dua kelompok: pemangku kepentingan internal dan pemangku kepentingan eksternal. Mari kita lihat keduanya.

1. Pemangku Kepentingan Internal

Pemangku kepentingan internal berada di dalam organisasi. Proyek berdampak langsung kepada mereka saat mereka melayani dan dipekerjakan oleh organisasi yang mengelolanya. Pemangku kepentingan internal dapat mencakup karyawan, pemilik, dewan direksi, manajer proyek, investor, dan lainnya.

2. Pemangku Kepentingan Eksternal

Pemangku kepentingan eksternal berada di luar organisasi dan secara tidak langsung dipengaruhi oleh proyek. Mereka dipengaruhi oleh pekerjaan organisasi tetapi bukan karyawan organisasi. Orang-orang ini dapat menjadi pemasok, pelanggan, kreditur, klien, perantara, pesaing, masyarakat, pemerintah dan banyak lagi.

Contoh Pemangku Kepentingan

Seperti yang kami sebutkan, ada banyak jenis pemangku kepentingan, banyak di antaranya termasuk dalam kategori pemangku kepentingan internal atau eksternal. Mari kita lihat beberapa contoh pemangku kepentingan yang lebih umum.

• Investor: Ini adalah pemangku kepentingan yang mencari pengembalian finansial dan dapat menjadi pemegang saham dan pemegang utang. Mereka telah menginvestasikan modal dalam bisnis dan menginginkan pengembalian investasi itu.
• Karyawan: Pemangku kepentingan ini bergantung pada pekerjaan dan keamanan kerja mereka. Mereka memiliki kepentingan langsung dalam organisasi karena mendukung mereka dan memberi mereka manfaat.
• Pelanggan: Pemangku kepentingan ini menginginkan produk atau layanan yang diberikan proyek dan mereka mengharapkannya berkualitas dan mengandung nilai.
• Pemasok dan Vendor: Para pemangku kepentingan ini memiliki pendapatan yang terikat dengan proyek saat mereka menjual barang dan jasa kepada bisnis yang mengelola proyek. Keberhasilan proyek berarti lebih banyak bisnis bagi mereka.
• Komunitas: Para pemangku kepentingan ini tidak ingin proyek berdampak negatif terhadap kesehatan, keselamatan, atau perkembangan ekonomi mereka. Organisasi yang bertempat di komunitas mereka atau mengerjakan proyek di komunitas mereka dapat memengaruhi penciptaan lapangan kerja, pengeluaran, dan lainnya.
• Pemerintah: Para pemangku kepentingan ini mendapatkan pajak dan produk domestik bruto dari sebuah proyek. Mereka adalah pemangku kepentingan utama karena mereka mengumpulkan pajak baik dari perusahaan di tingkat perusahaan dan secara individu dari mereka yang dipekerjakannya.

Pemangku kepentingan adalah seseorang, seperti anggota proyek lainnya, dan beberapa akan lebih mudah dikelola daripada yang lain. Anda harus belajar menghadapi berbagai kepribadian dan memastikan Anda memiliki dialog yang produktif untuk mengetahui tujuan proyek yang harus Anda capai. Tapi pertama-tama, siapa pemangku kepentingannya?

Bagaimana Mengelola Pemangku Kepentingan Proyek

Mengelola pemangku kepentingan itu mudah jika Anda mengikuti langkah-langkah pengelolaan pemangku kepentingan yang tepat. Berikut adalah langkah-langkah yang harus diikuti oleh setiap manajer proyek saat mengelola hubungan pemangku kepentingan.

1. Identifikasi Pemangku Kepentingan

Mengidentifikasi pemangku kepentingan dalam proyek Anda adalah kunci karena keberhasilan proyek bergantung padanya. Jika pemangku kepentingan Anda tidak senang, proyek tersebut tidak sepenuhnya berhasil. Anda akan ingin memulai proses ini segera setelah piagam proyek dibuat.

Tempat yang baik untuk mulai mencari tahu siapa pemangku kepentingan Anda adalah dengan meninjau piagam proyek, yang mendokumentasikan alasan proyek dan menunjuk manajer proyek. Di antara informasi tentang objek, anggaran, jadwal, asumsi, kendala, sponsor proyek, dan manajemen puncak, Anda dapat membedakan pemangku kepentingan.

Pastikan untuk meninjau kontrak karena pemangku kepentingan mungkin disebutkan dalam dokumen ini. Apakah ada faktor lingkungan atau organisasi lain yang terkait dengan proyek? Lihatlah mereka karena mereka mungkin memberi Anda nama-nama pemangku kepentingan. Misalnya, jika ada faktor lingkungan yang didikte oleh pemerintah, maka pemerintah adalah pemangku kepentingan. Tinjau peraturan dan standar mereka untuk tetap berhubungan baik dengan mereka.

2. Analisis Pemangku Kepentingan

Setelah Anda mengidentifikasi pemangku kepentingan proyek Anda, saatnya untuk fase analisis pemangku kepentingan. Ini adalah saat Anda akan mengumpulkan informasi dan persyaratan dari mereka. Anda juga harus mulai memperkirakan tingkat keterlibatan dan pengaruh mereka dalam proyek Anda untuk menyiapkan strategi komunikasi pemangku kepentingan dan memprioritaskannya.

Terkait: Template Analisis Pemangku Kepentingan Gratis untuk Excel

3. Prioritas Pemangku Kepentingan

Pertanyaan kunci bagi siapa pun yang mengelola proyek adalah bagaimana Anda harus mengelola pemangku kepentingan dalam proyek? Untuk memperumit masalah, mungkin ada banyak pemangku kepentingan, dan Anda harus memperlakukan mereka seperti Anda melakukan tugas lain dalam daftar tugas Anda: dengan memprioritaskan mereka.

Selama proyek berlangsung, satu pemangku kepentingan mungkin lebih berharga dalam hal keberatan proyek dan beberapa mungkin menuntut lebih banyak perhatian daripada yang lain. Saat Anda membuat jadwal proyek Anda, pastikan untuk menentukan siapa orang-orang itu dan pada titik mana dalam fase proyek Anda mungkin perlu lebih memperhatikan mereka.

4. Keterlibatan Pemangku Kepentingan

Sekarang kita telah sampai pada bagian kedua dari pertanyaan kita. Ketika kami berbicara tentang manajemen pemangku kepentingan, yang kami maksud adalah menciptakan hubungan positif dengan pemangku kepentingan Anda dengan memenuhi harapan mereka dan tujuan apa pun yang mereka setujui dalam proyek. Namun, hubungan ini tidak diberikan begitu saja. Itu harus diperoleh. Anda dapat memperoleh kepercayaan dan membangun hubungan positif dengan pemangku kepentingan melalui komunikasi proaktif dan dengan mendengarkan kebutuhan mereka.

Salah satu cara untuk melakukannya adalah dengan mewawancarai para pemangku kepentingan proyek—tidak semuanya, tetapi tentu saja yang paling penting. Anda mungkin perlu berbicara dengan para ahli untuk mendapatkan informasi latar belakang tentang bidang atau kelompok tertentu sehingga ketika Anda melakukan percakapan empat mata dengan pemangku kepentingan, Anda mendapatkan informasi yang baik dan produktif.

Seperti segala sesuatu dalam manajemen proyek, ada proses untuk ini:

• Dokumen Komunikasi Pemangku Kepentingan . Lakukan ini secara formal dengan membuat rencana komunikasi pemangku kepentingan. Catat nama dan peran mereka dalam organisasi yang mereka wakili. Dokumentasikan setiap percakapan yang Anda lakukan dengan mitra proyek utama ini, baik untuk mencatat minat dan permintaan mereka, tetapi juga untuk dapat meninjau informasi mereka nanti untuk akurasi.
• Terapkan Proses. Selanjutnya, Anda ingin menjaga proses komunikasi dengan pemangku kepentingan dan memastikan proses itu transparan sehingga semua orang tahu apa yang diharapkan. Ini termasuk permintaan proyek atau umpan balik. Bagaimana Anda akan mendokumentasikan dan menanggapi permintaan tersebut harus tunduk pada proses peninjauan dan persetujuan formal. Ini memungkinkan pemangku kepentingan mengetahui bahwa permintaan harus ditinjau dan bahwa Anda memiliki proses yang Anda patuhi untuk permintaan formal.
• Berikan Laporan Status Sering. Memberikan laporan status secara teratur dan tepat waktu untuk pemangku kepentingan sangat penting, tetapi pastikan untuk menyesuaikan laporan dengan audiens. Anda dapat masuk ke detail dengan anggota tim sementara eksekutif biasanya menginginkan lebih banyak ikhtisar. Jangan lupa untuk menindaklanjuti dengan pemangku kepentingan dan mengajukan pertanyaan untuk melihat apakah mereka memiliki umpan balik.
• Menghilangkan Mitos. Pemangku kepentingan Anda mungkin mengerjakan banyak proyek, yang berarti mereka tidak akan memiliki kedekatan yang sama dengan proyek Anda. Tapi itu tidak berarti mereka tidak mendapatkan informasi lain tentang proyek Anda dari sumber lain. Anda tidak ingin mereka menjadi sasaran gosip atau mendapatkan informasi yang salah yang dapat mempengaruhi opini mereka tentang proyek tersebut.

Template Manajemen Pemangku Kepentingan

Mengelola pemangku kepentingan dan harapan mereka adalah bagian penting dari manajemen proyek. Anda perlu terus memperbarui pemangku kepentingan tetapi Anda tidak ingin mereka mengganggu pekerjaan penting dalam mengelola proyek. ProjectManager tidak hanya menawarkan perangkat lunak tetapi juga template gratis untuk setiap tahap proyek Anda. Berikut adalah beberapa template yang berhubungan dengan manajemen pemangku kepentingan.

Template Analisis Pemangku Kepentingan

Sebelum Anda dapat mengelola pemangku kepentingan Anda, Anda harus memahami mereka dalam konteks proyek Anda. Template analisis pemangku kepentingan gratis kami untuk Excel membantu Anda mengidentifikasi pemangku kepentingan proyek dengan matriks analisis pemangku kepentingan. Anda dapat mengumpulkan pemangku kepentingan utama berdasarkan kelompok dan menentukan tingkat partisipasi, minat, dan kekuatan mereka.

Templat Peta Pemangku Kepentingan

Templat peta pemangku kepentingan gratis kami untuk Excel membantu Anda melihat tingkat minat dan pengaruh setiap pemangku kepentingan. Jawaban mereka membantu Anda menentukan apakah mereka harus dikelola dengan cermat, tetap dipuaskan, diinformasikan, atau dipantau. Ada juga tombol warna agar mudah dibaca; hijau berarti mereka mendukung, kuning berarti mereka netral dan merah berarti mereka menghalangi.

Templat Rencana Komunikasi

Terakhir, setelah Anda memahami pemangku kepentingan Anda, inilah saatnya untuk menyiapkan cara agar mereka tetap mendapat informasi. Template rencana komunikasi gratis kami untuk Word adalah alat yang ideal untuk menentukan tujuan, saluran, dan keteraturan yang diharapkan oleh pemangku kepentingan Anda untuk diperbarui. Template rencana komunikasi gratis berfungsi untuk semua kebutuhan komunikasi proyek Anda, tidak hanya untuk berkomunikasi dengan pemangku kepentingan.

Gunakan ProjectManager untuk Manajemen Pemangku Kepentingan

Sekarang setelah Anda mengetahui apa itu pemangku kepentingan dan mengapa penting untuk menjaga mereka tetap dalam lingkaran selama siklus hidup proyek Anda, pastikan Anda memiliki alat yang tepat yang tersedia untuk membantu. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen kerja dan proyek yang membantu Anda mengelola ekspektasi pemangku kepentingan dan memperbaruinya dengan data waktu nyata.

Laporan Rinci untuk Presentasi Pemangku Kepentingan

Kami telah menunjukkan bagaimana dasbor real-time kami menawarkan gambaran besar proyek, tetapi pemangku kepentingan sering kali ingin masuk lebih dalam ke data. Dengan satu klik, Anda dapat membuat laporan yang ingin dilihat pemangku kepentingan, baik itu status proyek, waktu, atau biaya. Jika pemangku kepentingan memiliki pertanyaan, ketahuilah bahwa setiap laporan dapat disaring untuk menampilkan data pilihan. Laporan mudah dibagikan sehingga pemangku kepentingan selalu mengetahuinya.

Buat Transparansi Dengan Paket Bersama

Rencana proyek adalah peta jalan yang memetakan arah proyek. Ini adalah dokumen penting dan yang berubah sepanjang proyek. Pemangku kepentingan membutuhkan rencana proyek untuk menjaga kemajuan proyek dalam konteks, sehingga manajer proyek menginginkan rencana proyek yang mudah dibagikan. Anda dapat mengimpor dan mengekspor rencana proyek dan membaginya dengan siapa pun. Saat rencana proyek berubah, cukup kirim yang diperbarui ke pemangku kepentingan Anda dan tetap ikuti perkembangannya.

Alat kami dapat mengotomatiskan pekerjaan Anda yang sibuk seperti pemberitahuan email agar pemangku kepentingan tetap mendapat informasi terbaru tentang laporan status. Kami memberi pemangku kepentingan transparansi yang mereka inginkan untuk tetap mendapat informasi, memungkinkan manajer proyek dan tim proyek ruang yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan proyek tepat waktu, sesuai anggaran, dan sesuai harapan kualitas pemangku kepentingan.

Saat Anda melaporkan kepada pemangku kepentingan, Anda ingin memastikan prosesnya efisien dan akurat. ProjectManager membuat berbagi laporan semudah mengklik tombol. Pembaruan perangkat lunak manajemen proyek berbasis cloud kami secara real time, sehingga Anda selalu memiliki data proyek yang paling akurat dan terkini untuk Anda dan pemangku kepentingan Anda. Coba perangkat lunak pemenang penghargaan kami hari ini dengan uji coba gratis 30 hari ini.