Apa Analisis Alternatif dalam Manajemen Proyek?

Ada lebih dari satu cara untuk menguliti kucing. Artinya—Anda dapat mencapai hasil yang sama melalui cara yang berbeda. Untuk menemukan cara-cara tersebut, Anda dapat menggunakan analisis alternatif. Analisis alternatif adalah bagaimana manajer proyek memilih bagaimana mereka akan mendekati suatu proyek.

Selalu ada pilihan, dan mengetahui mana yang terbaik untuk proyek Anda membutuhkan waktu, penelitian, dan pemahaman tentang kemungkinan skenario. Analisis alternatif diperlukan, dan blog hari ini akan memandu Anda melalui alat dan metode yang harus Anda gunakan untuk mendapatkan data yang Anda butuhkan.

Apa itu Analisis Alternatif?

Analisis alternatif adalah evaluasi berbagai rute yang dapat Anda tempuh untuk mencapai tujuan proyek atau tujuan manajemen proyek tertentu. Tampaknya melampaui status quo untuk membandingkan berbagai cara menyelesaikan pekerjaan.

Faktor-faktor ini dapat bersifat operasional, seperti biaya, risiko dan efektivitas, serta potensi kekurangan dari faktor-faktor operasional tersebut. Untuk melakukan analisis alternatif, Anda menggunakan alat seperti penetapan biaya siklus hidup, analisis sensitivitas, analisis arus kas, dan analisis biaya-manfaat.

Analisis alternatif, juga disebut AOA, adalah bagian dari proses pengambilan keputusan saat melihat portofolio, program, dan proyek yang ada atau saat memulai proyek baru. Proses pengambilan keputusan ini membantu Anda menemukan tindakan yang hemat biaya dan menghindari duplikasi upaya yang tidak perlu. Menggunakan AOA akan membantu mengurangi risiko kegagalan proyek.

Kapan Analisis Alternatif Harus Digunakan dalam Manajemen Proyek?

Analisis alternatif digunakan setiap kali solusi diperlukan. Ketika pengambil keputusan dalam proses pengambilan keputusan, mereka ingin mengetahui jalan terbaik untuk bergerak maju. Analisis alternatif akan menunjukkan jalannya.

AOA biasanya dilakukan pada inisiasi proyek tetapi juga digunakan sepanjang siklus hidup proyek. Ini salah satu cara untuk menentukan apakah proses pengambilan keputusan itu baik. Membuat pembaruan selama proses akan menyempurnakan solusi dan menegaskan kembali kriteria penilaian.

Namun, AOA bukanlah sesuatu yang mudah dilakukan. Analisis seringkali memakan waktu. Karena waktu dan tenaga yang terlibat dalam AOA, kemungkinan besar Anda akan menerapkannya pada portofolio atau program. Portofolio atau program ini lebih merupakan perhatian berkelanjutan daripada satu proyek, dan manajer terus mencari cara untuk mengimpor efektivitas biaya pekerjaan.

Apa pun cara Anda menggunakan analisis alternatif, Anda memerlukan perangkat lunak manajemen proyek untuk mengevaluasi dan memilih tindakan terbaik dari berbagai opsi. ProjectManager memberikan data real-time yang berwawasan luas untuk membantu dalam perbandingan analitik. Dasbor waktu nyata menangkap data untuk proyek dan secara otomatis menghitung informasi tersebut menjadi grafik dan bagan yang mudah dibaca. Coba ProjectManager hari ini gratis!

Manfaat Analisis Alternatif (AOA)

Menggunakan analisis alternatif (AOA) akan membantu manajer proyek, portofolio, dan program mengidentifikasi, memahami, dan mengevaluasi alternatif yang terbuka bagi mereka saat mengelola proyek. Ini juga akan membantu mereka untuk memilih tindakan terbaik karena menyangkut biaya dan risiko proyek.

Dengan melihat alternatif, pengambil keputusan memiliki lebih banyak data untuk membuat pilihan. Mampu mengidentifikasi, mendefinisikan dan memahami masalah adalah cara terbaik untuk menyelesaikannya, dan sangat penting untuk setiap analisis yang berharga.

Ketika pengambil keputusan memiliki banyak alternatif untuk dipilih, mereka memiliki lebih banyak kekuatan untuk mengontrol hasilnya. Tapi datanya harus bagus. Menghindari prasangka, seperti lebih memperhatikan informasi yang mudah diakses, juga penting.

Cara Menjalankan Analisis Alternatif

Analisis alternatif menyediakan kerangka kerja untuk melihat proses Anda dan mencari perbaikan yang merupakan keuntungan terbesar bagi Anda. Ikuti langkah-langkah ini untuk membantu Anda menentukan rute mana yang paling menguntungkan.

1. Buat Rencana

Hal pertama yang harus dilakukan adalah membuat rencana. Ini berarti menentukan berbagai keputusan yang dapat Anda buat untuk memenuhi tujuan Anda dan mencapai efektivitas operasional. Anda ingin menyertakan pemangku kepentingan, tetapi juga menentukan waktu, upaya, atau biaya yang terlibat. Perlu ada tim studi yang dibentuk dan rencana studi untuk mengarahkan kegiatan mereka.

2. Mengatur Kerangka Analitik

Langkah selanjutnya adalah mendefinisikan pernyataan masalah analisis, konteks masalah, ruang lingkup dan kerangka kerja untuk perbandingan alternatif. Ini termasuk kriteria perbandingan yang akan Anda gunakan. Bingkai analisis dengan aturan dasar yang akan Anda gunakan, termasuk asumsi yang mungkin Anda miliki. Sebelum dan selama penelitian, ada baiknya Anda mengakses kebutuhan data, pengumpulan dan sumber yang digunakan.

3. Identifikasi dan Definisikan Alternatif

Sekarang Anda mengidentifikasi berbagai rute alternatif yang dapat Anda ambil dari sumber data. Akan ada banyak, tetapi pastikan untuk menyimpannya sebagai status quo. Alternatif-alternatif ini akan mengatasi masalah yang Anda nyatakan dalam rencana Anda dalam konteks dan ruang lingkup yang telah Anda tetapkan. Alternatif yang Anda evaluasi harus keluar dari penelitian, pemeriksaan, dan penyaringan menyeluruh sebelum Anda dapat memulai proses pengambilan keputusan.

4. Nilai Alternatifnya

Periksa setiap alternatif yang Anda temukan. Evaluasi mereka terhadap kriteria yang Anda tetapkan, seperti biaya, risiko, efektivitas biaya siklus hidup, manfaat dan analisis kemungkinan. Anda juga perlu melakukan analisis sensitivitas, yaitu model keuangan yang melihat variabel target dan bagaimana hal itu dipengaruhi oleh perubahan dari variabel input.

5. Bandingkan Alternatifnya

Di sini, Anda akan mempertimbangkan pro dan kontra dari berbagai alternatif yang telah Anda identifikasi. Tentukan apa manfaat masing-masing, seperti yang ditunjukkan oleh analisis yang Anda buat.

6. Laporkan Hasil

Terakhir, Anda akan ingin mendokumentasikan hasil AOA untuk menunjukkan biaya siklus hidup yang mendukung alternatif atau status quo yang Anda pilih, dan bagaimana hal itu akan mendukung pembuat keputusan proyek dan/atau kebutuhan pemangku kepentingan.

Tip Analisis Alternatif

Saat mengelola proyek, analisis alternatif harus menjadi bagian dari pengambilan keputusan Anda. Ini memungkinkan Anda untuk menemukan jalan terbaik ke depan. Untuk melakukan ini, Anda harus membuat rencana studi. Ini akan bertindak sebagai peta jalan tentang bagaimana analisis Anda harus dilanjutkan, dan menjelaskan siapa yang bertanggung jawab atas apa.

Anda tidak dapat melakukan analisis alternatif tanpa terlebih dahulu mencurahkan waktu dan sumber daya yang dibutuhkan. Anda perlu memberikan diri Anda cukup waktu untuk melihat alternatif dan menentukan risiko yang terlibat dengan masing-masing.

Pastikan untuk selalu memiliki dasar status quo Anda untuk memiliki sesuatu untuk membandingkan alternatif Anda. Mungkin juga membuktikan bahwa status quo adalah pendekatan terbaik. Seringkali pengumpulan data dasar memakan waktu, jadi pastikan Anda telah menjadwalkan waktu dan sumber daya yang cukup untuk melakukannya.

Kelola Pemangku Kepentingan

Penting juga untuk memahami pemangku kepentingan Anda dan kebutuhan mereka serta mengelola harapan mereka. Ini akan menginformasikan ruang lingkup dan pelaksanaan analisis Anda.

Pemangku kepentingan akan menginformasikan kriteria perbandingan Anda juga. Sama seperti mengetahui pemangku kepentingan Anda adalah penting, demikian juga membentuk tim yang tepat dengan keterampilan dan pengalaman yang tepat.

Bersikaplah terbuka terhadap banyak perspektif dan gunakan metode, alat, dan data yang sesuai untuk mendukung proses pengambilan keputusan. Data harus bekerja dengan metodologi yang digunakan, atau Anda akan memiliki data yang buruk masuk dan data yang buruk keluar.

Bagaimana ProjectManager Membantu Analisis Alternatif & Evaluasi Proyek

ProjectManager adalah proyek berbasis cloud dan perangkat lunak manajemen kerja yang membantu Anda mengatur analisis alternatif dengan lebih baik, baik untuk satu proyek, program, atau portofolio proyek. Anda mendapatkan data real-time yang mengarah pada pengambilan keputusan yang lebih baik dan memudahkan untuk menghubungkan tim hibrida dan berbagi hasil dengan pemangku kepentingan.

Rencanakan Analisis Alternatif pada Gantt Chart

Rencanakan analisis alternatif Anda dengan tampilan bagan Gantt ProjectManager. Anda dapat mengatur semua tugas Anda, lalu memfilter garis dasar untuk menangkap status quo. Anda dapat membuat tugas dan berbagi rencana dengan pemangku kepentingan. Jika Anda mengerjakan lebih dari satu proyek, peta jalan portofolio adalah bagan Gantt yang menempatkan semua proyek Anda pada garis waktu bersama.

Tampilan Kerja Berbeda untuk Tim Hibrida

Setelah tim Anda mulai bekerja untuk menentukan alternatif, mereka dapat bekerja sesuai keinginan mereka dengan beberapa tampilan proyek ProjectManager. Baik mereka lebih suka daftar tugas, kalender, atau papan kanban, semua data dibagikan di beberapa tampilan proyek. Setiap tampilan menunjukkan status pekerjaan. Anda dapat menetapkan prioritas, menambahkan tag, dan komentar untuk mendorong kolaborasi di mana pun atau kapan pun tim Anda bekerja.

Hasilkan Laporan Status Sering untuk Melacak Kemajuan

Setelah Anda memiliki semua data yang dikumpulkan dari tim Anda, Anda dapat membuat laporan sekali klik untuk laporan status, laporan status portofolio, dan banyak lagi. Semua data dapat disaring untuk hanya menampilkan informasi yang ingin Anda lihat. Kemudian, bagikan laporan dalam bentuk PDF, Excel, atau cetak untuk disajikan kepada pemangku kepentingan.

ProjectManager adalah perangkat lunak pemenang penghargaan yang mengatur pekerjaan untuk tim hybrid. Anda dapat merencanakan, memantau, dan melaporkan proyek dan menghasilkan analisis alternatif sehingga pengambil keputusan memiliki data yang lebih berwawasan untuk dikerjakan. Bergabunglah dengan puluhan ribu pengguna di seluruh dunia, mulai dari NASA hingga Siemens dan Nestle, yang menggunakan produk kami untuk mengelola proyek mereka dengan lebih baik. Coba ProjectManager hari ini gratis!