Apa itu Log Masalah? Template & Kiat

Sebelum mendefinisikan log masalah, mari kita definisikan masalah proyek. Masalah adalah hambatan atau dampak yang tidak diinginkan yang secara langsung memengaruhi linimasa dan atau kinerja proyek Anda. Ini berbeda dari risiko, yang dapat didefinisikan sebagai masalah potensial atau masalah masa depan yang mungkin terjadi dalam proyek Anda. Masalah adalah sesuatu yang telah muncul di proyek Anda, dan Anda perlu mengidentifikasi dan melacak masalah itu segera.

Apa itu Log Masalah?

Log masalah adalah daftar atau spreadsheet sederhana yang membantu manajer melacak masalah yang muncul dalam sebuah proyek dan memprioritaskan tanggapannya. Kami telah membuat template Log Masalah Excel yang dapat Anda unduh secara gratis. Ini adalah cara mudah bagi Anda untuk mengelola masalah yang selalu mengganggu proyek dan menyelesaikannya sebelum berkembang menjadi masalah yang membuat proyek keluar jalur dan membuatnya gagal.

Template log masalah sangat bagus, tetapi tidak terintegrasi dengan proyek Anda yang lain. ProjectManager memiliki beberapa tampilan proyek yang memungkinkan tim menggunakan alat yang mereka sukai untuk mencatat masalah. Misalnya, tim dapat melihat log masalah mereka dari daftar tugas dan menyelesaikannya. Manajer dapat menambahkan prioritas dan bahkan menyesuaikan alur kerja dan mengatur persetujuan tugas otomatis untuk memastikan hanya mereka yang berwenang untuk mengubah status menjadi selesai. Mulailah dengan ProjectManager gratis hari ini!

Apa Komponen dari Log Masalah?

Log masalah, pada dasarnya, adalah daftar tempat masalah dikumpulkan sebagai sedang berlangsung atau ditutup. Dengan cara ini Anda dapat melacak masalah dari saat itu diidentifikasi sampai Anda telah menyelesaikannya.

Tetapi log masalah bisa lebih dinamis. Mereka dapat mengurutkan dan mengatur masalah menurut jenis dan tingkat keparahannya, yang dapat membantu Anda memprioritaskan dan mengelolanya—bagian penting dari manajemen masalah. Oleh karena itu, Anda ingin memiliki judul kolom seperti berikut ini.

• Nomor Masalah : Jika Anda ingin melacak masalah, Anda harus memiliki cara mudah untuk membedakannya dari yang lain, karena akan selalu ada lebih dari satu.
• Status : Penting untuk dicatat apakah masalah terbuka, sedang berlangsung, diblokir, atau selesai. Di sinilah Anda akan melacak penyelesaiannya.
• Deskripsi Masalah : Tuliskan apa masalahnya, secara rinci. Ini mungkin terdengar jelas, tetapi Anda tidak ingin masalah yang sama dilacak berulang di log Anda, dan Anda ingin orang yang akan menyelesaikan masalah dapat memahami dengan jelas apa yang telah terjadi, sehingga mereka tidak perlu mengejar orang. dan menunda respon.
• Kategori : Anda mungkin ingin mengategorikan masalah menurut departemen atau vendor, atau menentukan jenis masalahnya. Ini mungkin bervariasi tergantung pada proyek atau tim.
• Prioritas : Anda mungkin tidak memiliki waktu atau sumber daya untuk mengatasi setiap masalah, jadi sangat penting bagi Anda untuk memprioritaskannya. Apakah mereka prioritas rendah, sedang atau tinggi? Sekarang Anda dapat memfilter log dan mengerjakan masalah yang paling penting bagi proyek.
• Ditugaskan ke : Ini juga sangat penting. Jika masalah tidak memiliki pemilik, kemungkinan tidak akan pernah terselesaikan. Di sinilah Anda mencatat anggota tim yang ditugaskan untuk mengikuti masalah itu hingga penyelesaiannya.
• Dibesarkan oleh : Ini berbeda dari yang ditugaskan kepada pemilik, yang akan mengawal masalah melalui proyek dan bekerja untuk menyelesaikannya. Orang ini adalah orang yang pertama kali mengidentifikasinya, dan mereka harus dicatat di sini, karena mereka mungkin akan menjadi sumber di kemudian hari dalam hal menjawab pertanyaan yang mengarah pada penyelesaiannya.
• Tanggal Terbuka : Anda ingin memiliki kerangka waktu, dan untuk melakukannya Anda harus memiliki permulaan, yaitu hari ketika masalah diidentifikasi.
• Tanggal Tertutup : Sekarang Anda memiliki garis waktu yang tegas dari awal hingga akhir, yang dapat membantu kapan dan jika Anda kembali untuk melihat data historis saat menangani masalah serupa di proyek selanjutnya.
• Komentar : Anda selalu ingin ruang untuk mencatat informasi penting seperti bagaimana masalah itu diselesaikan, apakah itu terhubung ke tugas lain, dan kemungkinan terulangnya, dll.

Praktik Terbaik Log Masalah

Saat menggunakan log masalah, ada beberapa hal yang perlu Anda pahami untuk mendapatkan hasil maksimal darinya. Salah satunya adalah Anda ingin memastikan bahwa Anda menyentuh semua komponen dari log masalah. Ini mungkin tampak seperti buang-buang waktu—Anda hanya ingin menyelesaikan masalah—tetapi menguraikan jenis masalah apa, menjelaskannya, dan sebagainya adalah kunci untuk menangkap dan menyelesaikan masalah.

Ini juga penting untuk memiliki rencana dengan tonggak. Temui anggota tim yang memiliki masalah dan bersama-sama temukan cara untuk menghilangkan masalah dengan cepat. Dengan menambahkan tonggak ke rencana, Anda memiliki cara sederhana dan efektif untuk melacak kemajuan mereka. Jika mereka tidak memenuhi tonggak tersebut maka Anda mungkin harus meninjau rencana atau menambahkan sumber daya untuk tetap di jalurnya.

Meskipun templat log masalah dapat membantu Anda menyusun rencana masalah dan bahkan melacak kemajuan, templat tersebut adalah dokumen statis yang memerlukan pembaruan secara manual. Semua itu membutuhkan waktu dari tugas proyek yang lebih penting, itulah sebabnya memiliki perangkat lunak manajemen proyek berbasis cloud yang dapat menghubungkan tim Anda dan membuat Anda selalu diperbarui secara real time adalah yang terbaik dari semua praktik terbaik.

Template Log Masalah Gratis (dan Lainnya)

Jika Anda tidak menggunakan perangkat lunak manajemen proyek, Anda masih dapat mencatat masalah dengan templat gratis kami. Kami memiliki banyak template manajemen proyek untuk Excel dan Word yang membantu Anda mengelola setiap aspek proyek Anda. Berikut adalah beberapa yang dapat membantu Anda membuat log masalah, melacak kemajuan, dan melaporkan kembali ke pemangku kepentingan agar mereka tetap diperbarui.

Template Log Masalah

Template log masalah gratis kami membantu Anda mencatat masalah saat anggota tim menemukannya saat mengerjakan proyek. Tapi lebih dari sekedar daftar masalah, Anda bisa menggunakan template pelacakan masalah gratis ini untuk Excel untuk memantau kemajuan saat tim Anda bekerja untuk menyelesaikan masalah. Tambahkan tanggal buka dan tutup, prioritas, dampak, dan lainnya.

Templat Dasbor Proyek

Templat dasbor proyek gratis kami untuk Excel meningkatkan kemampuan Anda untuk memantau dan melacak pekerjaan yang dilakukan oleh tim Anda untuk menyelesaikan masalah tersebut. Meskipun tidak dapat memantau secara real time seperti dalam perangkat lunak manajemen proyek, Anda masih dapat mengatur metrik untuk melacak tugas, beban kerja, durasi tugas, dan biaya Anda dalam grafik warna-warni.

Templat Laporan Status Proyek

Template gratis lainnya sangat ideal untuk presentasi pemangku kepentingan saat Anda memperbaruinya tentang masalah dalam proyek. Templat laporan status proyek gratis kami untuk Excel adalah cuplikan proyek yang sangat bagus untuk berkomunikasi di mana Anda berada dan ke mana Anda akan pergi. Anda memiliki tempat untuk meletakkan tonggak yang Anda temui, daftar risiko dan masalah utama.

Menggunakan ProjectManager untuk Manajemen Masalah

Sekarang setelah Anda mengetahui kerangka kerja dasar untuk membuat log masalah, bagaimana Anda menggunakan log masalah saat mengelola proyek? Log masalah adalah alat yang hebat untuk dimiliki di kotak alat manajemen proyek Anda. Ini dapat membantu Anda mengelola tim dan pemangku kepentingan Anda.

Itu karena log masalah memberikan lebih dari sekadar resolusi masalah, tetapi menciptakan kepercayaan dan memuaskan pemangku kepentingan bahwa Anda menangani proyek dengan segera dan benar. Pemangku kepentingan dan tim Anda akan merasa bahwa mereka didengar dan masalah ini tidak akan memengaruhi proyek.

Anda telah membuat log masalah, yang sangat bagus. Paling-paling, itu harus menjadi dokumen kolaboratif, atau bahkan lebih baik, terintegrasi dengan ProjectManager, alat manajemen proyek online. Jika Anda dapat membagikannya secara online, maka semua orang memiliki akses ke sana. Anda telah menyederhanakan proses dan memastikan tidak ada masalah yang hilang.

Papan Kanban sebagai Log Masalah

Langkah selanjutnya adalah masuk ke masalah setelah diidentifikasi. Anda dapat melakukannya secara online, di mana orang yang pertama kali mencatat masalah tersebut memiliki tanggung jawab untuk memasukkannya ke dalam log. ProjectManager memiliki papan kanban yang dapat melacak masalah.

Saat pertama kali diidentifikasi, mungkin ada kolom yang mengumpulkan masalah. Kemudian kartu itu, yang menjadi masalah, dapat diberikan kepada orang yang bertanggung jawab. Sekarang tim tahu untuk pergi ke mereka dan mereka tahu itu tanggung jawab mereka untuk mencatat masalah yang muncul.

Ikuti protokol log masalah yang kami uraikan di atas. Setelah menugaskan seseorang untuk menangani masalah itu sebagai milik mereka, mereka bertanggung jawab untuk mengerjakan resolusi dan melacak kemajuan tindakan itu melalui penyelesaian masalah.

Inilah sebabnya mengapa ProjectManager lebih dari sekadar log masalah. Tidak hanya dapat menetapkan pemilik, yang dapat mengumpulkan dokumen langsung ke tugas itu, serta memberi komentar dan @ anggota tim untuk kolaborasi, ia menawarkan transparansi untuk memantau log masalah. Tanggung jawab terakhir untuk penyelesaian masalah ini tidak berada di pundak mereka yang ditugaskan untuk memilikinya, tetapi pada Anda sendiri.

Masalah Pemantauan

Bagian dari proses pemantauan adalah menilai dampak masalah dan tindakan yang ada untuk menyelesaikannya. Mungkin Anda perlu mengerahkan semua sumber daya Anda untuk masalah yang satu ini, tetapi mungkin tingkat perhatian dan upaya itu kontraproduktif. Jadi, Anda harus tahu masalah apa yang perlu ditingkatkan dan mana yang tidak.

Sejalan dengan itu, Anda ingin memastikan tindakan Anda tepat untuk masalah yang dihadapi. Mungkin masalah ini bisa menunggu. Mungkin butuh perhatian segera. Itu, tentu saja, dapat berubah, itulah sebabnya pemantauan dan penilaian berkelanjutan menjadi penting. Anda dapat melihat bagaimana dasbor ProjectManager memungkinkan Anda memantau tugas Anda dalam satu tampilan sederhana, sehingga Anda dapat memastikan bahwa masalah Anda sedang ditangani.

Meskipun anggota tim mungkin memiliki kepemilikan atas masalah tersebut, setelah suatu tindakan dikembangkan untuk mengatasinya dan, semoga, menyelesaikan masalah tersebut, sekarang terserah Anda untuk membuat persetujuan akhir sebelum menerapkannya. Kemudian Anda harus memastikan bahwa rencana tersebut benar-benar efektif dan menyelesaikan masalah. Jika tidak, maka kembali ke papan gambar. Last but not least, bagian terbaiknya adalah ketika masalah telah diselesaikan. Sekarang Anda dapat menghapus masalah dari log masalah Anda. Rasanya enak, bukan?

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek berbasis cloud yang dapat membantu Anda mengelola masalah dalam proyek Anda dengan lebih baik. Anda sedang online dan terhubung dengan tim Anda, mendapatkan data waktu nyata, yang membuat Anda lebih mengetahui masalah dan lebih siap untuk menyelesaikannya. Cobalah sendiri dan lihat apa yang dapat dilakukannya untuk Anda dan tim Anda, dengan uji coba 30 hari gratis ini.