Apa itu Kontrol Perubahan dalam Manajemen Proyek?

Tidak semua perubahan sama dalam sebuah proyek. Beberapa perubahan terjadi pada Anda seperti penundaan cuaca, penyakit—namun yang lain diminta. Apapun perubahannya, harus dikelola dan dianalisis, kemudian diterima atau ditolak. Jika perubahan diterima, itu harus ditanggapi—yang membuka serangkaian prosedur kontrol perubahan yang sama sekali baru untuk memastikan Anda tetap berada di jalur dan sesuai anggaran.

Kontrol perubahan adalah proses yang digunakan untuk mengelola semua variabel ini. Jika perubahan terjadi (yang selalu terjadi) maka sangat penting bagi Anda untuk memiliki mekanisme untuk mengontrol proses tersebut. Tapi apa itu kontrol perubahan dalam manajemen proyek, dan langkah-langkah apa yang diperlukan untuk mengimplementasikannya?

Apa itu Kontrol Perubahan?

Kontrol perubahan adalah metodologi yang digunakan untuk mengelola permintaan perubahan apa pun yang memengaruhi garis dasar proyek Anda. Ini adalah cara untuk menangkap perubahan itu dari titik di mana ia telah diidentifikasi melalui setiap langkah siklus proyek. Itu termasuk mengevaluasi permintaan dan kemudian menyetujui, menolak atau menundanya.

Tujuan dari proses ini adalah untuk memastikan bahwa Anda tidak mengubah hal-hal dalam proyek yang tidak perlu diubah. Hal terakhir yang ingin Anda lakukan adalah mengganggu proyek tanpa alasan yang jelas, membuang-buang waktu dan sumber daya yang berharga. Setiap perubahan yang disetujui kemudian didokumentasikan. Proses pengendalian perubahan adalah bagian dari rencana manajemen perubahan yang lebih besar.

Elemen Kunci Kontrol Perubahan

Ada beberapa elemen kunci yang membangun kerangka kontrol perubahan untuk manajemen proyek. Berikut adalah deskripsi singkat dari mereka.

• Change Control Board: Change control board adalah sekelompok perwakilan dari tim proyek yang secara teratur bertemu untuk menyetujui atau menolak permintaan perubahan. Jika mereka menyetujui permintaan perubahan, itu bisa berubah menjadi perintah perubahan.
• Permintaan Perubahan: Permintaan perubahan adalah petisi formal untuk perubahan dalam suatu proyek. Ini adalah dokumen yang menjelaskan perubahan apa saja yang harus dilakukan dan alasan utama mengapa perubahan tersebut harus diterapkan.

  Permintaan perubahan dapat diajukan oleh pemangku kepentingan proyek internal atau eksternal. Template permintaan perubahan gratis kami dapat membantu Anda merampingkan proses ini.

• Perintah Perubahan: Setelah dewan kontrol perubahan menyetujui permintaan perubahan, perintah perubahan ditandatangani oleh dewan dan klien atau pemangku kepentingan.

  Ini adalah kesepakatan dari kedua belah pihak untuk mengubah kondisi yang pertama kali dirancang dalam kontrak asli. Template pesanan perubahan gratis kami adalah alat yang hebat untuk membuat pesanan perubahan Anda.

• Change Log: Change log adalah alat manajemen perubahan yang digunakan untuk mendokumentasikan semua perubahan yang dibuat pada rencana proyek atau kontrak apa pun. Ini adalah alat yang harus dimiliki untuk setiap manajer proyek.

Peran Permintaan Perubahan

Permintaan perubahan biasanya merupakan pemicu yang memulai proses kontrol perubahan. Permintaan perubahan dapat berasal dari pemangku kepentingan yang meminta fitur baru, kebutuhan untuk memperbaiki sesuatu yang terbukti salah selama fase eksekusi, pemutakhiran, atau sejumlah penyebab lainnya. Apa pun atau dari mana pun perubahan itu berasal, kontrol perubahan menentukan nilainya dan bagaimana cara mengimplementasikannya secara layak.

Prosedur manajemen perubahan dapat bervariasi di seluruh industri. Misalnya, formulir pesanan perubahan digunakan oleh perusahaan konstruksi untuk melakukan perubahan pada ruang lingkup proyek konstruksi.

Kontrol perubahan datang dalam berbagai bentuk, tetapi proses kontrol perubahan paling efektif bila dijalankan dengan perangkat lunak manajemen proyek. ProjectManager memungkinkan Anda untuk menangkap perubahan dalam proyek Anda ketika Anda menemukannya di daftar tugas, papan kanban, bagan Gantt, atau spreadsheet. Kemudian kelola perubahan itu dengan dasbor waktu nyata dan laporan instan. Mulai gratis.

Apa Manfaat dari Kontrol Perubahan yang Dilakukan dengan Baik?

Jika Anda tahu bahwa akan ada titik (atau banyak poin) dalam proyek Anda yang memerlukan keputusan tentang beberapa perubahan besar atau kecil, maka aman untuk mengatakan bahwa, sebagai manajer proyek, Anda pasti ingin memiliki proses yang terkait dengan situasi ini untuk memastikan bahwa perubahan itu sepadan dengan usaha. Kemudian, Anda ingin memiliki cara untuk mengelola perubahan untuk memastikan perubahan tersebut tidak berdampak negatif terhadap jadwal dan biaya proyek Anda.

Mengelola perubahan secara efektif sangat penting untuk membawa proyek Anda tepat waktu dan sesuai anggaran. Tetapi ada juga manfaat tak terduga yang datang dari kontrol perubahan. Untuk satu, itu meningkatkan kerja tim. Perubahan adalah kesempatan bagi tim Anda untuk bekerja sama mencari cara untuk menanggapi permintaan perubahan. Kerja tim yang terlibat dalam kontrol perubahan dapat menjadi keuntungan bagi produktivitas seluruh proyek.

Kontrol perubahan tidak hanya memperkuat kemampuan tim Anda untuk bekerja sama dengan lebih baik, tetapi efek positifnya mengalir ke efisiensi keseluruhan. Ini bekerja erat dengan kerja tim, tentu saja. Tetapi semakin Anda melibatkan tim Anda dalam pengendalian perubahan, semakin mahir mereka memecahkan masalah dengan cepat. Ini membantu dengan perubahan, tentu saja, tetapi juga akan membuat tim Anda lebih efektif dalam semua tugas mereka.

Tim bukan satu-satunya penerima manfaat positif terkait dengan kontrol perubahan yang baik; manajer juga terbantu. Kontrol perubahan menginformasikan manajer proyek selama fase perencanaan proyek. Mereka akan mulai berpikir tentang perubahan dan bagaimana menanggapinya dengan lebih baik dan belajar dari pengalaman mereka dengan kontrol perubahan untuk menempatkan lebih banyak perlindungan di muka dalam perencanaan mereka untuk proyek-proyek masa depan.

5 Langkah untuk Proses Kontrol Perubahan

Dengan mengetahui lima tahap kontrol perubahan dan apa yang menyertainya, Anda dapat memastikan proyek dan organisasi Anda dapat menuai manfaat dan menghindari jebakan proses kontrol perubahan yang buruk. Saat menjalani proses ini, ingatlah dua dokumen utama ini (yang kami sediakan untuk template!) untuk membantu Anda mengelola kontrol perubahan Anda: log perubahan dan formulir permintaan perubahan.

1. Usulkan Perubahan

Hal pertama yang harus dilakukan adalah mengidentifikasi perubahan. Ini bisa datang dari siapa saja di tim proyek, pemangku kepentingan, atau bahkan pelanggan. Harus ada saluran yang terbuka untuk mengalirkan saran-saran ini. Proposal perubahan akan menggambarkan perubahan dan bagaimana hal itu akan menguntungkan proyek atau organisasi. Jika ada alasan lain untuk perubahan tersebut, jelaskan pada formulir permintaan perubahan. Itu kemudian akan ditambahkan ke log perubahan.

2. Ringkasan Dampak

Setelah perubahan diusulkan, sekarang terserah manajer proyek untuk mempertimbangkannya dalam konteks proyek yang lebih besar. Bagaimana perubahan itu akan berdampak pada sejumlah variabel? Beberapa hal yang perlu dipikirkan adalah biaya, dan apakah akan ada penghematan atau pengeluaran uang yang lebih besar diperlukan. Apa manfaat dari masalah biaya tersebut? Apakah ada kendala hukum atau peraturan? Bagaimana perubahan akan mempengaruhi jadwal Anda? Apakah Anda perlu mempekerjakan lebih banyak sumber daya? Bagaimana dengan proyek lain, dan bisnis secara keseluruhan? Akankah perubahan membawa risiko atau masalah baru pada proyek? Setelah manajer proyek melakukan uji tuntas, mereka merekomendasikan bahwa perubahan tersebut disetujui atau ditolak.

3. Membuat Keputusan

Manajer proyek membuat rekomendasi tetapi tidak selalu berwenang untuk membuat keputusan akhir tentang perubahan tersebut. Siapa pun orang itu atau orang-orang itu, manajer proyek akan mempresentasikan temuan mereka kepada mereka. Kemudian, orang atau orang-orang yang berwenang untuk membuat keputusan akan menerima perubahan tersebut; menerima perubahan, tetapi dengan catatan dan ketentuan; menolak perubahan; atau menunda, yang berarti perubahan tersebut tidak akan diteruskan pada saat ini tetapi akan dibahas lebih lanjut di kemudian hari.

4. Lakukan Perubahan

Jika perubahan tidak disetujui, maka itu status quo sejauh mengelola proyek. Namun, perubahan yang telah diterima berlanjut ke tahap perencanaan. Anda akan mengembangkan rencana tindakan, termasuk jadwal dengan tanggal mulai dan berakhir, yang semuanya harus disetujui oleh pemangku kepentingan proyek. Rencana tersebut harus mencakup uji regresi jika perubahan terbukti terlalu bermasalah untuk ditindaklanjuti sampai akhir dan proyek harus kembali ke tujuan semula. Setelah rencana perubahan selesai, biasanya diikuti dengan pemeriksaan mayat untuk meninjau setiap kecelakaan dan keberhasilan.

5. Penutupan

Sama seperti dalam proyek apa pun, fase terakhir dari rencana kontrol perubahan Anda adalah menutupnya. Ini termasuk meminta orang yang meminta perubahan untuk mengawasi hasil akhir dan memastikan mereka menyetujuinya. Setelah mereka menandatangani perubahan, maka semua dokumen yang belum selesai harus diselesaikan, seperti log perubahan, dan disimpan untuk digunakan di masa mendatang.

Ubah Contoh Proses Kontrol

Mari kita lihat perubahan hipotetis dalam sebuah proyek dan melalui lima langkah yang merupakan bagian dari proses kontrol perubahan. Ambil sesuatu yang sederhana seperti mengecat rumah. Klien mengusulkan perubahan warna dari putih yang disepakati menjadi hijau muda.

1. Perubahan dilakukan selama pertemuan dengan manajer proyek konstruksi, yang membuat proposal perubahan untuk menangkap perubahan.
2. Tim konstruksi kemudian melihat dampak perubahan warna pada proyek. Apakah mereka sudah membeli cat putih, apakah cat hijau lebih mahal, dll?
3. Setelah meneliti dampaknya, manajer proyek akan membuat keputusan. Jika ke depan akan berdampak pada anggaran, maka klien akan dikonsultasikan.
4. Setelah semua orang setuju, perubahan dilakukan. Cat baru dibeli dan diterapkan pada konstruksi.
5. Klien menyetujui pekerjaan pengecatan dan perubahan biaya apa pun, yang mengakhiri proses kontrol perubahan ini.

Template Kontrol Perubahan Gratis

Kontrol perubahan membutuhkan banyak pekerjaan. Template dapat mengkodifikasi proses kontrol perubahan untuk memastikan Anda telah mencakup semua dasar. ProjectManager adalah sumber online utama untuk template manajemen proyek, yang menyentuh setiap aspek pengelolaan pekerjaan Anda. Yang terbaik dari semuanya, unduhan semuanya gratis. Berikut adalah beberapa template gratis terkait kontrol perubahan untuk dicoba.

Ubah Templat Formulir Pemesanan

Templat formulir pesanan perubahan gratis untuk Excel membantu Anda tidak hanya mengidentifikasi perubahan dalam proyek Anda, tetapi juga memberikan informasi mendetail untuk memasukkannya ke dalam konteks. Misalnya, Anda dapat mencatat peluang yang akan diberikan perubahan pada pekerjaan, menjelaskan alasan perubahan, berapa lama waktu yang dibutuhkan, dan mendapatkan persetujuan dari siapa yang meminta dan mengizinkannya.

Ubah Template Log

Setelah Anda mengidentifikasi perubahan dan memiliki persetujuan untuk melanjutkan, Anda memerlukan template yang dapat melacak perubahan itu untuk memastikan Anda tetap sesuai jadwal. Templat log perubahan gratis kami untuk Excel memiliki semua detail yang Anda perlukan untuk memantau perubahan. Dari jenis permintaan hingga tanggal yang diidentifikasi, dari prioritas hingga statusnya, semuanya ada di sini untuk proses kontrol perubahan Anda.

Templat Dasbor Proyek

Manajer dan pemangku kepentingan tertarik dengan perubahan yang Anda buat pada proyek. Mereka ingin memastikan itu berjalan sesuai rencana dan tidak berdampak negatif pada proyek. Dengan templat dasbor proyek gratis kami untuk Excel, Anda dapat terus memperbarui semua orang. Template gratis membuat grafik yang menunjukkan beban kerja, biaya, dan metrik tugas setelah Anda memasukkan data secara manual.

Bagaimana ProjectManager Dapat Membantu Kontrol Perubahan Anda?

Template adalah cara yang bagus untuk memulai proses kontrol perubahan Anda, tetapi perangkat lunak menawarkan lebih banyak lagi. ProjectManager adalah proyek pemenang penghargaan dan perangkat lunak manajemen kerja yang mengatur risiko, masalah, dan perubahan dalam sebuah proyek. Kontrol perubahan benar-benar merupakan sub-proyek dari proyek yang lebih besar yang Anda kelola. Anda memerlukan perangkat lunak dengan fitur untuk menangkap apa yang mungkin bermanfaat dari perubahan, merencanakan perubahan itu, lalu memantau dan melaporkannya. Kami dapat melakukan semua itu dan lebih banyak lagi, tanpa Anda perlu meninggalkan alat kami.

Lacak Kemajuan Perubahan Anda

Perubahan terjadi karena berbagai alasan, tetapi kebanyakan diprakarsai oleh kekuatan eksternal. Mengawasi proyek Anda adalah salah satu cara untuk menemukan masalah dan menanggapinya sebelum menjadi masalah. Dasbor real-time kami melacak beberapa metrik proyek, menghitung data secara otomatis, dan menampilkan hasilnya dalam grafik dan bagan warna-warni. Penggunaan dasbor yang tepat dapat memberi Anda tanda-tanda awal tentang masalah apa pun pada proyek Anda.

Berkolaborasi dalam Ubah & Lampirkan Dokumen

Setelah Anda mengidentifikasi perubahan, langkah selanjutnya adalah melakukan pekerjaan untuk menentukan apakah perubahan itu layak untuk dilakukan atau tidak. Sementara manajer proyek akan mengumpulkan data dan membuat rekomendasi, prosesnya dapat difasilitasi oleh platform kolaboratif kami. Setiap orang di tim memiliki ruang untuk berkomentar dan bahkan melampirkan dokumen dan gambar yang terkait dengan perubahan. Ketika manajer proyek memiliki rekomendasi, mereka dapat mencadangkannya kepada pemangku kepentingan.

Buat Rencana Manajemen Perubahan

Jika perubahan Anda disetujui, maka datanglah perencanaan. Kami memiliki bagan Gantt interaktif yang mengumpulkan semua tugas Anda dan menempatkannya pada garis waktu setelah Anda menentukan durasinya. Anda kemudian dapat menautkan tugas yang bergantung, mengatur pencapaian untuk memecah proyek menjadi beberapa fase dan bahkan menetapkan dari Gantt. Tim dapat berkolaborasi dalam tugas mereka dan kemajuan ditunjukkan oleh bayangan pada bilah durasi.

ProjectManager adalah perangkat lunak berbasis cloud yang mengelola perubahan proyek dengan fitur-fitur yang membantu Anda dalam setiap langkah mengendalikan proyek Anda secara keseluruhan. Identifikasi apa yang perlu diubah, rencanakan perubahan, lalu lacak kemajuannya semua dengan alat yang sama yang sudah Anda gunakan untuk mengelola proyek yang lebih besar. Asumsikan kendali penuh atas perubahan proyek dengan mengikuti uji coba gratis selama 30 hari ini.