Apa itu Administrasi Kontrak? Praktik dan Proses Utama

Jika Anda pernah mengerjakan proyek berskala besar—khususnya proyek konstruksi—Anda pasti akrab dengan konsep administrasi kontrak. Majikan menyewa kontraktor untuk melakukan pekerjaan. Kedua pihak mencapai kesepakatan tentang apa pekerjaan itu, berapa lama waktu yang dibutuhkan dan berapa nilainya. Rincian ini diuraikan dan dipadatkan dalam dokumen resmi; kontrak.

Tapi apa sebenarnya yang dibutuhkan untuk membuat dokumen-dokumen ini? Membuat kontrak tidak sesederhana dua pihak yang duduk dan bercakap-cakap. Administrasi kontrak membutuhkan perhatian dan perhatian yang sama besarnya dengan aspek pekerjaan lainnya.

Apa itu Administrasi Kontrak?

Administrasi kontrak adalah proses menciptakan kontrak antara majikan dan kontraktor. Proses berakhir ketika kontrak disepakati dan semua orang telah menandatangani garis putus-putus. Dokumen-dokumen ini dibuat untuk melindungi kedua sisi perjanjian jika terjadi kesalahan atau perlu diubah.

Itu adalah awal dan titik akhir dari administrasi kontrak, tetapi di antaranya, ada banyak pekerjaan yang harus dilakukan seperti perencanaan, estimasi dan penawaran kontrak. Langkah pertama adalah memahami keinginan dan kebutuhan masing-masing pihak. Ini bukan tugas yang sederhana, dan ini melibatkan waktu dan usaha. Kemudian, administrator kontrak menempatkan keinginan, kebutuhan, harapan, dll. ke dalam bentuk tertulis yang mudah dipahami dan dirujuk kembali.

Administrasi kontrak bisa menjadi proses yang panjang, terutama jika ini adalah pertama kalinya pemberi kerja dan kontraktor bekerja sama. Hal ini juga dapat ditarik keluar, karena proses perencanaan proyek mungkin memerlukan perubahan kontrak. Semua perubahan dan penyesuaian ini, serta negosiasi awal, rapat, dan lainnya, berada di bawah payung administrasi kontrak.

Apa itu Administrator Kontrak?

Administrator kontrak biasanya adalah pihak ketiga dengan pengetahuan luas tentang keuangan bisnis dan hukum kontrak. Klien atau seseorang dalam tim klien terkadang dapat bertindak sebagai administrator kontrak, tetapi hal ini tidak disarankan. Dalam hal ini, administrasi kontrak dapat dengan cepat menjadi sepihak dan berat sebelah. Hal ini dapat menyebabkan permusuhan antara pemilik dan pembangun.

Administrator kontrak dipekerjakan untuk bertindak sebagai "perantara" bagi pemilik proyek, kontraktor, atau subkontraktor untuk mewakili dan mengomunikasikan kedua harapan mereka. Orang-orang ini menentukan cara terbaik untuk membuat kedua belah pihak senang dan bahkan bernegosiasi untuk masing-masing pihak, jika perlu.

Tugas administrator kontrak bervariasi tergantung pada kontrak dan jenis proyek konstruksi. Setiap kontrak akan memiliki serangkaian tuntutan yang unik. Faktor yang konsisten adalah dengan jelas mendefinisikan ketentuan kontrak dan memastikan komunikasi dan hubungan yang baik antara pemberi kerja dan kontraktor.

Apa Peran Administrator Kontrak?

Pikirkan administrator kontrak sebagai mediator yang tidak memihak. Saat kontrak dibuat, mungkin ada kesalahan, perselisihan, dan miskomunikasi. Adalah tugas administrator kontrak untuk mengawasi apa yang terjadi dan menghasilkan versi kontrak yang terbaik.

Dalam banyak hal, administrator kontrak seperti penasihat pasangan. Tidak perlu ada masalah agar pasangan mendapat manfaat dari konseling. Tapi, lebih sering daripada tidak, pengusaha dan kontraktor akan bolak-balik dalam hal persyaratan, pengadaan, harga, dan hal-hal lain sampai kedua belah pihak puas. Memiliki seseorang yang berdedikasi untuk mengelola diskusi ini membuat proses berjalan lebih lancar.

Beberapa contoh faktor yang akan menjadi tanggung jawab administrator kontrak adalah:

• Mengelola perselisihan
• Memberikan pembaruan kontrak
• Berkoordinasi dengan berbagai departemen, seperti tim hukum
• Membuat keputusan yang adil dan tidak memihak
• Menganalisis risiko
• Menetapkan standar kualitas
• Mengkomunikasikan harapan
• Mengatur rapat

Administrator kontrak ada untuk membuat hidup lebih mudah, membuat dokumen yang lebih kuat, dan memulai hubungan pemberi kerja/kontraktor yang kuat. Kontrak ini dapat membuat atau menghancurkan proyek, secara keseluruhan. Miskomunikasi dan kesalahpahaman adalah penyebab utama kegagalan proyek, dan administrator kontrak yang hebat dapat mencegah hal ini.

Administrasi Kontrak vs. Manajemen Kontrak

Administrasi kontrak biasanya disalahartikan sebagai manajemen kontrak, tetapi keduanya tidak sama. Administrasi kontrak adalah proses yang hanya terjadi sebelum kontrak diselesaikan. Setelah kontrak selesai, manajemen kontrak dimulai.

Administrator kontrak bertanggung jawab untuk memastikan kedua belah pihak senang dengan kontrak yang mereka buat bersama. Seorang manajer kontrak, di sisi lain, berurusan dengan kontrak selama proyek itu sendiri. Ini mengambil bentuk menjawab pertanyaan, membuat perubahan dan menengahi konflik. Kedua peran ini membutuhkan keahlian yang berbeda dan oleh karena itu merupakan dua peran yang berbeda.

Praktik Terbaik Untuk Administrasi Kontrak

Administrasi kontrak akan terlihat berbeda dari satu proyek ke proyek lainnya, karena setiap kontrak akan memiliki persyaratan, kesepakatan, tujuan yang berbeda, dll. Namun, ada beberapa aturan dasar yang berlaku untuk semua jenis administrasi kontrak:

• Menjadi Familiar dengan Proyek: Untuk mengelola kontrak, administrator kontrak harus memahaminya dalam konteks proyek. Dengan demikian, mereka dapat menjawab pertanyaan yang mungkin muncul pada akhirnya dan menyesuaikan strategi mereka tergantung pada jenis proyek, ukuran, dll. Mereka juga lebih siap untuk menjawab pertanyaan dari salah satu pihak dalam kontrak.
• Bersiaplah untuk Hasil yang Tidak Terduga: Ada beberapa tindakan pencegahan ekstra yang dapat dilakukan oleh administrator kontrak agar dapat selangkah lebih maju. Seorang administrator konstruksi harus mempersiapkan situasi di mana pemberi kerja atau kontraktor ingin membuat perubahan signifikan pada kontrak. Kapan dan jika ini terjadi, administrator kontrak idealnya sudah memiliki respons risiko untuk melanjutkan.
• Tetap Tujuan: Umumnya, administrator kontrak adalah pihak ketiga sehingga mereka dapat tetap sepenuhnya netral, tetapi ada saat-saat ketika mereka adalah bagian dari tim klien atau pembeli. Jika hal ini terjadi, administrator kontrak harus memberikan upaya ekstra untuk tetap benar-benar objektif.

Bagaimana ProjectManager Membantu Administrasi Kontrak

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek berbasis cloud yang mengatur segala sesuatu yang berkaitan dengan proyek Anda, mulai dari kontrak yang dibuat dengan vendor dan kontraktor hingga rencana dan laporan proyek. Dengan perangkat lunak kami yang kuat, proyek konstruksi dan administrasi kontrak menjadi lebih mudah.

Simpan File

ProjectManager memudahkan untuk mengunggah semua dokumen penting Anda di satu lokasi pusat. Ini termasuk kontrak Anda, dalam semua tahapannya. Ini berarti tidak ada lagi melompat di antara tab dan jendela yang berbeda untuk merujuk kembali ke dokumen dan korespondensi utama. Setelah mengunggah dokumen Anda ke alat kami, Anda dapat menambahkan komentar dan menandai pengguna sehingga mereka tidak melewatkan apa pun.

Rencana

Ketika semua dokumen Anda tinggal di satu tempat, Anda juga dapat merujuk ke rencana proyek, jadwal, dan lainnya saat kontrak sedang ditulis. Sebuah rencana proyek, khususnya, akan berisi informasi terkait untuk dimasukkan dalam dokumen akhir. Pantau perkembangan proyek Anda di bagan Gantt kami yang kuat dan perbarui kontrak yang sesuai, semuanya dari satu alat.

Melacak

Dasbor waktu nyata ProjectManager memberi manajer proyek konstruksi pandangan menyeluruh tentang kinerja proyek untuk memastikan kontraktor mematuhi syarat dan ketentuan kontrak. Bersama kami, Anda mendapatkan fitur yang memudahkan administrasi kontrak dan manajemen proyek konstruksi.

Konten Terkait

Administrasi kontrak sangat penting di berbagai industri. Selama ada pemilik proyek, kontraktor, dan subkontraktor, Anda akan memerlukan kontrak untuk mengelola proyek dengan sukses. Berikut adalah beberapa contoh kontrak yang umum digunakan untuk manajemen proyek.

• Kontrak Penggantian Biaya
• Kontrak Waktu & Bahan
• Kontrak Biaya Plus
• Kontrak harga tetap
• Manufaktur Kontrak

ProjectManager adalah perangkat lunak pemenang penghargaan yang membantu proyek berjalan lebih efisien. Dari bagan Gantt online untuk perencanaan visual hingga platform kolaboratif yang membantu tim bekerja sama dengan lebih baik, setiap aspek manajemen proyek Anda tercakup. Bergabunglah dengan puluhan ribu tim yang sudah menggunakan alat kami dan ikuti uji coba 30 hari ini hari ini.