Apa itu ERP dan Manfaatnya yang Harus Dimanfaatkan Setiap Bisnis?

Perkenalan

Perencanaan Sumber Daya Perusahaan yang juga disingkat ERP adalah jenis solusi perangkat lunak yang memungkinkan bisnis apa pun untuk mengintegrasikan dan mengelola proses bisnis intinya dalam satu platform terpusat. Sistem ini memungkinkan organisasi untuk mengotomatisasi dan merampingkan proses, mengurangi intervensi manual, dan meningkatkan efisiensi di berbagai bidang bisnis, seperti akuntansi, sumber daya manusia, manajemen rantai pasokan, manajemen hubungan pelanggan, manufaktur, dan banyak departemen lainnya. ERP memiliki modul khusus yang dapat membantu setiap departemen.

Perangkat lunak ERP menawarkan beberapa fitur dan modul yang dapat disesuaikan berdasarkan kebutuhan spesifik bisnis. Tujuan utama penerapan sistem ERP adalah untuk memfasilitasi aliran data dan komunikasi dalam suatu organisasi dengan memberikan pandangan terpadu dari semua operasi bisnis.

Dalam beberapa tahun terakhir, telah terjadi pergeseran dalam cara kerja dilakukan. Sebelumnya, pekerjaan dilakukan dalam beberapa saat dan selama waktu itu tidak mudah untuk melacak apa yang terjadi dan berapa lama pekerjaan itu dilakukan. Namun, dengan menggunakan perekam dan alat lain, pemberi kerja saat ini dapat dengan mudah melacak manajer, direktur, dan pemimpin lainnya. Artinya, pekerjaan bisa konsisten dan individu bisa lebih fokus pada tujuan masing-masing. Selain itu, metode komunikasi digital dapat digunakan untuk mengurangi kebutuhan akan komunikasi khusus antara manajer dan karyawan yang dapat menjadi cara komunikasi yang memakan waktu dan lamban.

Evolusi ERP

Sistem ERP telah berkembang dari waktu ke waktu, dimulai dari awal 1960-an ketika bisnis mulai menggunakan komputer mainframe untuk mengelola operasi mereka. Pada 1980-an, perusahaan mulai menyadari manfaat menggunakan solusi perangkat lunak terintegrasi, dan sistem ERP mulai muncul, pada saat inilah ERP sebagai sistem mulai mendapatkan pengakuan. Sistem ERP pertama, Material Requirements Planning (MRP), dirancang untuk mengelola persediaan dan perencanaan produksi di perusahaan manufaktur.

Selama bertahun-tahun, sistem ERP berevolusi untuk menyertakan lebih banyak fitur dan fungsionalitas. Saat ini, sistem perangkat lunak ERP dapat disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan spesifik berbagai industri, termasuk ritel, perawatan kesehatan, keuangan, logistik, dan banyak lagi.

Ada beberapa perubahan besar yang terjadi di dunia ERP saat ini, dan semuanya memiliki satu kesamaan: semuanya didasarkan pada gagasan bahwa lebih banyak lebih baik.

Perubahan pertama adalah perusahaan menjadi lebih menuntut dengan orang-orang yang membeli dan menjual melalui sistem ERP. Permintaan akan perangkat lunak telah meningkat setiap tahun selama beberapa tahun terakhir, dan meskipun masih banyak orang yang tidak memahami atau menggunakan ERP, saat ini pertumbuhannya mengesankan.

Perubahan kedua adalah industri menjadi semakin beragam. Apa yang dulunya dianggap sebagai area "putih-panas" di ERP sekarang tampaknya menjadi area minat yang lebih umum untuk bisnis. Ini karena meningkatnya permintaan untuk perangkat lunak, dan untuk area minat yang lebih umum bagi bisnis yang memahami ERP.

Perubahan ketiga dan terakhir adalah bahwa industri menjadi lebih kompetitif. Inilah sebabnya mengapa ERP lebih sering diperbarui dan mengapa ada begitu banyak startup baru dan perusahaan yang sudah ada yang memperluas layanan mereka untuk menyediakan ERP versi mereka sendiri.

Semua perubahan ini hanyalah hasil dari pemahaman bahwa ERP terus berkembang dan akan terus berkembang, untuk tetap berada di depan persaingan. Akibatnya, penting untuk diingat saat Anda bekerja dengan bidang ERP yang terus berkembang ini.

Jenis Sistem ERP

Sistem ERP dapat diklasifikasikan ke dalam dua kategori utama yaitu On-premise dan Cloud-based.

1. ERP Di Tempat:

Jenis sistem ERP ini biasanya dipasang dan dihosting secara lokal di server organisasi. Perangkat lunak hanya dapat diakses dalam jaringan perusahaan, dan bisnis memiliki kendali penuh atas penyesuaian data dan sistem mereka. Namun, sistem ERP on-premis memerlukan investasi yang signifikan dalam perangkat keras, infrastruktur, dan pemeliharaan.

Jenis sistem ERP ini dihosting di cloud, dan bisnis dapat mengaksesnya dari jarak jauh melalui internet. Sistem ERP berbasis cloud menawarkan beberapa manfaat, termasuk skalabilitas, efektivitas biaya, dan fleksibilitas. Bisnis dapat memilih model penetapan harga berbasis langganan, yang menghilangkan kebutuhan akan investasi awal yang signifikan.

Ada tiga jenis utama perencanaan sumber daya ERP:

1. Jenis data:

Data adalah aset yang sangat penting dari bisnis apa pun, informasi apa pun yang diperlukan untuk merencanakan dan mengelola bisnis sangatlah penting. Ini mencakup data yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan bisnis, seperti data yang diperlukan untuk layanan pelanggan, barang yang dikirimkan pelanggan, atau data yang diperlukan untuk pemantauan kredit.

2. Konsep atau desain untuk data:

Ini adalah pendekatan yang diambil sehubungan dengan bagaimana data dibuat, diakses, disortir, atau kombinasi data lainnya digunakan untuk membuat keputusan. Ini adalah pendekatan yang diambil sehubungan dengan data ringan, seperti apa yang dibutuhkan untuk analisis.

3. Terjadwal/resmi mulai digunakan:

Ini adalah pendekatan yang diambil sehubungan dengan kapan data digunakan, berapa lama digunakan, dan kapan harus dihapus dari sistem.

Manfaat Sistem ERP

1. Peningkatan efisiensi dan produktivitas:

Sistem ERP tidak hanya mengotomatiskan dan merampingkan proses bisnis tetapi juga mengurangi intervensi manual dan meningkatkan akurasi. Ini mengarah pada peningkatan efisiensi dan produktivitas, menghasilkan penghematan biaya dan alokasi sumber daya yang lebih baik, sehingga meningkatkan efisiensi dan produktivitas keseluruhan semua karyawan.

2. Peningkatan pengambilan keputusan:

Sistem ERP menyediakan data dan wawasan secara real-time, memungkinkan bisnis membuat keputusan yang lebih baik berdasarkan informasi yang akurat dan terkini. Sistem ERP akan membantu bisnis mengidentifikasi tren, melacak kinerja, dan peluang pertumbuhan. Karena data yang akurat dan peramalan yang hampir sempurna berdasarkan input data, pengambilan keputusan dalam organisasi meningkat.

3. Peningkatan layanan pelanggan:

Sistem ERP membantu bisnis mengelola data dan interaksi pelanggan dengan sangat baik dan terorganisir, memungkinkan mereka untuk menyediakan layanan yang dipersonalisasi dan meningkatkan tingkat kepuasan pelanggan. Dengan mengintegrasikan data pelanggan dengan operasi bisnis lainnya, bisnis dapat menawarkan pengalaman pelanggan yang mulus dan mampu menargetkan sekelompok audiens yang relevan dengan produk yang sangat berguna untuk konversi yang lebih baik.

4. Manajemen inventaris yang lebih baik:

Sistem ERP membantu bisnis mengelola tingkat inventaris, sehingga mengurangi kemungkinan kehabisan stok dan kelebihan stok. Ini mengarah pada penghematan biaya, layanan pelanggan yang lebih baik, dan pemanfaatan sumber daya yang lebih baik dibandingkan dengan mereka yang tidak memiliki sistem ERP.

5. Peningkatan manajemen keuangan:

Sistem ERP membantu bisnis mengelola data keuangan, termasuk hutang, piutang, dan buku besar keseluruhan bagian keuangan dapat dikelola di satu tempat. Hal ini mengarah pada pelaporan keuangan yang akurat, manajemen arus kas yang lebih baik, dan pengambilan keputusan keuangan yang lebih baik melalui organisasi dan antar departemen.

6. Manajemen rantai pasokan yang lebih baik:

Sistem ERP membantu bisnis mengelola seluruh rantai pasokan, mulai dari pengadaan hingga produksi hingga pengiriman. Ini mengarah pada manajemen pemasok yang lebih baik, perencanaan produksi yang lebih baik, dan waktu pengiriman yang lebih baik.

7. Peningkatan manajemen proyek:

Sistem ERP membantu bisnis mengelola proyek, termasuk penjadwalan, penganggaran, dan alokasi sumber daya. Ini mengarah pada perencanaan proyek yang lebih baik, peningkatan pelaksanaan proyek, dan hasil proyek yang lebih baik.

8. Peningkatan kolaborasi:

Sistem ERP memungkinkan departemen yang berbeda dalam suatu organisasi untuk bekerja sama secara mulus dengan menyediakan platform bersama untuk data dan komunikasi. Ini meningkatkan kolaborasi meningkatkan komunikasi dan mengurangi silo.

9. Kepatuhan yang lebih baik:

Sistem ERP membantu bisnis mematuhi persyaratan peraturan dan standar industri, seperti Sarbanes-Oxley, HIPAA, dan ISO. Hal ini menyebabkan pengurangan risiko dan peningkatan kepatuhan. Ini juga berarti bahwa dengan menerapkan ERP standar seluruh industri dapat ditingkatkan karena setiap organisasi akan memiliki sistem yang memenuhi standar global.

10. Peningkatan kualitas data:

Sistem ERP membantu bisnis menjaga keakuratan dan keamanan data dengan menyediakan alat validasi dan verifikasi data. Ini mengarah pada kualitas data yang lebih baik, pengambilan keputusan yang lebih baik, dan kesalahan yang berkurang.

11. Peningkatan skalabilitas:

Sistem ERP dapat disesuaikan dan diskalakan untuk memenuhi perubahan kebutuhan bisnis, dari startup kecil hingga perusahaan besar. Setiap bisnis dapat memanfaatkan sistem ERP terlepas dari tingkat penerapannya. ERP mengarah pada peningkatan fleksibilitas, pengurangan biaya TI, dan peningkatan ketangkasan bisnis.

12. Kecerdasan bisnis yang lebih baik:

Sistem ERP menyediakan analisis data dan alat pelaporan yang memungkinkan bisnis menganalisis data dan mengidentifikasi tren. Ini mengarah pada kecerdasan bisnis yang lebih baik, peramalan yang lebih baik, dan pengambilan keputusan yang lebih baik.

13. Peningkatan manajemen vendor:

Sistem ERP membantu bisnis mengelola hubungan vendor, mulai dari sumber hingga siklus pembayaran. Sistem ERP juga mengarah pada pemilihan vendor yang lebih baik, negosiasi kontrak yang lebih baik, dan kinerja vendor yang lebih baik.

14. Peningkatan manajemen karyawan:

Sistem ERP membantu bisnis mengelola data karyawan, termasuk penggajian, tunjangan, dan kinerja. Ini mengarah pada keterlibatan karyawan yang lebih baik, peningkatan retensi, dan pengurangan biaya SDM. Ini sangat membantu untuk melacak kinerja dan alokasi tugas di masa mendatang.

15. Peningkatan manajemen risiko:

Sistem ERP membantu bisnis mengelola risiko dengan menyediakan data dan analitik real-time. Ini mengarah pada penilaian risiko yang lebih baik, mitigasi risiko yang lebih baik, dan pengurangan risiko bisnis. Sistem ERP dapat memperingatkan bisnis tentang risiko terlebih dahulu tetapi tidak dapat membantu menghindarinya sepenuhnya.

16. Manajemen data yang lebih baik:

ERP memberi bisnis akses real-time ke data penting yang juga terpusat memungkinkan analitik dan pengambilan keputusan yang lebih baik. Ini juga memungkinkan bisnis untuk menganalisis data di berbagai departemen, yang dapat mengungkapkan wawasan dan peluang baru untuk pertumbuhan.

17. Pengurangan biaya:

ERP menghilangkan entri data yang berlebihan dan merampingkan proses bisnis, yang dapat menghasilkan penghematan biaya yang signifikan. Ini juga dapat membantu bisnis mengidentifikasi area di mana mereka dapat memangkas biaya, seperti dengan mengurangi tingkat inventaris atau mengoptimalkan proses rantai pasokan.

Kesimpulan

Kesimpulannya, ERP telah banyak berkembang dan akan terus berkembang untuk kemajuan bisnis. Ada dua opsi implementasi untuk dipilih, On-premise atau berbasis cloud yang sepenuhnya bergantung pada preferensi bisnis. Berbagai manfaat yang ditawarkan ERP adalah manajemen data yang lebih baik, pengurangan biaya, manajemen karyawan yang lebih baik, skalabilitas, manajemen keuangan yang lebih baik, dan banyak lagi yang penting untuk menciptakan keunggulan kompetitif dibandingkan pesaing.