Apa itu Desain Organisasi? Jenis, Prinsip & Lainnya

Kebanyakan orang berpikir integritas berarti jujur. Meskipun ini benar, kata tersebut memiliki arti lain yang penting bagi manajemen proyek: keadaan utuh dan tidak terbagi. Dalam arti tertentu, Anda dapat menyebut desain organisasi sebagai pendekatan untuk menciptakan integritas dalam organisasi Anda.

Misalnya, sebuah bangunan yang tidak memiliki integritas tidak dapat berdiri. Dengan cara yang sama, proyek yang bukan bagian dari desain organisasi yang lebih besar mungkin akan kesulitan untuk berhasil. Mari kita definisikan desain organisasi dan berbagai jenis serta prinsipnya.

Apa itu Desain Organisasi?

Desain organisasi adalah proses untuk menyusun dan menjalankan organisasi. Dibutuhkan pendekatan holistik untuk pekerjaan yang dilakukan dalam suatu organisasi termasuk formasi tim, pola shift, pelaporan, pengambilan keputusan, metode komunikasi dan banyak lagi. Tujuan dari desain organisasi adalah untuk membantu organisasi unggul dalam apa yang dilakukannya dan membantu memenuhi tujuannya. Itu bisa berarti segalanya, mulai dari reorganisasi skala besar hingga perubahan halus dalam struktur dan sistem.

Desain organisasi sering ikut bermain ketika sebuah organisasi tumbuh atau, sebaliknya, jika perampingan. Salah satu dari pergeseran ini mengharuskan perusahaan untuk memeriksa kembali bagaimana ia melakukan bisnis. Alasan lain bahwa desain organisasi yang cepat mencakup perubahan dalam kepemimpinan, strategi atau pasar di mana organisasi beroperasi.

Mengapa desain organisasi diimplementasikan hanya untuk meningkatkan cara kerja organisasi. Itu bisa berarti segalanya, mulai dari menunjukkan inefisiensi hingga membuat keputusan yang lebih baik dan lebih cepat. Desain organisasi dapat meningkatkan kualitas barang atau jasa yang dihasilkan organisasi, meningkatkan keuntungan, dan memperkuat hubungan dengan basis pelanggannya. Secara internal, hal ini dapat menciptakan kondisi kerja yang lebih aman, tenaga kerja yang lebih bahagia, lebih termotivasi, dan mempersiapkan bisnis dengan lebih baik untuk tantangan di masa depan.

Membuat dan mengimplementasikan desain organisasi dianggap sebagai proyek, sesuatu yang lebih berhasil dengan perangkat lunak manajemen proyek. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek yang membantu mengatur, memantau, dan melaporkan perencanaan proyek. Bagan Gantt kami mengumpulkan semua tugas Anda, menautkan dependensi untuk menghindari kemacetan, dan bahkan memfilter jalur kritis. Anda dapat menetapkan garis dasar untuk melacak kemajuan aktual Anda terhadap kemajuan yang direncanakan secara real time agar tetap sesuai jadwal. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis.

Prinsip Desain Organisasi

Anda hanya memiliki satu kesempatan di desain organisasi dan itu membutuhkan banyak waktu dan usaha. Jika Anda tidak melakukannya dengan benar, Anda tidak akan menuai hasilnya dan kemungkinan besar Anda tidak akan mendapatkan kesempatan kedua. Ini membuatnya penting untuk mengetahui prinsip-prinsip desain organisasi dan bagaimana menjalani proses dengan benar.

Setiap organisasi berbeda, tentu saja, tetapi mereka semua memiliki kesamaan tertentu. Sementara 10 prinsip panduan ini mungkin sedikit berubah tergantung pada siapa yang menerapkannya, mereka tetap menjadi peta jalan yang adil bagi para pemimpin yang ingin mengkalibrasi ulang organisasi mereka untuk mencapai beberapa dari banyak manfaat yang mungkin diperoleh dari desain organisasi.

1. Bebaskan Diri Anda Dari Masa Lalu: Organisasi harus melihat secara reflektif pada dirinya sendiri, tujuannya dan bagaimana perubahan pada pilar-pilar dasar tersebut akan mempengaruhi klien, karyawan, dan investor. Saat Anda mulai mengeksplorasi perubahan, pikirkan tentang bagaimana mereka dapat membedakan Anda dari pesaing dan bagaimana perubahan ini akan terjadi selama beberapa tahun ke depan.
2. Desain Dengan Pengetahuan tentang DNA Anda: Untuk mengetahui apa yang harus diprioritaskan dalam desain organisasi, mundurlah dan identifikasi blok bangunan universal organisasi Anda. Semua organisasi dapat dibagi menjadi elemen nyata atau formal seperti bagaimana keputusan dibuat, bagaimana data diproses dan bagaimana pekerjaan dibagi. Bisnis juga memiliki elemen tidak berwujud atau informal seperti bagaimana orang bertindak dan terinspirasi untuk berkontribusi.
3. Perbaiki Struktur Anda Terakhir: Bagan organisasi perusahaan mungkin tampak seperti langkah pertama yang logis, tetapi Anda ingin membuat jembatan yang akan membawa organisasi dari cara lama ke cara baru. Adalah kesalahan umum untuk berpikir bahwa Anda dapat dengan mudah melompat dari satu struktur ke struktur lainnya. Struktur itu adalah langkah terakhir setelah Anda melakukan segalanya untuk mendukungnya dan perubahan yang akan dimulainya.
4. Gunakan Bakat Terbaik Anda: Anda membuat perubahan dengan memberdayakan orang-orang di organisasi Anda, jadi apa pun perubahan struktural yang Anda rencanakan, Anda ingin mengidentifikasi kekuatan dari para pelaku utama Anda dan memastikan mereka diberdayakan untuk berkolaborasi dan memfasilitasi perubahan tersebut . Tim kepemimpinan bertanggung jawab atas keberhasilan desain organisasi.
5. Ketahui Apa yang Dapat Anda Kendalikan: Penting untuk membuat daftar kendala yang memperlambat Anda sebagai sebuah organisasi dan pengorbanan yang selalu Anda lakukan. Ketahui keterbatasan Anda sebelum mencoba menjalankan desain organisasi baru. Anda juga harus menyadari peraturan, kekurangan pasokan, dan permintaan pelanggan yang berada di luar kendali Anda, tetapi jangan menghabiskan terlalu banyak waktu untuk berfokus pada hal-hal yang dapat Anda ubah.
6. Promosikan Akuntabilitas: Anda ingin membuat semua orang bertanggung jawab atas pekerjaan mereka yang membutuhkan transparansi dan komunikasi yang jelas, bukan pengelolaan mikro. Ini mungkin satu-satunya perubahan terpenting yang dapat Anda lakukan untuk organisasi Anda. Jika komunikasi mengalir tanpa hambatan dan semua orang bertanggung jawab atas pekerjaan mereka, struktur yang Anda rancang akan bekerja lebih baik.
7. Pembandingan Tidak Sepenting yang Anda Pikirkan: Mungkin ada masalah dengan melacak apa yang dilakukan pesaing. Meskipun dapat membantu mengoptimalkan desain Anda dan mengekspos masalah tersembunyi, itu juga mengubah kemampuan unik Anda. Tidaklah produktif untuk membandingkan organisasi Anda dengan organisasi lain yang mungkin memiliki proposisi nilai atau kemampuan yang berbeda. Jika Anda harus melakukan benchmark, fokuslah pada elemen tertentu daripada keseluruhan organisasi.
8. Desain Organisasi Harus Sesuai dengan Tujuan Perusahaan: Setiap organisasi berbeda dan struktur yang tepat untuk organisasi Anda kemungkinan besar tidak akan cocok dengan yang lain. Saat merancang organisasi, pastikan itu selaras dengan tujuan Anda dan konsisten di seluruh organisasi.
9. Jangan Abaikan Elemen Tak Berwujud: Sangat mudah untuk fokus pada elemen nyata dari desain organisasi, seperti hak keputusan dan bagan organisasi, tetapi itu tidak akan mendapatkan hasil yang Anda inginkan. Sebaliknya, seimbangkan yang berwujud dengan yang tidak berwujud jika Anda ingin menyelesaikan sesuatu. Yang nyata itu penting tetapi tanpa membahas bagaimana orang berpikir dan bertindak dalam struktur itu, Anda tidak akan mengubah apa pun.
10. Bangun Kekuatan Anda: Salah satu cara terbaik untuk menerapkan desain organisasi yang sukses adalah dengan membangun kekuatan Anda. Seringkali desain organisasi sangat jauh dari nilai-nilai inti dan kekuatan organisasi sehingga ditakdirkan untuk gagal. Pastikan untuk menemukan kekuatan organisasi dan bangun di atas fondasi itu.

Terkait: Template Analisis SWOT Gratis

Jenis Desain Organisasi

Sama seperti tidak ada satu jenis organisasi, tidak ada satu jenis desain organisasi. Berbagai struktur organisasi ini merupakan kerangka kerja bagi organisasi untuk membedakan kekuasaan dan wewenang, peran dan tanggung jawab dan menentukan bagaimana informasi akan mengalir melalui organisasi. Mari kita lihat beberapa struktur desain organisasi yang lebih umum yang mendukung desain organisasi.

Struktur Hirarki

Ini adalah bagan organisasi bersama piramida dengan CEO atau manajer di atas dan setiap level turun dalam rantai komando hingga basisnya adalah karyawan tingkat pemula. Ini mendefinisikan otoritas, menunjukkan kepada semua orang kepada siapa mereka melapor dan memperjelas jalur karier. Namun, struktur hierarkis dapat memperlambat inovasi dan membuat mereka yang berada di dasar piramida merasa seolah-olah berada di luar proses.

Struktur fungsional

Seperti dalam struktur hierarkis, mereka yang memiliki otoritas dan tanggung jawab lebih ditempatkan di bagian atas bagan dan kemudian turun dengan tanggung jawab. Namun, organisasi ditentukan oleh keahlian dan fungsi di perusahaan, dengan masing-masing departemen dikelola secara independen. Ini memberi departemen rasa penentuan nasib sendiri dan strukturnya dapat dengan mudah diskalakan. Tetapi struktur fungsional juga dapat menciptakan silo dalam organisasi dan menghalangi komunikasi antardepartemen.

Struktur Horisontal atau Datar

Kebalikan dari struktur hierarkis, struktur horizontal populer di kalangan perusahaan rintisan dan organisasi lain di mana tidak ada jarak yang jauh antara manajemen dan karyawan. Ini mendorong lebih sedikit pengawasan dan lebih banyak keterlibatan dari semua orang dalam organisasi. Karyawan merasa memiliki dan mengambil lebih banyak tanggung jawab. Ini mendorong komunikasi dan mempercepat penyampaian ide-ide baru. Namun, mungkin ada kurangnya pengawasan yang menyebabkan kebingungan dan sulit untuk dipertahankan dalam skala besar.

Struktur Divisi

Sesuai dengan namanya, setiap divisi dalam organisasi mengendalikan sumber dayanya sendiri seolah-olah perusahaan independen dalam organisasi yang lebih besar. Setiap divisi memiliki tim pemasaran, penjualan, dan TI sendiri. Struktur ini cocok untuk organisasi yang lebih besar dan memungkinkan mereka untuk menjadi lebih fleksibel, cepat menanggapi perubahan pasar dan kebutuhan pelanggan dengan pendekatan yang disesuaikan. Itu juga dapat membuat sumber daya duplikat, membuang-buang waktu dan energi. Komunikasi antar divisi juga dapat menjadi sulit, yang menyebabkan persaingan internal dalam organisasi yang lebih besar.

Struktur matriks

Struktur seperti kisi ini sangat bagus untuk tim lintas fungsi yang dibuat untuk melayani proyek khusus. Struktur ini membantu menghubungkan pihak-pihak yang berbeda. Struktur matriks juga membantu manajer dengan mudah menemukan anggota tim untuk proyek apa pun yang mereka pimpin dan memberikan pandangan organisasi yang lebih dinamis. Karyawan didorong untuk menggunakan keterampilan mereka di luar yang diterapkan pada peran asli mereka. Hal ini dapat menciptakan konflik antara manajer di departemen yang berbeda.

Struktur Berbasis Tim

Seperti namanya, struktur ini mengatur karyawan berdasarkan tim. Ini bertentangan dengan apa yang dianggap sebagai struktur hierarki tradisional dan ideal untuk lingkungan kolaboratif yang lebih pemecahan masalah di mana karyawan memiliki kontrol lebih besar. Ini dapat meningkatkan produktivitas dan kinerja, mendobrak mentalitas silo demi transparansi yang lebih besar. Ini juga memungkinkan gerakan lateral di seluruh organisasi dan memberikan pengawasan manajerial yang lebih sedikit. Ini sangat cocok untuk manajemen proyek yang gesit dan tim scrum. Itu cenderung membuat jalur promosi kurang jelas.

Struktur Jaringan

Struktur ini bekerja dengan baik untuk organisasi yang tidak memiliki layanan terpusat. Mereka bekerja dengan vendor, subkontraktor, pekerja lepas, lokasi di luar kantor, dan kantor satelit. Untuk menertibkan campuran yang tampaknya kacau ini, struktur jaringan membantu komunikasi terbuka antara mereka yang terlibat dalam hierarki kuno. Ini memvisualisasikan berbagai hubungan di dalam dan di luar lokasi dalam organisasi, menumbuhkan lingkungan yang lebih fleksibel dan membantu semua orang memahami alur kerja sehingga mereka dapat berkolaborasi dengan lebih bebas. Ini masih bisa rumit, dan menyulitkan untuk mengetahui siapa yang memiliki otoritas atas apa.

Bagaimana ProjectManager Membantu Setelah Desain Organisasi

Apa pun jenis desain organisasi yang Anda terapkan di perusahaan Anda, ProjectManager adalah satu-satunya alat manajemen proyek dan pekerjaan yang Anda perlukan untuk menghubungkan tim hibrida Anda dan membantu mereka meningkatkan produktivitas. Berbagai tampilan proyek kami berarti Anda dapat bekerja sesuai keinginan Anda, baik dalam struktur hierarkis yang lebih tradisional, struktur datar, gesit, atau versi hibrida.

Visualisasikan Alur Kerja Dengan Papan Kanban

Kami telah menunjukkan kepada Anda bagan Gantt yang bagus untuk struktur hierarkis, tetapi itu hanya salah satu dari beberapa tampilan proyek kami. Untuk struktur datar atau berbasis tim, Anda akan ingin menggunakan papan kanban untuk mengelola backlog dan merencanakan sprint secara kolaboratif. Manajer mendapatkan transparansi dalam proses dan dapat mengalokasikan kembali sumber daya sesuai kebutuhan untuk menghindari kemacetan dan menjaga tim tetap bekerja sesuai kapasitas.

Lacak Kemajuan dan Performa secara Real Time

Tidak cukup hanya memiliki alat untuk memenuhi dikte desain organisasi yang Anda miliki, Anda perlu memantau pekerjaan Anda untuk memastikan itu memenuhi harapan Anda. Perangkat lunak kami memberikan data waktu nyata untuk pengambilan keputusan yang lebih mendalam. Dapatkan tampilan tingkat tinggi dengan dasbor langsung kami yang melacak enam metrik proyek. Tidak diperlukan penyiapan dan dasbor secara otomatis menghitung data untuk Anda. Untuk mempelajari data lebih dalam, ada pelaporan sekali klik, yang dapat difilter untuk hanya menampilkan informasi yang ingin Anda lihat. Kemudian, bagikan dengan pemangku kepentingan agar mereka tetap diperbarui.

Apapun desain organisasi yang Anda gunakan, komunikasi adalah kuncinya. Perangkat lunak kami kolaboratif pada intinya, membuatnya mudah untuk berbagi paket, file, dan lainnya. Anda dapat mengomentari tugas dan mendapatkan pemberitahuan melalui email dan di aplikasi saat ada yang diperbarui. Ada satu sumber kebenaran yang membuat semua orang bekerja sama dan produktif.

ProjectManager adalah perangkat lunak pemenang penghargaan yang menghubungkan tim hybrid dan mendorong efisiensi yang lebih besar. Ini memfasilitasi desain organisasi dari semua jenis, apakah tim bersama atau didistribusikan, terlepas dari keahlian atau departemen mereka. Bergabunglah dengan tim di NASA, Siemens, dan Nestle untuk meraih kesuksesan dengan alat kami. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis.