Apa itu Perencanaan Organisasi dalam Manajemen Proyek?

Jika Anda ingin memulai atau mengembangkan bisnis (atau hanya mempertahankan bisnis yang menguntungkan), Anda memerlukan rencana bisnis. Tapi tidak semua rencana itu sama. Jika Anda perlu mendefinisikan bisnis Anda dan tujuannya, Anda perlu menggunakan perencanaan organisasi.

Perencanaan itu memberikan jalan yang jelas ke depan. Saat Anda mengatur berbagai departemen bisnis Anda, semua orang tahu apa fungsinya—serta tugas dan proses yang diperlukan untuk mencapai tujuan bisnis Anda.

Apa itu Perencanaan Organisasi?

Perencanaan organisasi adalah bagaimana pemilik bisnis mengatur operasi bisnis sehari-hari. Hal ini dapat berkisar dari hal-hal sederhana, seperti alasan keberadaan perusahaan, hingga pertimbangan yang lebih kompleks, seperti menetapkan tujuan untuk mewujudkan tujuan tertentu. Anda menggunakan rencana organisasi sebagai kerangka kerja untuk menciptakan tugas yang, ketika dijalankan, akan memungkinkan perusahaan mencapai tujuannya.

Perencanaan organisasi sering digunakan untuk meningkatkan bisnis perusahaan secara keseluruhan, tetapi perusahaan dapat mengarahkannya ke tenaga kerja, keuangan, atau produknya. Oleh karena itu, ada berbagai jenis tujuan perencanaan organisasi; dari pengembangan tenaga kerja dan perencanaan keuangan hingga produk, layanan, dan perencanaan ekspansi.

Itu banyak data untuk diatur. ProjectManager memiliki bagan Gantt interaktif yang membantu Anda mengatur semua informasi itu, membuat rencana fungsional, dan mengelolanya dengan sukses. Coba ProjectManager hari ini gratis!

Mengapa Perencanaan Organisasi Itu Penting

Tak perlu dikatakan bahwa semakin baik Anda mengatur perusahaan Anda, semakin baik kinerja perusahaan Anda. Perencanaan organisasi penting karena memungkinkan perusahaan mengembangkan perencanaan yang efektif dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Memiliki rencana organisasi juga membantu karena perusahaan yang siap merespon dengan lebih baik terhadap perubahan di tempat kerja. Selanjutnya, perencanaan organisasi memperjelas peran, tanggung jawab, dan harapan semua orang di perusahaan. Ini membantu manajemen memastikan mereka memenuhi tolok ukur yang ditentukan.

Karena perencanaan organisasi menciptakan struktur di mana hubungan antara tim dan manajer didefinisikan dengan jelas, itu juga dapat mengungkapkan di mana ada kekurangan, masalah, atau kewajiban. Perusahaan kemudian dapat mengatasi keterbatasan hamstring ini.

Proses Perencanaan Organisasi yang Khas

Fase-fase perencanaan organisasi ini didefinisikan dalam empat proses ini:

1. Perencanaan Strategis: Ini adalah gambaran besar bagi perusahaan. Di sini, Anda menentukan tujuan perusahaan. Tujuan harus selaras dengan keseluruhan misi, visi dan nilai-nilai perusahaan. Proses ini melibatkan manajemen tingkat atas, meskipun Anda dapat membawa karyawan ke dalam diskusi.
2. Perencanaan Taktis: Selanjutnya, diskusi bergerak ke arah bagaimana mengimplementasikan rencana yang dikembangkan. Ini lebih merupakan tujuan jangka pendek, biasanya durasinya tidak lebih dari satu tahun. Di sinilah manajemen menengah mengambil bola, dalam hal membuat rencana dan kampanye pemasaran.
3. Perencanaan Operasional: Sekarang kita telah sampai pada operasi sehari-hari yang diperlukan untuk melaksanakan rencana taktis. Di sinilah Anda mengatur jadwal kerja, kebijakan, aturan dan peraturan untuk karyawan. Anda juga menetapkan tugas tertentu dan membuat protokol untuk melacak pekerjaan.
4. Perencanaan Kontinjensi: Sangat penting untuk memiliki satu atau dua rencana cadangan jika terjadi peristiwa atau masalah tak terduga yang membuat rencana awal menjadi tidak mungkin. Luangkan waktu untuk memikirkan kemungkinan risiko dan tanggapan. Peristiwa termasuk bencana alam, malfungsi perangkat lunak atau kepergian eksekutif tingkat C dari perusahaan.

Cara Membuat Rencana Organisasi

Empat fase proses perencanaan organisasi membuat kerangka kerja, tetapi ada langkah yang berbeda ketika membuat rencana organisasi:

1. Mulailah dengan tujuan dan sasaran perusahaan: Di mana Anda ingin berada dalam jangka pendek dan jangka panjang?
   Kemudian, bentuk tim untuk memimpin pelaksanaan, pelacakan, dan kemajuan rencana.
2. Buat bagan yang menggambarkan struktur organisasi rencana: Bagikan dengan seluruh perusahaan dan terus perbarui kemajuan mereka saat Anda mencapai tonggak yang ditetapkan untuk jangka panjang dan pendek.
3. Tentukan tujuan dan sasaran perusahaan: Buatlah daftar terperinci ini untuk membantu semua orang memahami tujuan dan sasaran, serta bagian mereka dalam mewujudkannya.
4. Buat daftar tugas dengan peran untuk semua orang di tim Anda: Tetapkan tugas mereka dan pastikan tim memahami apa yang diharapkan dari mereka.
5. Tinjau di mana perusahaan saat ini: Proses apa yang ada saat ini? Meninjau ini memungkinkan tim untuk melihat apa yang perlu mereka lakukan untuk mencapai target pertumbuhan perusahaan.
6. Ambil apa yang telah Anda kumpulkan dan masukkan ke dalam dokumen: Gunakan ini untuk melacak kemajuan saat Anda menjalankan rencana organisasi.

Bagaimana Mengkomunikasikan Rencana Organisasi Anda kepada Tim

Setelah Anda membuat rencana organisasi, Anda perlu mengomunikasikannya kepada tim. Ini adalah langkah penting. Jika Anda menerapkan rencana tanpa semua orang memahaminya, Anda mungkin memiliki masalah yang mungkin menggagalkan seluruh rencana.

Salah satu cara untuk membuat semua orang berada di halaman yang sama adalah dengan mengadakan rapat di seluruh perusahaan. Miliki agenda ketat yang merinci rencana organisasi, dan dapatkan umpan balik dari mereka yang hadir. Anda juga dapat membuat satu lembar, dan mendistribusikannya sebelum atau selama rapat.

Jika perusahaan Anda memiliki perangkat lunak manajemen proyek, Anda dapat membawa seluruh perusahaan dalam rencana organisasi, menetapkan tugas dan berkomunikasi melalui alat jika mereka memiliki pertanyaan. Kemudian, ketika Anda menerapkan rencana organisasi, Anda dapat melacak kemajuan dan memastikan semua orang tetap berkomunikasi.

Bagaimana ProjectManager Membantu Perencanaan Organisasi

ProjectManager adalah alat berbasis cloud dengan beberapa tampilan proyek yang memungkinkan manajer dan tim mereka untuk memilih alat yang ingin mereka gunakan. Apa pun yang mereka gunakan, data dibagikan di seluruh platform sehingga semua orang bekerja dari data terbaru.

Lay Out Seluruh Rencana di Gantt Charts

Mulailah merencanakan dengan mengatur tugas dan menambahkan tenggat waktu. Bagan Gantt adalah alat tradisional untuk mendapatkan semua pekerjaan Anda pada garis waktu, tetapi tidak semua bagan Gantt sama. Tampilan proyek bagan Gantt ProjectManager memungkinkan Anda memfilter jalur kritis tanpa perhitungan rumit. Anda melihat apa yang penting, dan apa yang dapat Anda lewati, jika waktu dan uang menjadi masalah.

Tetapkan Garis Dasar untuk Melacak Kemajuan

Setelah jadwal selesai, Anda dapat menetapkan garis dasar. Ini menangkap upaya terencana Anda seputar tugas, biaya sumber daya, dan lainnya. Itu berarti, begitu Anda mulai menjalankan rencana Anda, Anda dapat membandingkan upaya yang sebenarnya dengan upaya yang direncanakan untuk memastikan Anda tetap pada jalurnya.

Dapatkan Data Real-Time dari Dasbor dan Laporan

Untuk mengawasi kemajuan dan kinerja, gunakan dasbor langsung ProjectManager. Ini mengumpulkan data, secara otomatis menghitungnya dan menampilkannya dalam grafik dan bagan yang mudah dibaca. Tidak seperti perangkat lunak lain, Anda tidak perlu mengkonfigurasi dasbor; itu aktif dan berjalan dari awal.

ProjectManager adalah perangkat lunak pemenang penghargaan yang memiliki semua yang Anda butuhkan untuk merencanakan, melaksanakan, dan melacak rencana organisasi Anda. Dengan lembar waktu, pemberitahuan otomatis, dan papan kanban, manajer mendapatkan transparansi dan tim memiliki otonomi untuk mengelola tugas mereka. Lihat bagaimana ProjectManager dapat membantu Anda dengan perencanaan organisasi dan lakukan uji coba gratis hari ini.