Apa itu Akuntansi Proyek? Prinsip, Metode & Lainnya

Untuk tetap berpegang pada anggaran proyek Anda, Anda harus melacak biaya. Akuntansi proyek, seperti halnya akuntansi umum, adalah metode dimana manajer proyek dapat mengelola keuangan proyek.

Akuntansi proyek tidak sama dengan menyeimbangkan buku cek Anda atau bahkan mencari jasa akuntan publik bersertifikat karena itu unik untuk manajemen proyek. Mari kita lihat apa itu akun proyek serta prinsip dan metodenya.

Apa itu Akuntansi Proyek?

Akuntansi proyek mengacu pada semua elemen yang terkait dengan transaksi keuangan dalam suatu proyek. Ini mencakup semuanya, mulai dari biaya proyek, penagihan, dan pendapatan. Manajer proyek dan akuntan menggunakan akuntansi proyek saat melaksanakan tugas keuangan pada proyek. Manajemen menerima laporan berkala tentang kemajuannya dan apakah akuntansi proyek berhasil atau tidak.

Penggunaan akuntansi proyek sangat penting dalam mengelola anggaran proyek; manajer proyek menggunakannya untuk tetap diperbarui pada biaya langsung proyek, biaya overhead dan pendapatan. Sama seperti manajer proyek memantau jadwal dan ruang lingkup proyek, mereka juga melacak transaksi keuangan ini untuk memastikan mereka sesuai anggaran dan membuat penyesuaian yang diperlukan untuk menghindari pengeluaran yang berlebihan.

Untuk melakukan ini, rencana akuntansi proyek harus dibuat selama fase perencanaan proyek. Rencana tersebut menguraikan semua biaya dan menjadwalkan cara memantau dan melacak biaya tersebut selama pelaksanaan proyek, termasuk uang yang dihabiskan untuk sumber daya seperti tim proyek, peralatan, dan lainnya.

Saat membuat rencana proyek, Anda memerlukan alat manajemen proyek untuk mengatur biaya yang terkait dengan pengiriman produk atau layanan tepat waktu dan sesuai anggaran. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen kerja dan proyek dengan bagan Gantt interaktif yang membantu Anda merencanakan setiap langkah proyek Anda pada garis waktu visual. Ada fitur untuk merencanakan dan mengelola biaya dan sumber daya, baik manusia maupun nonmanusia. Tetapkan garis dasar untuk melacak biaya yang direncanakan terhadap biaya aktual secara real time. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis.

Bagaimana Cara Kerja Akuntansi Proyek?

Akuntansi proyek bekerja dengan membuat rencana terperinci tentang biaya proyek Anda dan mengelolanya selama pelaksanaan proyek untuk memastikan anggaran Anda sesuai. Hal ini dilakukan dengan memantau biaya proyek dan melacak perbedaan antara biaya yang direncanakan dan biaya aktual.

Dokumentasi diperlukan untuk mencatat biaya proyek yang dikeluarkan selama proyek berlangsung. Sebagaimana dicatat, melacak pengeluaran dan pendapatan aktual proyek membantu membandingkannya dengan biaya yang telah Anda tetapkan dalam rencana Anda, tetapi Anda juga akan melihat biaya berbasis masa depan dari jadwal pengiriman yang dikontrak dan tanggal penyelesaian.

Akuntansi proyek termasuk mendokumentasikan tanggal perjanjian hukum ditandatangani dengan pelanggan, melacak pendapatan yang diperoleh dari perjanjian penjualan dan mengidentifikasi biaya yang terkait dengan setiap fase proyek. Singkatnya, akuntansi proyek mengikuti uang dari rencana proyek melalui pelaksanaan dengan dokumentasi rinci dan penyesuaian untuk membantu Anda tetap pada anggaran Anda.

Prinsip Akuntansi Proyek

Seperti dalam metode manajemen proyek apa pun, ada prinsip untuk membantu memulai, merencanakan, dan menetapkan metrik untuk akuntansi dalam proyek, cara menjalankan kontrak, menghindari creep lingkup, dan menutup proyek. Ada delapan prinsip akuntansi proyek utama yang telah kami uraikan di bawah ini.

1. Prinsip Biaya: Saat mencatat biaya proyek, gunakan nilai asli alih-alih nilai pasar yang diperkirakan. Anda ingin menangkap biaya yang Anda keluarkan, bukan biaya potensial.
2. Prinsip Pencocokan: Pendapatan dan pengeluaran harus sesuai dengan biaya yang sesuai dari waktu ke waktu. Saat menetapkan biaya yang terjadi selama pelaksanaan proyek, buatlah periode dalam proyek ketika tim telah mengeluarkan biaya.
3. Prinsip Konsolidasi: Untuk membuat keseluruhan biaya proyek konsisten, kelompokkan setiap proyek terkait yang bekerja bersama. Selesaikan ini melalui proses sistematis untuk menentukan pendapatan dan biaya dengan pihak lain untuk mengkonsolidasikan kegiatan keuangan untuk proyek di bawah satu akun.
4. Prinsip Pengungkapan Penuh: Anda ingin mencatat segala sesuatu yang penting dalam laporan keuangan Anda untuk memberikan transparansi ke dalam keuangan proyek Anda. Ini membantu akuntabilitas dengan pemangku kepentingan proyek.
5. Prinsip Kehati-hatian: Prinsip ini mengharuskan Anda menyatakan jumlah pendapatan dan pengeluaran yang mewakili perkiraan terbaik tentang berapa banyak pendapatan atau biaya yang mungkin benar-benar terjadi selama proyek berlangsung.
6. Prinsip Kewajiban: Pastikan untuk mengakui semua biaya yang terkait dengan kewajiban proyek di masa depan. Ini dapat mencakup penalti kontrak dan kerusakan likuidasi yang terkait dengan pelanggaran kontrak. Dengan kata lain, Anda bertanggung jawab atas biaya ini jika terjadi.
7. Prinsip Kontrol: Anda harus menerapkan prosedur dan proses saat memantau aktivitas keuangan proyek untuk memastikan Anda mengikuti peraturan. Hal ini memungkinkan manajer untuk melacak biaya aktual proyek dan menyesuaikan peristiwa yang tidak berulang agar sesuai dengan anggaran Anda.
8. Prinsip Alokasi Sumber Daya: Prinsip ini menyatakan bahwa sumber daya dapat dialokasikan ke lebih dari satu proyek. Manajer proyek dapat mengalokasikan jumlah sumber daya yang sama untuk proyek yang berbeda jika ada keuntungan finansial dan risiko kecil yang terlibat daripada terus mengalokasikan uang dari waktu ke waktu ke dalam proyek.

Akuntansi Proyek vs. Akuntansi Keuangan

Akuntansi proyek dan akuntansi keuangan yang lebih umum memiliki banyak kesamaan tetapi keduanya bukanlah hal yang sama. Ya, keduanya berurusan dengan biaya dan pengeluaran, tetapi konteks dan pelaksanaannya cukup berbeda sehingga perlu ditelusuri beberapa perbedaan tersebut.

Sebagai permulaan, ada jadwal yang berbeda untuk akuntansi proyek dan akuntansi keuangan. Akuntansi proyek berkaitan dengan proyek, yang memiliki tanggal mulai dan tanggal akhir. Ini berarti pekerjaan akuntansi berakhir ketika proyek selesai. Akuntansi keuangan bekerja pada periode sepanjang tahun keuangan, yang berbeda di seluruh bisnis.

Pelaporannya juga berbeda. Dalam akuntansi proyek, pelaporan didasarkan pada kiriman. Akuntansi keuangan juga memiliki laporan, hanya saja mereka melihat aspek lain dari menjalankan bisnis. Mereka lebih mementingkan untung dan rugi, yang tidak berhubungan dengan akuntansi proyek.

Ada juga hierarki biaya yang berbeda. Misalnya, hierarki biaya akuntansi proyek didasarkan pada tugas dan proyek, sedangkan hierarki akuntansi keuangan didasarkan pada departemen dan pusat biaya.

Analisis komparatif sulit dilakukan dalam proyek tetapi mudah dalam akuntansi keuangan. Bahkan, tingkat pemahamannya juga berbeda. Pemangku kepentingan dan sponsor proyek sering kali tidak memahami bagaimana uang dibelanjakan untuk proyek, tetapi pemberi pinjaman jelas tentang prinsip akuntansi keuangan.

Metode Pengakuan Pendapatan Akuntansi Proyek

Pengakuan pendapatan dalam akuntansi proyek didasarkan pada kapan klien harus membayar, apakah di muka, di tengah proyek, atau saat penyerahan akhir selesai. Pengakuan pendapatan hanya menghitung pendapatan setelah uang diperoleh. Ada beberapa metode pengakuan pendapatan akuntansi proyek, yang paling umum tercantum di bawah ini.

Dasar Penjualan

Metode ini mengakui pendapatan setelah penjualan dilakukan. Artinya, pada titik pembelian Anda mengenali pendapatan Anda. Hal ini dapat dilakukan dengan uang tunai atau kredit pada pengiriman barang atau jasa. Ini biasa terjadi di toko ritel tetapi juga dapat diterapkan pada hasil proyek.

Cicilan

Rencana angsuran akrab bagi siapa saja yang memegang hipotek atau telah membeli mesin besar dan membayarnya selama periode waktu tertentu. Ada risiko yang terlibat karena tidak pasti bahwa pembayaran akan dikirimkan secara teratur. Metode ini berarti Anda mengenali pendapatan karena pendapatan tersebut dihasilkan sebagai persentase dari total pendapatan. Ini bisa selama beberapa bulan atau bahkan bertahun-tahun.

Persentase Penyelesaian

Metode ini sering digunakan dengan proyek besar atau jangka panjang. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk mengenali pendapatan dengan tonggak yang menunjukkan kemajuan dalam proyek. Kontrak untuk metode ini dirinci untuk memperjelas kapan pengakuan pendapatan terjadi. Ini memungkinkan Anda untuk mengenali pendapatan yang masuk alih-alih menunggu sampai akhir proyek yang panjang.

Kontrak selesai

Di sini, Anda menyadari pendapatan setelah semuanya terkirim dan pemangku kepentingan atau klien puas. Ini sebagian besar ditemukan dengan proyek jangka pendek atau ketika garansi diperpanjang terlibat. Itu juga dapat berakhir sebagai metode default ketika yang lain, seperti metode persentase penyelesaian, gagal karena kurangnya kejelasan.

Pemulihan Biaya

Bila Anda tidak dapat memperkirakan biaya barang dan jasa dalam kontrak, itu disebut cost recovery. Pendekatan yang lebih konservatif untuk pengakuan pendapatan hanya membuahkan hasil setelah Anda menggabungkan kembali semua biaya yang terkait dengan proyek.

Peran Akuntan Proyek

Akuntansi proyek biasanya dilakukan oleh manajer proyek dan akuntan proyek, tergantung pada ukuran proyek dan organisasi yang menampung proyek tersebut. Akuntan proyek bertanggung jawab untuk memantau proses proyek, melacak perbedaan dan menyetujui pengeluaran.

Akuntan proyek juga memastikan bahwa penagihan proyek dilakukan dengan benar dan dikirimkan ke klien serta memastikan pembayaran diterima. Mereka sering bertanggung jawab atas pelaporan proyek dan memelihara semua pendapatan dan pengeluaran yang relevan untuk proyek sambil juga mengawasi catatan dan kontrak proyek untuk memastikan mereka diikuti.

Selain itu, akuntan proyek meninjau proses untuk mengelola akun dan bekerja dengan auditor. Ini adalah tanggung jawab akuntan proyek untuk mengembangkan sistem keuangan dengan tim TI agar lebih ramah pengguna.

Manfaat Akuntansi Proyek

Pentingnya akuntansi proyek jelas; biaya adalah sepertiga dari tiga kendala dan mengelola keuangan tersebut adalah kunci untuk memberikan proyek yang sukses. Mengetahui berapa banyak yang Anda belanjakan akan membantu Anda menjaga anggaran Anda, oleh karena itu, memahami alur kerja biaya Anda sangat penting untuk mengendalikannya. Berikut adalah beberapa manfaat lain untuk akuntansi proyek.

• Dapatkan wawasan tentang biaya, tawaran, dan ruang lingkup untuk proyek baru
• Meningkatkan manajemen sumber daya
• Tetap diperbarui pada kemajuan proyek dan profitabilitas
• Membantu mengidentifikasi masalah dengan proyek untuk ditanggapi dengan cepat
• Mendidik tim proyek tentang biaya proyek dan profitabilitas
• Meningkatkan manajemen keuangan organisasi
• Mengurangi risiko dan meningkatkan manajemen proyek secara keseluruhan

Bagaimana ProjectManager Membantu Akuntansi Proyek

Manfaat akuntansi proyek jelas, tetapi banyak yang tidak dapat dicapai tanpa alat yang tepat. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen kerja dan proyek yang menangkap data waktu nyata untuk pengambilan keputusan yang lebih mendalam. Atur biaya dan sumber daya dan pantau secara real time untuk mengelola anggaran Anda dengan lebih baik dan memberikan kesuksesan kepada pemangku kepentingan Anda.

Merampingkan Pembayaran dan Melacak Waktu

Gunakan timesheets kami untuk membantu Anda mengelola sumber daya Anda. Setelah timesheet diserahkan, itu dikunci sampai manajer yang berwenang dapat memberikan persetujuan. Ini juga melacak siapa yang mengerjakan apa dan menampilkan tugas-tugas luar biasa dan beban kerja keseluruhan. Anda dapat melihat siapa yang sibuk dan siapa yang memiliki kapasitas untuk melakukan lebih banyak tugas, yang semuanya penting untuk perencanaan kapasitas dan pelacakan pengeluaran.

Dapatkan Tampilan Tingkat Tinggi tentang Biaya dan Lainnya

Meskipun alat perangkat lunak yang ringan memerlukan konfigurasi dasbor manual, alat kami siap digunakan kapan pun Anda mau. Ini secara otomatis menangkap dan menghitung data proyek yang ditampilkan dalam grafik dan bagan warna-warni. Anda dapat melacak biaya secara real time bersama dengan lima metrik proyek lainnya. Untuk data yang lebih mendalam, gunakan laporan sekali klik kami pada lembar waktu, biaya, dan lainnya. Semua laporan dapat difilter untuk hanya menampilkan informasi yang ingin Anda lihat dan dibagikan dengan mudah kepada pemangku kepentingan agar selalu diperbarui.

ProjectManager memungkinkan Anda membuat rencana manajemen biaya, mengatur tugas, sumber daya, dan lainnya. Anda dapat mengatur anggaran dan melacaknya secara real time, membuat laporan terperinci untuk membantu Anda tetap sesuai jadwal dan sesuai anggaran. Semua kebutuhan akuntansi proyek Anda dibangun ke dalam segudang fitur kami yang membantu Anda merencanakan, memantau, dan melaporkan setiap aspek proyek Anda. Perhitungkan proyek Anda dengan satu-satunya alat manajemen proyek yang Anda perlukan.

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek dan pekerjaan pemenang penghargaan untuk tim hybrid. Platform kolaboratif kami membantu Anda bekerja lebih baik bersama, di mana pun, kapan, atau departemen apa. Ada satu sumber kebenaran yang membuat semua orang pada halaman yang sama. Bergabunglah dengan puluhan ribu tim menggunakan alat kami untuk memberikan kesuksesan di berbagai organisasi seperti NASA, Siemens, dan Nestle. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis.