Apa Itu Kolaborasi Proyek? Alat & Tip untuk Kolaborasi Tim

Apa Itu Kolaborasi Proyek?

Kolaborasi proyek adalah metode di mana tim dan pemimpin tim merencanakan, mengoordinasikan, mengontrol, dan memantau proyek yang sedang mereka kerjakan. Proses manajemen proyek kolaboratif ini bekerja melintasi batas-batas departemen, perusahaan dan nasional dan membantu terutama dengan proyek-proyek saat mereka tumbuh dalam kompleksitas.

Dengan tren ke arah tim jarak jauh dan pemindahan data ke server cloud, kolaborasi proyek, yang selalu menjadi dasar bagi manajemen proyek yang efektif, telah menjadi lebih dari sekadar kata kunci. Tapi apa arti kolaborasi proyek? Secara sederhana, berkolaborasi berarti bekerja sama menuju tujuan bersama. Kedengarannya seperti pekerjaan proyek, bukan? Yah, tidak cukup.

Kolaborasi telah menjadi kata kunci besar selama beberapa tahun terakhir, karena organisasi menyadari bahwa kolaborasi tim yang efektif adalah kunci inovasi. Metode manajemen proyek baru telah muncul untuk memperluas makna kolaborasi tim dari tindakan sederhana bekerja sama menjadi fungsi yang lebih kompleks dari saling terkait tim proyek yang beragam untuk mencapai ide-ide baru, praktik inovatif dan untuk menghasilkan hasil yang unggul. Metode ini mencakup praktik dan alat kolaborasi proyek yang mempromosikan komunikasi, berbagi ide, dan transparansi untuk tim lokal dan jarak jauh.

Mengapa Kolaborasi Proyek Penting untuk Manajemen Proyek?

Untuk memahami kolaborasi proyek yang berkaitan dengan manajemen proyek, maka pertama-tama kita harus memiliki pegangan yang kuat tentang apa itu manajemen proyek. Manajemen proyek tradisional adalah proses di mana seorang manajer proyek, bersama dengan tim proyeknya merencanakan, memantau, dan melaporkan penyelesaian proyek selama periode waktu tertentu yang dikenal sebagai jadwal proyek.

Sebagai manajer proyek, Anda ingin mendorong kolaborasi di antara anggota tim Anda karena itu baik untuk proyek dan baik untuk tim proyek Anda. Ya, Anda adalah orang yang mengendalikan proses pengambilan keputusan, tetapi juga penting untuk membangun lingkungan proyek kolaboratif untuk anggota tim Anda sehingga mereka dapat bekerja sama untuk menyelesaikan tugas dan hasil.

Untuk melakukannya, manajer proyek menggunakan perangkat lunak manajemen proyek yang dilengkapi dengan fitur manajemen tugas dan kolaborasi tim. Mari kita lihat alat kolaborasi proyek paling populer dan cara menggunakannya untuk mengelola tim Anda.

ProjectManager adalah perangkat lunak berbasis cloud yang menghubungkan tim secara real-time. Dengan beberapa tampilan proyek, anggota tim dapat bekerja sesuai keinginan mereka dan manajer proyek mendapatkan transparansi yang mereka butuhkan agar tidak diblokir. Papan Kanban adalah alat alur kerja visual yang memungkinkan anggota tim mengelola pekerjaan mereka dan manajer proyek membuat mereka tetap bekerja tanpa penundaan yang mahal. Coba ProjectManager hari ini secara gratis.

Alat Kolaborasi Proyek

Alat kolaborasi proyek dapat secara sederhana didefinisikan sebagai semua fitur perangkat lunak manajemen tugas, komunikasi tim, dan manajemen sumber daya, aplikasi, dan platform yang memungkinkan manajer proyek mengelola alur kerja tim mereka.

Papan Kanban

Papan Kanban adalah alat manajemen tugas yang memungkinkan kolaborasi tim dengan memvisualisasikan alur kerja. Alat kolaborasi online ini memecah siklus proyek menjadi kolom di mana tugas direpresentasikan sebagai gerobak.

Perangkat lunak manajemen proyek berbasis cloud memberi manajer jendela waktu nyata ke dalam pekerjaan anggota tim mereka di mana pun mereka berada dan membantu mereka mengatasi kemacetan, yang kemudian dapat mereka selesaikan dengan cepat dengan mengalokasikan kembali sumber daya. Sementara itu, tim dapat mengelola backlog mereka dan berkolaborasi saat merencanakan sprint yang gesit.

Gantt Chart

Bagan Gantt adalah dasar dari manajemen proyek tradisional. Manajer proyek menggunakannya untuk mengatur tugas, menautkan dependensi, dan menetapkan pencapaian saat membuat jadwal proyek. Beberapa perangkat lunak manajemen proyek bahkan melangkah lebih jauh, memungkinkan untuk menyaring jalur kritis dan menetapkan garis dasar untuk melacak varians proyek saat menjalankan rencana proyek.

Memiliki beberapa tampilan proyek yang memungkinkan manajer proyek untuk merencanakan ke depan dengan bagan Gantt dan kemudian memungkinkan tim untuk bekerja sesuai keinginan mereka, baik di papan kanban, daftar tugas, atau kalender, menciptakan jembatan yang menghubungkan tim hibrida dan memberi semua orang alat yang mereka butuhkan untuk mendapatkan pekerjaan mereka selesai.

Kalender Proyek

Kalender proyek menyoroti semua tanggal penting dalam suatu proyek. Hal ini juga dapat digunakan untuk mengelola pekerjaan sendiri dan tenggat waktu pribadi. Saat kalender proyek dibagikan, semua orang dapat melihat gambaran besarnya dan tetap berada di halaman yang sama tanpa rapat, email, dan gangguan lain yang membuat mereka tidak produktif.

Fitur Kolaborasi Tim

Ada fitur kolaborasi tim lain yang menghubungkan satu anggota tim ke anggota lainnya, baik mereka berada di kantor, departemen, atau bahkan tingkat keahlian yang sama. Manajemen dokumen memungkinkan tim hybrid untuk berbagi dokumen dan mengerjakannya secara kolaboratif. Mereka juga harus dapat berbagi file, idealnya melampirkannya ke tugas yang sedang mereka kerjakan.

Komunikasi adalah kunci untuk kolaborasi. Panggilan video, obrolan, dan komentar tentang tugas yang disampaikan secara real time menciptakan platform kolaboratif virtual yang menghubungkan tim hybrid dan meningkatkan produktivitas yang lebih besar. Memiliki email atau, lebih baik lagi, pemberitahuan dalam aplikasi untuk membuat Anda terus diperbarui tanpa harus meninggalkan alat manajemen proyek Anda juga merupakan nilai tambah.

Kiat untuk Meningkatkan Kolaborasi Tim

Kolaborasi tidak terjadi begitu saja. Apakah anggota tim Anda semua bersama-sama di kantor yang sama atau bekerja dari jarak jauh melintasi zona waktu, membuat kelompok bekerja sebagai satu membutuhkan waktu dan latihan. Ada cara untuk memfasilitasi kolaborasi tim. Berikut adalah beberapa hal yang dapat Anda coba.

1. Kegiatan Membangun Tim

Ada kegiatan membangun tim yang mempercepat ikatan antara anggota tim. Ini bisa sesederhana mengajak semua orang makan siang untuk terlibat dalam permainan yang lebih terstruktur, seperti tebak-tebakan, olahraga, dan sebagainya. Apa pun yang Anda pilih untuk dilakukan, itu harus dilakukan sebelum proyek mulai membangun tim yang lebih kolaboratif.

2. Fokus pada Komunikasi Tim

Komunikasi adalah perekat yang menyatukan setiap lingkungan kolaboratif. Baik itu rapat rutin, menyiapkan alat obrolan waktu nyata atau bahkan papan pesan, harus ada cara untuk menyebarkan informasi kepada semua orang dengan cepat dan juga menangkap umpan balik dari anggota tim.

3. Lengkapi Tim Anda dengan Alat Manajemen Tugas yang Tepat

Mengelola tugas adalah bagaimana membuat tim bekerja tidak hanya secara kolaboratif tetapi lebih produktif. Yang terbaik adalah memiliki banyak alat yang dapat digunakan tim Anda, seperti papan kanban, daftar tugas, dll. Jika semua tampilan proyek ini diperbarui dengan data waktu nyata yang sama, maka semua orang dapat bekerja lebih baik bersama dengan alat tersebut. mereka paling nyaman dengan.

4. Kelola Alur Kerja Anggota Tim Anda

Alur kerja sangat penting untuk produktivitas dan bekerja erat dengan alat manajemen tugas. Memiliki alat manajemen tugas seperti papan kanban mendorong kolaborasi tim dan memberikan transparansi kepada manajer proyek dalam proses mereka. Ini memungkinkan anggota tim bekerja sesuai keinginan mereka, mengelola alur kerja mereka, sementara manajer proyek mendapatkan visibilitas ke dalam pekerjaan mereka untuk memastikan mereka memiliki sumber daya yang mereka butuhkan untuk bekerja sesuai kapasitas.

Dimana Kolaborasi Proyek Dilakukan?

Di mana kolaborasi proyek berlangsung? Jawaban singkatnya ada di mana saja. Selama ada lebih dari satu orang dalam tim proyek, maka manajemen proyek kolaboratif dapat eksis dan bahkan berkembang. Tetapi dengan semakin banyaknya tim proyek yang terdistribusi lintas batas, alat kolaborasi proyek online sangat penting untuk tim jarak jauh.

Sekarang tim dapat dengan mudah berbagi file secara real-time, bertemu, mengobrol, dan bahkan mengerjakan mencoret item dari daftar tugas mereka semua di ruang bersama virtual. Tetapi penting untuk diingat bahwa alat manajemen proyek kolaboratif Anda hanya sebaik gaya manajerial Anda. Kolaborasi tim tidak dapat diotomatisasi.

Mengapa Anda Membutuhkan Perangkat Lunak Manajemen Proyek Kolaboratif?

Pikirkan kolaborasi sebagai keseluruhan yang lebih baik daripada jumlah bagian-bagiannya. Jika Anda telah membentuk tim proyek yang kuat maka lingkungan manajemen proyek kolaboratif hanya akan meningkatkan produktivitas mereka. Beberapa manfaat perangkat lunak kolaborasi proyek termasuk di bawah ini.

• Meningkatkan produktivitas: Alat kolaborasi proyek memungkinkan manajer proyek untuk mendistribusikan tugas secara merata kepada anggota tim, daripada membebani satu anggota tim dengan terlalu banyak pekerjaan. Manajemen tugas yang tepat memberi tim lebih banyak waktu, yang memfasilitasi kolaborasi tim.
• Pemecahan masalah yang lebih baik: Memberi anggota tim alat kolaborasi proyek untuk berbagi file dan berkomunikasi secara real time memungkinkan mereka bekerja sama untuk memecahkan masalah.
• Meningkatkan Komunikasi Tim: Jalur komunikasi yang membutuhkan pemeliharaan konstan atau penyesatan dapat mengalihkan proyek. Alat kolaborasi proyek memfasilitasi komunikasi yang jelas di antara anggota tim proyek Anda dan memberikan solusi untuk berkomunikasi secara efektif di antara tim jarak jauh sekalipun.
• Bagus untuk Tim Jarak Jauh: Salah satu biaya terbesar di organisasi mana pun adalah menyewa atau membeli kantor fisik tempat semua orang dapat bekerja. Namun, dengan alat kolaborasi proyek online, tim jarak jauh dapat berkolaborasi secara waktu nyata.
• Memfasilitasi Pembangunan Tim: Dengan mendorong kolaborasi tim, Anda tidak hanya membangun hubungan tetapi juga menciptakan loyalitas yang membantu membangun lingkungan manajemen proyek kolaboratif.

Cara Membuat Lingkungan Manajemen Proyek Kolaboratif

Oke, Anda berada di kereta musik kolaborasi tim. Namun, daripada sekadar basa-basi, apa yang dapat Anda lakukan untuk menumbuhkan iklim manajemen proyek kolaboratif di perusahaan Anda? Meskipun manfaat kolaborasi proyek jelas, menerapkannya bisa jadi sulit, terutama jika Anda mengelola tim jarak jauh. Berikut adalah beberapa hal yang dapat Anda lakukan untuk memberikan kolaborasi proyek awal yang sehat di organisasi Anda.

• Gunakan Alat Kolaborasi Proyek: Kebiasaan lama sulit dihilangkan, tetapi Anda perlu membuat tim Anda menjauh dari metode komunikasi lama, seperti email, dan merasa nyaman dengan perangkat lunak manajemen proyek yang lebih interaktif dan kolaboratif.
• Berkomunikasi: Sebagai manajer proyek, Anda tahu bahwa komunikasi yang baik adalah dasar dari segalanya, begitu juga dengan memasang lingkungan kolaboratif. Anda tidak hanya harus berkomunikasi dengan benar, tetapi juga memberi tim proyek Anda alat kolaborasi untuk melakukannya.
• Latih Tim Proyek Anda: Seperti mempelajari sesuatu yang baru, Anda memerlukan bimbingan dan arahan. Siapkan sesi pelatihan untuk tim Anda guna mengajari mereka cara menggunakan dan mengapa mereka membutuhkan alat manajemen proyek online yang memungkinkan kolaborasi proyek.
• Bagikan: Itulah yang dimaksud dengan kolaborasi, dan itu tidak akan berhasil kecuali Anda mendobrak dinding virtual yang telah memisahkan anggota tim di masa lalu. Misalnya, bagikan kalender Anda, sehingga semua orang berada di halaman yang sama dengan tenggat waktu, rapat, dll.
• Check-in: Saat Anda memimpin proyek, Anda tidak mengatur jalurnya dan membiarkannya berjalan dengan sendirinya. Begitu pula dengan implementasi kerjasama tim. Itu sebabnya Anda harus memantau dan mengadakan pertemuan rutin dengan mereka untuk mengajukan pertanyaan dan melacak kemajuan mereka.

Nah, itu dia. Kolaborasi proyek adalah hal yang nyata dan bekerja erat dengan manajemen proyek. Jika Anda memimpin sebuah proyek, Anda ingin memiliki semua alat kolaborasi tim yang bisa Anda gunakan. Dalam hal perencanaan, pemantauan, dan pelaporan secara real-time di jaringan online kolaboratif, Anda pasti ingin menggunakan ProjectManager. Untuk melihat bagaimana ini dapat membantu Anda melakukan pekerjaan Anda dengan lebih baik, ikuti uji coba gratis kami selama 30 hari.