Apa Itu Risiko Proyek? 7 Risiko Proyek untuk Dilacak

Mengontrol risiko adalah salah satu area terpenting dalam manajemen proyek. Manajer proyek perlu mengetahui cara mengidentifikasi, melacak, dan mengurangi risiko proyek. Mari pelajari apa itu risiko proyek, beberapa contoh umum, dan bagaimana Anda bisa mengelolanya.

Apa Itu Risiko Proyek?

Risiko adalah peristiwa atau kondisi yang tidak pasti yang dapat memengaruhi hasil proyek. Istilah "risiko proyek" mengacu pada jumlah semua risiko proyek individu yang mungkin mempengaruhi proyek. Saat memperkirakan keseluruhan risiko proyek, Anda harus mempertimbangkan semua risiko positif dan negatif yang mungkin dialami proyek Anda, termasuk kemungkinan dan potensi dampaknya.

Anda harus menggunakan perangkat lunak manajemen proyek untuk memfasilitasi proses identifikasi, analisis, dan pengelolaan risiko proyek. ProjectManager menawarkan beberapa alat manajemen proyek seperti bagan Gantt, papan kanban, dan dasbor proyek, serta fitur manajemen risiko yang memungkinkan Anda melacak risiko proyek secara real time. Mulai gratis hari ini.

7 Jenis Umum Risiko Proyek

Untuk memahami di mana risiko dapat muncul dalam sebuah proyek, selalu mulai dengan lensa kendala rangkap tiga. Saat Anda mendokumentasikan risiko, perhatikan di mana dampak terhadap waktu, biaya, dan kualitas mungkin terjadi. Anda juga ingin mengajak pemangku kepentingan yang dapat mengidentifikasi risiko lain yang mungkin mereka ketahui seperti kondisi pasar atau kendala lain yang belum dikomunikasikan.

Setelah Anda mengidentifikasi risiko, Anda akan ingin bekerja dengan tim Anda untuk mengembangkan strategi untuk mengatasinya, jika muncul. Namun sebelum kita membahasnya, mari kita tinjau tujuh risiko umum yang dapat memengaruhi anggaran dan jadwal proyek Anda.

1. Risiko Eksternal

Risiko eksternal adalah risiko proyek yang berada di luar kendali Anda, seperti ancaman pesaing baru atau perubahan kondisi ekonomi. Penting untuk melakukan penilaian lingkungan eksternal di sekitar proyek Anda lebih awal selama fase inisiasi proyek dan perencanaan proyek untuk mencari potensi risiko.

2. Risiko Creep Lingkup

Seperti namanya, scope creep adalah jenis risiko proyek yang terjadi ketika tugas ditambahkan ke ruang lingkup proyek tanpa persetujuan yang tepat dari tim manajemen proyek, menyebabkan ruang lingkup tumbuh tanpa kendali, yang berdampak langsung pada jadwal proyek Anda dan anggaran proyek.

3. Jadwalkan Risiko

Risiko jadwal terjadi setiap kali ada kemungkinan besar tidak memenuhi jadwal proyek yang direncanakan. Risiko ini dapat memengaruhi proyek apa pun dan memiliki banyak penyebab seperti gagal memperkirakan durasi tugas dengan benar, tidak memperhatikan jalur kritis, atau mengabaikan sumber daya yang diperlukan untuk penyelesaian pekerjaan.

4. Risiko Keuangan

Risiko keuangan terjadi ketika biaya pelaksanaan proyek sebenarnya lebih tinggi dari yang direncanakan. Biaya tambahan ini tidak dapat ditutupi dengan anggaran proyek awal yang merupakan masalah manajemen sumber daya kritis yang dapat menyebabkan kegagalan proyek, karena tidak ada sumber daya untuk menyelesaikan proyek.

5. Risiko Strategis

Risiko strategis terjadi setiap kali ada keputusan strategis yang mempengaruhi pelaksanaan proyek. Misalnya, Anda dapat memilih metodologi manajemen proyek yang tidak sesuai untuk tim Anda atau melakukan pembelian yang memengaruhi anggaran proyek dan keseluruhan rencana proyek.

6. Risiko Kinerja

Jenis risiko proyek ini terjadi setiap kali pekerjaan tidak berjalan seperti yang diharapkan, sehingga hasil dan pencapaian tidak tercapai. Ini berarti kinerja proyek rendah yang dapat mengganggu penyelesaiannya karena dibutuhkan lebih banyak sumber daya untuk menyelesaikan rencana proyek awal.

7. Risiko Hukum dan Regulasi

Banyak proyek memerlukan semacam kepatuhan hukum atau peraturan. Anda perlu mengetahui izin atau persyaratan apa pun yang perlu Anda dapatkan sebelum Anda mulai menjalankan proyek Anda. Penting untuk melakukan riset regulasi menyeluruh sebelum atau selama fase perencanaan proyek untuk menghindari kesalahan yang merugikan di kemudian hari.

Bagaimana Mengelola Risiko Proyek

Berikut adalah beberapa langkah sederhana yang dapat Anda ikuti untuk memulai manajemen risiko proyek.

• Identifikasi risiko: Langkah pertama untuk mengelola risiko proyek adalah mengidentifikasi peristiwa risiko individu. Anda harus melakukan sesi brainstorming dengan tim Anda untuk memikirkan potensi risiko yang dapat memengaruhi proyek Anda. Gunakan daftar risiko untuk mendokumentasikannya.
• Menganalisis risiko: Setelah Anda memetakan berbagai risiko proyek, tanyakan pada diri Anda dua hal. Pertama, apa kemungkinan terjadinya risiko ini, dan kedua, apa dampak peristiwa risiko tersebut terhadap rencana proyek Anda?
• Prioritaskan risiko: Sekarang setelah Anda menentukan kemungkinan dan dampak dari risiko proyek yang telah Anda identifikasi sebelumnya dengan tim Anda, Anda dapat menetapkan tingkat prioritas kepada mereka. Semakin tinggi levelnya, semakin cepat responsnya jika risiko itu terjadi.
• Buat strategi mitigasi risiko: Buat satu strategi mitigasi untuk setiap risiko proyek individu. Penting untuk mengalokasikan sumber daya untuk ini, seperti anggota tim yang akan menjadi pemilik risiko, dan perlengkapan atau bahan apa pun yang dibutuhkan. Detail ini biasanya disertakan dalam rencana manajemen risiko, yang merupakan dokumen manajemen proyek yang menjelaskan bagaimana Anda akan mengelola risiko proyek secara besar-besaran.

Video Risiko Proyek

Dalam video ini, Jennifer Bridges, PMP, membahas definisi risiko proyek dan cara risiko dapat memengaruhi proyek secara positif atau negatif.

Templat Manajemen Risiko Proyek

Manajemen risiko adalah proses berkelanjutan yang berjalan dari awal hingga akhir siklus hidup proyek apa pun. Berikut adalah beberapa templat gratis untuk membantu Anda dalam proses kritis ini.

Templat Matriks Risiko Proyek

Matriks risiko proyek memungkinkan Anda dengan cepat menentukan kemungkinan dan dampak risiko dengan memetakannya pada grafik. Template gratis ini mudah digunakan dan dapat disesuaikan untuk menyesuaikan dengan kebutuhan proyek Anda.

Templat Daftar Risiko Proyek

Sebagaimana dinyatakan di atas, register risiko adalah alat manajemen risiko yang mendasar. Templat daftar risiko gratis ini adalah tempat yang bagus untuk memulai.

Templat Pelacakan Masalah Proyek

Manajemen risiko proyek melampaui identifikasi risiko dan analisis risiko. Risiko proyek akan menjadi masalah dan Anda harus mengambil tindakan. Templat pelacakan masalah proyek ini membantu Anda mendokumentasikan informasi tentang strategi mitigasi risiko Anda.

Meskipun template manajemen proyek gratis ini mudah digunakan, itu bukan alat terbaik yang dapat Anda gunakan untuk mengidentifikasi, menganalisis, melacak, dan mengelola risiko. Sebagai gantinya, Anda harus menggunakan perangkat lunak manajemen proyek seperti ProjectManager, yang memiliki alat manajemen risiko yang kuat untuk membantu Anda merampingkan proses ini.

Bagaimana Mengelola Risiko Proyek dengan ProjectManager

Anda dapat mengelola risiko proyek dengan ProjectManager. Perangkat lunak manajemen proyek online kami memiliki kartu risiko dinamis dengan matriks risiko yang menghitung risiko Anda secara otomatis untuk membantu Anda melacak mitigasi risiko. Gunakan kartu risiko untuk berkolaborasi dengan anggota tim dan menambahkan informasi mendetail, file terlampir, dan lainnya. Anda juga dapat menilai tingkat risiko sesuai dengan kemungkinan dan dampaknya terhadap proyek Anda, yang semuanya dapat dilihat secara sekilas.

Setiap risiko memiliki kartunya sendiri dengan fungsionalitas yang kaya, kolaborasi, dan bidang untuk informasi terperinci. Termasuk adalah 'widget matriks' yang menilai tingkat risiko individu sesuai dengan kemungkinan dan pengaturan dampak Anda dan memberikan indikasi tingkat risiko secara sekilas.

ProjectManager adalah perangkat lunak pemenang penghargaan yang memberdayakan tim untuk merencanakan, mengelola, dan melacak risiko proyek secara real time. Platform kolaboratif kami menghubungkan semua orang dari kantor ke lokasi kerja, memungkinkan mereka untuk tetap mengetahui risiko saat mereka berkembang untuk mencegah mereka menggagalkan proyek. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis.