Apa itu Perencanaan Kualitas & Mengapa Penting?

Proyek berhasil ketika mereka berakhir tepat waktu dan sesuai anggaran. Tetapi jika Anda tidak memenuhi ekspektasi kualitas pemangku kepentingan Anda, tidak peduli seberapa cepat Anda melakukannya—Anda gagal.

Untuk menghindari hal ini, fokuslah pada perencanaan kualitas. Buat rencana kualitas sebelum Anda memulai proyek Anda untuk secara konsisten memenuhi harapan pemangku kepentingan Anda.

Apa itu Perencanaan Kualitas?

Perencanaan kualitas adalah metode memutuskan apa yang paling penting untuk proyek. Ini terjadi selama tahap perencanaan, di mana Anda menentukan faktor-faktor penting untuk proyek yang sukses. Ini termasuk sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek, langkah apa yang harus diambil dan spesifikasi yang harus dipenuhi.

Rencana mutu itu sendiri meliputi:

• Tujuan
• Proses
• Peran dan tanggung jawab
• Standar yang diterapkan
• Metrik untuk mengukur kualitas

Perangkat lunak manajemen proyek dapat menyimpan dokumen-dokumen ini dan menetapkan pencapaian dalam rencana proyek Anda untuk memastikan Anda memenuhi tolok ukur. Bagan Gantt online ProjectManager dapat mengatur perencanaan kualitas Anda dan mengukur kemajuan Anda secara real time. Coba ProjectManager gratis hari ini!

Mengapa Perencanaan Kualitas Penting?

Perencanaan kualitas penting karena mengabaikan kualitas akan mempersulit pelaksanaan proyek yang sukses. Sebelum pelaksanaan proyek, manajer proyek menetapkan standar yang harus dipenuhi agar proyek memenuhi syarat sebagai sukses.

Manajer proyek tidak hanya menentukan standar keberhasilan, tetapi juga langkah-langkah yang diperlukan untuk memenuhi standar tersebut. Itulah mengapa perencanaan kualitas merupakan bagian dari fase perencanaan proyek secara keseluruhan; itu juga berdampak pada area lain dari rencana, seperti biaya, penjadwalan, dll. Tanpa mengambil langkah ekstra ini saat merencanakan proyek, Anda meningkatkan risiko bahwa pemangku kepentingan Anda tidak akan puas dengan hasil akhir.

Seorang manajer proyek juga perlu menentukan ruang lingkup apa yang akan diukur, dan metrik yang akan diukur. Jaminan kualitas itu mencakup audit, pengujian, tinjauan sejawat, dan tindakan lainnya. Semua ini membutuhkan wawancara pemangku kepentingan untuk memahami apa harapan mereka.

Siapa yang Diuntungkan dari Perencanaan Kualitas?

Jawaban singkatnya adalah bahwa setiap orang mendapat manfaat dari perencanaan kualitas. Jika Anda tidak memahami dan memenuhi harapan pemangku kepentingan, mereka tidak akan senang—dan pemangku kepentingan yang tidak senang berarti proyek telah gagal. Itu banyak waktu, uang dan tenaga yang terbuang.

Tentu saja, para pemangku kepentingan mendapat manfaat dari perencanaan kualitas. Merekalah yang diinvestasikan dalam keberhasilan proyek. Tetapi manajer proyek dan tim proyek juga mendapat manfaat dari perencanaan kualitas, karena pengerjaan ulang yang lebih sedikit, produktivitas yang lebih tinggi, dan efisiensi yang lebih besar saat mengikuti rencana kualitas.

Last but not least, pelanggan atau pengguna akhir mendapat manfaat dari perencanaan kualitas. Anda merancang produk Anda untuk pengguna akhir atau pelanggan. Jika mereka tidak puas, Anda tidak hanya akan memiliki proyek yang gagal di tangan Anda, tetapi juga merek yang ternoda.

Cara Membuat Rencana Manajemen Mutu

Anda menggunakan rencana manajemen kualitas proyek untuk mendokumentasikan semua informasi yang diperlukan untuk mengelola kualitas proyek. Ini termasuk kebijakan, prosedur, kriteria, peran dan tanggung jawab. Anda membuatnya selama fase perencanaan untuk tim proyek dan pemangku kepentingan.

• Tentukan apa yang dimaksud dengan "kualitas" dalam proyek: Ini melibatkan diskusi dengan tim untuk menghasilkan pemahaman bersama tentang tingkat kualitas yang dapat diterima. Detail ini sespesifik mungkin untuk menghindari kebingungan selama proyek. Akibatnya, Anda membuat garis dasar kualitas.
• Lakukan analisis kesenjangan: Di sini, Anda mengidentifikasi kesenjangan antara di mana Anda berada dan di mana Anda harus berada. Ini mengarah pada penciptaan tim yang berkualitas, yang terdiri dari orang-orang di semua departemen dan tingkat.
• Tentukan peran dan tanggung jawab untuk manajemen mutu: Orang-orang ini bertanggung jawab untuk setiap langkah dalam rencana manajemen mutu.
• Tentukan aspek kualitas tertentu dalam proyek: Buat daftar, sedetail mungkin, dan bagikan daftar itu dengan tim proyek dan pemangku kepentingan. Daftar tersebut dapat mencakup perangkat keras, sistem operasi, browser web, resolusi layar, dll.
• Buat kriteria penerimaan: Ini terkait dengan bagaimana Anda akan melakukan pengujian dan peninjauan. Setelah Anda mengidentifikasi kelemahan, lakukan brainstorming dengan tim Anda dan integrasikan peningkatan kualitas yang diperlukan untuk produk atau layanan Anda.

Hal-hal yang Harus Dihindari Saat Perencanaan Kualitas

Perencanaan kualitas adalah proses yang berkelanjutan. Meninjau dan merevisi rencana kualitas di seluruh proyek sangat penting untuk memastikannya tetap efektif. Terkadang orang membuat rencana dan merasa seolah-olah dipahat di atas batu, tetapi lebih baik menganggapnya sebagai papan penghapus kering.

Anda mungkin ingin membuat perubahan besar di seluruh proyek. Mungkin perubahan ini diperlukan, tetapi langkah besar seperti itu paling baik dilakukan secara bertahap. Ambil langkah-langkah kecil yang mengarah pada perubahan yang lebih besar, karena itu akan membantu melihat apakah Anda menuju ke arah yang benar. Jika tidak, lebih mudah untuk memperbaiki perubahan kecil daripada yang lebih besar.

Yang terpenting, tetap objektif. Sangat mudah untuk mengkambinghitamkan seseorang dan meletakkan seluruh kesalahan di kaki mereka. Sebelum Anda melakukannya, mundurlah dan lihat keseluruhan gambar. Memiliki pikiran yang jernih dan menempatkan segala sesuatu dalam konteks akan membuat Anda terhindar dari stigmatisasi tim Anda dan mengarah pada kualitas keseluruhan yang lebih baik.

Bagaimana ProjectManager Dapat Membantu Perencanaan Kualitas

Perencanaan kualitas hanyalah permulaan. Anda perlu melaksanakan perencanaan itu secara efektif dan memantau proyek untuk menangkap masalah dan mengatasinya. ProjectManager adalah perangkat lunak berbasis cloud yang memberikan data waktu nyata untuk membantu Anda memenuhi standar kualitas Anda.

Buat Rencana Kualitas di Gantt Charts

Sebelum Anda dapat memantau proyek Anda, Anda harus memiliki rencana untuk melaksanakannya. Bagan Gantt online ProjectManager membantu Anda menjadwalkan seluruh proyek, termasuk perencanaan kualitas. Anda dapat mengatur target kualitas, menetapkannya ke tim Anda, yang dapat bekerja sama lebih baik di platform kolaboratif kami.

Pantau dan Lacak Status Proyek Anda

Pantau proyek untuk kontrol kualitas secara real-time dengan dasbor. Tidak seperti perangkat lunak ringan yang membuat pengguna mengonfigurasi dasbor, dasbor kami sudah diinstal dan siap digunakan sejak awal. Anda mendapatkan tampilan kemajuan dan kinerja tingkat tinggi untuk mengelola masalah apa pun dan menyelesaikannya sebelum berdampak pada proyek.

Buat Laporan Status Instan untuk Pemangku Kepentingan

Pemangku kepentingan ingin tetap mendapat informasi. Fitur pelaporan sekali klik ProjectManager memungkinkan Anda memfilter data untuk melihat kemajuan dan kinerja yang lebih dalam dan lebih bertarget. Hasilkan laporan tentang status proyek dan portofolio, waktu, biaya, dan lainnya. Kemudian, bagikan laporan dengan mudah kepada pemangku kepentingan agar mereka tetap terhubung.

ProjectManager adalah perangkat lunak pemenang penghargaan yang mengatur, merencanakan, dan memantau perencanaan kualitas. Kumpulan fitur kami yang tangguh membantu Anda mengelola proyek dari inisiasi hingga penutupan sambil membantu tim berkolaborasi di mana pun mereka bekerja. Kelola anggaran, garis waktu, dan sumber daya Anda untuk memenuhi jadwal, sesuai anggaran, dan memenuhi ekspektasi kualitas dengan mencoba ProjectManager gratis hari ini.