Manajemen Lembar Waktu: Cara Membuat & Mengelola Lembar Waktu

Manajemen timesheet adalah bagian penting dari sumber daya manusia dan manajemen bisnis. Manajemen waktu juga penting untuk manajemen proyek. Apa pun jenis pekerjaan yang Anda lakukan, jika ada tim atau karyawan, maka Anda memerlukan lembar waktu untuk pelacakan waktu dan pelacakan pengeluaran.

Menggunakan lembar waktu karyawan hanyalah bagian dari manajemen lembar waktu. Sebelum kita membahas cara mengelola lembar waktu dan perangkat lunak manajemen lembar waktu yang dapat membantu Anda melakukannya dengan lebih efisien, mari kita definisikan beberapa istilah untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang manajemen lembar waktu.

Apa itu Timesheet?

Lembar waktu adalah dokumen fisik atau elektronik yang digunakan oleh pemberi kerja untuk melacak waktu karyawan selama periode waktu tertentu. Biasanya ditata dalam tabel data yang mencatat waktu yang dihabiskan karyawan untuk tugas, proyek, atau klien. Meskipun timesheets berasal dari dokumen kertas, sekarang hampir secara eksklusif digunakan dalam spreadsheet atau alat digit.

Timesheets melayani beberapa tujuan. Mereka memungkinkan bisnis untuk secara akurat menghitung waktu yang dihabiskan pekerjanya untuk tugas-tugas mereka. Lembar waktu juga menginstruksikan penggajian dalam proses kompensasi para pekerja untuk pekerjaan mereka. Tetapi bisnis juga mendapat manfaat dari lembar waktu karena membantu mereka memenuhi tenggat waktu, tetap sesuai anggaran, dan mengelola waktu dengan lebih efisien.

Apa itu Manajemen Timesheet?

Lembar waktu mencatat jam kerja yang dihabiskan karyawan untuk tugas-tugas mereka. Namun, timesheets itu sendiri sangat ampuh dalam membantu bisnis berjalan lebih baik. Agar hal ini terjadi, lembar waktu harus dimasukkan ke dalam manajemen lembar waktu.

Manajemen lembar waktu adalah pemantauan lembar waktu karyawan dan analisis lembar waktu tersebut untuk tujuan pelacakan waktu. Ini dicapai melalui perangkat lunak lembar waktu digital dan otomatis yang meningkatkan efisiensi dengan menghubungkan tim ke manajer.

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen lembar waktu pemenang penghargaan dengan lembar waktu aman yang merampingkan proses penggajian dan memungkinkan manajer untuk melacak jumlah waktu yang dihabiskan tim mereka untuk tugas. Menyiapkan timesheets itu mudah. Anda dapat menambahkan tugas langsung dari berbagai proyek, menyalin lembar waktu dari minggu sebelumnya, atau mengisi lembar waktu secara otomatis. Lembar waktu dikunci dengan aman saat diserahkan untuk persetujuan dari admin, yang dapat menyetujui dan juga melacak waktu untuk memastikan pekerjaan dilakukan sesuai jadwal. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis.

Mengapa Manajemen Timesheet Penting?

Manajemen timesheet penting bagi karyawan dan pemberi kerja. Karyawan mendapatkan gaji yang akurat dan teratur. Jika mereka menggunakan alat manajemen lembar waktu digital, mereka juga memperoleh efisiensi karena tidak perlu membuang waktu yang berharga untuk mengisi lembar waktu secara manual.

Bagi pengusaha, keuntungannya banyak. Pertama, manajemen lembar waktu dapat membantu mengurangi waktu yang terbuang dengan memungkinkan pemberi kerja mengidentifikasi di mana karyawan tidak bekerja secara produktif. Mereka kemudian dapat lebih selektif tentang tugas mana yang harus ditetapkan dan bagaimana memastikan tugas yang ditetapkan dioptimalkan.

Karyawan menyukai kesederhanaan manajemen timesheet dan perasaan yang dimiliki oleh sumber daya manusia (SDM). Departemen SDM mendapatkan informasi yang mereka butuhkan untuk menghitung gaji karyawan dan mengelola PTO dengan cepat dan mudah.

Saat bisnis mengenakan biaya per jam, manajemen lembar waktu memastikan tagihan mereka akurat. Jika Anda tidak mencatat jam kerja, maka tidak mungkin menagih klien, terutama jika Anda menggunakan pekerja lepas. Manajemen lembar waktu tidak hanya melacak jam tersebut tetapi memberi Anda akuntabilitas saat menunjukkan kepada klien ke mana uang mereka pergi.

Dalam hal manajemen proyek, kepentingannya juga banyak sisi. Misalnya, Anda dapat melacak kinerja dan mengidentifikasi siapa yang bekerja lebih efisien, yang dapat membantu membuat tugas untuk anggota tim Anda yang paling produktif. Plus, Anda dapat melihat siapa yang mengerjakan apa, siapa yang tersedia dan seberapa jauh anggota tim dalam menyelesaikan tugas mereka.

Manajemen lembar waktu juga membantu mengelola perkiraan biaya dalam proyek. Menggunakan informasi kinerja tim di atas memungkinkan manajer membuat perkiraan biaya yang lebih akurat saat memulai anggaran untuk proyek baru.

Langkah-Langkah Manajemen Timesheet

Ada proses untuk mengelola timesheets. Langkah-langkah pengelolaan lembar waktu ini berlaku untuk lembar waktu berbasis kertas, lembar waktu elektronik, dan perangkat lunak lembar waktu. Apa pun jenis lembar waktu yang Anda gunakan, manajemen lembar waktu memungkinkan Anda mendapatkan hasil maksimal dari lembar waktu Anda. Mulailah dengan mengikuti langkah-langkah ini.

1. Tetapkan Pekerjaan ke Anggota Tim Anda

Mulailah dengan melihat jadwal Anda dan jam kerja tim Anda yang tersedia. Jika Anda memiliki profil pada setiap anggota tim, itu akan membantu Anda dengan cepat mengidentifikasi orang terbaik untuk pekerjaan itu dan, jika mereka bebas, berikan mereka tugas untuk minggu itu. Pastikan untuk menghitung jam yang ditugaskan untuk menghindari lembur.

2. Pantau Waktu yang Mereka Habiskan untuk Tugas

Setelah semua orang memiliki tugasnya, Anda pasti ingin mulai melacak aktivitas mereka. Hal ini memungkinkan manajer untuk memantau pekerjaan mereka dan memastikan mereka melanjutkan sesuai jadwal. Bergantung pada jenis lembar waktu yang Anda gunakan, ini dapat dilakukan secara otomatis atau harus ditambahkan secara manual ke lembar waktu.

3. Tinjau Pengiriman Lembar Waktu Mereka

Lembar waktu harus aman, oleh karena itu perangkat lunak manajemen lembar waktu lebih disukai. Ini memiliki alat untuk mengunci lembar waktu setelah dikirimkan, yang kemudian hanya dapat dibuka oleh pemberi persetujuan lembar waktu resmi. Orang ini akan meninjau lembar waktu dan memastikannya telah diisi dengan benar.

4. Menyetujui Lembar Waktu untuk Pemrosesan Penggajian

Jika timesheet sudah benar, maka akan diserahkan ke payroll. Sekali lagi, jika Anda menggunakan perangkat lunak manajemen lembar waktu, lembar waktu individu yang Anda setujui akan dikunci untuk memastikan keamanan saat diteruskan ke daftar gaji untuk menghindari gangguan. Penggajian kemudian akan memproses lembar waktu.

5. Simpan Lembar Waktu untuk Referensi Mendatang

Semua lembar waktu harus diarsipkan karena beberapa alasan. Pertama, manajemen ingin memiliki catatan gaji karyawan mereka jika ada perselisihan, maka lembar waktu dapat diambil dan ditinjau untuk menyelesaikan masalah apa pun. Kedua, sebagaimana disebutkan, lembar waktu lama berharga sebagai data historis saat meneliti biaya untuk proyek mendatang.

Apa itu Perangkat Lunak Manajemen Timesheet?

Kami telah menyebutkan perangkat lunak manajemen lembar waktu beberapa kali, tetapi belum mendefinisikannya. Perangkat lunak manajemen lembar waktu adalah alat digital yang mengontrol proses lembar waktu, sekaligus memantau dan menganalisisnya untuk menemukan cara agar bekerja lebih efisien.

Tidak seperti lembar waktu kertas atau bahkan lembar kerja elektronik, perangkat lunak manajemen lembar waktu memberi karyawan lebih banyak waktu luang untuk fokus pada pekerjaan mereka dan tidak perlu mengerjakan banyak dokumen. Sementara itu memberi majikan mereka jendela ke produktivitas mereka untuk membantu mereka mengelola pekerja dengan lebih baik.

Itu hanya pukulan yang luas. Perangkat lunak manajemen lembar waktu meningkatkan pemrosesan penggajian dengan melacak alur kerja untuk persetujuan penggajian. Ini juga memastikan keakuratan data untuk menghindari kesalahan dalam penggajian dan, pada saat yang sama, membuat proses penggajian berjalan dengan lancar.

Ini bisa menjadi alat manajemen kerja dengan membantu manajer mencatat tanggal mulai dan tanggal akhir untuk tugas yang mereka tetapkan ke tim mereka. Ini memungkinkan manajer untuk melihat tugas mana yang membutuhkan lebih banyak waktu untuk diselesaikan daripada yang lain. Dari informasi tersebut, mereka dapat mengidentifikasi kemacetan dan masalah lain yang menunda pekerjaan dan mengatasinya.

Perangkat lunak manajemen absensi juga berfungsi sebagai pelacakan waktu karyawan, seperti disebutkan di atas. Setelah Anda menyelesaikan jadwal karyawan, Anda dapat menggunakan perangkat lunak manajemen lembar waktu untuk melacak jumlah waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas mereka. Ini akan membantu manajer melacak kemajuan dan mengalokasikan sumber daya yang diperlukan untuk tetap di jalur.

Jika waktu Anda didistribusikan dan Anda mengelola karyawan jarak jauh, perangkat lunak manajemen lembar waktu sangat penting karena menyediakan akuntabilitas. Saat manajer tidak berada di kantor yang sama dengan karyawannya, mereka tetap dapat memantau pekerjaan timnya melalui lembar waktu. Itu memastikan semua orang bekerja sesuai kapasitas dan mengikuti jadwal proyek.

ProjectManager Adalah Alat Manajemen Timesheet

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek pemenang penghargaan dengan fitur manajemen lembar waktu yang memiliki pelacakan lembar waktu. Perangkat lunak lembar waktu online kami membantu Anda melacak tugas proyek tim Anda apakah mereka berada di gedung yang sama, di lokasi kerja, atau bekerja dari rumah. Gunakan lembar waktu aman kami untuk menambah efisiensi pada proses penggajian Anda dan dapatkan fitur pelacakan waktu agar proyek Anda tetap berjalan. Lembar waktu kami terintegrasi dengan mulus dengan semua fitur manajemen proyek kami yang lain untuk memberi pengguna semua alat yang mereka butuhkan untuk mengelola penggajian dan proyek.

Gunakan Beberapa Alat Manajemen Tugas

Lembar waktu juga merupakan alat manajemen tugas, tetapi hanya satu dari sekian banyak yang ditampilkan di perangkat lunak kami. Kami memiliki beberapa tampilan proyek, seperti bagan Gantt, papan kanban, daftar tugas, dan lainnya, yang semuanya menggunakan kartu tugas yang kuat. Setiap kartu tugas melacak kemajuan, menetapkan prioritas, dan menambahkan tag agar lebih mudah ditemukan. Anda dapat mengomentari dan menambahkan file untuk mendorong kolaborasi. Fitur lainnya adalah otomatisasi alur kerja untuk membebaskan dari kesibukan, sementara pengaturan persetujuan tugas memastikan bahwa hanya hasil kerja berkualitas yang maju. Halaman ringkasan memperlihatkan semua tugas Anda di satu tempat, termasuk bagan beban kerja dan lainnya.

Dapatkan Pelacakan Waktu Nyata Dengan Dasbor & Laporan Proyek

Lembar waktu memberikan jendela ke tugas tim Anda dan persentase penyelesaiannya. Tapi itu hanya salah satu alat pelacak di perangkat lunak kami. Gunakan dasbor waktu nyata untuk ikhtisar tingkat tinggi. Ini seperti laporan status kapan pun Anda mau, menampilkan waktu, biaya, beban kerja, dan lainnya dalam grafik dan bagan yang mudah dibaca. Tidak seperti alat yang ringan, tidak ada penyiapan yang memakan waktu. Sudah siap saat Anda siap. Saat Anda ingin mendapatkan data yang lebih mendalam, gunakan laporan kami yang dapat disesuaikan. Anda dapat dengan cepat membuat laporan tentang lembar waktu, status portofolio, dan lainnya. Masing-masing dapat difilter untuk hanya menampilkan data yang ingin Anda lihat dan kemudian dibagikan ke berbagai format untuk memperbarui pemangku kepentingan.

Alat kami lebih dari sekadar menawarkan manajemen absensi dinamis. Ada alat manajemen risiko untuk mengidentifikasi dan melacak masalah dan fitur manajemen sumber daya yang membantu Anda mengatur ketersediaan tim dan menyeimbangkan beban kerja mereka agar tetap produktif. Platform kolaboratif kami menghubungkan tim di mana pun atau kapan pun mereka bekerja dan memungkinkan manajer melacak kemajuan dan kinerja mereka secara real time. Mengapa hanya mendapatkan alat manajemen lembar waktu ketika Anda dapat memiliki solusi manajemen proyek yang terisi penuh?

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek online yang membantu tim merencanakan, mengelola, dan melacak pekerjaan mereka secara real time. Dapatkan semua fitur yang Anda perlukan untuk mengelola proyek dan alat manajemen lembar waktu yang membuat proses penggajian Anda terus berjalan tanpa hambatan. Bergabunglah dengan tim di berbagai perusahaan seperti Avis, Nestle, dan Siemens yang menggunakan perangkat lunak kami untuk mencapai kesuksesan. Mulailah hari ini dengan ProjectManager gratis.