Apa itu Manajemen Alur Kerja? 5 Tips untuk Sistem Alur Kerja yang Lebih Baik

Merencanakan sebuah proyek, menyiapkan jadwal, dan membentuk tim yang terampil hanya menyiapkan panggung untuk pekerjaan yang produktif. Untuk memastikan semua orang bekerja sesuai kapasitas dan membuat segalanya terus berjalan, Anda perlu menerapkan manajemen alur kerja.

Jika Anda ingin mengelola pekerjaan secara efektif dan efisien, Anda perlu memahami alat alur kerja, seperti perangkat lunak manajemen alur kerja, dan menyiapkan sistem alur kerja yang memungkinkan Anda terus meningkatkan proses alur kerja.

Apa itu Manajemen Alur Kerja?

Manajemen alur kerja adalah ketika manajer mengidentifikasi, mengatur, dan mengoordinasikan tugas yang mengarah pada hasil tertentu untuk mengoptimalkan dan mengotomatisasi proses. Melakukan hal ini meningkatkan output menghilangkan redundansi dan mengurangi kesalahan.

Tugas, orang, sistem, dan mesin semuanya dapat dimasukkan dalam alur kerja. Koordinasi elemen-elemen ini sangat penting untuk mencegah kemacetan. Kemacetan menghentikan atau memperlambat produksi dan mendukung semua yang mendahuluinya.

Secara umum, alur kerja dapat dipecah menjadi tiga komponen utama:

• Ada langkah atau tugas yang telah ditentukan sebelumnya, yang menjelaskan apa yang terjadi di setiap langkah hingga akhir. Langkah-langkah ini dapat berupa linier, bercabang atau campuran keduanya.
• Dalam konteks proses alur kerja, pemangku kepentingan adalah mereka yang berada dalam tim yang bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas. Mereka dapat ditugaskan ke satu tugas atau seluruh alur kerja.
• Akhirnya, ada kondisi, yang merupakan aturan untuk alur kerja. Mereka menentukan kapan satu tugas selesai dan yang lain bisa dimulai.

Manajemen Alur Kerja vs Manajemen Proyek

Manajemen alur kerja adalah bagian dari manajemen proyek, tetapi itu bukan istilah yang dapat dipertukarkan. Manajemen proyek dilakukan selama durasi waktu tertentu yang berakhir dengan hasil, baik produk atau layanan. Manajemen alur kerja, di sisi lain, mengoptimalkan urutan tugas atau proses yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas.

Bukan berarti keduanya sama sekali berbeda—bahkan, keduanya saling melengkapi. Keduanya berfungsi untuk memberikan hasil tertentu. Alur kerja adalah bagian dari proyek apa pun, dan tanpa manajemen alur kerja untuk menjaga proses itu berjalan lancar, proyek akan terlambat dari jadwal dan biaya akan membengkak.

Meskipun ada kesamaan antara manajemen alur kerja dan manajemen proyek, ada juga perbedaan. Proyek berakhir, tetapi alur kerja berulang, karena itu adalah fungsi dalam suatu organisasi. Bahkan bisa menjadi proses yang berdiri sendiri, seperti membuat dokumentasi atau menjadwalkan janji temu.

Proyek adalah tentang rencana, mengawasi proses dan tim serta mengelola tugas, sementara alur kerja difokuskan pada tingkat tugas, menghubungkan tugas untuk mengoptimalkan proses dan memberikan efisiensi yang lebih besar. Tetapi keduanya dapat dilayani dengan perangkat lunak manajemen proyek.

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen kerja berbasis cloud yang membantu mengelola alur kerja. Bangun alur kerja otomatis, buat proses persetujuan tugas, dan pastikan semua orang produktif sambil mempertahankan kualitas proses. Coba ProjectManager gratis hari ini!

Manajemen Alur Kerja vs. Manajemen Proses Bisnis (BPM)

Meskipun manajemen alur kerja dan manajemen proses bisnis (BPM) serupa, ada perbedaan dalam jenis manajemen proses. Sistem manajemen alur kerja adalah alat yang membantu Anda mengatur dan memantau pelaksanaan tugas Anda. Biasanya diformat seperti diagram alur. Seringkali tidak detail, tetapi cukup jelas untuk diikuti oleh tim.

Pikirkan manajemen alur kerja sebagai bentuk BPM yang kurang terlibat. Manajemen alur kerja menangkap proses alur kerja, dan beberapa alat bahkan akan memungkinkan Anda mengotomatiskan alur kerja dasar. Anda dapat menggunakan ini untuk berbagai alur kerja, seperti orientasi tim atau manajemen dokumen. Alat manajemen alur kerja lebih berfokus pada orang daripada berfokus pada proses. Alat BPM lebih berorientasi pada proses.

BPM adalah tentang menangkap dan meningkatkan proses bisnis. Ini digunakan untuk meningkatkan efisiensi organisasi. Pertama, Anda perlu mengidentifikasi status proses bisnis saat ini dan mendokumentasikan tindakan ini. Setelah proses lengkap perusahaan dipetakan, Anda dapat menganalisis BPM. Ini akan mengekspos kemacetan dalam proses Anda dan membantu Anda mengurangi biaya dan meningkatkan proses dengan membuat perubahan yang mendalam.

Perbedaan antara manajemen alur kerja dan BPM adalah bahwa yang pertama lebih diarahkan untuk mengatur orang dan dokumen, mengikuti langkah-langkah yang tepat pada waktu yang tepat. Yang terakhir adalah tentang proses bisnis dan bagaimana meningkatkannya. Manajemen alur kerja mengoordinasikan orang dan sistem perangkat lunak, sementara BPM mengoordinasikan bagaimana sumber daya dalam suatu organisasi berinteraksi. Sistem BPM lebih kompleks dan terlibat dalam perbaikan berkelanjutan, sementara alat manajemen alur kerja hanya mengotomatiskan langkah-langkah dalam suatu proses.

Apa itu Sistem Manajemen Alur Kerja (WMS)?

Sistem manajemen kerja adalah bagaimana alur kerja diatur dan dipantau dalam proyek atau organisasi. WMS terdiri dari prosedur dan alat yang digunakan oleh organisasi untuk mengidentifikasi, menjalankan, dan meningkatkan alur kerja. Ini akan melibatkan beberapa cara perangkat lunak alur kerja tetapi bisa lebih dari sekadar menggunakan alat.

Oleh karena itu, WMS mengatur kebijakan, prosedur, dan perangkat lunak perusahaan untuk mengelola proses alur kerja organisasi atau proyek dengan lebih baik. Ini mencakup semuanya, mulai dari pemodelan formulir, aksesibilitas berbasis peran, pelaporan, pemberitahuan, penyimpanan berbasis cloud, dan banyak lagi.

Apa yang Dilakukan Sistem Manajemen Alur Kerja?

Sistem manajemen alur kerja memberi orang kesempatan untuk menentukan alur kerja yang berbeda dalam proyek atau organisasi mereka seperti yang berlaku untuk tugas atau proses.

WMS juga memungkinkan tugas berulang diotomatisasi untuk efisiensi yang lebih besar. Beberapa juga dapat memastikan bahwa tugas yang belum selesai dalam proses tidak dilupakan. Hal ini dilakukan dengan pemberitahuan yang membuat tim Anda tetap dalam lingkaran.

Menggunakan sistem manajemen alur kerja adalah cara yang baik untuk memiliki satu sumber kebenaran. Daripada membuat tim berkomunikasi satu sama lain di Slack atau email, mereka dapat merespons di tingkat tugas dan menjaga komunikasi di dalam aplikasi. Ini juga memungkinkan bisnis menjauh dari spreadsheet statis. Ketika terlalu banyak lembar kerja Excel yang dibagikan, mungkin sulit untuk mengetahui mana yang memiliki data terkini.

Apa itu Perangkat Lunak Alur Kerja?

Perangkat lunak alur kerja adalah bagian dari sistem manajemen alur kerja. Ini adalah alat yang menunjukkan tugas yang harus Anda selesaikan, tugas yang sedang dijalankan, dan statusnya. Ini juga menunjukkan langkah-langkah yang telah Anda selesaikan. WMS memungkinkan Anda memberikan tugas kepada anggota tim yang memiliki deskripsi terperinci tentang pekerjaan tersebut.

Ini memberikan transparansi ke dalam proses alur kerja, yang memungkinkan manajer menangkap masalah sebelum menjadi masalah. Mereka kemudian dapat mengalokasikan kembali sumber daya ke proyek dan memastikan bahwa mereka menyelesaikan potensi kemacetan sebelum memperlambat tim.

Ada juga fitur pelaporan yang mengumpulkan data dan menghitung informasi tersebut untuk menunjukkan metrik proyek, baik dalam alat pelaporan atau dasbor. Semua fitur ini dirancang untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi dengan merampingkan proses, mengurangi dokumen, dan mengidentifikasi kemacetan.

Manfaat dan Fitur Perangkat Lunak Manajemen Alur Kerja

Manfaat menggunakan perangkat lunak manajemen alur kerja harus jelas. Semakin baik alur kerja Anda, semakin baik proyek atau organisasi Anda. Salah satu cara WMS melakukan ini adalah dengan mengurangi jumlah kesalahan. Bahkan jika beberapa berhasil, yang selalu terjadi, perangkat lunak dapat memberitahu Anda dan Anda dapat mengatur prosedur untuk memastikan itu tidak terjadi lagi.

Manajemen alur kerja juga seperti jaringan ikat yang menjaga orang, perangkat lunak, dan budaya kerja tetap produktif. Tim dapat berkomunikasi satu sama lain, yang memfasilitasi kolaborasi. Ini juga mengintegrasikan sistem perangkat lunak yang berbeda untuk membantu mereka bekerja lebih baik bersama-sama juga.

Ada begitu banyak kelebihan dalam menggunakan perangkat lunak manajemen alur kerja sehingga sulit untuk berhenti mencantumkannya. Dari membantu Anda mengerjakan banyak tugas sekaligus hingga meningkatkan kontrol dan transparansi, sistem manajemen alur kerja juga meningkatkan budaya kerja dalam suatu organisasi. Disorganisasi mengikis moral.

WMS umumnya memiliki fitur yang menunjukkan status tugas, alat pelaporan, dan pemberitahuan email agar semua orang tetap berada di halaman yang sama. Beberapa juga akan memiliki alat manajemen sumber daya untuk mengalokasikan kembali sumber daya dan menjaga tim tetap bekerja sesuai kapasitas tanpa mengalokasikan beban kerja mereka secara berlebihan.

Memilih Sistem Manajemen Alur Kerja

Yakin bahwa sistem manajemen alur kerja akan membantu Anda menjalankan proyek atau organisasi yang lebih efisien? Pertama, tanyakan pada diri Anda pertanyaan ini – “bagaimana saya tahu sistem manajemen alur kerja yang tepat untuk saya?”

Akan selalu ada kendala di luar alat itu sendiri, seperti harga, dan apa yang bersedia diinvestasikan oleh organisasi Anda untuk menginstal perangkat lunak baru. Di luar hal-hal tersebut, sebaiknya Anda mencari software yang memiliki fitur-fitur berikut.

• Perangkat lunak berbasis cloud untuk mendapatkan data waktu nyata dan membuat keputusan yang lebih berwawasan
• Notifikasi untuk memberi Anda informasi terbaru tentang perubahan pada alur kerja Anda
• Beberapa tampilan proyek, seperti Gantt, kanban, daftar tugas, dll., untuk memungkinkan semua orang bekerja sesuai keinginan mereka
• Alat pemantauan dan pelaporan untuk menganalisis data alur kerja dan membuat keputusan perbaikan yang lebih baik
• Antarmuka yang mudah digunakan dan orientasi yang cepat
• Terintegrasi dengan aplikasi lain yang Anda gunakan
• Komunikasi kolaboratif untuk menjaga tim tetap terhubung

Praktik Terbaik Manajemen Alur Kerja

Terakhir, setelah Anda memilih perangkat lunak manajemen alur kerja yang sesuai dengan kebutuhan proyek atau organisasi Anda, berikut adalah lima tip untuk memaksimalkan alur kerja Anda.

1. Pertama, memiliki rencana alur kerja. Tapi lebih dari itu, punya satu yang tertulis atau, lebih baik lagi, visual. Lebih baik untuk mempersiapkan ke depan dan memiliki representasi visual dari rencana itu membuatnya lebih mudah untuk dibagikan dan dipahami.
2. Ini juga merupakan ide yang baik untuk memikirkan hal-hal yang bisa salah dalam sistem alur kerja Anda dan bagaimana Anda akan menanggapinya. Mitigasi risiko selalu merupakan praktik yang baik karena tidak dapat dihindari bahwa ada sesuatu yang salah. Cobalah untuk mencari tahu di mana mungkin ada penundaan atau kemacetan yang akan memperlambat produksi dan bagaimana menyelesaikannya dengan cepat jika itu muncul.
3. Jika Anda menggunakan alur kerja untuk sebuah proyek, akan berguna untuk menerapkan manajemen alur kerja yang sama ke seluruh organisasi. Mungkin ada masalah dalam proyek Anda yang berada di luar lingkup Anda dan bagian dari alur kerja yang dipikirkan dengan buruk dalam organisasi perusahaan Anda.
4. Pastikan Anda menggunakan perangkat lunak manajemen alur kerja dan memiliki alat yang sesuai dengan proyek atau struktur organisasi Anda.
5. Juga, jangan berhenti pada alur kerja setelah Anda menyiapkan dan menjalankannya, meskipun semuanya berjalan dengan baik. Juga, luangkan waktu untuk melakukan audit, tinjau prosesnya dan kembali dengan cara untuk memperbaikinya. Alur kerja bukanlah proses sekali dan selesai tetapi sistem yang berkelanjutan dan terus berkembang.

Mengapa ProjectManager adalah Sistem Manajemen Alur Kerja Terbaik

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen alur kerja berbasis cloud yang mengatur alur kerja, menghubungkan tim, dan memungkinkan Anda membangun efisiensi dan meningkatkan produktivitas. Tim dapat berkolaborasi di mana pun mereka berada secara real time dan tetap diperbarui dengan alat otomatisasi alur kerja, seperti pemberitahuan email dan peringatan dalam aplikasi.

Bekerja di Beberapa Tampilan Proyek

Memiliki beberapa tampilan proyek berarti tim dapat bekerja sesuai keinginan mereka, baik dari jarak jauh atau di departemen yang berbeda. Para ahli dan pemula sama-sama dapat memvisualisasikan alur kerja pada tampilan papan kanban ProjectManager. Tim dapat mengendalikan backlog mereka dan mengelola tugas-tugas tersebut. Kemudian mereka dapat bekerja sama dan merencanakan sprint, sementara manajer dapat melakukan transparansi ke dalam alur kerja dan dapat mengalokasikan kembali sumber daya untuk mengatasi kemacetan sebelum mereka memperlambat pekerjaan.

Lacak Masalah di Dasbor

Mengawasi alur kerja adalah bagaimana Anda dapat menangkap masalah dan menyelesaikannya sebelum menjadi masalah. Menggunakan dasbor langsung ProjectManager seperti memiliki laporan status instan. Ini menangkap data proyek secara real time dan kemudian secara otomatis menghitung informasi dalam grafik dan bagan yang mudah dibaca yang menunjukkan beban kerja, tugas, dan lainnya. Tidak seperti perangkat lunak lain yang memerlukan penyiapan yang lama, dasbor ProjectManager siap saat Anda siap.

Tingkatkan Proses Melalui Pelaporan

Untuk menemukan cara meningkatkan alur kerja Anda, gunakan alat pelaporan sekali klik ProjectManager. Mereka menghasilkan data terperinci tentang waktu, biaya, dan lainnya. Anda dapat memfilter setiap laporan agar Anda hanya berfokus pada informasi yang ingin Anda analisis. Anda juga dapat membagikan laporan untuk terus memperbarui pemangku kepentingan Anda.

ProjectManager adalah perangkat lunak alur kerja terbaik dengan alat manajemen sumber daya untuk menyesuaikan alur kerja dengan cepat dan mudah. Alat kami terintegrasi dengan sebagian besar aplikasi dan dapat membantu manajemen alur kerja perusahaan dengan fitur manajemen portofolio. Dapatkan terorganisir dan coba ProjectManager hari ini gratis!