7 Alasan Email Terpental (Dan Apa yang Dapat Anda Lakukan untuk Meningkatkan Rasio Pentalan)

Bagi kebanyakan dari kita, pertama kali kita melihat email terpental, kita benar-benar bingung. Kami bertanya-tanya apa artinya. Dan kami mulai bertanya, “Mengapa email terpental?” "Apakah kita melakukan sesuatu yang salah?" “Apa yang harus kita lakukan sekarang?”

Yang benar adalah, ketika email terpental, hampir tidak pernah kesalahan pengirim.

Tetapi langkah pertama untuk menghentikan bouncing agar tidak terjadi lagi adalah memahami apa sebenarnya bouncing email itu.

Apa itu bouncing email?

Sebuah email bouncing adalah ketika email komersial atau pemasaran tidak terkirim sebagaimana dimaksud.

Ada berbagai alasan mengapa email bisa "memantul" tetapi yang paling penting untuk diingat adalah bahwa "pantulan" mungkin tidak hanya membuang waktu dan upaya Anda, tetapi juga berdampak negatif pada kemampuan pengiriman email Anda. Artinya, jika Anda memiliki rasio pentalan yang tinggi, server mungkin mulai percaya bahwa email Anda tidak dapat dipercaya dan mungkin mulai memblokirnya secara otomatis.

Itulah mengapa penting untuk memantau dan membersihkan email terpental tersebut secara teratur. Tapi sebelum kita membahasnya, mari kita bicara tentang jenis-jenis email yang terpental.

Dua jenis utama email yang terpental

Ada dua jenis bouncing email — bouncing lembut dan bouncing keras. Sementara yang satu bersifat sementara, yang lain bersifat permanen.

Apa itu soft bounce email?

Pentalan lunak berarti alamat email valid dan terkirim ke kotak masuk penerima, tetapi masih terpental karena kotak surat penuh, server sedang down, atau pesan terlalu besar untuk kotak masuk penerima.

Pentalan lunak umumnya dianggap sebagai situasi sementara karena dapat diatasi dengan penerima membersihkan kotak masuk mereka, server diperbaiki, atau dengan Anda mempersingkat buletin Anda.

Apa itu hard bounce email?

Pentalan keras terjadi ketika email ditolak karena alamat email tidak valid atau alamat email tidak ada.

Ini adalah situasi permanen dan alamat harus dihapus dari daftar Anda.

Sekarang setelah Anda memahami dua tipe dasar email yang terpental, mari kita lihat enam alasan umum mengapa email bisa terpental.

7 alasan mengapa email terpental

1. Alamat email yang tidak ada

Jika pentalan ditandai sebagai "alamat email tidak ada", alamat email tersebut mungkin salah ketik, atau orang dengan alamat tersebut mungkin telah meninggalkan organisasi.

Ada juga kemungkinan bahwa kontak tersebut memberikan alamat email palsu, yang dapat terjadi jika Anda menawarkan sesuatu secara online dengan imbalan email.

Dalam hal ini, penting untuk meninjau kontak dalam kategori ini dan melihat apakah ada kesalahan ketik yang jelas pada alamat email. Jika tidak, coba hubungi kontak dengan cara lain untuk mengonfirmasi alamat.

Tip: Pernah mengalami kesulitan membaca tulisan tangan seseorang dari lembar pendaftaran email Anda? Gunakan alat ini untuk menangkap informasi kontak mereka secara elektronik.

2. Email tidak terkirim

Jika email terpental berada dalam kategori “Tidak terkirim”, itu berarti server email penerima untuk sementara tidak tersedia, kelebihan beban, atau tidak dapat ditemukan.

Server yang tidak dapat ditemukan bisa saja mogok atau sedang dalam pemeliharaan, jadi ini mungkin berarti menunggu untuk mengirim email ke alamat itu lagi.

Namun, jika alamat email ini berulang kali terpental pada beberapa email, itu mungkin berarti server hilang untuk selamanya.

3. Kotak surat penuh

Jika kontak Anda memiliki begitu banyak email di kotak masuk mereka sehingga mereka tidak dapat menerima lagi, email Anda akan dipantulkan kembali sampai ada ruang untuk mereka.

Terkadang, ini dapat berarti bahwa kontak tersebut tidak lagi menggunakan alamat email tersebut.

Seperti halnya alamat email yang tidak ada, Anda mungkin ingin menindaklanjuti dengan kontak melalui media sosial, telepon, atau surat untuk memeriksa apakah alamat tersebut valid.

4. Liburan/Balasan Otomatis

Jika seseorang pergi berlibur atau tidak dapat memeriksa email mereka, email Anda kepada mereka akan terpental.

Penting untuk diperhatikan bahwa, tidak seperti kategori pentalan lainnya, jenis pentalan ini berarti email Anda berhasil dikirim ke kotak masuk .

Pantau dengan cermat seberapa sering alamat email ini berakhir di kategori ini. Jika berbulan-bulan berlalu dan orang tersebut belum kembali dari liburan, Anda mungkin ingin mempertimbangkan untuk menghapus kontak tersebut.

5. Email yang diblokir

Jika alamat email ditempatkan dalam kategori “Blocked”, server penerima telah memblokir email yang masuk.

Ini sering terjadi di lembaga pemerintah atau sekolah, di mana server bisa lebih ketat dalam hal menerima email.

Untuk mengatasi masalah ini, Anda perlu menghubungi kontak tersebut dan meminta mereka untuk memasukkan email Anda ke Daftar Aman atau, ketika dikirim ke alamat perusahaan, minta agar administrator sistem mereka membuka blokir alamat IP Kontak Konstan.

6. Ditangguhkan

Saat email berulang kali terpental di akun email mana pun , Kontak Konstan mengkategorikan alamat email itu sebagai ditangguhkan.

Artinya, alamat email yang dipermasalahkan dapat ditangguhkan karena tidak hanya terpental saat Anda mengirim email tetapi juga berpotensi terpental dengan pelanggan Kontak Konstan lainnya. Jadi, meskipun Anda mungkin hanya menampilkan satu pentalan dalam laporan Anda, mungkin ada beberapa pentalan dalam sistem Kontak Konstan.

7. Lainnya

Pentalan yang tidak memberikan alasan kepada server untuk terpental dimasukkan ke dalam kategori ini, jadi itu bisa berarti bahwa email terpental karena salah satu alasan di atas atau yang lainnya.

Penting untuk mengawasi kontak ini juga, untuk melihat apakah pantulan terus berulang.

Apa yang perlu Anda lakukan untuk mengurangi rasio pentalan email Anda

Pentalan tidak baik untuk daftar email Anda, karena dampak negatif pada keterkiriman dan keberhasilan kampanye email Anda.

Pantau pantulan Anda dengan cermat. Jika beberapa alamat terus terpental, mungkin sudah saatnya untuk mengambil langkah berikutnya.

Hapus alamat email dari daftar Anda

Saat email terpental adalah bouncing yang keras atau permanen, Anda harus segera menghapus alamat dari daftar Anda.

Alamat yang disarankan untuk dihapus meliputi:

• Pantulan tidak ada
• Pantulan yang tidak terkirim
• Alamat yang ditangguhkan

Cara terbaik untuk menghapus alamat ini dari daftar email Anda adalah dengan berhenti berlangganan.

Setelah alamat dihapus, Anda kemudian dapat meluangkan waktu untuk memeriksa dengan penerima yang dituju untuk melihat apakah alamat mereka telah berubah dan berpotensi mengirimi mereka tautan ke halaman arahan pembuatan prospek yang memungkinkan mereka mendaftar dengan alamat email baru mereka.

Mulailah mengatasi email Anda yang terpental

Untungnya, email bouncing muncul cukup cepat setelah Anda mengirim kampanye email, sehingga mudah untuk menemukan alamat email yang membutuhkan perhatian Anda.

Jika Anda belum membersihkan alamat email yang terpental dari akun Anda sebelum mungkin memerlukan sedikit waktu — tergantung pada berapa banyak pelanggan yang Anda miliki — tetapi itu mudah dengan notasi "Direkomendasikan untuk Penghapusan" Kontak Konstan.

Untuk memulai, ekspor laporan email Anda pada email terpental. Kemudian, perbaiki dan perbarui semua alamat yang mungkin terpental karena salah ketik dan kirim ulang email ke alamat tersebut. Setelah Anda menyelesaikannya, lanjutkan dan hapus alamat-alamat itu dari daftar Anda yang mengalami pantulan keras.

Setelah itu, hanya masalah memeriksa laporan Anda dan dengan cepat membersihkan email yang berulang atau terpental setiap kali Anda mengirim kampanye email.

Mengikuti bouncing email Anda akan memastikan Anda mendapatkan hasil maksimal dari upaya pemasaran email Anda!