Mengapa Praktik Pengiriman yang Baik Sangat Penting untuk Menghindari Penetapan Spam

Apa itu spam? Secara teknis, ini adalah email komersial yang tidak diminta (UCE) atau email massal yang tidak diminta (UBE). Dengan kata lain, email dikirim dalam jumlah banyak kepada pengguna yang tidak memberikan izin untuk menerima pesan tersebut.

Namun, itu hanya menggores permukaan. Pada kenyataannya, spam adalah email apa pun yang dianggap tidak diinginkan oleh entitas mana pun antara pengirim dan penerima. Ini termasuk layanan penyaringan, Penyedia Layanan Internet (ISP), penyedia kotak masuk, keamanan informasi perusahaan, dan kemungkinan lainnya. Setiap layanan yang memproses pesan dalam perjalanan memiliki potensi untuk menghentikannya karena satu dan lain alasan. Email komersial juga harus memenuhi persyaratan hukum, seperti CAN-SPAM AS dan CASL Kanada. Oleh karena itu, mendapatkan email tertentu ke kotak masuk harus melewati banyak rintangan potensial.

Berapa biaya spam?

Satu hal yang perlu diingat tentang email adalah banyak orang menanggung biayanya, termasuk penerima akhir. Dalam hal penyedia kotak surat (Google/Gmail, Yahoo, Comcast, Hotmail, AOL, dll.), biayanya tidak hanya mencakup pemrosesan pesan, tetapi juga penyimpanan pesan dalam jangka panjang. Hal ini juga berlaku untuk email perusahaan yang seringkali harus diarsipkan selama bertahun-tahun. Menghentikan email yang tidak diinginkan menghemat sumber daya tersebut dan perusahaan menerapkan banyak kontrol untuk membantu meminimalkan biaya tersebut.

Jika Anda menganggap bahwa persentase spam berkisar antara 50% hingga 95%, Anda dapat membayangkan bahwa menguranginya tampaknya merupakan pengeluaran yang berharga bagi siapa pun yang memproses email. Produk dan layanan anti-spam menggunakan banyak filter untuk mengidentifikasi spam termasuk pemindaian konten, analisis gambar, layanan reputasi domain atau IP, otentikasi email, pemeriksaan virus, identifikasi URL, dan informasi lainnya dari berbagai laboratorium penelitian ancaman dan penambangan data besar.

Demikian juga, penyedia kotak surat skala besar seperti Google dan Comcast tidak hanya menggunakan metode serupa, mereka juga menggunakan data yang disediakan oleh penerima akhir juga. Mereka dapat melacak apakah pengguna membuka pesan, memindahkannya ke sampah, menandainya sebagai spam, berhenti berlangganan, dll. Dan mereka kemudian dapat melacak tindakan tersebut di semua penerima yang menerima pesan atau pesan dari pengirim yang sama yang memberikan kesan bagaimana basis pengguna mereka memahami email itu.

Pastikan Anda mengirim surat yang diinginkan

Pertimbangkan bahwa pada Konferensi Evolusi Email baru-baru ini, empat penyedia kotak masuk terbesar (Gmail, Comcast, Outlook.com, dan AOL) menyatakan bahwa mereka menganggap 95% pesan masuk sebagai sampah. Bagaimana Anda memastikan bahwa email Anda dalam "diinginkan" 5% itu?

Anda perlu memahami bahwa tidak peduli seberapa penting menurut Anda pesan Anda. Tidak masalah bahwa penerima Anda telah memilih konten Anda di masa lalu. Tidak masalah bahwa email Anda memenuhi ketentuan CAN-SPAM, CASL, atau undang-undang lainnya. Hanya penting bahwa penerima menginginkan email Anda dan menginginkannya sekarang juga. Tidak perlu banyak untuk email Anda diblokir.

Banyak spam tidak dikirim oleh scammers atau aktor jahat dengan niat jahat; itu dikirim oleh orang-orang dengan motif bisnis yang sah yang sama sekali tidak memahami semua aturan tertulis dan tidak tertulis.

Pikirkan kotak masuk pribadi Anda. Apakah Anda hanya menerima pesan yang Anda inginkan? Selalu? Apakah Anda menerima terlalu banyak pesan dari pengirim tertentu? Apakah minat Anda berubah sejak Anda mendaftar untuk buletin atau vendor tertentu? Ini adalah bagaimana penerima Anda melihat lalu lintas Anda.

Bagaimana metrik keterlibatan memengaruhi reputasi Anda

Tetap relevan dengan semua orang di milis Anda sepanjang waktu pada dasarnya tidak mungkin. Pelanggan akan datang dan pergi. Mempermudah mereka untuk pergi menjadi bagian dari menjaga reputasi Anda tetap bersih dengan berbagai bagian ekosistem email. Penyedia utama cenderung menilai reputasi pengiriman Anda dengan keterlibatan penerima Anda di sistem mereka. Mereka menggunakan jenis metrik berikut untuk menambah atau mengurangi reputasi Anda:

• Reply (++) : penerima membalas email Anda
• Bukan Spam (++) : penerima menandai email yang ditandai sebagai bukan spam atau sampah
• Open (+) : penerima membuka email
• Pindah ke folder terpisah (+) : penerima memindahkan atau memberi label pada pesan
• Tambahkan ke kontak (+) : penerima menambahkan Anda sebagai pengirim ke kontak mereka atau daftar yang diizinkan
• Hapus tanpa terbuka (-) : penerima menghapus email tanpa membukanya
• Tandai sebagai spam (–) : penerima menandai pesan Anda sebagai spam

Demikian juga, menyediakan mudah, lebih baik lagi satu klik, berhenti berlangganan adalah parameter lain yang dievaluasi banyak vendor. Otentikasi email yang valid (SPF, DKIM, DMARC) adalah faktor lainnya.

Lakukan bagian Anda untuk dikirim

Saya jamin tidak ada yang akan membaca email yang tidak pernah mereka terima. Mengirimkan pesan Anda adalah langkah pertama. Praktik terbaik untuk mengirim email massal sudah ditentukan dengan baik, tetapi praktik tersebut memang membutuhkan upaya. Jika Anda ingin meningkatkan peluang agar pesan Anda terkirim, Anda benar-benar perlu melakukan bagian Anda. Secara sederhana, Anda perlu melakukan hal yang benar:

• Dapatkan penerima Anda dengan cara yang diterima : pastikan Anda benar-benar memiliki persetujuan dan konfirmasi keikutsertaan mereka.
• Lacak keterlibatan Anda : pantau rasio pengiriman, rasio buka, rasio klik, dan metrik lain yang menunjukkan bagaimana penerima Anda berinteraksi dengan lalu lintas Anda.
• Segmentasikan pengiriman Anda : jangan mengirim email yang sama ke semua pengguna sepanjang waktu. Pahami keterlibatan penerima Anda dan kirimkan sesuai dengan itu.
• Pemanasan dan pendinginan : mulai mengirim perlahan. Menurut beberapa pemain besar, mulailah dengan puluhan penerima terbaik Anda untuk kampanye baru, IP, domain, dll. Dan turunkan penerima Anda yang kurang terlibat atau tidak aktif.
• Jadikan berhenti berlangganan dengan mudah: berikan metode sekali klik kepada penerima untuk keluar dari daftar ini atau semua. Ini benar-benar akan meningkatkan keterkiriman Anda secara keseluruhan dibandingkan dengan penerima yang marah hanya menandai email Anda sebagai spam.
• Otentikasi email Anda : gunakan SPF, DKIM, dan DMARC yang tepat untuk membuat email Anda lebih dipercaya dengan menerima server email.

Pada akhirnya, menavigasi ladang ranjau deteksi spam dan pemfilteran berikutnya berarti melakukan semua hal yang benar pada waktu yang tepat. Jangan biarkan ketidaktahuan tentang lanskap membuat pesan Anda tidak sampai ke tempat yang Anda butuhkan.

Referensi:

• Laporan Intelijen Symantec: Juni 2015
• Laporan Ancaman Proofpoint: Juni 2015
• Peta Spam Global Trend Micro