4 langkah yang harus Anda miliki dalam ringkasan email Anda untuk keberhasilan kampanye [Free Template]

Setiap email pemasaran yang dikirim merek Anda harus memiliki tujuan yang jelas dan strategi yang baik di baliknya. Kedengarannya sederhana, bukan? Sejauh yang mungkin kami pikirkan, ada sejumlah kekuatan yang bekerja melawan pemasar untuk mencapai hal ini yang dapat diselesaikan oleh email singkat.

Apakah semua ini terdengar familier?

• Rencana awal Anda untuk sebuah email tidak dipikirkan dengan baik.
• Rencana awal Anda untuk sebuah email solid, tetapi rencana itu perlahan berubah saat email yang sedang diproses diteruskan dari copywriter ke desainer ke pengembang.
• Pemangku kepentingan datang ke proses terlambat dan mengubah rencana.

Memiliki email singkat untuk setiap email yang Anda buat adalah solusi ampuh untuk masalah ini. Dan ini membantu Anda mendapatkan lebih banyak dari kampanye email Anda untuk mendorong kesuksesan dalam strategi pemasaran Anda secara keseluruhan.

Dalam posting ini, kami akan memandu Anda melalui:

• Apa itu email singkat?
• Mengapa Anda harus menggunakan brief email?
• Bagaimana cara menulis email singkat yang baik?

Jaga agar tim Anda tetap pada jalurnya Ringkasan email membantu memastikan tujuan email, pesan, audiens, dan waktu jelas—dari awal hingga eksekusi. Cegah email Anda tersesat dalam terjemahan, dan tetap di jalur dengan tujuan dan strategi awal Anda. Dapatkan template singkat email gratis Anda →

Apa itu email singkat?

Ringkasan email harus menguraikan tujuan email, audiens, pesan, waktu, indikator kinerja utama (KPI), dan detail penting lainnya. Brief email bertindak sebagai kompas untuk email saat melewati proses produksi. Anggap saja seperti Bintang Utara Anda—itu membuat pemangku kepentingan mendapat informasi sejak awal dan membantu seluruh tim tetap berada di halaman yang sama.

Mengapa Anda harus membuat brief email?

Jadi haruskah Anda menggunakan email singkat? Jawaban singkatnya adalah: Ya! Dan inilah alasannya.

Pertahankan pemangku kepentingan di halaman yang sama

Membuat ringkasan email selama tahap konsepsi email dan membagikannya dengan semua pemangku kepentingan memastikan bahwa semua orang setuju dengan tujuan dan rencana email tersebut. Ini mencegah kerumitan umpan balik bolak-balik dalam proses peninjauan dan perubahan menit terakhir. Pada akhirnya, ini menghemat waktu Anda dan tim Anda (dan sakit kepala).

Pandu tim Anda ke arah yang benar

Brief email berharga untuk semua program pemasaran email, terutama jika Anda memiliki volume tinggi, memiliki tim yang besar, atau bekerja dengan banyak pemangku kepentingan. Secara khusus, mereka penting untuk agensi yang perlu memberikan panduan yang jelas tentang cakupan email yang mereka buat untuk klien mereka.

Copywriter, desainer, dan pengembang dapat merujuk kembali ke email singkat untuk memastikan apa yang mereka lakukan sesuai dan tidak ada ruang lingkup merayap. Kemudian—di akhir proses—email terakhir diperiksa dengan brief untuk melihat apakah yang dikirimkan adalah yang diminta.

Tingkatkan keberhasilan kampanye dan ROI

Menurut laporan Alur Kerja Email Status 2020 kami, tim cenderung tidak merencanakan konten dengan ringkasan karena perubahan alur kerja yang disebabkan oleh COVID-19. Survei kami mengungkapkan 41% tim tidak pernah menggunakan email singkat, naik dari 31% pada 2019. Ini adalah kesalahan.

Kami mengerti—Anda harus bergerak cepat dan beradaptasi dengan perubahan yang tidak terduga. Tapi itu juga berarti Anda lebih rentan terhadap kesalahan dan miskomunikasi, yang pada akhirnya membutuhkan lebih banyak waktu untuk memperbaikinya. Brief email tidak harus panjang. Dan mereka layak.

Buat email yang lebih baik, lebih cepat Jadikan email Anda lebih mudah selangkah demi selangkah dengan ebook kami, Going Agile: The New Email Workflow. Dapatkan PANDUAN Anda →

Pemasar yang menggunakan email singkat secara konsisten melihat laba atas investasi (ROI) yang lebih tinggi daripada mereka yang tidak.

Menurut data survei State of Email 2020, tim yang menggunakan email singkat untuk setiap email melihat ROI sebesar $43 dibandingkan dengan mereka yang menggunakannya hanya kadang-kadang ($37) atau tidak sama sekali ($34). Itu berarti jika Anda tidak menggunakan brief email, Anda bisa kehilangan ROI 26,5% lebih tinggi—dan itu bertambah. Misalnya, jika pendapatan email tahunan merek Anda adalah $1 juta dan Anda tidak menggunakan brief email, Anda berpotensi kehilangan $265.000.

Brief membuat perbedaan seperti itu karena membantu Anda lebih memikirkan strategi pemasaran email Anda—mengirim konten yang tepat kepada audiens yang tepat pada waktu yang tepat.

Bagaimana cara menulis ringkasan yang baik?

Membuat email brief tidak harus memakan waktu lama. Bahkan, membuat email untuk email yang cukup rutin seharusnya relatif cepat. Anda dapat mempercepat proses itu dengan mengisi bagian awal dari ringkasan email Anda untuk email rutin—seperti buletin bulanan—yang mungkin selalu memiliki audiens dan sasaran yang sama, misalnya.

Namun, semakin rumit emailnya, semakin banyak waktu yang dibutuhkan untuk menulis ringkasan email—dan semakin banyak waktu dan rasa sakit yang bisa diselamatkan oleh email singkat tersebut.

Kami merekomendasikan empat langkah email singkat dan proses perencanaan. Hanya Langkah 1 yang penting untuk tahap konsepsi pembuatan email. Langkah 2 dan 3 masuk lebih dalam ke copywriting, dan Langkah 4 masuk ke desain email. Ambil sejauh yang masuk akal untuk organisasi dan proses Anda.

1. Tentukan maksud dan tujuan email

Untuk memahami inti email Anda, Anda harus menjawab delapan pertanyaan kunci ini. Jika Anda tidak dapat menjawab salah satunya, sebaiknya jangan melanjutkan email sampai Anda terhubung kembali dengan tim Anda dan mendapatkan jawaban atas pertanyaan penting ini.

SIAPA yang harus menerima pesan ini?

Semua pelanggan? Segmen tertentu? Hanya mereka yang mengambil tindakan?

Tentukan dengan jelas siapa di daftar Anda yang harus menerima email Anda. Hanya pelanggan yang telah membuka email dalam sebulan terakhir? Sebelumnya melakukan pembelian? Atau tinggal di kode pos tertentu?

Di sisi lain, penting juga untuk mempertimbangkan siapa yang tidak boleh menerima email Anda.

Apakah Anda ingin mengecualikan segmen tertentu dari pengiriman? Jika Anda mempromosikan produk, Anda mungkin ingin mengecualikan orang yang baru saja membelinya. Atau jika Anda menyimpan segmen untuk email lain, pastikan untuk mencatatnya.

Apa pun audiens Anda, definisikan dengan jelas, sebaiknya dalam istilah yang digunakan dalam alat pemilihan audiens dalam ESP Anda.

Jika ini adalah email otomatis atau transaksional, maka segmen Anda ditentukan oleh pemicunya. Misalnya, beberapa pertanyaan yang mungkin Anda tanyakan adalah:

• Apakah itu ditujukan kepada orang-orang yang meninggalkan keranjang online mereka, atau yang baru saja melakukan pembelian?
• Apakah email Anda akan ditujukan kepada mereka yang baru saja dibuka atau belum dibuka dalam 6 bulan?
• Apakah Anda mengirim email untuk mencatat momen penting, seperti ulang tahun pelanggan? Apakah produk kembali dalam stok?

Tindakan APA yang Anda ingin dilakukan oleh pelanggan tersebut?

Ini pada dasarnya adalah tujuan dari email Anda. Apakah Anda ingin orang melakukan pembelian atau donasi? Mendaftar untuk sebuah acara? Gunakan hashtag di media sosial?

Email yang memiliki satu ajakan bertindak (CTA) utama yang sangat jelas cenderung lebih baik. Tapi bisakah Anda memiliki lebih dari satu CTA? Tentu, tetapi pahami bahwa Anda mungkin melemahkan pesan email Anda. CTA sekunder memiliki tempatnya, tetapi hierarki email harus memperjelas tindakan apa yang paling Anda inginkan untuk dilakukan pelanggan Anda.

MENGAPA pelanggan tersebut akan termotivasi untuk mengambil tindakan itu?

Pikirkan apa yang dapat mendorong pelanggan Anda untuk berkonversi: diskon, tenggat waktu, informasi yang menarik, daya tarik emosional, dll.

Cobalah untuk menentukan pesan apa yang paling efektif untuk membuat penerima email Anda mengambil tindakan yang diinginkan. Tidak yakin? Mungkin tes A/B sedang dilakukan.

KAPAN pelanggan tersebut harus menerima pesan?

Langsung? Pada hari tertentu? Pagi, siang, atau malam?

Waktu sangat penting. Jika pelanggan Anda memerlukan peringatan sebelumnya untuk memanfaatkan CTA Anda—seperti yang akan mereka rencanakan untuk menghadiri konser atau webinar—maka kirim email jauh-jauh hari sebelumnya. Di sisi lain, jika mereka mengharapkannya segera—seperti email pengaturan ulang kata sandi atau email konfirmasi pembelian—maka kirimkan secepatnya.

Hari pengiriman dan waktu juga dapat memengaruhi kinerja. Waktu pengiriman email juga dapat memengaruhi pertimbangan desain (dibahas dalam pertanyaan berikutnya).

DI MANA pelanggan tersebut cenderung membaca pesan?

Pertimbangkan klien email mana yang digunakan pelanggan Anda atau yang paling populer, dan apakah mereka menggunakan desktop atau perangkat seluler.

Ada beberapa faktor yang dapat memengaruhi lingkungan terbuka untuk email Anda. Misalnya, mengirim email pada akhir pekan atau di luar jam kerja selama hari kerja kemungkinan besar akan menggeser buka email Anda secara signifikan dari aplikasi desktop atau klien email web ke perangkat seluler.

Dan perlu diingat bahwa klien email yang digunakan pelanggan Anda akan berbeda dari yang digunakan oleh pelanggan merek lain. Penting untuk mempertimbangkan perbedaan tersebut karena dapat memengaruhi desain dan konten email Anda.

Misalnya, jika sebagian besar pelanggan Anda membuka email mereka di desktop Outlook 2007-2019, maka menggunakan GIF animasi mungkin tidak bijaksana karena klien email tersebut memblokir animasi. Dan jika pelanggan Anda menggunakan Mode Gelap, Anda perlu mendesain email Anda sedikit berbeda.

Kami sangat menyarankan Anda menggunakan alat seperti Litmus Email Analytics untuk mendapatkan pemahaman yang lebih komprehensif tentang klien email mana yang digunakan pelanggan Anda.

Pahami audiens Anda dengan lebih baik Lihat di mana pelanggan Anda membuka dan apakah mereka membaca, membaca sekilas, atau menghapus email Anda. Lacak ke depan dan cetak, bandingkan keterlibatan berdasarkan perangkat, dan banyak lagi. Kemudian, gunakan wawasan ini untuk memperkuat segmentasi Anda. Pelajari lebih lanjut →

BAGAIMANA Anda mengukur keberhasilan email ini?

Perhitungkan KPI Anda yang bisa berupa pendapatan, unduhan, prospek, klik, buka, atau lainnya.

Ini adalah pertanyaan paling penting yang akan Anda jawab karena cara Anda menjawabnya dapat mengubah cara Anda menjawab semua pertanyaan lain dalam ringkasan email Anda. Juga, jika tim email dan pemangku kepentingan bisnis Anda mengukur keberhasilan email tertentu secara berbeda, maka Anda mungkin ingin menyusun kembali strategi dan sasaran menyeluruh Anda.

APAKAH email ini bagian dari serangkaian pesan atau perjalanan pelanggan atau pelanggan?

Bagaimana email ini dibangun di atas yang sebelumnya dan menyiapkan yang berikutnya? Konteks itu penting. Bagaimana email ini dibangun di atas email sebelumnya, atau menggerakkan pelanggan Anda dalam perjalanan atau interaksi mereka?

APAKAH Anda memiliki materi tambahan yang penting untuk menjawab pertanyaan sebelumnya?

Studi kasus? Postingan blog? email pesaing?

Seringkali, inspirasi email datang dari posting blog email lain, atau laporan yang dilihat anggota tim Anda. Sertakan referensi atau konten pendukung apa pun jika menurut Anda itu dapat membantu copywriter, desainer, pengembang, atau pemangku kepentingan Anda. Kemudian, pastikan Anda memasukkannya sebagai bagian dari email singkat Anda.

Email singkat dan lembar kerja perencanaan gratis Kewalahan? Jangan. Lembar kerja singkat email singkat kami merangkum semuanya dan memandu Anda melalui proses pembuatan email berkinerja tinggi—mulai dari menetapkan tujuan, menentukan strategi kotak masuk, hingga menyusun desain. Unduh sekarang →

2. Tentukan strategi kotak masuk Anda

Gunakan jawaban Anda di Langkah 1 untuk mengembangkan strategi kotak masuk tentang bagaimana Anda akan mendapatkan peluang dari mereka yang kemungkinan besar akan berkonversi. Kami juga menyebutnya informasi "amplop". Ini adalah kesan pertama—yang pertama kali dilihat pelanggan Anda di kotak masuk mereka.

Siapa pengirim atau dari nama Anda?

Siapa pelanggan Anda mengharapkan untuk mendapatkan email dari? Anda tidak ingin menggunakan nama yang tidak akan langsung mereka kenali.

Sebagian besar waktu—jika tidak sepanjang waktu—Anda ingin nama dari Anda menjadi nama merek Anda, karena itulah nama yang paling dikenal oleh pelanggan Anda. Jika Anda sangat ingin menggunakan nama wiraniaga atau nama CEO Anda, tanyakan pada diri sendiri: Mengapa menurut saya nama itu akan lebih mungkin menghasilkan keterlibatan?

Jika itu karena Anda berpikir penerima Anda lebih cenderung membuka email dari orang yang tidak dikenal daripada dari merek Anda, maka Anda hanya memanipulasi pelanggan Anda, yang merupakan strategi jangka pendek yang buruk dan strategi jangka panjang yang buruk.

Jika Anda benar-benar yakin bahwa menggunakan nama itu penting untuk tujuan pengenalan, maka pertimbangkan untuk menggunakan nama orang tersebut dan nama merek Anda. Misalnya, Anda dapat membuat nama pengirim Anda menjadi "Nama Depan di Nama Perusahaan" atau "Nama Depan Nama Belakang, Nama Perusahaan."

Di sini, di Litmus, kami menggunakan pendekatan "Nama Depan di Nama Perusahaan" ketika kami ingin menggunakan nama sebagai nama pengirim. Misalnya, Anda akan menerima email tindak lanjut dari “Melissa at Litmus” untuk Leading FWD, buletin dari CMO kami.

Apa dari alamat email Anda?

Pastikan itu menyertakan nama merek Anda untuk memberikan kepercayaan ekstra kepada pelanggan Anda bahwa email tersebut memang dari Anda.

Apa alamat balasan Anda?

Seperti alamat email dari Anda, pastikan alamat balasan Anda menyertakan nama merek Anda—sekali lagi, untuk memberikan kepastian bahwa email tersebut sah. Hindari menggunakan alamat no-reply@ yang membuat hubungan terasa satu arah.

Apa baris subjek Anda?

Apakah itu on-brand? Apakah itu memberi pelanggan gambaran yang layak tentang apa isi email itu?

Baris subjek mungkin merupakan elemen pemasaran email yang paling disalahpahami. Hal itu terkadang menyebabkan pemasar menggunakan taktik baris subjek yang merusak tujuan merek, termasuk menggunakan baris subjek menyesatkan yang mengorbankan kepercayaan merek dengan harapan mendapatkan pembukaan tambahan, perdagangan yang tidak pernah bermanfaat.

Baris subjek juga memiliki reputasi dibiarkan sampai menit terakhir. Kecenderungan itu juga mengapa kesalahan baris subjek terlalu umum.

Pelajari cara memulihkan dari kesalahan pemasaran email Selami kecerobohan email kehidupan nyata, dari kesalahan baris subjek hingga personalisasi yang salah. Pelajari bagaimana Anda dapat pulih dengan anggun dan mudah—semuanya sambil mempertahankan reputasi merek Anda. Dapatkan panduan Anda →

Apa teks pratinjau Anda?

Umumnya muncul di bawah atau di sebelah kanan baris subjek Anda di kotak masuk, teks pratinjau Anda harus mendukung dan memperpanjang baris subjek Anda.

Merek menjadi lebih baik dalam mendefinisikan teks ini dengan cermat, alih-alih membiarkan teks atau tautan apa pun yang ada di bagian atas email ditarik ke ruang yang sangat terlihat dan berharga ini. Namun—seperti baris subjek—teks pratinjau cenderung ditulis pada menit-menit terakhir dan rentan terhadap kesalahan serupa.

Buat kesan pertama yang bagus Periksa dengan cepat bagaimana email Anda muncul dan berfungsi di 90+ ​​klien email populer di seluruh dunia, untuk memastikan mereka akan terlihat bagus di setiap kotak masuk. Pelajari lebih lanjut →

3. Tentukan strategi konten tubuh Anda

Isi isi email Anda adalah inti dari email Anda—pesan utama untuk pelanggan Anda. Ini harus menginspirasi pembuka untuk mengambil tindakan, dan melanjutkan pesan yang Anda tetapkan untuk konten "amplop" Anda di Langkah 2.

Strategi konten tubuh yang baik seharusnya tidak hanya memberikan nilai bagi pelanggan Anda, tetapi juga membantu bisnis Anda mencapai tujuannya. Berikut adalah beberapa pertanyaan yang perlu dipertimbangkan saat menentukan pesan utama email Anda.

Apa judul utama Anda?

Yang terbaik adalah menjaganya tetap pendek dan kuat. Rentang perhatian email tidak panjang; rata-rata waktu yang dihabiskan untuk membaca email adalah sekitar 11 detik. Jadi judul Anda harus menarik perhatian dan menarik orang untuk terus membaca atau mengambil tindakan.

Jika Anda memiliki subjudul, apakah itu?

Buat subjudul Anda tetap menarik untuk mendorong pelanggan agar terus menelusuri seluruh email. Pikirkan subjudul sebagai teks pratinjau untuk body copy Anda—subjudul harus berfungsi sebagai perpanjangan dari judul Anda.

Apa salinan tubuh?

Seperti judul Anda (dan subjudul), jaga agar salinan tubuh Anda tetap tajam dan ringkas. Bertujuan untuk membatasi blok teks tidak lebih dari enam baris. Perlu diingat: Anda dapat berbicara dan tidak selalu menggunakan kalimat lengkap. Pertimbangkan untuk menggunakan daftar berpoin.

Apa ajakan bertindak Anda?

Sesuatu seperti "klik di sini" biasanya terlalu kabur. Praktik terbaik adalah menggunakan kata-kata yang berorientasi pada tindakan dan berpusat pada pelanggan seperti "masuk daftar tunggu" atau "belanja dan hemat 25%". Belum lagi, ini bagus untuk aksesibilitas email dan pembaca layar. Batasi CTA Anda hingga lima kata atau kurang, dan coba buat transisi ke CTA Anda semulus mungkin. Apakah terasa alami membaca dari body copy? Bagaimana kalau membaca sekilas langsung dari judul?

Apa grafis atau gambar pendukung Anda?

Apakah Anda menggunakan gaya hidup atau gambar produk? Gambar yang bersumber dari perusahaan atau pelanggan? GIF atau video animasi? Either way, visual menarik yang mendukung atau menggambarkan pesan Anda adalah cara yang harus dilakukan.

Jika email Anda memiliki pesan sekunder, terapkan juga pertanyaan ini pada email tersebut.

4. Buat sketsa hierarki konten Anda

Mengembangkan visi untuk email Anda akan membantu mewujudkannya. Melakukannya tidak hanya akan membantu Anda mengatur konten secara visual, tetapi juga membantu Anda merenungkan setiap perbaikan yang dapat dilakukan sebelum email diserahkan untuk produksi.

Ini pada dasarnya adalah mockup email Anda yang sangat kasar.

Mulailah dengan memikirkan ini seperti email modular. Letakkan komponen terpenting email Anda dari Langkah 3. Kemudian, kerjakan elemen lain yang mendukungnya.

Ingat: Ingatlah kebutuhan pelanggan Anda!

Biarkan ini memberikan gambaran visual tentang seberapa banyak konten yang Anda coba masuk ke email yang satu ini. Dan setelah Anda selesai, periksa kembali apakah email tersebut mencapai tujuan yang Anda nyatakan pada awalnya, agar Anda tetap pada jalurnya dengan membuat email berkinerja tinggi.

Dapatkan template singkat email gratis Anda

Email terbaik dimulai dengan rencana. Memulai proses Anda dengan email singkat akan memberikan kejelasan kepada Anda, tim Anda, dan semua pemangku kepentingan lainnya saat email masuk dari produksi ke kotak masuk pelanggan Anda—semua dengan mempertimbangkan tujuan Anda. Tidak hanya dapat meningkatkan alur kerja Anda, tetapi juga pengalaman pelanggan. Saatnya untuk menempatkan semuanya dalam tindakan!

Unduh ringkasan email dan lembar kerja perencanaan gratis Anda →

Awalnya diterbitkan pada 15 September 2018, oleh Chad S. White. Terakhir diperbarui 29 April 2021.