Panduan untuk Menang di Komunikasi Klien

Menguasai komunikasi klien adalah proses yang membutuhkan latihan. Untuk menarik dan mempertahankan klien yang tepat, Anda harus menjadi komunikator yang luar biasa. Ini adalah persyaratan utama untuk menciptakan kemitraan yang saling menguntungkan , di mana bisnis Anda dan klien Anda dapat berkembang.

Menang dalam komunikasi klien, juga berarti menguasai seni negosiasi . Komunikator hebat berpikir kritis, netral secara emosional, hadir, jeli, fleksibel, dan hormat. Jika Anda belajar melakukan semua ini dengan baik, Anda akan berhasil dan efektif memperjelas harapan klien Anda, menutup lebih banyak penjualan, meningkatkan loyalitas, dan meningkatkan nilai seumur hidup pelanggan Anda.

Komunikasi yang baik dapat membantu memecahkan banyak masalah bisnis. Strategi komunikasi yang paling tepat tergantung pada bisnis unik perusahaan Anda dan klien mereka . Dan meskipun sangat penting bagi Anda untuk menyesuaikan pesan Anda dengan klien tertentu, menetapkan beberapa praktik utama sangatlah penting.

Oleh karena itu, dalam artikel ini kami telah menyusun panduan untuk menang dalam komunikasi klien. Kami telah menguraikan hal yang paling penting dan tidak boleh dilakukan, sehingga Anda dapat memastikan hasil yang saling menguntungkan.

Miliki Pendekatan yang Profesional, Namun Ramah

Sumber

Komunikasi klien yang efisien adalah bagian mendasar dari membina hubungan yang kuat dan langgeng. Upaya Anda harus profesional, dengan pendekatan yang ramah, dan memberikan pertukaran informasi yang konsisten, personal, dan bermakna. Tujuan akhir dari pertukaran semacam itu adalah untuk melakukan diskusi yang saling menguntungkan , yang mengarah pada situasi menang-menang bagi kedua belah pihak.

Untuk memastikan bahwa setiap percakapan yang Anda dan klien Anda lakukan memiliki hasil yang positif, ingatlah untuk tepat waktu, bersiap-siap, dan hadir . Hanya muncul secara fisik atau virtual, tidak sama dengan memberikan perhatian penuh Anda. Penting untuk memperhatikan detailnya, dan mengajukan pertanyaan lanjutan, agar klien Anda tidak mengulangi apa yang mereka katakan.

Cobalah untuk mengantisipasi pertanyaan dan bersiaplah untuk menanyakan beberapa pertanyaan saat bepergian. Ini sangat penting pada setiap tahap komunikasi klien Anda. Baik Anda baru mulai berbicara atau sedang mendiskusikan detail tentang proyek yang sedang Anda kerjakan, mengajukan pertanyaan dapat membawa banyak manfaat. Komunikasi pada dasarnya adalah pertukaran informasi, jadi semakin banyak Anda bertanya, semakin banyak Anda akan tahu .

Dapatkan Pelajaran dari Umpan Balik

Belajarlah untuk mengekstrak umpan balik yang membangun dari diskusi dengan klien Anda. Dalam beberapa kasus, sudut pandang Anda mungkin berbeda dari sudut pandang klien Anda. Ketika ini terjadi, lakukan upaya aktif untuk memahami dari mana mereka berasal . Jangan biarkan frustrasi menghalangi, dan jangan takut untuk meminta informasi lebih lanjut atau klarifikasi yang lebih baik jika dan bila diperlukan.

Selain itu, kenali kebutuhan dan permintaan klien Anda, dan bersikaplah hangat dan ramah. Anda berbisnis dengan manusia, bukan robot, dan membangun hubungan yang lebih dalam dengan klien Anda akan membantu Anda memberi mereka layanan yang jauh lebih baik.

Berlawanan dengan kepercayaan bahwa komunikasi bisnis harus dingin dan diperhitungkan, dalam hal membangun hubungan klien yang sehat, membina lingkungan yang ramah dan menyenangkan sangat membantu .

Jadi, selain menciptakan suasana yang positif untuk diskusi, periksa klien Anda secara teratur dan pastikan pertemuan Anda berharga dan penuh aksi.

Tunjukkan Kecerdasan Emosional

Komunikasi klien bersifat kolaboratif , oleh karena itu menunjukkan kecerdasan emosional adalah komponen kunci dari diskusi yang sehat. Mampu secara efektif memahami bagaimana perasaan orang lain sangat penting untuk nada dan pendekatan Anda. Jadi, perhatikan bahasa tubuh, nada suara, kecepatan, volume, dan pilihan kata.

Akui keadaan emosional klien Anda, serta Anda sendiri. Berada dalam suasana hati tertentu atau tampak seperti Anda berada dalam suasana hati tertentu – misalnya kecemasan, kemarahan, ketidakpedulian, kejengkelan, kegembiraan, dll – dapat menyebabkan hasil yang kurang optimal. Oleh karena itu, penting bagi Anda untuk mengetahui apa yang dapat Anda lakukan untuk mempersiapkan diri dan membatasi efek negatif apa pun.

Komunikasi yang sukses membutuhkan fokus strategis, kemampuan untuk menilai peluang, imajinasi untuk melihat alternatif, serta kemampuan untuk membaca orang, dan memahami sudut pandang orang lain. Saat berkomunikasi dengan klien, pada dasarnya Anda juga mencoba membangun hubungan dengan mereka, dalam hal ini Anda harus mengingat dua hal:

• Perhatian: Jangan biarkan emosi Anda – baik positif maupun negatif, membuat klien Anda merasa frustrasi. Akui bagaimana perasaan Anda dan tim Anda dan atasi masalah apa pun sebelum Anda memulai pembicaraan dengan klien Anda.
• Berpikir kritis: Akui tipe kepribadian klien Anda dan sesuaikan pendekatan Anda. Cobalah untuk berhubungan dengan mereka, tunjukkan empati dan perhatian, tetapi tetaplah rasional dan bertanggung jawab bila perlu.

Mengekspresikan kecerdasan emosional dalam komunikasi klien sangat penting untuk memastikan bahwa tidak ada pijatan yang hilang dalam terjemahan dan bahwa Anda dan klien Anda dapat saling memahami dengan baik.

Gunakan Kata yang Tepat untuk Mengatur Nada

Saat Anda berada di pertemuan klien, penting untuk memilih kata-kata Anda dengan hati-hati dan menetapkan harapan yang tepat . Bagian yang sangat penting dalam menjaga komunikasi klien tetap lancar, namun dikemas dengan jaminan keahlian Anda adalah memiliki keseimbangan yang baik antara jargon dan bahasa yang jelas dan sederhana.

Menurut Harvard Business Review, menggunakan jargon dalam beberapa situasi penjualan dapat membuat klien merasa yakin bahwa Anda benar-benar ahli. Namun, Anda harus berhati-hati dengan siapa audiens Anda .

Misalnya, jika Anda berkomunikasi dengan beberapa anggota tim dari perusahaan klien Anda, yang memiliki fungsi pekerjaan yang berbeda, maka menggunakan jargon yang berlebihan dapat menyebabkan salah tafsir. Oleh karena itu, jika salah satu anggota tim teknis Anda harus memberi klien Anda lebih banyak informasi tentang proyek mereka, pastikan mereka dapat menjelaskan aspek-aspek utama dalam bahasa yang lebih konvensional dan lugas. Jika hal teknis tertentu perlu dijelaskan lebih mendalam, maka hubungkan anggota tim teknis dari kedua belah pihak dan biarkan mereka membahas secara spesifik.

Selain itu, saat menjadwalkan janji temu dengan klien, pastikan untuk menetapkan agenda poin-poin penting yang perlu dibahas dan siapkan catatan Anda sebelumnya. Anda tidak harus memiliki PowerPoint yang siap setiap kali Anda berbicara dengan klien Anda. Tulis saja beberapa pemikiran tentang hal-hal utama yang ingin Anda diskusikan dan gunakan sebagai peta jalan. Ini dapat membantu Anda tetap di jalur dan akan memastikan bahwa Anda memanfaatkan waktu rapat sebaik-baiknya.

Dengarkan, Rencanakan, dan Kirimkan

Sumber

Saat mengadakan percakapan waktu nyata dengan klien Anda, jadilah pendengar yang aktif . Jangan terburu-buru, perhatikan komunikasi verbal dan non-verbal dan luangkan waktu Anda untuk memberikan respons yang berarti. Misalnya, ketika klien menjelaskan masalah yang mereka coba atasi, buat catatan, pertimbangkan apa yang dapat Anda lakukan untuk membantu memecahkan masalah mereka, lalu sampaikan kepada mereka.

Klien ingin tahu bahwa mitra tepercaya mereka ada untuk mereka apa pun yang terjadi . Aspek penting dari setiap komunikasi klien yang sukses adalah membalas email, pesan, dan panggilan pasangan Anda secara tepat waktu. Ini mengatakan bahwa Anda terus mengerjakan proyek mereka, menjaga semuanya tetap terkendali dan sesuai jalur.

Jika Anda ingin mengelola komunikasi masuk dengan lebih efisien, Anda dapat menggunakan asisten digital. Ini adalah sistem cerdas yang menggunakan pembelajaran mesin dan kecerdasan buatan untuk membantu organisasi menyimpan semua informasi klien secara terorganisir, sambil mengotomatiskan manajemen pengetahuan dan layanan karyawan.

Ingatlah bahwa kolaborasi adalah kunci keberhasilan komunikasi klien. Jadi saat merancang rencana Anda, diskusikan dengan klien Anda dan libatkan mereka dalam proses sesering mungkin, sehingga mereka merasa memegang kendali dan memiliki rasa memiliki. Anda juga harus menetapkan kerangka waktu dan kriteria yang masuk akal, dan memastikan bahwa apa yang Anda janjikan dapat dipenuhi.

Jadilah Transparan

Kepercayaan dan kejujuran adalah dasar dari komunikasi klien yang efektif dan kemitraan yang bermanfaat, dan mengungkapkan transparansi adalah cara terbaik untuk melakukannya. Anda harus selalu mengatakan yang sebenarnya kepada klien Anda. Entah itu kabar baik atau tidak, penting untuk mengatakan hal-hal yang perlu mereka ketahui saat mereka perlu mengetahuinya.

Transparansi sangat penting karena beberapa alasan. Di satu sisi, Anda sebagian bertanggung jawab atas keberhasilan bisnis klien Anda, serta untuk mengalokasikan sumber daya proyek yang telah Anda sewa dengan benar. Di sisi lain, transparansi memberikan keamanan lebih dalam jangka panjang. Ketika klien Anda diberi tahu setiap kali sesuatu yang baik atau buruk terjadi dengan waktu yang cukup untuk menindaklanjutinya, itu menunjukkan kepada mereka bahwa Anda adalah mitra yang dapat mereka percayai.

Sementara bersikap jujur ​​itu penting, begitu juga bersikap proaktif. Anda harus selalu memberi tahu klien Anda jika ada sesuatu yang tidak berjalan seperti yang mereka harapkan – baik dalam arti positif maupun negatif. Namun, Anda tidak boleh hanya mengakui dan melaporkan, tetapi Anda harus proaktif dengan semua komunikasi Anda. Cobalah untuk mengantisipasi hasil dari rencana strategi tertentu dan usulkan saran yang dapat ditindaklanjuti yang dapat memperbaiki situasi.

Berikan Solusi Konkrit untuk Masalah Mereka

Ketika seorang klien menghubungi Anda untuk mendapatkan keahlian profesional Anda, penting bagi Anda untuk memberikan solusi konkret untuk masalah mereka. Tepat saat mempresentasikan layanan Anda dan berikan perkiraan yang diperhitungkan . Bingkai tantangan dalam gambaran yang lebih besar dan berikan konteksnya. Validasi kekhawatiran klien Anda dan diskusikan rencana tindakan yang potensial.

Selain itu, luangkan waktu Anda untuk memandu klien Anda melalui proses tersebut. Bersikaplah terbuka untuk berdiskusi, dan jelaskan teknis apa pun yang mungkin tidak disadari oleh pihak lain. Ini akan membantu klien Anda lebih memahami mengapa solusi tertentu lebih tepat, atau mengapa mungkin perlu waktu lebih lama untuk menyelesaikan proyek jika mereka ingin Anda menggunakan fitur tertentu.

Ingatlah untuk bersikap realistis dengan janji Anda dan ambil kepemilikannya. Menjanjikan sesuatu yang tidak dapat Anda penuhi dapat membahayakan kepercayaan klien Anda, serta kredibilitas profesional Anda.

Jika Anda ingin berbuat lebih banyak untuk klien Anda tanpa menanggung risiko membuat komitmen yang mungkin tidak dapat Anda pertahankan, maka cobalah untuk memberikan lebih daripada memberikan jaminan berlebihan . Meskipun baik untuk menunjukkan kegembiraan, penting bagi Anda untuk fokus pada peluang yang ada di depan daripada persyaratan yang sangat menguntungkan yang ingin Anda tetapkan.

Kesimpulan

Anda harus mendekati komunikasi klien secara strategis. Efisiensi dan kesuksesan perusahaan Anda, pada umumnya, bergantung pada kemampuan Anda untuk berkolaborasi dengan klien Anda. Kemenangan bagi mereka adalah kemenangan bagi Anda.

Untuk memberikan layanan hebat secara keseluruhan, penting untuk memastikan bahwa praktik, alat, dan komunikasi Anda sinkron. Jadi, dengarkan secara aktif klien Anda, jujur, tetapkan harapan yang realistis, dan berikan, berikan, berikan.