7 Pertanyaan Untuk Ditanyakan Sebelum Memilih Manajemen Pesanan & Sistem Inventaris WooCommerce

Saat bisnis WooCommerce Anda tumbuh dengan mantap, begitu juga frustrasi Anda dengan tugas manajemen inventaris & pesanan yang memakan waktu. Itulah mengapa Anda memerlukan manajemen pesanan dan sistem inventaris WooCommerce yang tepat.

WooCommerce menawarkan kemampuan untuk menampung sejumlah besar produk dan pesanan dari 5.000 hingga lebih dari 10.000. Bahkan halaman FAQ WooCommerce berkomentar bahwa "Langit adalah batasnya" seperti yang mereka lihat di toko online dengan lebih dari 100.000 produk, menangani ribuan transaksi.

Memang, WooCommerce sangat baik untuk mengelola beberapa produk . Anda dapat melakukan banyak hal di Panel Admin > tab Pesanan:

• Tambahkan, edit, dan lacak produk tertentu;
• Tetapkan harga;
• Perhatikan stok yang tersedia;
• Tandai pesanan sebagai selesai, tertunda, diproses, selesai, dikembalikan dananya, dibatalkan atau gagal;
• Tambahkan detail pajak, penagihan, dan pengiriman.

Tapi itu hanya untuk satu produk. Dapatkah Anda membayangkan mengulangi tugas-tugas yang membuat frustrasi ini? Dengan semakin banyak SKU, gudang, dan saluran penjualan, ini bisa menjadi tugas yang sangat berat. Apakah Anda bersedia memberikan waktu dan sumber daya yang berharga untuk itu?

Menemukan plugin manajemen inventaris WooCommerce terbaik bukanlah tugas yang mudah. Pemilik toko online WooCommerce juga menghadapi tantangan terkait inventaris lainnya termasuk batasan pra-pesanan, penskalaan situs web, pembaruan tema dan plugin yang merusak front-end, dan kompatibilitas dengan perangkat lunak lain. Jadi timbul pertanyaan – apakah bisnis perdagangan Anda membutuhkan sistem yang lebih canggih?

Memilih Manajemen Pesanan dan Sistem Inventaris WooCommerce

Berikut adalah beberapa pertanyaan yang harus Anda tanyakan pada diri sendiri sebelum memilih manajemen pesanan & sistem persediaan yang tepat:

Di level apa bisnis Anda beroperasi?

Apakah Anda seorang startup yang ingin mengisi celah di pasar? Apakah Anda bisnis menengah yang mengalami pertumbuhan dan peduli dengan operasi penskalaan? Apakah perusahaan Anda memiliki operasi pergudangan yang luas?

Penting untuk menyederhanakan manajemen toko. Pada tahap awal , alat inventaris gratis WooCommerce atau spreadsheet Excel sederhana atau Google Sheet sudah cukup untuk mengatur produk, melacak dan menganalisis inventaris Anda, dan faktur.

Pada awalnya anggaran sangat ketat sehingga tidak ada uang untuk perangkat lunak manajemen inventaris khusus. Sampai Anda mendapatkan omset ~$100.000, spreadsheet mungkin cukup untuk kebutuhan inventaris sederhana Anda.

Namun, banyak UKM dengan omset antara $100.000 dan $100 juta menemukan bahwa kerumitan inventaris mereka berkurang dengan alat yang lebih canggih.

Tantangan apa yang Anda coba selesaikan?

Persediaan adalah uang . Inventaris perusahaan bisa menjadi potensi pendapatan, tetapi juga potensi pendapatan yang hilang jika Anda tidak berhasil menjual barang. Itu sebabnya Anda memerlukan teknik manajemen inventaris yang tepat untuk membantu Anda mengelola stok Anda. TradeGecko adalah pilihan yang baik di sini.

Sebagai pemilik usaha kecil yang membangun pangsa pasar, Anda ingin meningkatkannya dan memperkuat preferensi untuk merek Anda.

Anda bahkan telah memperluas saluran penjualan Anda. Namun, seperti 43% pemilik bisnis, kemungkinan besar Anda melacak inventaris dengan tangan. Anda ditantang dengan:

• Data yang tidak konsisten – menyebabkan ketidakakuratan, salah urus, dan kebingungan di antara karyawan.
• Terlalu banyak atau terlalu sedikit stok – Anda tidak dapat memperkirakan permintaan, menyebabkan frustrasi di antara pelanggan yang menemukan pesan “stok habis” di situs web Anda.

Sebagai bisnis menengah , Anda ditantang untuk memberikan pengalaman konsumen terbaik – di semua saluran dan berbagai wilayah. Anda ditantang dengan:

• Biaya menjadi tidak terkendali
• Penjualan multi-saluran yang efisien untuk menjangkau pelanggan baru dan yang sudah ada
• Melacak produk di seluruh saluran dan geografi
• Mengikuti berbagai pajak dan tarif pengiriman
• Menawarkan beberapa metode pembayaran global
• Inefisiensi yang merugikan kemampuan karyawan Anda untuk melakukan pekerjaan mereka dengan baik. Kurangnya pelatihan berkelanjutan juga menghabiskan waktu Anda dan, berpotensi, reputasi Anda (peringkat pelanggan yang lebih rendah) jika perusahaan tidak memenuhi janji.

Anda juga ditantang oleh dua faktor tambahan: berkomunikasi dengan jelas dengan mitra ritel tentang ketersediaan produk dan berbagi metrik bisnis yang akurat kepada manajemen tingkat atas.

Anda juga ditantang dengan:

• Mengubah data menjadi wawasan dari satu sumber kebenaran
• Atau dengan susah payah mengumpulkan data dari sistem yang berbeda.

Sebagai bisnis perusahaan bervolume tinggi , Anda memiliki ribuan SKU yang perlu dikelola dan diperbarui secara berkala. Anda ditantang dengan:

• Memperlancar dan mengoptimalkan proses pemenuhan pesanan Anda
• Meningkatkan penjualan dan memperluas variasi produk
• Melihat dan menganalisis data – mulai dari harga, ketersediaan, fitur, pesanan, dan profil pelanggan – secara konsisten dan akurat di semua sistem.
• Melengkapi basis karyawan yang berkembang dengan pengetahuan dan alat untuk mengelola inventaris, menangani pengembalian dan penukaran, menjaga kepercayaan pelanggan, dan mengomunikasikan kebijakan operasional satu sama lain.

Jika poin-poin ini beresonansi, inilah saatnya untuk mempertimbangkan sistem manajemen inventaris untuk bisnis WooCommerce Anda. “Kamu boleh lulus. Anda dapat mengumpulkan $200.” Saat Anda siap untuk bergerak maju, pertimbangkan lima pertanyaan berikut ini.

Berapa banyak Anda bersedia membayar?

Luangkan waktu untuk menentukan anggaran Anda. Sistem manajemen inventaris & pesanan dapat berkisar dari gratis hingga enam angka. Jika Anda memiliki rentang anggaran yang telah ditentukan , akan lebih mudah untuk mempersempit pencarian Anda ke beberapa penawaran yang paling sesuai dengan ukuran, anggaran, kebutuhan, dan kapasitas operasional perusahaan Anda.

Juga, pertimbangkan model penetapan harga mana yang Anda sukai: lisensi abadi atau model langganan (bulanan, triwulanan, atau tahunan).

Lisensi abadi sering dikaitkan dengan perangkat lunak lokal, sementara model berlangganan (SaaS atau perangkat lunak sebagai layanan) menggunakan cloud untuk penyimpanan dan pemrosesan data. Ini juga akan menjadi latihan yang menarik untuk menghitung seberapa cepat Anda akan mendapatkan laba atas investasi Anda.

Apa saja fitur yang harus Anda miliki?

Sebelum menetapkan anggaran, ada baiknya memahami kebutuhan bisnis Anda. Jawaban Anda atas pertanyaan #2 (di atas) dapat dipecah menjadi persyaratan spesifik dan terperinci yang harus disetujui atau diveto oleh semua orang.

Mana yang must-have versus nice-to-have? Kategorikan persyaratan fitur Anda:

• Persyaratan fungsional: bagaimana seharusnya berfungsi dari sudut pandang pengguna akhir? Pertimbangkan intuisi, keandalan, kinerja, dan kemampuan beradaptasinya.
• Persyaratan operasional: seberapa mudah menjalankan solusi? Pertimbangkan logging, kontrol startup/shutdown, konsumsi sumber daya, backup, ketersediaan, kemampuan pemantauan.
• Persyaratan teknis: dapatkah ia melakukan tugas teknis – seperti pelacakan inventaris, manajemen pesanan, pengiriman, pembelian, dll. – pada tingkat granular yang Anda inginkan? Bisakah itu terintegrasi dengan sistem lain?
• Persyaratan transisi: langkah-langkah apa yang diperlukan untuk mengimplementasikan solusi/perangkat lunak dengan lancar?

Untuk mendapatkan apa yang Anda inginkan, Anda harus mendefinisikannya secara akurat. Periksa silang must-have Anda dengan daftar fitur setiap platform/solusi. Bisakah itu tumbuh dengan Anda dan kebutuhan bisnis Anda?

Jenis pelaporan dan analitik apa yang paling berguna?

Agar sukses dalam perdagangan, Anda harus dapat melacak kinerja dan merencanakan ke depan. Sistem manajemen inventaris yang canggih memiliki alat seperti laporan penjualan dan fitur perkiraan permintaan untuk membantu Anda membuat keputusan strategis tentang bisnis Anda. Ada juga banyak plugin pelaporan dan analitik WooCommerce yang tersedia serta opsi untuk menyiapkan pelacakan konversi di WooCommerce.

Apakah ini akan memungkinkan Anda untuk:

• Memahami dan membedah kinerja di semua saluran penjualan?
• Mengidentifikasi peluang untuk pertumbuhan?
• Memaksimalkan pendapatan dan meminimalkan kehabisan stok dengan perkiraan permintaan?
• Rencana untuk profitabilitas?
• Hitung komisi untuk kejelasan?
• Dapatkan laporan penjualan dan inventaris di mana pun Anda berada?
• Lihat keuangan Anda (termasuk pajak dan pembayaran) dengan jelas?
• Pelajari lebih lanjut tentang pelanggan Anda dan perilaku mereka?
• Dapatkan gambaran akurat tentang biaya, margin, dan keuntungan Anda?
• Dapatkan wawasan waktu nyata tentang aktivitas toko online dan fisik?
• Buat laporan khusus berdasarkan kriteria spesifik Anda?

Siapa yang akan menggunakan sistem?

Tentukan berapa banyak karyawan yang akan membutuhkan akses ke sistem manajemen inventaris secara teratur. Sebagian besar struktur penetapan harga dihitung menurut jumlah total pengguna; ada biaya tambahan untuk pengguna tambahan.

Juga, cari tahu siapa yang akan menggunakan sistem dan dari mana . Anda dapat memiliki pemasok, grosir B2B, pelanggan, atau manajemen tingkat atas menggunakan sistem manajemen inventaris Anda.

Jika beberapa tim atau orang akan mengakses sistem Anda secara teratur dari geografi yang berbeda, mungkin bijaksana untuk memilih solusi manajemen inventaris berbasis cloud yang diperbarui secara otomatis dalam waktu nyata untuk dilihat semua orang.

Apakah Anda memerlukan pelatihan atau dukungan?

Sebagian besar penyedia menawarkan berbagai tingkat dan jenis dukungan serta sumber daya pelatihan, meskipun biayanya dapat bervariasi. Beberapa penyedia menawarkan dukungan gratis yang termasuk dalam langganan, sementara yang lain mengenakan biaya tambahan tergantung pada tingkat dukungan yang Anda butuhkan dan tingkat langganan Anda.

Kesimpulan Sistem Manajemen Pesanan WooCommerce

Ketika datang ke bisnis WooCommerce Anda, waktu dan inventaris Anda sama dengan uang. Tapi itu tidak harus menghabiskan banyak waktu atau sumber daya Anda. Adalah kepentingan terbaik Anda untuk mengelola inventaris secara efisien dan efektif untuk menjamin arus kas dan menghemat uang.

Menggunakan sistem manajemen inventaris akan memungkinkan Anda untuk mendapatkan kendali atas inventaris Anda, sehingga Anda dapat memaksimalkan keuntungan, mengurangi biaya, dan meningkatkan produktivitas perusahaan dan semangat tim Anda. Saya sarankan menggunakan TradeGecko sebagai sistem manajemen pesanan WooCommerce masuk Anda.

TradeGecko adalah platform operasi perdagangan yang memberi pengusaha, pendiri, dan merek independen kekuatan perdagangan yang mereka butuhkan untuk membangun bisnis yang fantastis.

Platform berbasis cloud mereka menyamakan kedudukan dan memberi UKM keunggulan yang mereka butuhkan untuk bersaing melalui otomatisasi, AI, dan integrasi dengan platform global.

Dan untuk kebutuhan akuntansi saya sarankan menggunakan QuickBooks (periksa integrasi WooCommerce QuickBooks) atau Xero yang juga dapat diintegrasikan dengan WooCommerce (periksa metode integrasi WooCommerce Xero).