Apa itu Paket Kerja dalam Manajemen Proyek? Panduan Singkat

Agar sebuah proyek berhasil, Anda memerlukan manajemen kerja yang efektif. Dengan menyediakan struktur untuk lingkup proyek Anda, Anda mendapatkan kendali atas pekerjaan proyek dan meningkatkan kemungkinan Anda akan berhasil.

Sebelum memulai, Anda perlu mengetahui setiap langkah dalam lingkup proyek. Di situlah paket pekerjaan masuk.

Apa itu Paket Kerja?

Paket kerja adalah urutan aktivitas yang mengarah ke hasil saat menggunakan struktur rincian kerja (WBS). untuk memetakan ruang lingkup proyek Anda. Dalam arti tertentu, ini adalah sub-proyek dari proyek yang lebih besar.

Namun, ada perbedaan antara paket kerja dan aktivitas dalam sebuah proyek. Paket kerja berada pada tingkat yang lebih tinggi dalam hierarki WBS daripada aktivitas.

Perbedaan ini penting bagi manajer proyek, tetapi tidak penting bagi keberhasilan proyek. Bahasa apa pun yang Anda gunakan untuk mendefinisikan blok bangunan ini saat Anda mengisi WBS Anda, semuanya mengarah ke tujuan yang sama—penyelesaian proyek Anda.

Paket kerja digunakan dalam proyek manajemen nilai yang diperoleh untuk mengintegrasikan jadwal, biaya, dan data manajemen ruang lingkup untuk mengukur kinerja proyek.

Manfaat Paket Kerja

Manfaat utama dari paket pekerjaan adalah bahwa sebagai bagian dari struktur rincian pekerjaan, mereka memecah proyek yang lebih besar menjadi pekerjaan yang lebih mudah dikelola. Proyek sering gagal karena tidak memperhitungkan semua pekerjaan yang diperlukan untuk menghasilkan produk atau layanan, yang merupakan kesalahan umum dalam manajemen lingkup proyek yang kemudian memengaruhi jadwal dan anggaran proyek.

Memecah pekerjaan menjadi segmen-segmen yang lebih kecil yang dikenal sebagai paket kerja, memungkinkan Anda menugaskan pekerjaan ke beberapa anggota tim. Pekerjaan ini dapat dilakukan secara bersamaan atau berurutan. Mengikuti langkah-langkah dan menyelesaikan pekerjaan dengan tenggat waktu yang ditentukan memungkinkan tim bekerja di berbagai bagian proyek.

Untuk lebih terperinci lagi, paket kerja membantu pengembangan WBS. Manajer proyek dapat menjaga proyek tetap konsisten dan membuat penugasan yang lebih efektif. Mereka menunjukkan apakah pekerjaan mengarah ke tonggak sejarah, mengidentifikasi risiko dan cara menguranginya, membantu memperkirakan biaya dan banyak lagi.

Setelah Anda mengetahuinya, Anda harus menetapkan dan memantau pekerjaan tersebut. ProjectManager adalah perangkat lunak berbasis cloud yang melakukan ini secara real time. Dasbor langsung menyediakan laporan status instan untuk tampilan tingkat tinggi tentang kemajuan dan kinerja proyek Anda. Coba ProjectManager hari ini secara gratis.

Apa yang Termasuk dalam Paket Kerja

Paket kerja masing-masing memiliki bagian kecil dari data manajemen proyek yang lebih besar yang terkait dengannya:

• Anggaran: Anggaran diperlukan untuk menunjukkan berapa banyak uang yang dialokasikan untuk paket khusus ini. Penting juga untuk melacak harga dan memastikan proyek tidak melebihi anggaran.
• Tenggat waktu: Ini memberi manajer proyek garis dasar jadwal untuk mengukur kemajuan pekerjaan.
• Risiko: Anda harus mengidentifikasi risiko dan membuat rencana mitigasi. Anda juga perlu memantau kemajuan, sehingga masalah dapat diidentifikasi dan ditangani dengan cepat.
• Prioritas tugas: Struktur rincian pekerjaan Anda akan memungkinkan Anda untuk menetapkan tingkat prioritas setiap tugas dalam paket pekerjaan Anda. Hirarki WBS ini memungkinkan tim mengetahui apa yang harus dilakukan, dan di mana mereka harus fokus. Pemangku kepentingan tidak perlu mengetahui detail, tetapi mereka juga harus terus diperbarui tentang gambaran besarnya.

Apa Karakteristik dari Paket Kerja?

Paket pekerjaan umumnya memiliki sejumlah karakteristik tertentu. Ini termasuk jenis pekerjaan yang Anda lakukan, apakah itu pemasaran, pemrograman, atau disiplin ilmu lainnya.

Secara alami, Anda ingin menentukan hasil tugas yang terkait dengan paket kerja, di mana tugas tersebut dilakukan dan berapa banyak waktu yang harus disediakan untuk penyelesaiannya. Ada juga sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan tugas, yang bisa berbasis teknologi atau material.

Setiap paket pekerjaan harus memiliki pemimpin tim yang ditugaskan untuk itu. Juga akan ada pemangku kepentingan yang memiliki kepentingan dalam pelaksanaan paket pekerjaan tertentu. Anda perlu mengidentifikasi mereka dan terus memperbaruinya tentang kemajuan pekerjaan.

5 Tips Penting untuk Paket Kerja dalam Manajemen Proyek

Berikut ini adalah beberapa tip manajemen proyek untuk membantu dengan paket pekerjaan:

1. Saat menentukan struktur rincian kerja, jangan abaikan untuk membawa anggota tim ke dalam proses. Tim Anda berada di garis depan pekerjaan. Mereka adalah sumber daya Anda yang paling berharga saat memetakan ruang lingkup proyek Anda dan mengidentifikasi risiko.
2. Paket pekerjaan adalah cara terbaik untuk mendapatkan gambaran tentang keseluruhan biaya dan waktu yang dibutuhkan untuk melaksanakan proyek. Menambahkan semua paket dalam struktur rincian pekerjaan Anda memberi Anda perkiraan yang lebih akurat.
3. Yang terbaik adalah memiliki satu orang yang bertanggung jawab untuk setiap paket pekerjaan. Mereka akan memiliki pengelolaan paket pekerjaan dan bertanggung jawab untuk melapor kepada manajer proyek.
4. Paket pekerjaan harus unik. Mereka mengarah ke kiriman, dan karena itu tidak boleh diulang di tempat lain di WBS.
5. Jaga agar paket pekerjaan Anda dapat dilakukan dalam jangka waktu tertentu. Itu harus diselesaikan dalam waktu tidak kurang dari satu setengah minggu. Anda ingin menjalankannya dalam jangka waktu jadwal pelaporan Anda.

Bagaimana ProjectManager Membantu Dengan Paket Kerja

Paket kerja adalah proyek mini, jadi Anda memerlukan perangkat lunak manajemen proyek untuk mengelolanya. ProjectManager adalah perangkat lunak berbasis cloud yang memberi Anda data waktu nyata untuk membuat keputusan yang lebih berwawasan saat Anda mengelola ruang lingkup proyek Anda.

Buat Paket Kerja Anda di Gantt Chart

Manajer proyek akan menyukai tampilan bagan Gantt, yang mengatur semua paket pada garis waktu, menautkan dependensi, dan menetapkan pencapaian. Anda dapat menetapkan, melampirkan file, dan bahkan menetapkan garis dasar jadwal. Sekarang Anda dapat membandingkan upaya aktual dengan yang direncanakan untuk tetap sesuai jadwal dan sesuai dengan anggaran Anda.

Lacak Kemajuan Paket Pekerjaan

Memantau kemajuan dan kinerja Anda adalah cara Anda tetap di jalur. Gunakan dasbor waktu nyata kami untuk mendapatkan tampilan tingkat tinggi tentang apa yang dilakukan tim Anda. Tidak seperti perangkat lunak lain, tidak diperlukan konfigurasi. Dasbor ProjectManager secara otomatis menghitung data status proyek dan menampilkannya.

Pertahankan Pemangku Kepentingan dalam Lingkaran

Pemangku kepentingan juga perlu terus mengetahui apa yang terjadi. Fitur pelaporan sekali klik memudahkan berbagi data dengan mereka, baik mereka ingin dicetak atau dilampirkan sebagai PDF. Semua laporan dapat disaring untuk fokus hanya pada apa yang diminati oleh pemangku kepentingan.

ProjectManager adalah perangkat lunak pemenang penghargaan yang mengatur pekerjaan untuk produktivitas yang lebih besar. Gunakan perangkat lunak kami untuk mendapatkan data waktu nyata, jaga agar tim Anda tetap terhubung, dan selalu ketahui upaya aktual Anda yang direncanakan. Bergabunglah dengan ribuan tim yang sudah menggunakan ProjectManager. Cobalah gratis hari ini!