Apa itu Otomatisasi Alur Kerja? Panduan Singkat

Menjadi "dalam zona" sangat berharga. Dikeluarkan dari zona Anda untuk melakukan pekerjaan rutin, di sisi lain, menjengkelkan. Otomatisasi alur kerja dapat memecahkan masalah itu dan membuat Anda dan tim Anda tetap produktif dengan baik.

Perangkat lunak otomatisasi alur kerja memungkinkan tim tetap di atas hal-hal besar, sementara item rutin ditangani di latar belakang. Menggunakan otomatisasi alur kerja membuat proses bisnis menjadi lebih efisien.

Apa itu Otomatisasi Alur Kerja?

Otomatisasi alur kerja menyederhanakan proses bisnis melalui pemicu yang memicu tindakan. Ia bekerja di belakang layar dalam aplikasi perangkat lunak untuk memajukan tugas atau mengubah status, prioritas, tag, dll.

Anda dapat menerapkan otomatisasi ke banyak aplikasi berbeda. Dalam manajemen proyek, Anda dapat mengotomatiskan tugas dengan menerapkan pemicu yang diaktifkan saat parameter tertentu terpenuhi. Alur kerja adalah serangkaian langkah, sering kali dapat diulang, dilakukan untuk menyelesaikan proses bisnis.

Untuk menggunakan otomatisasi alur kerja, Anda memerlukan perangkat lunak manajemen proyek. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek dan pekerjaan berbasis cloud yang dirancang untuk menghubungkan tim hybrid. Ini memiliki beberapa tampilan proyek, dan Anda dapat mengotomatiskan fitur di masing-masingnya. Anda dapat menambahkan pemicu sebanyak yang Anda butuhkan. Bahkan ada persetujuan tugas untuk mengontrol proses dan memastikan hanya mereka yang berwenang yang dapat mengubah status tugas. Mulai otomatisasi alur kerja hari ini secara gratis.

Mengapa Otomatisasi Alur Kerja?

Ada banyak manfaat menggunakan otomatisasi alur kerja. Alasan utamanya adalah menghemat waktu dengan merampingkan proses bisnis Anda. Ini memungkinkan tim Anda fokus pada aspek yang lebih kreatif dari pekerjaan mereka sementara perangkat lunak mengotomatiskan tugas-tugas kecil yang diperlukan tetapi membosankan.

Otomatisasi alur kerja tidak hanya membantu Anda bekerja lebih cepat, tetapi juga mengurangi kesalahan yang Anda buat. Ketika pekerjaan diotomatisasi, itu menghilangkan potensi kesalahan manusia. Mari kita hadapi itu; lebih sering daripada tidak, kita harus kembali dan memperbaiki kesalahan yang dibuat oleh salah ketik atau masalah kecil lainnya. Otomatisasi alur kerja menghilangkan kesalahan tersebut.

Jika Anda menghemat waktu dengan lebih sedikit kecelakaan, itu berarti Anda dapat lebih mudah menskalakan bisnis Anda, yang merupakan manfaat lain dari otomatisasi alur kerja. Memiliki otomatisasi alur kerja dapat membuat bisnis kecil lebih kompetitif, terutama saat bersaing dengan bisnis besar. Otomatisasi alur kerja membantu bisnis bekerja lebih cepat, menutup prospek lebih cepat, dan membebaskan waktu yang dihabiskan untuk kesibukan sehingga mereka dapat melayani pelanggan dengan lebih baik.

Ini juga membantu jika Anda harus mematuhi kepatuhan kebijakan. Anda akan menemukan bahwa siklus persetujuan dipersingkat dan manajer telah meningkatkan visibilitas dan kontrol. Anda juga akan merasa bahwa itu meningkatkan moral tim, karena mereka dapat berkonsentrasi pada bakat yang Anda pekerjakan. Mengelola beban kerja, peningkatan proses: alasan untuk menggunakan otomatisasi alur kerja dapat terus berlanjut.

Apa itu Perangkat Lunak Otomasi Alur Kerja?

Tujuan dari perangkat lunak otomatisasi alur kerja adalah untuk membuat operasi bisnis lebih mudah untuk dikelola. Ini mengarah, seperti yang kami sebutkan di atas, ke efisiensi, produktivitas, dan peningkatan pengalaman pelanggan yang lebih besar. Misalnya, bagan Gantt ProjectManager dan tampilan proyek lainnya memiliki fitur otomatisasi bawaan yang membantu Anda mengelola pekerjaan dengan lebih baik, dalam waktu yang lebih singkat.

Perangkat lunak otomatisasi alur kerja bekerja dengan menstandardisasi dan mengotomatiskan formulir dan proses, termasuk bagaimana data dilewatkan antar sistem. Dengan kata lain, ini adalah pergerakan data terstruktur antar sistem. Tetapi yang harus Anda ketahui adalah bahwa itu bekerja dengan mengatakan: "jika ini, maka itu."

Profesional di berbagai industri dapat menggunakan perangkat lunak otomatisasi alur kerja, seperti dalam pemasaran. Di sana ia dapat merampingkan pengumpulan prospek, mengelola kampanye berbayar, metrik laporan, dan banyak lagi. Manajer media sosial dapat menggunakannya untuk berbagi konten di seluruh platform. Penjualan dapat menindaklanjuti dengan prospek, menjadwalkan demo, dan melacak jalur penjualan. Itu juga dapat melayani bisnis akuntansi, eCommerce dan, tentu saja, manajemen proyek.

ProjectManager adalah perangkat lunak otomatisasi alur kerja, tertanam dalam perangkat lunak manajemen kerja dan proyek. Itu berarti ia memiliki fitur yang Anda perlukan untuk merencanakan, memantau, dan melaporkan proyek Anda, tetapi Anda juga dapat mengotomatiskan banyak proses bisnis tersebut.

Cara Mengotomatiskan Proses Alur Kerja

Saat mengotomatiskan proses alur kerja, Anda perlu menetapkan aturan untuk jalur yang akan diambil tugas saat bergerak melalui alur kerja Anda. Seringkali, Anda juga dapat mengidentifikasi mereka yang memiliki wewenang untuk memajukan tugas dan mengubah statusnya.

1. Hal pertama yang perlu Anda lakukan adalah mengatur aturan untuk perangkat lunak untuk mengetahui apa yang harus dilakukan. Standarnya biasanya siapa pun yang mengerjakan tugas akan memiliki wewenang untuk mengubah statusnya. Status dasar mengalir dari to-do, do to done. Namun, status dapat diedit atau Anda dapat menambahkan yang baru ke alur kerja.
2. Sekarang, Anda ingin membuat aturan untuk setiap status. Dalam kebanyakan kasus, Anda dapat menambahkan beberapa aturan untuk setiap status. Pilih izin yang sesuai dengan proses. Artinya, mungkin siapa pun dalam tim dapat memindahkan tugas dari status tugas ke status sedang dikerjakan, tetapi Anda hanya ingin manajer menyetujui perubahan ke status selesai. Sebagian besar otomatisasi alur kerja akan memungkinkan Anda membatasi siapa yang dapat mengubah status.
3. Pengaturan persetujuan ini dapat diatur untuk setiap tahap proses. Oleh karena itu, Anda bisa memutuskan siapa yang bisa mengubah status, dan siapa yang tidak bisa saat Anda menyiapkan otomatisasi alur kerja Anda. Hal ini memungkinkan kontrol kualitas dan memberi manajer rasa aman bahwa pekerjaan dilakukan sesuai dengan standar yang ditetapkan dalam rencana proyek.
4. Setelah Anda menyiapkan semua pemicu, tindakan, dan persetujuan, Anda harus menyimpan alur kerja. Dengan banyak alat perangkat lunak otomatisasi alur kerja, Anda juga dapat menyalin alur kerja khusus dari satu proyek ke proyek lainnya.

Sebagian besar otomatisasi alur kerja yang memiliki persetujuan tugas juga akan memiliki pemicu yang secara otomatis memberi tahu orang yang berwenang untuk mengubah status agar proses tetap berjalan. Sering kali pengguna yang dibatasi akan dapat meminta persetujuan untuk menghindari kemacetan.

Contoh Alur Kerja Otomatis di ProjectManager

ProjectManager memiliki alur kerja otomatis yang mengikuti logika sederhana "jika, maka". Anda dapat menggunakan pemicu sebanyak yang Anda perlukan untuk mengatur tindakan dalam alur kerja.

Kami memiliki pemicu untuk status, prioritas, kemajuan, penghapusan atau penambahan tag, persetujuan, penambahan atau penghapusan penerima tugas, jam yang direncanakan, jam aktual, jam tersisa, biaya aktual, biaya yang direncanakan, durasi yang direncanakan, dan durasi aktual.

Pemicu tersebut dapat membuat tindakan ini: setel status ke, tetapkan pengguna, setel prioritas, setel kemajuan, tambahkan tag, dan hapus tag. Tindakan ini terjadi secara otomatis saat pengguna memicu pemicu kecuali pengguna tersebut tidak diizinkan untuk mengubah status tugas. Jika itu masalahnya, maka siapa pun yang berwenang akan diberi tahu secara otomatis atau pengguna dapat meminta persetujuan.

Anda dapat menambahkan aturan otomatisasi ke alur kerja apa pun, meskipun alur kerja tersebut tidak dikustomisasi. Aturan bisa sangat sederhana hingga sangat kompleks, tergantung kebutuhan Anda. Di bawah ini adalah contoh seperti apa otomatisasi alur kerja di perangkat lunak kami.

ProjectManager Memberi Anda Otomatisasi Alur Kerja dan Banyak Lagi

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek dan pekerjaan berbasis cloud yang memiliki beberapa tampilan proyek dan kolaboratif pada intinya untuk memungkinkan tim hibrida bekerja kapan, di mana, dan dengan cara yang mereka inginkan. Otomatisasi hanyalah hiasan pada kue.

Rencanakan Gantt Charts Interaktif

Otomatisasi alur kerja, alur kerja kustom, dan persetujuan tugas membantu merampingkan proses Anda, tetapi pertama-tama, Anda harus memiliki rencana proyek. Manajer dapat merencanakan dengan bagan Gantt online yang memudahkan untuk menghubungkan ketergantungan untuk menghindari penundaan, menetapkan pencapaian untuk melacak kemajuan, dan berbagi dengan tim dan pemangku kepentingan. Anda dapat memfilter jalur kritis dan kemudian menetapkan garis dasar untuk melacak upaya yang direncanakan terhadap upaya aktual Anda secara real time.

Tampilan Kemajuan dan Kinerja Dengan Dasbor Waktu Nyata

Tim Anda mendapatkan tugas mereka dan dapat berkolaborasi dalam beberapa tampilan proyek, seperti daftar tugas, papan kanban, dan tampilan kalender, yang semuanya diperbarui bersama sehingga ada satu sumber kebenaran. Tetapi bagaimana Anda memantau aktivitas mereka, terutama jika mereka tidak bekerja di kantor? Dasbor real-time kami secara otomatis mengumpulkan data langsung dan menerjemahkannya ke dalam grafik warna-warni yang melacak enam metrik proyek. Yang terbaik dari semuanya, tidak ada pengaturan yang diperlukan.

Pelajari Data Lebih Dalam Dengan Laporan Sekali Klik

Saat Anda membutuhkan lebih dari sekadar tampilan proyek tingkat tinggi, laporan kami dapat dibuat dengan menekan tombol untuk memberi Anda data tepat waktu, biaya, beban kerja, dan banyak lagi. Semua laporan dapat difilter untuk menampilkan hanya apa yang ingin Anda lihat. Kemudian mereka dapat dibagikan sebagai lampiran PDF atau bahkan dicetak jika itu cara pemangku kepentingan Anda lebih suka untuk terus diperbarui.

Kami tidak hanya memiliki otomatisasi alur kerja, tetapi ada pemberitahuan email otomatis dan peringatan dalam aplikasi untuk membuat Anda terus diperbarui ketika seseorang berkomentar atau memperbarui tugas yang sedang Anda kerjakan. Manajer dapat melacak kemajuan tugas tersebut dengan lembar waktu yang aman dan memastikan tugas tim mereka seimbang dengan alat manajemen sumber daya yang memastikan semua orang bekerja sesuai kapasitas. Kami mencakup semua dasar dalam manajemen proyek.

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek dan pekerjaan pemenang penghargaan untuk tim hybrid. Dengan otomatisasi alur kerja, beberapa tampilan proyek, dan platform kolaboratif, tim dapat bekerja lebih efisien dan manajer memiliki alat untuk mengontrol kualitas dalam proyek. Bergabunglah dengan tim di berbagai organisasi seperti NASA, Siemens, dan Nestle yang menggunakan alat kami untuk mencapai kesuksesan. Mulai gratis hari ini.