Rapat Pembukaan Proyek: Cara Menulis Agenda Rapat Pembuka

Manajer proyek menghabiskan banyak waktu dan usaha untuk meneliti kelayakan proyek mereka. Tetapi semua pekerjaan itu tidak ada gunanya jika mereka tidak mengomunikasikan tujuan proyek kepada tim dan klien mereka. Itulah mengapa pertemuan kickoff sangat penting.

Pertemuan awal menempatkan semua orang pada halaman yang sama. Tim dan klien mengetahui pernyataan misi, pernyataan visi, dan rencana proyek. Itu semua adalah bagian dari agenda rapat dan memastikan tim proyek memulai dengan langkah yang benar.

Apa itu Rapat Pembukaan Proyek?

Rapat kickoff proyek mengkomunikasikan tujuan dan sasaran proyek untuk memastikan tim proyek dan klien jelas tentang apa yang harus mereka lakukan dalam proyek.

Kegiatan ini merupakan bagian dari tahap inisiasi proyek. Rapat kickoff biasanya dipimpin oleh manajer proyek. Seringkali, ada pertemuan awal internal hanya dengan tim proyek, dengan pertemuan awal eksternal nanti yang mencakup klien proyek, sponsor proyek, atau pemangku kepentingan.

Dalam pertemuan tersebut, manajer proyek menjelaskan ruang lingkup proyek, informasi latar belakang, dan jadwal proyek kepada tim. Rapat kickoff harus mengatur nada yang tepat untuk proyek saat bergerak ke fase pelaksanaan, pemantauan, dan pengendalian. Pertemuan awal yang dijalankan dengan baik dapat mengarah pada penyelesaian proyek yang sukses.

Apa Tujuan Rapat Kickoff?

Rapat kickoff terutama digunakan untuk membuat tim proyek memiliki pemahaman yang sama. Dalam pertemuan tersebut, manajer proyek menjelaskan tujuan umum yang harus diingat saat tim menjalankan tugas mereka. Ini mengatur keberhasilan proyek.

Pertemuan kickoff juga memungkinkan manajer proyek memperkenalkan tim proyek. Penting bagi setiap orang untuk mengetahui dengan siapa mereka bekerja dan apa peran serta tanggung jawab mereka. Hal ini untuk menghindari konflik di kemudian hari dalam proyek yang dapat menunda pekerjaan dan mengancam timeline proyek.

Tim dapat mengajukan pertanyaan kepada manajer proyek sampai mereka memiliki pemahaman yang kuat tentang proyek dan peran mereka di dalamnya. Karena rapat ini terjadi secara langsung, dan bukan melalui email atau dokumen bersama, Anda mengurangi kemungkinan miskomunikasi. Ini membantu untuk menghindari ruang lingkup merayap di telepon.

Ada banyak informasi yang dibagikan selama pertemuan awal, termasuk perangkat lunak manajemen proyek apa yang akan digunakan tim. ProjectManager adalah alat manajemen proyek berbasis cloud yang memiliki penyimpanan file tak terbatas untuk menyimpan dokumen di hub terpusat yang mudah diakses oleh tim. Mereka dapat menggunakan beberapa tampilan proyek untuk melampirkan dokumen yang relevan ke tugas mereka agar tetap pada jalurnya. Coba ProjectManager hari ini gratis!

Contoh Agenda Rapat Kickoff

Rapat kickoff berbeda tergantung pada jenis proyek. Beberapa lebih terstruktur dan formal, di mana manajer proyek melakukan banyak persiapan sebelum mengadakan pertemuan awal. Proyek yang lebih kecil mungkin memiliki pertemuan awal tanpa demo atau dek.

Satu hal yang umum, terlepas dari pertemuan awal seperti apa itu; agendanya. Lebih sering daripada tidak, agenda kickoff menampilkan item-item berikut, yang semuanya sangat penting untuk rapat kickoff yang dilakukan dengan baik.

1. Latar Belakang Proyek

Bagian dari proposal proyek, latar belakang proyek adalah sejarah proyek dan bagaimana hal itu terjadi. Ini menunjukkan penelitian yang mengarah pada lampu hijau, dan mengapa proyek ini diperlukan.

Ini termasuk mengapa, di mana dan bagaimana implementasi proyek Anda. Anda telah merinci situasi saat ini, apa masalahnya dan bagaimana proyek menyelesaikannya. Ini semua didukung oleh data yang dapat diandalkan. Latar belakang proyek digunakan dalam proposal proyek untuk mendapatkan persetujuan dari pemangku kepentingan. Ini juga membantu menempatkan proyek dalam konteks selama kickoff proyek.

2. Ikhtisar Lingkup Proyek

Ikhtisar lingkup proyek adalah deskripsi terperinci tentang pekerjaan proyek yang harus diselesaikan tim Anda untuk memiliki proyek yang sukses. Ketentuan pekerjaan ini ditentukan oleh jadwal proyek dan anggaran proyek.

Dengan memahami tujuan dan persyaratan yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek, manajer proyek dapat memperkirakan biaya dan waktu dengan lebih akurat. Dengan menjelaskan ruang lingkup proyek kepada tim proyek, mereka memiliki gagasan yang lebih baik tentang batasan tugas yang akan mereka tugaskan untuk dijalankan.

3. Ikhtisar Garis Waktu Proyek

Hasil proyek diletakkan pada garis waktu kronologis, yang bertindak sebagai peta jalan untuk proyek tersebut. Ini adalah tulang punggung dari setiap jadwal proyek dan harus mencakup tonggak, tugas, dependensi, dan tanggal jatuh tempo minimal.

Ikhtisar garis waktu proyek sangat penting bagi tim, karena mereka akan ditugaskan untuk memenuhi tenggat waktu tersebut dan membuat hasil tersebut. Oleh karena itu, informasi ini harus dikomunikasikan dengan jelas. Seharusnya tidak ada kebingungan dari siapa pun di tim proyek tentang apa yang harus dilakukan.

Buat garis waktu proyek dalam hitungan menit dengan bagan Gantt ProjectManager. Mulai gratis hari ini!

4. Tinjauan Manajemen Risiko

Saat membuat rencana proyek, seorang manajer proyek juga harus mengembangkan rencana manajemen risiko. Ini adalah proses menganalisis risiko yang bisa terjadi selama proyek berlangsung. Kemudian, Anda menentukan langkah-langkah apa yang diperlukan untuk menanggapi masalah ini ketika muncul.

Anda memprioritaskan risiko berdasarkan pengaruhnya terhadap proyek. Begitulah cara Anda mengembangkan strategi mitigasi risiko, termasuk siapa yang akan bertanggung jawab atas risiko mana jika terjadi. Tim proyek harus menyadari siapa yang memiliki risiko dan menangkap masalah ini dengan cepat.

5. Peran dan Tanggung Jawab

Manajer proyek bertanggung jawab untuk menentukan peran dan tanggung jawab tim proyek. Artinya, posisi anggota tim dalam tim, tugas yang diberikan kepada mereka, dan tugas peran khusus mereka dalam kaitannya dengan tim dan proyek yang lebih besar.

Ini pada dasarnya adalah deskripsi pekerjaan. Ini harus disebarluaskan kepada tim proyek selama pertemuan awal. Ini memberikan gambaran tentang pekerjaan, daftar tanggung jawab dan apa yang orang itu berwenang untuk melakukannya. Termasuk juga kepada siapa mereka melapor, sehingga ada rantai komando yang jelas.

6. Metode dan Alat Manajemen Proyek

Ada banyak cara untuk mengelola sebuah proyek. Itu termasuk metodologi yang lebih tradisional seperti air terjun, pendekatan tangkas berulang atau hibrida yang menghubungkan gaya manajemen kerja yang berbeda dengan mulus. Anda juga harus memilih alat manajemen proyek yang sesuai dengan metodologi yang digunakan.

Tim proyek harus tahu bagaimana proyek dikelola dan apa bagian mereka, termasuk perangkat lunak manajemen proyek yang akan mereka gunakan. Dalam beberapa kasus, ini akan membutuhkan periode pelatihan bagi tim untuk membuat mereka memahami metodologi dan cara menggunakan alat proyek. Semua ini akan dibahas pada pertemuan kickoff.

Cara Menjalankan Rapat Pembukaan Proyek

Itu banyak informasi untuk disampaikan kepada tim proyek. Bagaimana Anda bisa memastikan bahwa semua orang keluar dari pertemuan awal dengan pengetahuan yang utuh? Berikut adalah beberapa petunjuk untuk memastikan Anda menjalankan rapat awal proyek dengan sukses:

• Siapkan: Anda meneliti dan mendokumentasikan proyek secara menyeluruh selama fase inisiasi untuk menjualnya kepada pemangku kepentingan Anda, sekarang Anda harus melakukan hal yang sama kepada tim proyek. Itu termasuk memastikan semua orang hadir, meminta seseorang membuat catatan untuk dibagikan nanti, dan memiliki agenda untuk memastikan Anda tidak melupakan sesuatu yang penting.
• Perkenalkan Diri Anda dan Tim: Ini adalah pertama kalinya seluruh tim proyek berkumpul, jadi luangkan waktu untuk membuat semua orang memperkenalkan diri. Bukan ide yang buruk untuk menjadwalkan sedikit waktu untuk beberapa pertanyaan pemecah kebekuan untuk memfasilitasi keintiman yang diperlukan untuk kerja tim yang lebih baik.
• Tentukan Proyek: Pastikan tim jelas tentang apa tujuan proyek dan bagaimana pernyataan misi proyek berhubungan dengan tujuan dan sasaran perusahaan yang lebih besar. Untuk memastikan semua orang mengerti, luangkan waktu untuk menjawab pertanyaan apa pun yang mungkin dimiliki tim.
• Menyerahkan Rencana Proyek: Rencana proyek harus menjadi selebaran dalam pertemuan awal, termasuk garis waktu anggaran, tetapi sekarang Anda dapat membahasnya secara mendetail dan memastikan semua orang memahami informasi utama, seperti garis waktu proyek, tonggak penting dan kiriman.
• Tentukan Lingkup Proyek: Pastikan tim mengetahui ruang lingkup proyek dan informasi proyek utama. Ini membantu menghindari scope creep dengan mengelola ekspektasi tim.
• Berbagi Peran dan Tanggung Jawab: Jika tim memiliki sejarah bersama, langkah ini mungkin tidak terlalu penting, tetapi penting bagi tim baru untuk memahami hubungan mereka satu sama lain.
• Jelaskan Sumber Kebenaran Utama: Miliki sumber kebenaran utama bagi tim untuk mengetahui status proyek. Artinya, tim membutuhkan tempat bersama dengan data real-time sehingga semua orang selalu jelas tentang status proyek dan tempat mereka di dalamnya.
• Ajukan Pertanyaan, Langkah Selanjutnya, dan Daftar Yang Harus Dilakukan: Sebelum mengakhiri, buka pertanyaan apa pun untuk memastikan semua orang memahami apa yang telah dibagikan pada pertemuan awal. Luangkan waktu untuk menjelaskan apa yang akan terjadi selanjutnya, termasuk daftar tugas rapat pasca-kickoff untuk tim. Template item tindakan gratis kami dapat membantu.

Langkah Selanjutnya Setelah Rapat Pembukaan Proyek Anda

Berbicara tentang langkah-langkah selanjutnya, mereka adalah batu loncatan penting setelah pertemuan awal untuk mengirim tim ke dalam tindakan. Ini adalah saat fase pelaksanaan proyek dimulai. Ini adalah tonggak sejarah yang mungkin telah dicatat dalam rencana proyek.

Meskipun akan ada rapat yang sering dilakukan selama proyek berlangsung, rapat awal bersifat unik karena melibatkan seluruh tim proyek. Tidak mungkin semua orang akan berkumpul pada waktu dan tempat yang sama lagi. Inilah sebabnya mengapa memiliki perangkat lunak manajemen proyek yang tepat sangat penting.

Seperti disebutkan di atas, sumber kebenaran utama adalah kunci untuk menjaga semua orang di tim proyek tetap terhubung. Ini harus diperbarui secara real time dan memberikan transparansi ke dalam proses. Ini berarti bahwa setiap orang tahu apa yang dilakukan orang lain dan bagaimana mereka cocok dengan gambaran itu. Ini adalah cara terbaik untuk menghindari kemacetan, memblokir anggota tim lain, dan menjaga proyek tetap pada jalurnya.

Bagaimana ProjectManager Dapat Membantu Setelah Rapat Kickoff Anda

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen kerja berbasis cloud yang merencanakan, memantau, dan melaporkan secara real time untuk menjaga tim hybrid bekerja sama lebih baik untuk memenuhi tujuan proyek. ProjectManager dirancang dengan beberapa tampilan proyek yang memungkinkan tim bekerja sesuai keinginan mereka, terlepas dari tingkat keahlian, lokasi, atau metodologi mereka.

Rencanakan ke Depan di Gantt Charts Interaktif

Manajer memiliki fitur yang mereka butuhkan untuk merencanakan ke depan dengan misi proyek pada bagan Gantt interaktif yang mengatur tugas, menautkan dependensi, dan menambahkan pencapaian. Tetapi mereka juga dapat memfilter jalur kritis dan menetapkan garis dasar untuk melacak varians proyek secara real time. Rencana proyek kemudian dapat dibagikan dengan tim dan pemangku kepentingan sehingga semua orang selalu tahu apa yang mereka lakukan dan bagaimana hal itu sesuai dengan gambaran besar.

Kelola Pekerjaan di Papan Kanban

Anggota tim dapat menggunakan daftar tugas, kalender, atau tampilan proyek papan kanban untuk mengelola pekerjaan mereka sendiri dan tetap produktif. Papan Kanban memvisualisasikan alur kerja untuk tim tangkas yang perlu mengelola simpanan mereka dan merencanakan sprint. Sementara itu, manajer mendapatkan visibilitas ke dalam proses tim mereka dan dapat mengalokasikan kembali sumber daya yang diperlukan untuk mencegah kemacetan dan penundaan yang mahal.

Lacak Performa secara Real-Time

Kemajuan dan kinerja selalu ada di layar dengan dasbor langsung. Tidak diperlukan konfigurasi yang memakan waktu. Data dikumpulkan dan angka-angka diurutkan secara otomatis. Kemudian, mereka ditampilkan pada grafik dan bagan yang mudah dibaca yang menunjukkan biaya, waktu, dan metrik proyek lainnya.

Semua yang perlu Anda ikuti dalam rapat awal untuk kesuksesan proyek ada di ProjectManager. Dari laporan sekali klik yang dapat difilter dan dibagikan ke email dan pemberitahuan dalam aplikasi agar semua orang selalu diperbarui, fitur manajemen sumber daya, dan lainnya, ProjectManager adalah satu-satunya alat manajemen kerja hybrid yang Anda perlukan.

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek pemenang penghargaan yang mengatur pekerjaan agar Anda tetap produktif dari rapat awal hingga penutupan proyek. Bergabunglah dengan puluhan ribu tim yang telah menggunakan perangkat lunak kami di berbagai organisasi seperti NASA, Siemens, dan Nestle. Coba ProjectManager hari ini gratis!