8 Tips Menulis Email Sambutan Donor yang Efektif

Email selamat datang adalah salah satu aspek terpenting dari pemasaran email.

Email sambutan Anda menetapkan nada untuk hubungan yang Anda rencanakan untuk dibangun dengan pendukung baru Anda dan membantu melibatkan mereka dalam misi Anda.

Dan bila dilakukan dengan benar, email selamat datang membuat penerima merasa tertarik dengan organisasi Anda dan tertarik untuk mendukung tujuan Anda.

Berikut adalah delapan kiat untuk membantu Anda membuat email selamat datang yang lebih efektif untuk lembaga nonprofit Anda.

1. Kirim email selamat datang Anda segera

Bertujuan untuk mengirim email selamat datang Anda sesegera mungkin setelah seseorang bergabung dengan daftar email Anda. Pelanggan Anda telah menunjukkan minat dan niat dengan bergabung ke daftar Anda — itulah mengapa penting untuk bertindak cepat.

Faktanya, pelanggan adalah yang paling terlibat dalam 48 jam pertama berlangganan menurut laporan Ciceron.

Penyedia email seperti Kontak Konstan memudahkan pengiriman email selamat datang otomatis yang tepat waktu.

2. Buat jalur pengasuhan

Email sambutan harus membuka jalan bagi jalur pengasuhan yang lebih besar untuk diikuti oleh donor baru. Gunakan keterlibatan awal itu untuk keuntungan Anda dan mulailah membimbing para donor melalui serangkaian email yang ditargetkan menuju tingkat komitmen tertentu.

Email sambutan Anda bertindak sebagai titik awal menuju tujuan yang lebih besar. Ini mungkin termasuk menyambut donor ke dalam siklus komunikasi reguler, mendorong mereka untuk menjadi sukarelawan, atau membujuk mereka untuk memberi lagi.

Berikut adalah beberapa kiat cepat untuk membuat rangkaian email selamat datang untuk lembaga nonprofit Anda.

3. Sesuaikan pesan Anda

Tidak setiap donor sama, jadi pesan Anda juga tidak boleh sama. Pendukung baru datang melalui saluran yang berbeda dan oleh karena itu mereka tidak semua berbagi koneksi yang sama ke organisasi Anda.

Donatur pertama Anda akan lebih cenderung terlibat dengan organisasi nonprofit Anda saat Anda menyesuaikan pesan Anda dengan cara yang relevan bagi mereka. Itu berarti Anda harus menyusun email selamat datang dan seri orientasi sesuai dengan saluran tempat mereka diperoleh.

Beberapa pertanyaan yang mungkin ingin Anda tanyakan saat menyusun pesan selamat datang yang tepat meliputi: Apakah mereka menanggapi seruan langsung? Atau apakah mereka sudah menyumbang untuk tujuan kita? Anda mungkin kehilangan pendukung potensial dengan meminta hadiah pertama kali ketika mereka sudah memberi. Mengetahui bagaimana Anda mendapatkan pendukung baru dapat membantu Anda menghindari kesalahan yang merugikan.

4. Bagikan detail penting tentang lembaga nonprofit Anda

Meskipun pendukung Anda mungkin telah melakukan riset tentang organisasi Anda sebelum berlangganan daftar email Anda, Anda tetap harus menggunakan email selamat datang sebagai kesempatan untuk memberi tahu pembaca tentang tujuan Anda dan menginspirasi mereka untuk mendukung misi Anda. Bagikan fakta dan detail penting tentang lembaga nonprofit Anda, seperti kisah sukses atau dampak yang dibuat organisasi Anda selama setahun terakhir.

Cara yang baik untuk menampilkan kisah sukses atau berdampak adalah melalui konten visual seperti infografis, foto yang menarik, dan video. Menambahkan media ke email Anda adalah cara yang bagus untuk membentuk koneksi instan dengan pembaca Anda dalam format yang menarik.

5. Gunakan bahasa yang dapat ditindaklanjuti di baris subjek Anda

Seseorang baru saja mendaftar ke daftar email Anda, dan Anda telah mengirimkan email sambutan awal Anda kepada mereka. Saat yang menentukan datang berikutnya: apakah mereka akan membukanya dan membaca pesan Anda atau akan hilang dalam kekacauan kotak masuk mereka yang penuh sesak?

Cara efektif untuk memastikan penerima email membuka email selamat datang Anda adalah dengan menggunakan bahasa yang menarik di baris subjek Anda. Contohnya termasuk, “Kami bukan badan amal. Kami adalah sebuah gerakan.” atau “Selamat datang di tim. Ayo mulai membangun!”

6. Memiliki ajakan untuk bertindak

Email selamat datang menghasilkan empat kali total tarif terbuka dan lima kali tarif klik dibandingkan dengan promosi massal lainnya, menurut Experian. Setiap email dalam seri sambutan Anda harus memberi donatur panggilan yang jelas untuk bertindak dengan langkah selanjutnya yang harus diambil.

Beberapa email pertama Anda harus menyertakan pertanyaan yang lebih lembut, apakah itu untuk menonton video tentang dampak organisasi Anda atau mengikuti Anda di media sosial. Setelah beberapa email pertama Anda, Anda kemudian dapat membuat permintaan yang lebih berani, seperti mengundang mereka untuk menghadiri acara khusus atau menyumbang untuk tujuan Anda.

7. Dorong berbagi sosial

Pesan Anda sangat bagus sehingga harus dibagikan dengan jaringan pendukung Anda, bukan? Ini harus menjadi kasus dengan setiap bagian dari korespondensi email yang Anda kirim.

Tombol media sosial yang terhubung ke Halaman Facebook perusahaan Anda, akun Instagram, Profil LinkedIn, dll. harus disertakan dalam setiap email yang Anda kirim. Ini tidak hanya memberi pendukung Anda kesempatan untuk membagikan pesan Anda dengan teman-teman mereka, tetapi juga memberi mereka kesempatan untuk terhubung lebih jauh dengan organisasi Anda.

Berikan pendukung Anda sebanyak mungkin cara untuk terhubung dengan Anda dan berbagi email Anda.

8. Uji pesan Anda

Pepatah lama bahwa praktik membuat sempurna berlaku untuk sebagian besar hal dalam hidup, termasuk pemasaran email. Memaku baris subjek yang sempurna atau ajakan bertindak saat pertama kali Anda mengirim email selamat datang mungkin tidak terjadi. Tapi Anda tidak sendirian. Ada ratusan contoh email selamat datang yang bagus, dan mungkin 10 kali lipat lebih buruk.

Luangkan waktu untuk menguji pesan yang berbeda di email selamat datang Anda untuk melihat bagaimana audiens Anda merespons. Anda dapat menggunakan metrik seperti buka saat menguji baris subjek yang berbeda, atau rasio klik-tayang untuk menguji ajakan bertindak yang berbeda dalam pesan selamat datang Anda.

Takeaway utama:

Email sambutan yang efektif adalah bagian komunikasi yang tak ternilai. Strategi komunikasi yang ditargetkan memberi Anda keunggulan kompetitif dalam retensi donor dan memungkinkan Anda untuk mengedepankan yang terbaik.

Email selamat datang Anda harus menjadi bagian dari jalur yang diikuti oleh donor baru saat Anda memelihara hubungan, sambil memberi mereka konten yang berharga untuk menarik mereka ke tingkat komitmen yang diinginkan.

Dengan mengingat delapan tips ini, Anda dapat mengubah pendukung baru menjadi pendukung misi Anda seumur hidup.

Untuk mempelajari lebih dalam tentang email selamat datang nonprofit, serta contohnya, dapatkan Panduan lengkap untuk Email Selamat Datang.

Tentang penulis: Chelsea adalah Rekan Pemasaran Konten di Classy dan menulis tentang strategi penggalangan dana nirlaba. Di waktu luangnya ia juga menulis fiksi dewasa muda dan untuk blog petualangannya.