8 Tips Penting untuk Menulis, Mengedit, dan Mengoreksi Email Anda untuk Hasil yang Kuat

Bayangkan sebuah dunia di mana penulisan konten untuk bisnis Anda semudah merangkai beberapa kalimat ke layar komputer Anda dan menekan 'terbitkan'. Bukankah itu mimpi? Namun, seperti yang kita semua tahu, segalanya tidak bisa sesederhana itu, terutama di dunia bisnis yang kompetitif di era modern.

Tapi ini tidak hanya berhubungan dengan konten yang mungkin Anda posting di situs web Anda seperti blog dan artikel. Faktanya, konten yang Anda sertakan dalam email Anda sama pentingnya untuk memastikan bahwa Anda melakukannya dengan benar. Email masih terkenal sebagai salah satu bentuk pemasaran yang paling efektif, bahkan lebih dari iklan situs web atau media sosial!

Tapi itu tidak membuat prosesnya lebih mudah. Saat menulis email untuk bisnis Anda , inilah delapan hal utama yang perlu diingat sehingga Anda dapat memastikan email Anda sempurna untuk pembaca Anda dan mendapatkan hasil yang Anda inginkan.

#1 – Mendefinisikan Proses Anda & Menjadi Terorganisir

Sebelum kita mulai menulis email dan meletakkan jari ke keyboard, Anda pasti ingin memastikan bahwa Anda terorganisir dan siap untuk konten yang akan Anda buat. Untuk membuatnya lebih mudah, mari kita pecahkan seluruh proses menjadi tujuh langkah yang berbunyi;

• Ide (brainstorming)
• Meneliti
• Menulis
• Mengedit
• Pengoreksian
• Penerbitan
• Menganalisa

“ Ini adalah tujuh langkah dasar yang akan Anda ikuti saat menulis email Anda. Namun, beberapa proses Anda mungkin mencakup lebih banyak atau lebih sedikit langkah; itu sepenuhnya tergantung pada apa yang ingin dicapai oleh bisnis Anda. Dengan mempertimbangkan langkah-langkah ini, pastikan untuk proaktif dalam memastikan bahwa Anda telah menyiapkan segala sesuatunya di setiap tahap, sehingga Anda dapat mengaturnya sebaik mungkin ”, kata Elizabeth Holder, pemasar email untuk Big Assignments.

Misalnya, sementara tahap ide mungkin hanya memerlukan pertemuan dengan tim Anda di mana Anda mengatur pemikiran dan ide topik Anda, bagian riset adalah tempat Anda akan mengumpulkan semua informasi yang Anda perlukan sehingga Anda tidak akan merusak alur penulisan Anda. di kemudian hari.

#2 – Turun dan Pribadi

Ketika menulis email, Anda perlu memastikan bahwa Anda menempatkan diri Anda di benak pembaca Anda dan mempertimbangkan bagaimana mereka akan membaca email Anda dan pengalaman yang akan mereka dapatkan dari membacanya, daripada bagaimana email dapat menguntungkan bisnis Anda.

Misalnya, salah satu jebakan paling umum yang membuat orang jatuh adalah tidak bersikap pribadi dalam email mereka dan menghormati pembaca sebagai individu. Jika Anda terus-menerus menyebut pembaca Anda sebagai 'pengikut' atau 'pelanggan', Anda berada dalam jebakan.

Meskipun orang ingin menjadi bagian dari kelompok atau komunitas sosial, individualitas juga penting, dan sebagai pelanggan, pembaca email Anda ingin dihormati seperti itu. Demikian juga, pastikan konten yang Anda sertakan dalam email Anda benar - benar layak untuk dibicarakan .

Pembaca Anda akan merasa sangat tidak dihargai oleh bisnis Anda jika Anda mengirimi mereka email demi email dengan konten tentang hal-hal yang tidak penting, atau mereka tidak peduli. Kemungkinan besar Anda akan berakhir di folder spam.

#3 – Cara Membuat Orang Membuka Email Anda

Salah satu tantangan terbesar yang akan Anda hadapi saat menulis email sebenarnya adalah membuat orang membukanya , jadi mari kita menempatkan diri kita pada posisi pembaca Anda. Mereka membuka browser web mereka, masuk ke klien email mereka dan sekarang mereka berada di kotak masuk mereka.

Apa yang dapat Anda lihat sehubungan dengan email Anda? Nama Anda dan baris subjek , jadi mari kita fokus di sini. Tentu saja, nama Anda hanya akan menjelaskan dari siapa email itu berasal , tetapi penting untuk tidak membaca sesuatu seperti "[email protected]", atau semacamnya. Sebaliknya, pastikan itu membaca nama bisnis Anda .

Sekarang mari kita beralih ke baris subjek. Ini adalah bagian dari email yang akan menarik perhatian mereka. Jadi, hal pertama yang ingin Anda lakukan adalah menjanjikan sesuatu yang baik di email Anda. Konten apa yang Anda sertakan dalam email ini dan apa manfaatnya bagi pembaca Anda setelah mereka membukanya?

Max Tyler, pemasar email untuk Layanan Penulisan Tugas, melanjutkan;

“ Saat menulis baris subjek, Anda akan membutuhkan sesuatu untuk menonjol dari email lainnya di kotak masuk. Mulailah dengan mencoba memasukkan nomor pada subjek. Ini membantu email Anda menonjol dan mengawasi Anda. Selanjutnya, cobalah untuk menjanjikan sesuatu dalam baris subjek yang akan diberikan email Anda kepada pembaca Anda setelah dibuka. Akhirnya, pastikan untuk memasukkan beberapa kata-kata kuat di sana untuk membuat email Anda tak tertahankan . ”

Jadi, jika saat ini Anda menggunakan baris subjek "BUKA SAYA UNTUK DISKON DI TOKO SAYA", Anda mungkin ingin mempertimbangkan untuk menggantinya dengan sesuatu seperti "5 Cara Penting untuk Menghemat Uang Belanja Online".

#4 – Menulis Konten

Jadi, Anda telah menginvestasikan sedikit waktu untuk memastikan baris subjek Anda sempurna, dan orang-orang akan ingin mengklik. Jadi, pembaca Anda terpikat dan berkata 'oke, mari kita lihat apa yang terjadi di sini' dan mengklik. Sekarang pembaca ada di email Anda, jadi mereka akan mulai dari atas dan turun ke bawah .

Tentu saja, jika Anda menyertakan gambar atau visual apa pun di email Anda, terutama di bagian atas atau header, mata pembaca Anda akan langsung tertuju ke area ini , jadi pastikan jika Anda menampilkan pesan pada gambar ini yang itu menonjol dan memulai email Anda dengan kuat.

Namun, ada beberapa hal yang ingin Anda ingat saat menulis konten itu sendiri. Pertama, Anda ingin menulis dengan cepat . Ini adalah trik penulis yang sederhana, tetapi semakin cepat Anda menulis, semakin banyak gairah dan antusiasme yang akan terlihat dalam konten Anda , membuat email Anda jauh lebih menyenangkan untuk dibaca.

Selain itu, usahakan agar kalimat dan paragraf Anda tetap pendek , manis, dan langsung pada intinya. Bayangkan Anda sedang membaca artikel ini di browser email Anda dan itu hanyalah satu blok teks besar tanpa subpos atau jeda paragraf. Kemungkinannya adalah Anda bahkan tidak ingin mulai membacanya dan itu akan langsung masuk ke folder sampah.

Anda juga akan ingin mengingat untuk mencoba dan menjaga tulisan Anda sealami mungkin . Karena Anda mungkin mewakili sebuah bisnis, pelanggan tidak ingin berbicara atau membaca apa yang dikatakan oleh mesin kapitalis; mereka ingin berkomunikasi dengan manusia kehidupan nyata dan mendengar apa yang mereka katakan.

Ini berarti Anda harus menyertakan nama pembaca Anda, mengajukan pertanyaan yang membuat mereka berpikir tentang apa yang Anda tulis dan memasukkan kata-kata dan cerita emosional yang akan memikat pembaca Anda dan membuat mereka puas dengan konten Anda .

Tentu saja, menulis email sulit untuk dijelaskan karena kebutuhan Anda akan bervariasi tergantung pada target pasar, demografi, industri, dan tujuan spesifik bisnis Anda dengan kampanye pemasaran email Anda. Ingatlah untuk menempatkan diri Anda pada posisi pembaca dan mengalami email dan isinya dari sudut pandang mereka.

#5 – Menggunakan Alat Online

Menulis email bisa menjadi tugas yang melelahkan jika tidak dikelola dengan benar, terutama saat Anda menambahkan proses pengeditan dan proofreading yang penting. Namun, untuk menghemat waktu, berikut adalah daftar alat yang dapat membantu :

• State of Writing dan Via Writing: Ini adalah dua blog yang penuh dengan panduan penulisan yang dapat Anda ikuti saat menulis email Anda.
• Boom Essays: Agen penulisan online yang dapat membantu Anda mengoreksi email, seperti yang direkomendasikan oleh HuffingtonPost dalam Write My Essay .
• Cara Menulis dan Tata Bahasa Saya: Kedua blog ini sarat dengan posting yang dapat membantu mengajari Anda tentang penggunaan tata bahasa dengan benar.
• UKWritings: Layanan online yang dapat mengedit dan mengoreksi email Anda atas nama Anda.
• Cite It In: Alat untuk menambahkan kutipan, kutipan, dan referensi ke email Anda dalam format profesional.
• Essay Roo: Agen penulisan online yang dapat menulis email Anda untuk Anda, seperti yang disarankan oleh Penulis Australia Terbaik dalam ulasan Essayroo.
• Penghitungan Kata Mudah: Alat online gratis untuk melacak jumlah kata email Anda saat menulis.

#6 – Jual, Jual, Jual

Bagi sebagian besar dari kita, email kita akan menyertakan beberapa jenis materi promosi yang akan mencoba menggoda pembaca untuk membeli sesuatu dari situs web atau toko eCommerce kita. Namun, seperti yang mungkin sudah Anda ketahui, ini lebih mudah diucapkan daripada dilakukan.

Hal pertama yang harus diingat adalah jangan langsung terjun ke penjualan , tidak hanya dengan setiap email individual melainkan seluruh strategi pemasaran email Anda. Misalnya, jika pelanggan baru saja mendaftar ke milis Anda, Anda tidak akan ingin langsung masuk ke sana dan mulai menyerang mereka dengan konten promosi .

Sebaliknya, Anda ingin memperkenalkan bisnis Anda secara perlahan kepada mereka dan mulai membentuk hubungan kepercayaan dan loyalitas dengan pelanggan ini. Statistik pemasaran menunjukkan bahwa aturan 80/20 adalah salah satu taktik pemasaran yang paling efektif di mana 80% dari konten yang Anda kirim adalah pendidikan/inspirasi/menghibur dll sedangkan 20% lainnya adalah promosi.

Namun, sisa taktik penjualan dari apa yang sebenarnya Anda sertakan dalam email Anda sangat mirip dengan bisnis Anda lainnya. Anda harus menjelaskan masalah yang dihadapi orang dan mulai menjelaskan solusi yang diberikan produk atau layanan Anda . Anda juga dapat menyertakan ulasan pelanggan dari pembelian sebelumnya dan menceritakan sebuah kisah di konten Anda untuk terhubung dengan pembaca dan pelanggan Anda pada tingkat emosional.

#7 – Membuat Pelanggan Mengklik

Sekarang email Anda telah dibuka dan dibaca oleh pelanggan Anda, sekarang saatnya membuat mereka meninggalkan email Anda dan di situs web Anda . Tentu saja, cara terbaik untuk mencapai ini adalah dengan menggunakan tombol ajakan bertindak yang jelas dan pasti di konten Anda.

Jika saat ini Anda sedang menulis 20% konten email promosi, ini akan menjadi sederhana karena Anda dapat menambahkan tombol ajakan bertindak yang akan menautkan ke halaman produk yang Anda iklankan . Namun, bagaimana jika Anda memberi pembaca Anda salah satu dari 80% jenis konten? Hal-hal tidak sesederhana itu.

Meskipun bisa. Jika Anda menulis entri blog berkualitas tinggi yang telah Anda bagikan dengan pembaca Anda, salah satu metode paling efektif untuk membawa pelanggan tersebut dari email ke situs web Anda adalah memotong blog setelah mulai mendapatkan bagian yang baik . Kemudian, yang harus Anda lakukan adalah menambahkan ajakan bertindak 'klik di sini untuk melanjutkan membaca', dan Anda pasti akan membuat orang mengklik ke situs web Anda.

Orang-orang juga senang dihargai oleh bisnis. Mari kita hadapi itu, kotak masuk email semua orang dipenuhi dengan email akhir-akhir ini, dan Anda harus merasa istimewa bahwa seseorang telah meluangkan waktu untuk membaca konten Anda dan tetap up to date dengan Anda. Untuk menghargai ini, mengapa tidak menawarkan diskon waktu terbatas atau kode kupon untuk email Anda.

Hal ini tidak hanya membuat pelanggan Anda merasa senang karena Anda menghormati dan menghargai kebiasaan mereka, tetapi juga membantu meningkatkan rasio klik-tayang Anda secara dramatis.

#8 – Mengedit Email Anda

Setelah Anda menyelesaikan draf pertama email Anda dan Anda senang bahwa semua informasi yang seharusnya ada di setiap email sudah ada, saatnya untuk mulai menyempurnakannya. Tahap pertama untuk proses ini adalah mengedit email Anda .

Ini benar-benar berbeda dengan proofreading (lihat di bawah) dan merupakan proses yang difokuskan untuk memastikan pesan yang Anda coba komunikasikan sempurna untuk pembaca Anda dan menyampaikan pesan sebenarnya yang Anda coba kirim. Meskipun pesan di kepala Anda mungkin terdengar sempurna, Anda perlu ingat bahwa banyak orang akan membaca email Anda dan mungkin melihatnya dengan cara yang berbeda.

Misalnya, jika Anda menyertakan humor dalam email, ingatlah demografi yang membaca email Anda . Akankah humor ini terbang di atas kepala mereka atau akankah beberapa pembaca berpotensi menganggap apa yang Anda katakan ofensif? Ini semua adalah hal yang perlu Anda ingat.

Saat mengedit, yang terbaik adalah mengambil jeda antara menulis draf pertama Anda dan mengedit sehingga Anda kembali ke sana dengan pandangan yang segar. Demikian juga, juga bermanfaat jika kolega, teman, atau anggota keluarga membaca email untuk melihat apa yang mereka pikirkan dan jika mereka dapat menunjukkan sesuatu. Atau Anda dapat menggunakan bantuan layanan penulisan profesional seperti OXEssays dan Academized (baca ulasan Academized untuk memeriksa kualitasnya).

#9 – Mengoreksi Email Anda

Setelah Anda menyelesaikan langkah kedua dari belakang menulis email Anda, sangat penting bagi Anda untuk melakukan langkah terakhir dengan tepat. Ini mengacu pada proses proofreading Anda. Ini berarti memeriksa konten Anda untuk memastikannya bebas dari kesalahan, kesalahan ejaan, tata bahasa yang buruk, kesalahan ketik, dan banyak lagi. Setiap kesalahan dalam email Anda akan merusak kredibilitas dan reputasi bisnis Anda.

Proofreading dapat memakan waktu dan mungkin tampak bertele-tele untuk membaca konten Anda lagi dan lagi, tetapi ini penting untuk keberhasilan konten Anda . Lagi pula, apakah Anda ingin membeli produk atau berinvestasi dalam layanan bisnis yang kontennya penuh dengan kesalahan?

Untuk memastikan proofreading Anda akurat, istirahatlah antara tahap pengeditan dan tahap ini . Saat Anda kembali, abaikan sepenuhnya isi email itu sendiri (karena ini telah disempurnakan pada tahap sebelumnya) dan fokuslah pada bahasa, tata bahasa, dan tanda baca yang sebenarnya yang telah Anda gunakan.