I 6 principali esempi di vincoli di progetto

Veloce, economico o buono: scegline due. Sei stanco di sentirlo? Una delle maggiori sfide che ogni project manager deve affrontare sono i vincoli del progetto. I vincoli di progetto non solo limitano un progetto, ma possono metterne rapidamente in pericolo il successo. Questo è il motivo per cui è essenziale conoscere tutti i possibili vincoli, le loro influenze reciproche e gli strumenti di gestione del progetto che affrontano tali vincoli.

Cosa sono i vincoli di progetto?

Un vincolo di progetto nella gestione del progetto è tutto ciò che limita l'ambito di un progetto. Minaccia la velocità e la qualità di un progetto e può causare il superamento del budget. Sebbene ci siano molti possibili vincoli, il più comune è indicato come il triplo vincolo.

Il modello a triplo vincolo

Ogni project manager conosce (e spesso teme) i classici vincoli di progetto nella gestione dei progetti:

• Tempo: qual è la scadenza per la consegna dell'output?
• Ambito: qual è esattamente il risultato atteso?
• Costo: quanto denaro è disponibile per ottenere questo risultato?

Se cambi un lato di questo triangolo, avrà un impatto sugli altri due. Se sei in grado di coprire il triplo vincolo, è più probabile che realizzi un progetto di successo.

Come coprire il triplo vincolo è complicato, ma il giusto software di gestione dei progetti può aiutare. ProjectManager è uno strumento di gestione del lavoro e dei progetti che acquisisce dati in tempo reale per decisioni più approfondite. I project manager possono utilizzare i nostri strumenti di reportistica per approfondire i dati e filtrare report su stato, portfolio, attività, costi e altro per capire cosa è in linea e cosa no. Questi rapporti sono facili da condividere con le parti interessate per fornire un rapido aggiornamento. Inizia oggi stesso con ProjectManager gratuitamente.

I 6 vincoli del progetto

Un progetto è spesso definito come riuscito se gli obiettivi del progetto sono raggiunti entro la scadenza e completati entro il budget. A parte il tempo, la portata e il costo, ci sono sei vincoli aggiuntivi che limitano il processo per realizzare correttamente gli obiettivi del progetto.

1. Costo

Il tuo progetto ha bisogno di risorse come manodopera, materiali e attrezzature, tutte cose che costano denaro. In qualità di project manager, è tua responsabilità assicurarti di stimare accuratamente i costi del tuo progetto durante la fase di pianificazione e prima dell'esecuzione. In quel momento creerai un budget di progetto che copra tutte le tue spese. Se non riesci a definire un budget di progetto sufficiente, il tuo progetto potrebbe fallire.

2. Tempo

Per gestire correttamente il tempo disponibile per l'esecuzione di un progetto, è necessario creare una pianificazione che definisca una sequenza temporale per l'esecuzione delle attività del progetto. Una schedulazione del progetto definisce anche le risorse necessarie per ogni particolare attività del progetto. Il tempo è un vincolo critico del progetto perché se non viene gestito correttamente, potrebbe influire su altri vincoli come l'ambito e la qualità. Non riuscire a tenere traccia del tempo potrebbe comportare scadenze mancate e una riduzione dell'ambito del progetto. Peggio ancora, potrebbe ridurre la qualità dei tuoi risultati.

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3. Ambito

L'ambito del progetto si riferisce a tutto il lavoro da eseguire in un progetto. È importante definire le attività, i risultati finali e le pietre miliari oltre a ciò che non verrà fatto per stabilire aspettative chiare con le parti interessate. I project manager utilizzano una struttura di suddivisione del lavoro per suddividere l'ambito del progetto in blocchi più piccoli e più gestibili.

4. Qualità

Sebbene questo vincolo sia abbastanza simile all'ambito, è leggermente diverso in quanto l'ambito definisce il risultato specifico desiderato. Ad esempio, l'ambito del tuo progetto può comportare la creazione di 10 pagine web. La qualità si concentra sugli attributi di ciascuna di queste pagine web. Quando pensi alla qualità del progetto, chiediti: "Quanto il risultato corrisponde alle aspettative?"

Nel nostro esempio, la qualità non definisce il numero di pagine web, ma potrebbe esserci una tolleranza di qualità per quanto riguarda il numero di parole. Forse hai richiesto 1.000 parole con una tolleranza di qualità di +/- 100 parole. Se una pagina web contiene 900 parole, la approveresti, ma se un'altra pagina web contiene solo 850 parole, la rifiuteresti.

La qualità è in relazione con gli altri vincoli. Supponiamo che tu stia esaurendo il tempo e che tu debba rispettare una certa data di scadenza. Potresti eventualmente rispettare la scadenza allargando la tolleranza di qualità e diminuendo il numero di parole a 800.

5. Rischio

La gestione dei rischi è un compito importante per i project manager, ma cosa significa effettivamente questo termine? Puoi stimare la probabilità che un rischio abbia un impatto sul tuo progetto. Forse stai creando un wireframe per il tuo sito web e decidi di saltare la recensione del cliente perché sei in ritardo. In questo caso, c'è il rischio che il cliente rifiuti le tue pagine web finali.

Naturalmente, puoi controllare il rischio in una certa misura. Ad esempio, potresti decidere di evitare il rischio e insistere sulla fase di revisione. Ma questa decisione influisce sulla tua sequenza temporale e sui relativi costi poiché il cliente esaminerebbe ciascuno dei tuoi progetti e un project manager deve supervisionare questo processo.

6. Risorse

Le risorse sono fortemente legate al costo del progetto. La quantità di denaro disponibile per ottenere il risultato desiderato può limitare l'uso e l'acquisizione di risorse, creando un vincolo separato.

A volte, anche una quantità infinita di denaro non ti consente di acquisire le risorse specifiche di cui hai bisogno. Ad esempio, potrebbe volerci più tempo del previsto per ricevere una risorsa fisica nel progetto (come un chip) che ti fa perdere la scadenza. Se questa risorsa è essenziale per il progetto, dovrai sacrificare il rispetto della scadenza poiché nessuna ragionevole quantità di denaro potrebbe ridurre i tempi di consegna.

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Come gestire i vincoli di progetto

La gestione dei vincoli di progetto è fondamentalmente il modo in cui gestisci il progetto. È necessario monitorare e tenere traccia dei vincoli del progetto durante il ciclo di vita del progetto e rilevare le anomalie per risolverli rapidamente. La gestione dei vincoli mantiene il tuo progetto in linea e nel rispetto del budget. Ecco sei modi per gestire i vincoli del tuo progetto.

• Costo: un piano di gestione dei costi è un piano strategico per il budget del tuo progetto. È un approccio a quattro punte che tiene conto della pianificazione delle risorse, della stima dei costi, del budgeting e del controllo dei costi. Sì, è un piano, ma viene applicato nel corso del progetto per aiutare a documentare le spese e tenere sotto controllo i vincoli di costo.
• Tempo: un piano di gestione del tempo è un metodo per tenere traccia del tempo dedicato a un'attività e dei progressi compiuti nel progetto. Implica la pianificazione di un programma accurato e quindi il monitoraggio e il controllo del programma per assicurarsi che il tempo effettivo sia allineato con il piano di gestione del tempo. Il tempo è uno dei principali vincoli del progetto e la chiave del successo del progetto.
• Ambito: un piano di gestione dell'ambito coinvolge tutti i processi inclusi nell'esecuzione di un progetto. L'ambito funge da tabella di marcia per il progetto e ne delinea i limiti. La gestione del vincolo del progetto dell'ambito è importante poiché le modifiche influiscono sempre sull'ambito. Senza un piano in atto, i progetti possono rapidamente deragliare.
• Qualità: è in atto un piano di gestione della qualità per aiutare il project manager e il team di progetto a soddisfare le aspettative degli stakeholder. Puoi consegnare un progetto in tempo e anche sotto budget, ma se la qualità non soddisfa le aspettative, è considerato un fallimento. Uno stakeholder o un cliente esaminerà il piano per assicurarsi che il vincolo del progetto sia accurato.
• Rischi: un piano di gestione del rischio aiuta a identificare e rispondere a potenziali problemi che potrebbero sorgere nel progetto. Questi rischi possono influire sui vincoli del progetto, quindi è importante identificare cosa potrebbe accadere, valutare l'impatto sul progetto, creare un piano di mitigazione del rischio o di emergenza e monitorare sempre questi o altri rischi in modo da poterli affrontare correttamente.
• Risorse: un piano di gestione delle risorse viene utilizzato per guidare il modo in cui le risorse del progetto, come team, attrezzature e materiali, vengono classificate, allocate, gestite e rilasciate. Senza gestire il tuo team e le loro risorse necessarie, il progetto ne risente.

Bilanciamento dei vincoli di progetto

Oltre a definire procedure, linee guida e attività per gestire i vincoli di progetto, i project manager possono anche bilanciarli. Considerando l'importanza dei vincoli di progetto per la realizzazione di un progetto di successo, è fondamentale che il project manager comprenda questi passaggi per gestirli.

Per prima cosa, devi pianificare. I piani di cui sopra vengono sviluppati durante la fase di pianificazione di un progetto, tuttavia è necessario pianificare anche ogni fase del progetto nel ciclo di vita del progetto. Questo di solito inizia con una struttura di ripartizione del lavoro (WBS) per identificare ogni attività e consegna nel progetto.

Successivamente, dovrai esaminare ciascuno dei vincoli del progetto e determinare in che modo potrebbero influire sul tuo progetto. È qui che entrano in gioco la gestione del rischio e il livellamento delle risorse. Il livellamento delle risorse sta regolando le date di inizio e fine per i vincoli di risorse per bilanciare la domanda di tali risorse. Dovrai anche avere il tuo piano di gestione della qualità in atto come discusso sopra.

Anche mantenere bilanciato il carico di lavoro del tuo team è fondamentale. Se li sovraccarichi di compiti, si esauriranno. Ciò significa che perderai la produttività dei membri del team, un fattore fondamentale per il successo complessivo del progetto. La corretta gestione delle risorse è uno degli aspetti più importanti dei vincoli di progetto.

Al di fuori dei piani di gestione necessari per gestire i vincoli del tuo progetto, c'è anche la comunicazione da considerare. Avere una comunicazione chiara, trasparente e regolare tra il team di progetto può aiutarti a gestire un progetto senza intoppi. È fondamentale conoscere i diversi vincoli di un progetto poiché l'unico modo per controllarli è comprenderli. Quando prendi decisioni importanti, non considerare solo il tempo, l'ambito e il budget, ma considera anche la qualità, il rischio, le risorse, la sostenibilità, l'organizzazione, la metodologia e la soddisfazione del cliente.

ProjectManager ti aiuta a gestire i vincoli

I vincoli devono essere gestiti in qualsiasi progetto. Per fare ciò, hai bisogno di un software di gestione dei progetti che ti dia la possibilità di pianificare, monitorare e adattarti ai vincoli mentre il tuo progetto si sviluppa. ProjectManager è un software pluripremiato che ti aiuta a gestire ogni aspetto di un progetto, compresi i suoi vincoli.

Fai piani più accurati

Se non stai tenendo d'occhio il tuo budget, i soldi prosciugheranno un progetto. ProjectManager ti aiuta a pianificare il tuo progetto con diagrammi di Gantt online che pianificano le attività su una sequenza temporale e tengono traccia dei costi associati a ciascuna di queste attività. In questo modo, non verrai mai colto alla sprovvista. Puoi anche collegare le dipendenze per evitare colli di bottiglia che possono portarti fuori strada.

Strumenti di gestione delle risorse

Un altro modo in cui i costi sfuggono al controllo e intaccano il tuo programma è quando le risorse non sono gestite correttamente. ProjectManager ti dà il controllo sulle tue risorse. Che si tratti dei costi associati a fornitori e fornitori o del tuo team di progetto e della loro allocazione delle attività, vedrai tutti i dati in tempo reale.

A proposito di squadre, il loro tempo va gestito. ProjectManager ha schede attività che semplificano l'invio e l'approvazione dei manager. Inoltre, la reportistica approfondita del progetto ti tiene al passo con i vincoli del tuo progetto. Esistono molti modi per visualizzare e controllare i vincoli su ProjectManager.com.

Il bilanciamento di tutti i vincoli all'interno della gestione del progetto richiede strumenti robusti per il monitoraggio e il reporting. ProjectManager è un software di gestione dei progetti online con dashboard in tempo reale e strumenti di reporting per monitorare l'avanzamento del progetto, i budget e altro per garantire che i tuoi progetti raggiungano conclusioni positive. Guarda tu stesso e fai una prova gratuita di 30 giorni.