Tecniche di gestione delle attività: 10 migliori suggerimenti per la gestione delle attività

Le attività sono gli elementi costitutivi del tuo lavoro e dei tuoi progetti. Devi gestirli per gestire il lavoro in generale. Il problema è che è facile essere sopraffatti dalle attività quotidiane. Ecco perché hai bisogno di buone tecniche di gestione delle attività per avere successo.

Che cos'è una tecnica di gestione delle attività?

Una tecnica di gestione delle attività è un modo pratico per gestire meglio le tue attività. Può essere semplice come creare un elenco giornaliero di cose da fare o avanzato come stabilire dipendenze.

Non tutto il tuo lavoro richiederà tecniche di gestione delle attività così avanzate, ma comprendere buoni metodi di gestione delle attività significa prepararti a livelli più elevati di produttività e livelli inferiori di stress.

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Perché le tecniche di gestione delle attività sono importanti?

Senza tecniche di gestione delle attività, sei destinato a soccombere al caos. Le persone tendono a reagire solo a qualunque richiesta arrivi più di recente, piuttosto che mantenere le loro priorità in ordine. O forse fanno sempre prima i compiti facili, e poi rallentano a passo d'uomo quando si tratta di cose difficili.

Questi errori di gestione delle attività possono portare a colli di bottiglia, ritardi, perdite di tempo, perdite di denaro e altro ancora. Quindi, è meglio provare alcune comprovate tecniche di gestione delle attività piuttosto che provare a inventarne di proprie sul posto. Ti abbiamo coperto!

Il software di gestione dei progetti è lo strumento perfetto per aiutarti a gestire meglio le tue attività. Con strumenti di facile utilizzo come elenchi di attività, bacheche kanban, calendari e altro ancora, puoi eseguire tutte le tue tecniche di gestione delle attività preferite per te o per il tuo team. Prova ProjectManager oggi gratuitamente!

10 suggerimenti e tecniche per una migliore gestione delle attività

La gestione delle attività è universale: che si tratti del project manager che si occupa di un lavoro ampio e complesso o semplicemente di qualcuno con qualcosa che deve essere svolto, la gestione delle attività è rilevante. Sfortunatamente, le persone non applicano nuove metodologie nella gestione delle attività per affrontarle in modo efficiente. Prova queste 10 tecniche di gestione delle attività e scopri come ciò influisce sul lavoro che stai svolgendo.

1. Elenca tutti i tuoi compiti: per capire cosa stai affrontando, elenca tutto. Questo può essere su un pezzo di carta o in un software online per una facile collaborazione.
2. Stato registro: indica se l'attività è completata, in corso o ancora da iniziare. Questo ti aiuterà a dare loro la priorità in seguito.
3. Aggiungi date di scadenza: non tutte le attività scadono non appena ricevi la richiesta, ma non rimandare neanche tutto in futuro. Una buona abitudine di gestione delle attività è fissare le scadenze e rispettarle effettivamente.
4. Dai la priorità a ogni giorno: ogni giorno è diverso. Alcuni sono pieni zeppi di riunioni, altri sono tabula rasa. Regola il carico di lavoro delle tue attività di conseguenza per un'esecuzione più fluida.
5. Elimina attività non essenziali: questa è una tecnica di gestione delle attività spesso trascurata. Alcune attività possono essere delegate o semplicemente eliminate del tutto. Potrebbe essere necessario pensare fuori dagli schemi per questo, ma ne vale la pena.
6. Imposta promemoria: la vita può essere folle, quindi imposta promemoria. Le persone possono offendersi se dimentichi i loro compiti, quindi non lasciare che le relazioni si logorino perché lasci che qualcosa scivoli sotto il radar.
7. Aggiungi notifiche: crea notifiche per le tue attività se stai lavorando sul tuo computer. Questa è un'ottima e moderna tecnica di gestione delle attività che aiuta a tagliare il rumore del mondo digitale.
8. Suddividi le attività più grandi in attività più piccole: questo è un metodo di gestione delle attività ideale per attività grandi e impegnative. Piuttosto che procrastinare, scomponilo in attività gestibili.
9. Stabilisci aspettative e limiti con gli altri: sii trasparente con il tuo team. Non prepararti al fallimento promettendo il mondo, ma non far sentire agli altri che i loro compiti non sono importanti. Sii professionale, lavora sodo e sii onesto. La tua squadra ti ringrazierà.
10. Trova un posto tranquillo per fare le cose: questo è particolarmente vero se lavori da casa. Se non riesci a trovare un posto tranquillo, almeno prendi delle belle cuffie!

Consiglio dell'esperto: è importante sapere che una taglia non va bene per tutti e alcuni potrebbero aver bisogno di un modo più visivo di gestire le proprie attività rispetto a quelli tradizionali. Fai la ricerca, esamina le varie metodologie e vedi quale parla dei tuoi punti di forza e di debolezza.

Video di formazione sulle tecniche di gestione delle attività

Jennifer Bridges, PMP, offre suggerimenti sulla gestione delle attività in modo da poter gestire meglio il tuo lavoro. Questi suggerimenti sono particolarmente efficaci se utilizzati in combinazione con il software di gestione delle attività.

Ecco uno scatto della lavagna come riferimento!

Videotrascrizione

Oggi parliamo di 10 suggerimenti per una migliore gestione delle attività. Che tu stia guidando un team o un progetto, tu come professionista aziendale devi comunque gestire le tue attività e portare a termine il tuo lavoro. Quindi, stiamo guardando oggi, ancora le persone usano il metodo delle note adesive, o forse le liste.

Quindi stiamo cercando di andare oltre questi metodi per utilizzare strumenti online più avanzati o persino app. E quando utilizziamo strumenti e app di gestione delle attività online, ci sono best practice e suggerimenti che vogliamo offrire su come gestire le tue attività. Numero uno, elenca tutte le tue attività. Tirali fuori dal tuo cervello in modo da non dover fare affidamento sulla memoria e inseriscili nel tuo strumento. Numero due, gestisci il tuo compito. Segna se sono completati, in sospeso o non ancora iniziati. In questo modo sai ogni giorno su cosa concentrarti.

Aggiungi date di scadenza in modo che non tutto sia dovuto oggi. Vuoi dare la priorità per ogni giorno e completare le attività critiche prima e in anticipo. Elimina o delega compiti non essenziali ad altre persone in modo da poterti concentrare sulle cose per cui sei più adatto o più importanti per il tuo ruolo.

Inoltre, imposta promemoria in modo da sapere in anticipo, hey cosa è dovuto oggi, cosa è dovuto questa settimana o anche questo mese? Aggiungi notifiche per te stesso e per gli altri, così saprai quando le attività sono state completate. A volte ci sono altre persone che aspettano di completare qualcosa, in base al fatto che tu completi il ​​​​tuo compito.

Suddividi le attività più grandi in attività più piccole. A volte i grandi compiti possono sembrare troppo opprimenti e vogliamo tendere ad evitarli. Quindi, se li suddividiamo in attività più piccole e fattibili, possiamo iniziare a fare progressi.

Vogliamo creare aspettative anche per gli altri. Fai conoscere alle persone le aspettative nel tuo processo su come lavori. Inoltre, stabilisci dei limiti con loro, in modo che sappiano in determinati momenti della giornata, in determinati momenti della settimana, che stai lavorando su cose specifiche e non hanno bisogno di interromperti e dirottare il tuo tempo. E numero 10, trova un posto tranquillo senza interruzioni in modo da poter fare le cose.

Quindi, se hai bisogno di uno strumento che ti aiuti a gestire le tue attività, iscriviti subito al nostro software su ProjectManager.