10 suggerimenti per il team di vendita su come mantenere la loro comunicazione sicura

Pubblicato: 2021-07-28

Il lavoro a distanza può essere molto comodo per i dipendenti, ma può anche comportare il rischio di gravi violazioni della sicurezza. I dipendenti a volte utilizzano i propri computer e varie connessioni Wi-Fi non protette senza considerare alcuna misura di sicurezza. Ecco perché è così importante per l'azienda garantire che tutti i dati rimangano al sicuro.

Questo è anche ciò su cui si concentrerà questo articolo. Di seguito, sono riportati dieci suggerimenti per un team di vendita su come mantenere la comunicazione sicura, incluso l'utilizzo di servizi fax online, il monitoraggio di phishing, la formazione dei dipendenti sulla sicurezza online, l'acquisto di software antivirus per tutti i dipendenti remoti e molti altri.

E sebbene sembrino tutti ovvi, molte aziende continuano a non implementarli durante la creazione della propria strategia di sicurezza informatica.

Servizi fax in linea

Sebbene l'invio di fax non sia un'opzione favorevole per lo scambio di file, è uno dei modi più sicuri per comunicare con i team di vendita. Utilizzando affidabili servizi efax gratuiti oa pagamento, le aziende possono inviare fax senza la necessità di alcun apparecchio fax. Inoltre, tali servizi utilizzano la tecnologia più recente per garantire sicurezza e affidabilità durante l'invio di file contenenti informazioni aziendali sensibili. Tutto ciò che serve per iniziare a inviare fax online è scaricare un'app o un software designato. Tali applicazioni sono disponibili su tutti i dispositivi più diffusi, offrendo alle aziende una comodità che non molte altre opzioni possono eguagliare.

Monitorare le truffe di phishing

Le truffe di phishing sono uno dei modi più comuni per esporre i dati aziendali. Sono utilizzati per indurre i dipendenti a fornire password, dettagli bancari o altre informazioni private. Secondo vari studi, l'e-mail di phishing media viene aperta cinque volte prima di essere eliminata. Inoltre, altre ricerche hanno rivelato che il 70% di tutti i dipendenti che hanno ricevuto e-mail di phishing ha fatto clic sui collegamenti. Ciò significa che ogni dipendente dovrebbe essere istruito sulle truffe di phishing e su come evitarle.

Educare i dipendenti alla sicurezza online

Ogni dipendente dovrebbe essere informato della politica di sicurezza online dell'azienda. Hanno bisogno di sapere che tipo di informazioni personali possono condividere online e come comunicare in modo sicuro con i colleghi. Alcune aziende utilizzano Business Email Compromise (BEC) per istruire i propri dipendenti su come funzionano i truffatori.

La formazione dei lavoratori a distanza è anche un ottimo modo per istruire i dipendenti sulle violazioni della sicurezza. È possibile creare un programma di formazione online e quindi formare i dipendenti inviando loro il link al corso e facendolo completare secondo i propri orari e orari.

Acquisto di software antivirus per tutti i dipendenti remoti

La maggior parte dei software antivirus al giorno d'oggi viene fornita con una versione gratuita che può essere utilizzata per i dipendenti remoti. Questo può essere utilizzato per proteggere tutti i dipendenti di qualsiasi azienda da virus, spyware e malware. Di conseguenza, ciò ridurrà le possibilità di violazioni della sicurezza e renderà qualsiasi attività più efficiente.

Limitazione dell'accesso alle informazioni sensibili

Se un team di vendita lavora in remoto, è fondamentale assicurarsi che non abbia accesso a informazioni sensibili tramite app o social network. Ad esempio, Salesforce limita l'accesso ai contenitori di archiviazione a meno che qualcuno non disponga delle autorizzazioni appropriate o abbia effettuato l'accesso come utente con autorizzazioni amministrative.

Non utilizzare reti Wi-Fi non protette

Quando si utilizzano reti Wi-Fi pubbliche, il nostro dispositivo è vulnerabile a molti attacchi. Ecco perché è molto importante evitare connessioni Wi-Fi non protette quando possibile e non condividere mai informazioni sensibili sulle reti pubbliche. Ogni volta che qualcuno si connette a Internet pubblico, dovrebbe farlo tramite una VPN in modo da poter scambiare file e documenti in sicurezza mentre lavora in remoto.

Utilizzo della VPN

Le reti private virtuali (VPN) sono uno dei modi migliori per assicurarsi che i dati siano sempre al sicuro mentre si lavora in remoto. Forniscono una connessione sicura tra il proprio computer e un server VPN, il che significa che tutti i dati passeranno attraverso un tunnel crittografato prima di raggiungere la destinazione. Funziona come un tunnel crittografato tra un dispositivo e un server VPN in un altro paese. In questo modo, gli hacker non saranno in grado (o lo troveranno estremamente difficile) di rubare informazioni personali mentre utilizzano reti Wi-Fi non protette.

Un'altra cosa grandiosa dell'utilizzo di una VPN è che è relativamente economica e c'è un elenco delle migliori VPN con vari piani aziendali disponibili. Tutto ciò rende una VPN una delle migliori soluzioni che un'azienda può prendere in considerazione per mantenere le proprie comunicazioni sicure.

Utilizzo dell'autenticazione a due fattori

L'autenticazione a due fattori (2FA) è un metodo di sicurezza essenziale che ogni azienda dovrebbe utilizzare quando gestisce i propri dipendenti da remoto. Richiede sia una password che un codice speciale che viene generato da un'app di autenticazione come Google Authenticator o Authy. Utilizzando 2FA, è possibile assicurarsi che solo i propri dipendenti possano accedere agli account dell'azienda e non un truffatore che si spaccia per uno di loro.

Utilizzo di un software sicuro per riunioni virtuali

Uno dei modi più sicuri per tenere una riunione virtuale consiste nell'utilizzare un software per riunioni virtuali sicuro. Ciò consente ai dipendenti di chattare con altri partecipanti in tempo reale. La parte migliore è che è possibile mantenere crittografati i registri della chat ed eliminarli al termine della riunione. Inoltre, sono disponibili più software per riunioni virtuali sicure in modo che i datori di lavoro possano provarli e vedere quale è il migliore per il loro team. Tuttavia, come regola pratica, è sempre meglio utilizzare solo i programmi più famosi, come Microsoft Teams, Skype o Zoom. Con una pletora di scelte, nessuna azienda dovrebbe avere difficoltà a trovare qualcosa per se stessa.

Conclusione

Essere un dipendente da remoto non significa che qualcuno debba sacrificare la propria sicurezza. Infatti, è possibile mantenere i dati completamente al sicuro utilizzando i suggerimenti e gli strumenti sopra menzionati assicurandosi che i propri dipendenti sappiano come evitare le truffe di phishing, educandoli sulla sicurezza online, acquistando software antivirus per tutti i dipendenti remoti, limitando l'accesso ai dati sensibili informazioni, crittografare sempre i dati sensibili, non utilizzare reti Wi-Fi non protette, configurare una VPN per i dipendenti remoti o utilizzare 2FA per tutti gli account dei dipendenti remoti.

In questo modo, i datori di lavoro possono garantire che i loro team di vendita saranno in grado di creare un ambiente di lavoro sicuro e protetto e garantire che i dati dell'azienda siano sempre protetti!

Biografia dell'autore

Paul Pleasant è consulente di sicurezza informatica freelance e specialista IT. Ha lavorato con diverse aziende affermate e ha aiutato molte aziende a migliorare le proprie difese online. Nel tempo libero ama osservare gli uccelli, dipingere e scherma.