12 app e strumenti fantastici e che fanno risparmiare tempo

La parte sorprendente della gestione di un'azienda è quanto tempo viene dedicato a attività che non sono fondamentali per la tua missione chiave. Che tu stia monitorando le spese o cercando numeri di telefono, il lavoro amministrativo può consumare la parte migliore della tua giornata lavorativa se lo permetti. Tieni a bada le attività estranee con strumenti e app che fanno risparmiare tempo. Ecco alcuni dei nostri preferiti:

Collaborazione

1. Gestione del progetto : Basecamp
Costo: a partire da $ 20/mese; 60 giorni di prova gratuita disponibile

Se ritieni di aver riordinato le liste di cose da fare per ore e non ti avvicini ancora al raggiungimento dei tuoi obiettivi, il tuo software di gestione dei progetti potrebbe essere il colpevole nascosto. C'è un motivo se Basecamp è utilizzato da oltre 285.000 aziende per completare centinaia di migliaia di progetti: ha un'interfaccia intuitiva, elenchi di cose da fare facili da usare con funzionalità di trascinamento della selezione e la possibilità di aggiungere più utenti a un progetto da condividere file, discutere i dettagli e persino assegnare compiti. I project manager possono selezionare chi ha accesso alle informazioni per un determinato progetto all'interno del sistema e le persone possono persino rispondere via e-mail. Tutto viene archiviato insieme nel progetto per riferimenti futuri. Basecamp è uno strumento basato sul web, ma ci sono anche app su Android e iPhone.

2. Condivisione dei documenti : Dropbox
Costo: gratuito fino a 2GB

Se non hai tempo per inviare costantemente documenti via e-mail alle persone che ne hanno bisogno, Dropbox è un sogno. Crea semplicemente una cartella condivisa, chiedi al tuo utente di accettare l'invito e voilà: avrai una cartella che si sincronizza con tutti i tuoi computer e dispositivi e anche con quelli di tutti i tuoi colleghi o membri del team. (Chi ha bisogno di chiavette USB)?

3. Editing collaborativo : Bozza
Costo: gratuito (o un abbonamento di $ 3,99 al mese)

Se vuoi che qualcuno commenti un post o un'e-mail imminenti prima di premere invia, Draft offre una bellissima interfaccia in cui puoi vedere due versioni di un post (con aggiunte ed eliminazioni chiaramente evidenziate) fianco a fianco. Fortunatamente, il tuo collaboratore non sovrascrive il testo originale, quindi puoi ignorare i commenti che non ritieni utili e incorporare quelli che ti piacciono. La bozza consente inoltre di risparmiare un sacco di tempo cercando di leggere il feedback prolisso in una minuscola casella di commento in Microsoft Word.

4. Chat di gruppo : Atlassian HipChat
Costo: gratuito per un massimo di due utenti, $ 2/mese per di più

Vuoi comunicare con l'intero team anche quando lavora in remoto? HipChat ti offre una chat room, funzionalità di condivisione di video e file, nonché l'opportunità di chattare uno contro uno. Perché fa risparmiare tempo? Perché elimina la necessità di rispondere al telefono, inviare messaggi di testo o utilizzare alternative che fanno schifo come la chat di Facebook, dove abbondano numerose distrazioni.

I soldi

5. Fatturazione: Freshbooks
Costo: piano gratuito per un cliente, altri piani vanno da $ 19,95 a $ 39,95 al mese

Cercare di creare e monitorare le tue fatture tramite fogli di calcolo può essere difficile, quindi risparmia tempo utilizzando il software di fatturazione per fare il lavoro sporco per te con la contabilità cloud di Freshbooks. Oltre a consentirti di inviare e tracciare il pagamento sulle fatture, Freshbooks ha alcuni bonus aggiuntivi: la possibilità di importare ed esportare dati, notifiche in ritardo che possono essere impostate per notificare automaticamente i clienti, rapporti aziendali, la possibilità di tenere traccia di tempi e spese, eccetera.

6. Monitoraggio delle spese: scatola da scarpe
Costo: piano gratuito o piani a pagamento che vanno da $ 9,95 a $ 99,95 al mese (sono disponibili prove gratuite e un piano fai-da-te gratuito)

Shoeboxed trasforma la tua pila di ricevute in dati digitali utilizzabili. Scatta semplicemente una foto con il tuo telefono (o le ricevute e-mail) e Shoeboxed le digitalizzerà, le organizzerà e le classificherà per te. Funziona con Quickbooks e altre app di contabilità. Un piano gratuito include cinque ricevute al mese e spazio di archiviazione illimitato dei documenti; $ 9,95 ti consente di inviare fino a 1000 documenti tramite buste prepagate e include anche una consulenza fiscale.

7. Monitoraggio del chilometraggio : MileIQ
Costo: gratuito per un massimo di 40 viaggi al mese o $ 5,99 al mese per un piano illimitato)

Se sai che ti stai dimenticando di richiedere tutte le detrazioni di miglia quando la stagione delle tasse si avvicina e vuoi evitare di distribuire denaro extra allo zio Sam, MileIQ verrà in tuo soccorso. Questa app per iPhone ti consente di guidare e classificare ogni viaggio come d'affari o personale con un solo passaggio. Puoi anche classificare più viaggi contemporaneamente. Un registro del chilometraggio può essere modificato facilmente per le note spese o le tasse.

8. Elaborazione della carta di credito : Square
Costo: 2,75 percento/scorrimento

Offrire servizi in movimento? Invece di copiare i numeri di carta di credito per dopo, usa Square. Con uno scanner gratuito che si collega al tuo tablet o smartphone, potrai ricevere pagamenti tramite l'app Square per una piccola percentuale.

la logistica

9. Gestione dei contatti: Highrise
Costo: piani gratuiti a pagamento da $ 24 a $ 99 al mese

Alcune persone hanno più talento nel ricordare nomi e volti rispetto ad altre, ma i dettagli possono perdersi per chiunque. Tieni traccia dei tuoi clienti e lead, delle loro informazioni di contatto e di tutti i dettagli pertinenti: come ti sei incontrato, chi ti ha indirizzato, il nome della loro azienda, i loro profili sui social media, i siti Web e qualsiasi altro campo che vorresti essere in grado di visualizzare Quando necessario. Ogni contatto ottiene la propria pagina e tu e il tuo team potete aggiungere note e dettagli e persino assegnare attività (come l'invio di note di ringraziamento) a una persona specifica. È anche utile per tenere traccia di offerte, proposte e lead... senza dover frugare tra i messaggi nelle e-mail e nei vari social network.

10. Gestione del viaggio : Mynd
Senza costi

Mynd è un'app interessante che sincronizza tutti i tuoi calendari, ma ha un'altra funzionalità incredibilmente utile: se sei una di quelle persone che è cronicamente in ritardo perché sottovaluti costantemente la quantità di tempo che ci vorrà per guidare da qualche parte, questo L'app per iPhone esaminerà le condizioni meteorologiche e di viaggio e ti farà sapere quando è ora di andare (a condizione che l'indirizzo di cui sei diretto sia scritto nel calendario). Mynd avvierà quindi la tua app di navigazione preferita sul telefono in modo che tu possa arrivarci. Le riunioni che iniziano in orario finiscono in orario e Mynd ti aiuta ad arrivarci in modo da non trattenere tutti gli altri.

11. Contratti : OurDeal
Costo: gratuito fino a $ 29,99+

Se hai inviato contratti a persone via e-mail e poi aspetti che li firmino e li invii per posta o fax, OurDeal può accelerare il processo. Ti consente di creare accordi scritti sicuri e riservati elettronicamente e ha persino modelli da selezionare se non hai il tuo contratto da caricare.

12. Backup dei file: qualsiasi disco rigido esterno
Costo: varia

Oltre a archiviare i file in Dropbox o nel Cloud, ti consigliamo un disco rigido esterno per eseguire il backup dei dati in caso di guasto del disco rigido del tuo computer, poiché è solo questione di tempo. Qualsiasi disco rigido esterno andrà bene. Alcune scelte popolari includono Western Digital My Passport e Seagate Backup Plus. Assicurati di eseguire il backup dei dati almeno una volta alla settimana e sarai in grado di eseguire il ripristino più rapidamente in caso di disastro.

Quali sono le tue app e i tuoi strumenti preferiti per risparmiare tempo? Raccontaci di loro nei commenti.

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