Contabilità per piccole imprese 101: come impostare e gestire i tuoi libri

Se hai appena lanciato o stai per lanciare il tuo negozio online, congratulazioni! Ci vuole passione e perseveranza non comuni per arrivare dove sei oggi.

Tuttavia, come sai, i proprietari di piccole imprese hanno spesso un flusso costante di traguardi soddisfacenti, insieme a liste di cose da fare in espansione. Con il tuo lancio, dovrai tenere sotto controllo le attività di contabilità associate al possesso di un negozio.

Questo elenco di passaggi contabili ti darà la sicurezza di sapere che hai coperto le tue basi e sei pronto per passare alla voce successiva della tua lista di cose da fare per la finanza delle piccole imprese.

Nozioni di base sulla contabilità per le piccole imprese

• Apri un conto in banca
• Tieni traccia delle tue spese
• Sviluppare un sistema di contabilità
• Impostare un sistema di buste paga
• Indagare sulla tassa di importazione
• Determina come verrai pagato
• Stabilire procedure di imposta sulle vendite
• Determina i tuoi obblighi fiscali
• Calcola il margine lordo
• Richiedi un finanziamento
• Trova partner contabili di alta qualità
• Rivaluta periodicamente i tuoi metodi

1. Apri un conto bancario

Dopo aver registrato legalmente la tua attività, avrai bisogno di un posto dove riporre le entrate della tua attività. Avere un conto bancario separato mantiene i registri distinti e renderà la vita più facile al momento delle tasse.

Protegge anche i tuoi beni personali nello sfortunato caso di fallimento, azioni legali o audit. E se desideri finanziamenti a lungo termine, da creditori o investitori, una solida documentazione finanziaria aziendale può aumentare la probabilità di approvazioni.

Tieni presente che le LLC (consulta le nostre guide statali specifiche per California LLC , Texas LLC e Florida LLC ) , partnership e società sono legalmente obbligate ad avere un conto bancario separato per le imprese. Le ditte individuali non hanno legalmente bisogno di un account separato, ma è decisamente consigliato.

Inizia aprendo un conto corrente aziendale, seguito da eventuali conti di risparmio che ti aiuteranno a organizzare i fondi e pianificare le tasse. Ad esempio, crea un conto di risparmio e sventa una percentuale di ogni pagamento come ritenuta d'acconto per i tuoi lavoratori autonomi. Una buona regola pratica è mettere da parte il 25% del tuo reddito, anche se stime più prudenti per gli alti redditi potrebbero essere più vicine a un terzo.

Successivamente, ti consigliamo di prendere in considerazione una carta di credito aziendale per iniziare a creare credito. Il credito è importante per garantire finanziamenti in futuro. Le società e le LLC sono tenute a utilizzare una carta di credito separata per evitare la commistione di beni personali e aziendali.

Prima di parlare con una banca dell'apertura di un conto, fai i compiti. Cerca i conti aziendali e confronta le strutture delle commissioni. La maggior parte dei conti correnti aziendali ha commissioni più elevate rispetto ai servizi bancari personali, quindi presta molta attenzione a ciò che dovrai.

Per aprire un conto bancario aziendale, avrai bisogno di un nome commerciale e potresti dover essere registrato nel tuo stato o provincia. Verificare con la singola banca quali documenti portare all'appuntamento.

2. Tieni traccia delle tue spese

La base di una solida contabilità aziendale è un monitoraggio delle spese efficace e accurato. È un passaggio cruciale che ti consente di monitorare la crescita della tua attività, creare rendiconti finanziari, tenere traccia delle spese deducibili, preparare le dichiarazioni dei redditi e legittimare le tue dichiarazioni.

Fin dall'inizio, stabilisci un sistema contabile per organizzare le ricevute e altri record importanti. Questo processo può essere semplice e vecchio stile (porta il Filofax) oppure puoi utilizzare un servizio come Shoeboxed. Per i proprietari di negozi statunitensi, l'IRS non richiede di conservare le ricevute per le spese inferiori a $ 75, ma è comunque una buona abitudine.

Esistono cinque tipi di ricevute a cui prestare particolare attenzione:

1. Pasti e intrattenimento. Condurre un incontro di lavoro in un bar o in un ristorante è un'ottima opzione, assicurati solo di documentarlo bene. Sul retro della ricevuta, annotare chi ha partecipato e lo scopo del pasto o dell'uscita.
2. Viaggi d'affari fuori città. L'IRS e il CRA sono diffidenti nei confronti delle persone che rivendicano le attività personali come spese aziendali. Per fortuna, le tue ricevute forniscono anche una traccia cartacea delle tue attività commerciali mentre sei via.
3. Spese relative al veicolo. Registra dove, quando e perché hai utilizzato il veicolo per lavoro, quindi applica la percentuale di utilizzo alle spese relative al veicolo.
4. Ricevute per regali. Per i regali come i biglietti per un concerto, è importante che il donatore vada all'evento con il destinatario. In tal caso, la spesa verrebbe classificata come intrattenimento piuttosto che come regalo. Annotare questi dettagli sulla ricevuta.
5. Ricevute del Ministero degli Interni. Simile alle spese del veicolo, devi calcolare quale percentuale della tua casa viene utilizzata per gli affari e quindi applicare tale percentuale alle spese relative alla casa.

Avviare la tua attività da casa è un ottimo modo per mantenere basse le spese generali, inoltre ti qualificherai per alcune agevolazioni fiscali uniche. Puoi detrarre la parte della tua casa che viene utilizzata per gli affari, così come la tua connessione Internet domestica, il cellulare e il trasporto da e verso i luoghi di lavoro e per commissioni di lavoro.

Qualsiasi spesa utilizzata in parte per uso personale e in parte per affari deve riflettere tale uso misto. Ad esempio, se possiedi un cellulare, puoi detrarre la percentuale di utilizzo del dispositivo per lavoro. I costi del chilometraggio del gas sono deducibili al 100%, assicurati solo di conservare tutti i record e di tenere un registro delle tue miglia aziendali (dove stai andando e lo scopo del viaggio).

3. Sviluppare un sistema di contabilità

Prima di passare alla creazione di un sistema di contabilità, è utile capire esattamente cos'è la contabilità e in che modo differisce dalla contabilità. La contabilità è il processo contabile quotidiano di registrazione delle transazioni commerciali, categorizzazione e riconciliazione degli estratti conto bancari.

La contabilità è un processo di alto livello che esamina i progressi aziendali e dà un senso ai dati compilati dal contabile costruendo i rendiconti finanziari. Come nuovo imprenditore, dovrai determinare come vuoi gestire i tuoi libri:

1. Puoi scegliere di seguire la strada del fai-da-te e utilizzare software come QuickBooks o Wave. In alternativa, puoi utilizzare un semplice foglio di calcolo Excel.
2. Hai la possibilità di utilizzare un contabile in outsourcing o part-time che sia locale o basato su cloud.
3. Quando la tua attività è abbastanza grande, puoi assumere un contabile e/o contabile interno.

Con così tante opzioni disponibili, sei sicuro di trovare una soluzione di contabilità adatta alle tue esigenze aziendali.

Gli imprenditori canadesi e statunitensi devono determinare se utilizzeranno i metodi di contabilità per cassa o per competenza. Diamo un'occhiata alla differenza tra i due.

• Metodo in contanti. I ricavi e le spese sono rilevati nel momento in cui sono effettivamente ricevuti o pagati.
• Metodo di maturazione. I ricavi e le spese sono rilevati quando si verifica l'operazione (anche se la liquidità non è ancora entrata o uscita dalla banca) e richiede il tracciamento di crediti e debiti.

Tecnicamente, i canadesi sono tenuti a utilizzare il metodo di competenza. Per semplificare le cose, è possibile utilizzare il metodo del contante durante tutto l'anno e quindi effettuare un'unica registrazione di rettifica a fine anno per contabilizzare crediti e debiti in sospeso ai fini fiscali.

Gli imprenditori statunitensi possono utilizzare la contabilità in contanti se i ricavi sono inferiori a $ 5 milioni, altrimenti devono utilizzare il metodo di competenza.

4. Impostare un sistema di buste paga

Molti negozi online iniziano come uno spettacolo personale. Quando hai raggiunto il punto in cui ha senso assumere un aiuto esterno, devi stabilire se quella persona è un dipendente o un appaltatore indipendente.

Per i dipendenti, dovrai impostare un programma delle buste paga e assicurarti di trattenere le tasse corrette. Ci sono molti servizi che possono aiutare in questo e molte opzioni di software di contabilità offrono il libro paga come funzionalità.

Per gli appaltatori indipendenti, assicurati di tenere traccia di quanto stai pagando ogni persona. Agli imprenditori americani potrebbe essere richiesto di presentare 1099 per ogni appaltatore alla fine dell'anno (a tal fine dovrai anche conservare il loro nome e indirizzo in archivio).

5. Indagare sulla tassa di importazione

A seconda del tuo modello di business, potresti avere intenzione di acquistare e importare merci da altri paesi da vendere nel tuo negozio. Quando importi prodotti, probabilmente sarai soggetto a tasse e dazi, il che vale la pena notare se gestisci un'attività di dropshipping. Queste sono le tariffe che il tuo paese impone sulle merci in arrivo. Scopri come importare merci negli Stati Uniti e in Canada e le relative tasse, in modo da conoscere le regole fin dall'inizio.

Inoltre, se stai importando merci, un calcolatore dei dazi può aiutarti a stimare le commissioni nella tua attività e pianificare i costi.

6. Determina come verrai pagato

Quando inizieranno le vendite, avrai bisogno di un modo per accettare i pagamenti. Se sei il proprietario di un negozio nordamericano su Shopify, puoi utilizzare Shopify Payments per accettare ordini con carta di debito o di credito. Ciò ti evita il fastidio di configurare un account commerciante o un gateway di pagamento di terze parti.

Se desideri accettare pagamenti con carta di credito senza utilizzare Shopify Payments, avrai bisogno di un account commerciante oppure puoi utilizzare un processore di pagamento di terze parti, come PayPal, Stripe o Square. Un conto commerciante è un tipo di conto bancario che consente alla tua azienda di accettare pagamenti con carta di credito dai clienti.

Se utilizzi un elaboratore di pagamento di terze parti, le commissioni variano. Alcuni processori applicano una tariffa interscambio plus, in genere intorno al 2,9% + $ 0,30 per transazione. Altri addebitano commissioni fisse per ogni transazione, mentre alcuni hanno un modello di abbonamento mensile per transazioni illimitate. Puoi consultare questo elenco per aiutarti a trovare un gateway di pagamento che funzioni per la tua posizione.

Gratuito: modello di piano aziendale

La pianificazione aziendale viene spesso utilizzata per assicurarsi finanziamenti, ma molti imprenditori trovano utile scrivere un piano, anche se non lavorano mai con un investitore. Ecco perché abbiamo creato un modello di piano aziendale gratuito per aiutarti a iniziare.

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7. Stabilire procedure di imposta sulle vendite

Il mondo dell'e-commerce ha reso più facile che mai vendere a clienti al di fuori del tuo stato e persino del tuo paese. Sebbene questa sia una grande opportunità per i marchi con obiettivi di crescita, introduce normative confuse sull'imposta sulle vendite.

Quando un cliente entra in un negozio al dettaglio, paga l'imposta sulle vendite di qualsiasi stato o provincia in cui effettua l'acquisto, indipendentemente dal fatto che viva in quella città o stia visitando da qualche parte nel mondo. Tuttavia, quando vendi online, i clienti possono trovarsi in diverse città, stati, province e persino paesi.

I proprietari di negozi canadesi devono iniziare a riscuotere GST/HST solo quando hanno un fatturato di $ 30.000 o più in un periodo di 12 mesi. Puoi inviare la GST/HST che riscuoti a rate. Se lo desideri, puoi riscuotere GST/HST anche se non guadagni così tanto in entrate e inserirlo nei crediti d'imposta a monte.

La vendita a clienti internazionali può essere più facile delle vendite nazionali. I proprietari di negozi canadesi non devono addebitare GST/HST ai clienti che si trovano al di fuori del Canada.

Per i proprietari di negozi statunitensi, l'imposta sulle vendite diventa un po' più complicata. Dovrai determinare se gestisci la tua attività in uno stato di origine o di destinazione. Nel primo caso, devi addebitare l'imposta sulle vendite in base allo stato in cui gestisci la tua attività. Quest'ultimo richiede l'applicazione dell'imposta sulle vendite in base alla posizione dell'acquirente.

Gli acquisti internazionali sono esenti da tasse per le aziende con sede negli Stati Uniti. Tutto ciò può diventare un po' complicato, quindi rivolgiti al tuo commercialista per informazioni dettagliate sulle normative del tuo stato specifico in materia di imposta sulle vendite internazionali.

8. Determina i tuoi obblighi fiscali

Gli obblighi fiscali variano a seconda della struttura giuridica dell'impresa. Se sei un lavoratore autonomo (ditta individuale, LLC, società di persone), richiederai il reddito d'impresa sulla tua dichiarazione dei redditi personale. Le società, d'altra parte, sono entità fiscali separate e sono tassate indipendentemente dai proprietari. Il tuo reddito dalla società è tassato come dipendente.

I lavoratori autonomi devono trattenere le tasse dal loro reddito e versarle al governo al posto della ritenuta che un datore di lavoro normalmente effettuerebbe. Per i proprietari di negozi americani, dovrai pagare le tasse trimestrali stimate se quest'anno dovrai pagare più di $ 1.000 di tasse. Per i canadesi è un po' più facile; se la tua imposta netta è superiore a $ 3.000, ti verrà richiesto di pagare l'imposta sul reddito a rate.

9. Calcola il margine lordo

Migliorare il margine lordo del tuo negozio è il primo passo per guadagnare più entrate in generale. Per calcolare il margine lordo, devi conoscere i costi sostenuti per produrre il tuo prodotto. Per capirlo meglio, definiamo rapidamente sia il costo del venduto (COGS) che il margine lordo.

• INGRANAGGI. Questi sono i costi diretti sostenuti per la produzione di prodotti venduti da un'azienda. Ciò include sia i materiali che i costi diretti della manodopera.
• Margine lordo. Questo numero rappresenta il ricavo totale delle vendite che viene mantenuto dopo che l'azienda ha sostenuto tutti i costi diretti per produrre il prodotto o servizio.

Ecco come puoi fare per calcolare il margine lordo:

Puoi anche utilizzare il nostro calcolatore del margine di profitto gratuito per inserire i tuoi numeri per un rapido calcolo.

La differenza tra quanto vendi un prodotto e quanto effettivamente l'azienda porta a casa alla fine della giornata è ciò che determina veramente la tua capacità di tenere le porte aperte.

10. Richiedi il finanziamento

Esistono molti scenari in cui un'attività di e-commerce in crescita potrebbe aver bisogno di garantire finanziamenti aziendali esterni, sia attraverso una linea di credito, investitori, un prestito per piccole imprese o persino un partner commerciale.

Ad esempio, potresti avere un calo inaspettato delle vendite a causa di circostanze esterne incontrollabili, o forse hai bisogno di una spinta finanziaria durante i periodi di rallentamento in un'attività stagionale. I marchi con grandi obiettivi di crescita spesso devono assicurarsi finanziamenti per effettuare investimenti in sviluppi di nuovi prodotti, inventario, negozi al dettaglio, assunzioni e altro ancora.

Ricorda, per ottenere un prestito per una piccola impresa, probabilmente dovrai fornire rendiconti finanziari, almeno un bilancio e un conto economico, possibilmente anche un rendiconto finanziario.

Ma prima di firmare il debito, è importante assicurarsi che i numeri abbiano un senso. In altre parole, è una buona idea calcolare il ROI del prestito. Somma tutte le spese che devi coprire con il prestito, le nuove entrate previste che otterrai dal prestito e il costo totale degli interessi. Puoi utilizzare il nostro calcolatore di prestito aziendale per scoprire il costo totale.

11. Trova partner contabili di alta qualità

In qualità di imprenditore, ti consigliamo di avere una comprensione dei principi contabili generalmente accettati (GAAP). Non è una regola, ma ti aiuta a misurare e capire le finanze della tua azienda.

Se hai bisogno di un piccolo aiuto o guida in più per la pianificazione finanziaria, molti commercialisti e professionisti finanziari di piccole imprese possono aiutarti a ottenere un maggiore controllo sui tuoi soldi. Ci sono alcune persone che potresti prendere in considerazione di arruolare:

• Contabile. Un commercialista di piccole imprese può fornire consulenza in molti punti diversi, inclusa la struttura aziendale, la creazione di rendiconti finanziari, l'ottenimento delle licenze e dei permessi necessari e persino la stesura di un piano aziendale. Puoi scrivere il tuo utilizzando il nostro modello di business plan gratuito.

• Dottore Commercialista (CPA). In caso di revisione, un CPA è l'unico individuo che può legalmente preparare un rendiconto finanziario sottoposto a revisione.

• Contabile. Il contabile gestisce le registrazioni quotidiane, riconciliando regolarmente i conti, classificando le spese e gestendo i conti attivi/passivi.

• Preparatore fiscale. Il tuo preparatore fiscale compila i moduli necessari e può archiviarli per tuo conto durante la stagione fiscale. Alcuni imposteranno anche i pagamenti delle tasse stimati.

• Pianificatore fiscale. Questi professionisti aiutano a ottimizzare le tue tasse prima che le archivi, aiutandoti a imparare come ridurre il carico fiscale.

12. Rivaluta periodicamente i tuoi metodi

Quando inizi per la prima volta puoi scegliere di utilizzare un semplice foglio di calcolo per gestire i tuoi libri, ma man mano che cresci vorrai considerare metodi più avanzati come QuickBooks o Bench. Man mano che continui a crescere, rivaluta continuamente la quantità di tempo che dedichi ai tuoi libri e quanto quel tempo sta costando alla tua attività.

La giusta soluzione di contabilità significa che puoi investire più tempo nell'attività con la contabilità non più sul tuo piatto e potenzialmente risparmiare denaro aziendale. Win-win!

Il miglior software di contabilità per piccole imprese

Ogni imprenditore ha bisogno di un buon software di contabilità per rimuovere l'immissione manuale dei dati e risparmiare tempo. Il software di contabilità è qualcosa che usi per accedere alle informazioni finanziarie in modo rapido e semplice. Ti consente di controllare i saldi bancari, comprendere ricavi e costi, prevedere la redditività, prevedere le passività fiscali e altro ancora.

Dopo aver collegato i conti bancari aziendali e le carte di credito a un software, le transazioni vengono visualizzate in coda e raggruppate in categorie. Puoi trovare tutte queste informazioni sul tuo piano dei conti. Una volta approvate le categorie, le transazioni vengono automaticamente regolate nel tuo bilancio.

Alcune funzionalità da cercare nel software del tuo account includono:

• Integrazioni della piattaforma. Vuoi che il tuo software di contabilità si integri facilmente con la tua piattaforma di e-commerce, oltre a strumenti di terze parti come la gestione dei contratti e altro ancora.

• Reportage ampio. La maggior parte dei software di contabilità fornisce report di base. Ne vorrai uno che fornisca report avanzati, inventario e spese, in modo da poter monitorare rapidamente la salute finanziaria.

• Configurazione IVA. Sapere quale imposta sulle vendite sei tenuto a pagare e quanto riscuotere è fonte di confusione. Trova un software di contabilità che semplifichi la contabilizzazione dell'imposta sulle vendite.

• Ottimo supporto. Controlla le recensioni e le valutazioni del supporto per vedere come è l'assistenza clienti di un'azienda di software. Punta a centri di supporto e self-service 24 ore su 24, 7 giorni su 7.

Esistono molte opzioni software di contabilità facili da usare per le piccole imprese, che vanno dai modelli gratuiti a quelli a pagamento. Puoi anche sfogliare l'App Store di Shopify per un software di contabilità che si integrerà perfettamente con il tuo negozio di e-commerce.

Dai un'occhiata al seguente software di contabilità che potresti utilizzare per gestire i tuoi libri.

Xero

Xero è un sistema di contabilità basato su cloud progettato per le piccole imprese in crescita. Puoi metterti in contatto con un consulente di fiducia e ottenere visibilità sulla tua salute finanziaria. È accessibile da qualsiasi dispositivo. Inoltre, con le funzionalità di contabilità avanzate di Xero, puoi visualizzare flussi di cassa, transazioni e altre informazioni finanziarie ovunque ti trovi.

Benefici:

• Inventario e gestione delle scorte
• Prezzo abbordabile
• Collega alle principali banche
• Report facili da visualizzare e personalizzabili
• Database dei contatti e segmentazione
• Libro paga
• App mobile
• riconciliazione bancaria

QuickBook in linea

QuickBooks Online è un software di contabilità per piccole imprese gestito da Intuit. Puoi usarlo per scattare e archiviare le ricevute delle spese, tenere traccia delle entrate e delle spese e altro ancora.

QuickBooks mostra tutti i tuoi costi, come i costi di inventario e di manutenzione, e ogni vendita effettuata dalla tua attività in un periodo di tempo. Offre inoltre l'automazione dell'inventario utilizzando il monitoraggio perpetuo dell'inventario, in modo che le vendite e il costo dell'inventario vengano aggiornati ogni volta che effettui una vendita. Puoi anche integrare QuickBooks con Shopify per rimanere organizzato e aggiornato.

Benefici:

• App mobile
• Basato su cloud
• Monitoraggio del chilometraggio
• Gestione appaltatori
• Tracciamento dell'inventario
• Separare le spese aziendali e personali

Onda

Wave è una soluzione di contabilità basata sul Web creata per le piccole imprese. Con la sua funzione di riconciliazione bancaria, puoi collegare i tuoi conti bancari, conti PayPal e altre fonti di dati per vedere le transazioni commerciali in tempo reale. È inoltre possibile generare report come conti attivi, bilanci, report IVA e debiti.

Benefici:

• Conveniente
• Commissioni di elaborazione delle carte di credito competitive
• Contabilità e scansione di ricevute gratuite
• Nessuna transazione o limite di fatturazione
• Numero illimitato di utenti
• App mobile

libri freschi

FreshBooks è un software di contabilità e gestione delle fatture basato su cloud per le piccole imprese. Offre gestione delle spese, contabilità di base e tutto ciò di cui hai bisogno per occuparti della contabilità di base.

Benefici:

• Facile da usare
• Si integra con Shopify
• Prezzo semplice
• Fatture personalizzabili
• Assistenza self-service dettagliata

Conosci i tuoi numeri per far crescere il tuo business

Avviare un'attività può essere un processo difficile, ma se segui questo elenco, avrai le finanze del tuo nuovo negozio in ordine sin dall'inizio. Dall'apertura del giusto tipo di conto bancario alla determinazione dell'importo che porterai per prodotto, tutte queste attività contribuiranno al successo della tua attività, ora e man mano che cresce.