8 passaggi per preparare il tuo business online per le tasse

La stagione delle tasse è arrivata e, che sia il tuo primo anno di attività o il tuo decimo anno, sembra sempre che ci sia un elenco infinito di attività da svolgere per presentare la tua dichiarazione. Se vivi negli Stati Uniti, questa guida dettagliata ti aiuterà a organizzarti in modo da poter iniziare subito e presentare la tua dichiarazione dei redditi 2016 molto prima della scadenza.

Iniziamo.

Passaggio 1: ricorda queste scadenze fiscali

Le scadenze fiscali possono insinuarsi in te. La loro mancanza può comportare sanzioni costose.

Le tue tasse sono dovute il 17 aprile 2017. A seconda della natura della tua attività, potresti anche dover presentare documenti aggiuntivi all'IRS prima di tale data.

Aggiungi queste date nel tuo calendario e non perdere nemmeno una scadenza:

2 febbraio: moduli 1099 e W2 con timbro postale

Se nel 2016 hai pagato a un appaltatore o dipendente indipendente più di $ 600, dovresti aver già fornito loro un 1099 o un W2, rispettivamente, entro il 1° febbraio.

16 marzo: Restituzione della partnership in scadenza

Il 15 marzo scade il termine per presentare le dichiarazioni dei redditi delle persone fisiche e delle società di persone. La scadenza anticipata offre ai partner la possibilità di ricevere gli Schedule K-1 prima della data di scadenza della dichiarazione dei redditi personale.

17 aprile: dichiarazione dei redditi in scadenza

Il 15 marzo è il termine ultimo per presentare la dichiarazione dei redditi aziendali (moduli 1120 e 1120S) o richiedere un'estensione fiscale.

17 aprile: Restituzioni individuali dovute

Il 17 aprile è il termine ultimo per presentare le dichiarazioni dei redditi delle persone fisiche o individuali (modulo 1040) o per richiedere un'estensione d'imposta.

Passaggio 2: metti in ordine le tue ricevute

Se non l'hai già fatto, è ora di passare senza carta. Archiviare le tue ricevute online ti farà risparmiare una montagna di carta da smistare durante il periodo delle tasse.

Questi strumenti ti aiuteranno a organizzare le tue ricevute senza carta:

Evernote (gratuito)

Puoi caricare e accedere a scansioni o fotografie di ricevute, biglietti da visita e documenti importanti da qualsiasi dispositivo. Usa lo scanner ScanSnap Evernote Edition per caricare documenti direttamente nel tuo account Evernote.

ShoeBoxed (fino a $ 100/mese)

Se hai un enorme arretrato di ricevute da archiviare, puoi scegliere di spedirle in una delle "buste magiche" di Shoeboxed e Shoeboxed inserirà tutti i dati per te.

Expensify (a partire da $ 5 al mese per ogni utente attivo)

I pagamenti effettuati con carte bancarie collegate vengono importati automaticamente e le spese in contanti vengono aggiunte manualmente. L'app mobile di Expensify ti consente anche di fotografare e archiviare le ricevute mentre sei in movimento. Gli scontrini vengono automaticamente abbinati alla spesa corretta utilizzando la tecnologia SmartScan del servizio.

Passaggio 3: aggiorna la tua contabilità

Per presentare le tasse, devi assicurarti che i tuoi libri siano aggiornati. Una chiara serie di libri offre una visione accurata delle entrate e delle spese della tua attività. Sono anche la tua prima linea di difesa in caso di audit.

È possibile utilizzare un software di contabilità per piccole imprese per elaborare la propria contabilità. In alternativa, se preferisci che un professionista lo faccia per te, cerca di assumere un contabile a livello locale o online.

Se le informazioni nei tuoi libri non sono corrette, corri il rischio di fare involontariamente una falsa dichiarazione all'IRS.

Quando si tratta di aggiornare i tuoi libri, scegli il metodo più adatto a te in base alla quantità di tempo che devi dedicare alla contabilità, al tuo budget e alla tua sicurezza nella gestione dei tuoi libri.

Passaggio 4: invia 1099

Se hai pagato a un appaltatore indipendente più di $ 600 durante l'anno fiscale, dovresti aver già inviato un modulo 1099 al contraente entro il 1 febbraio e dovrai inviarne una copia all'IRS entro il 31 marzo 2017.

Passaggio 5: comprendere i requisiti relativi all'imposta sulle vendite

Le leggi sull'imposta sulle vendite sono complesse nel migliore dei casi. Ti consigliamo di consultare il tuo commercialista su questo, ma diamo un'occhiata brevemente a come si applica l'imposta sulle vendite alle attività online.

I requisiti fiscali statali sono dettati da un concetto legale chiamato "nexus". Nexus significa che un'azienda deve avere una connessione fisica con uno stato per riscuotere l'imposta sulle vendite lì. Se la tua azienda sviluppa il nesso in uno stato, devi riscuotere l'imposta sulle vendite in quello stato.

Mentre molte aziende avranno un nesso solo con lo stato in cui vivono, ci sono casi in cui la tua azienda potrebbe sviluppare un nesso in altri stati.

Ecco alcuni esempi di cose che sviluppano il nesso:

• Un ufficio
• Dipendenti
• Un magazzino
• Ospitare un negozio pop-up o vendere in una fiera dell'artigianato
• Conservazione dell'inventario

Sei legalmente obbligato a riscuotere l'imposta sulle vendite in qualsiasi luogo in cui la tua attività ha sviluppato un nesso. Le leggi fiscali variano da uno stato all'altro, quindi prima di presentare la dichiarazione, consulta un professionista fiscale per confermare di soddisfare adeguatamente i requisiti fiscali statali sulle vendite.

Passaggio 6: prendi in considerazione la richiesta di un'estensione fiscale

È importante capire che un'estensione fiscale non ti esonera dal pagare le tasse dovute entro la scadenza regolare.

Allora perché preoccuparsi di presentare una proroga in primo luogo? Bene, presentare una proroga è facile e ti dà più tempo per presentare la tua dichiarazione dei redditi.

Per richiedere un'estensione fiscale, dovrai compilare il modulo di estensione fiscale corrispondente al tuo tipo di attività (sotto) e stimare l'importo delle tasse dovute per l'anno. Quindi, invia il modulo compilato e il pagamento delle tasse dovute all'IRS elettronicamente o tramite posta entro il 15 aprile (16 marzo per le società).

Finché si presenta prima della scadenza, l'estensione è automatica. L'IRS ti contatterà solo se la tua domanda non è consentita.

Tieni presente che se non effettui un pagamento per le tasse dovute entro la normale scadenza fiscale, potresti essere soggetto a sanzioni e interessi, anche se hai chiesto una proroga.

Per richiedere un'estensione fiscale, utilizza il modulo corrispondente al tuo tipo di attività:

Partnership – 15 marzo 2017

Per beneficiare di un'estensione automatica di 7 mesi, utilizzare il modulo 7004.

Società – 17 aprile 2017

Per beneficiare di un'estensione automatica di 6 mesi, utilizzare il modulo 7004.

Proprietari individuali – 17 aprile 2017

Per beneficiare di un'estensione automatica di 6 mesi, utilizzare il modulo 4868.

Passaggio 7: dai un'occhiata a queste detrazioni fiscali

Le seguenti detrazioni sono comunemente disponibili per i venditori online.

Queste spese possono essere tutte detratte nell'Allegato C, Modulo 1040, se non diversamente specificato.

Tieni presente che se la tua attività è nuova, dovrai consultare il tuo commercialista poiché alcune delle tue spese potrebbero rientrare nei costi di "avvio".

Ufficio a casa

Per beneficiare della detrazione del Ministero degli Interni, è necessario soddisfare tre requisiti: esclusività, regolarità e precedenza.

• Esclusività: la tua area di lavoro deve essere utilizzata esclusivamente per affari.
• Regolarità: il tuo ufficio a casa deve essere utilizzato regolarmente. Questo non deve essere tutti i giorni, ma dovrebbe essere coerente.
• Precedenza: dovresti trascorrere la maggior parte del tempo nel tuo ufficio a casa e svolgere le attività commerciali più importanti lì.

Per calcolare la detrazione dell'ufficio domestico, puoi utilizzare il metodo semplificato o il metodo regolare. Con il metodo semplificato, prendi una detrazione standardizzata di $ 5 per metro quadrato della tua casa utilizzata per affari, fino a un massimo di 300 piedi quadrati.

Con il metodo normale, ti viene richiesto di calcolare la percentuale effettiva della tua casa utilizzata per attività commerciali dividendo l'area utilizzata per attività commerciali per l'area totale della tua casa.

Se calcoli la tua detrazione utilizzando il metodo normale, dovrai anche compilare il modulo 8829.

Formazione scolastica

Se stai frequentando corsi o workshop che aggiungono valore alla tua attività e/o aumentano la tua esperienza, sono completamente deducibili.

Costi telefonici e Internet

Se disponi di un telefono utilizzato esclusivamente per scopi aziendali, il costo del piano telefonico è completamente deducibile come costo di utilità. Se utilizzi il telefono sia per motivi di lavoro che personali, puoi detrarre solo una percentuale del costo totale della bolletta del telefono in base a quanto hai utilizzato il cellulare per motivi di lavoro.

Ad esempio, se utilizzi il tuo cellulare al 60% per lavoro e al 40% per personale, puoi detrarre il 60% dei costi associati. Tenere una bolletta telefonica dettagliata è un buon modo per supportare la tua richiesta in caso di verifica.

Se utilizzi servizi come Skype o Google Voice, puoi detrarre questi come spese di ufficio.

La bolletta di Internet può anche essere detratta come costo delle utenze. Se lavori fuori da un ufficio a casa e utilizzi una singola connessione Internet, dovrai rendere conto dell'uso personale. Calcola la percentuale di utilizzo aziendale e applicala al totale.

Temi di Web Hosting e Negozio Online

Il costo della registrazione del dominio e dell'hosting e-commerce è deducibile tra le altre spese. Puoi anche detrarre il costo di qualsiasi modello di negozio online o di temi Shopify personalizzati che acquisti per la tua attività come spese software o di marketing.

Lavori di appaltatore

Il costo dell'assunzione di un appaltatore indipendente può essere rivendicato come lavoro a contratto.

Spese di spedizione

Il costo della spedizione della merce ai tuoi clienti, come le spese di spedizione e di imballaggio, può essere addebitato come altre spese.

Uso del veicolo

Per detrarre l'uso aziendale del tuo veicolo, dovrai tenere traccia del tuo chilometraggio per viaggi di lavoro. Questo può essere fatto rapidamente con uno strumento come il tracker del chilometraggio Shoeboxed. Come minimo, dovresti registrare il numero di miglia percorse durante l'anno (registrare la lettura del contachilometri il 1 gennaio e poi il 31 dicembre) e tenere un registro degli incontri, dei viaggi all'ufficio postale, ecc. nel tuo calendario.

Un'altra tecnica comune è tenere traccia del chilometraggio aziendale e personale per un periodo di due settimane ogni trimestre. Puoi usarlo a fine anno per calcolare un rapporto tra attività e uso personale.

Una volta stabilito il chilometraggio totale percorso, dividere le miglia aziendali per le miglia totali percorse per determinare la percentuale di utilizzo aziendale.

Commissioni di servizio in linea

I servizi online utilizzati per scopi commerciali, come Shopify, Shoeboxed e qualsiasi altra app che utilizzi per gestire la tua attività, sono deducibili come spese aziendali.

Attrezzatura

Il costo delle apparecchiature aziendali, come il computer aziendale, la fotocamera e il telefono cellulare (se lo possiedi a titolo definitivo), può essere recuperato tramite l'ammortamento o una detrazione di sezione 179. In alcuni casi, un contabile potrebbe anche consigliarti di detrarre il costo delle attrezzature aziendali come spesa aziendale standard.

Si consiglia vivamente di collaborare con un contabile per detrarre correttamente i costi delle apparecchiature. Tutti questi approcci alla detrazione dei costi delle apparecchiature possono fornire diversi vantaggi finanziari per la tua azienda. Ad esempio, potrebbe essere più vantaggioso detrarre i costi dell'attrezzatura in un colpo (utilizzando la detrazione della sezione 179 o come spesa aziendale standard) o deprezzando il costo per diversi anni.

Inoltre, elementi diversi vengono ammortizzati utilizzando metodi di ammortamento diversi e l'impostazione di un piano di ammortamento può essere estremamente difficile da ottenere correttamente.

Il modo migliore per detrarre correttamente il costo delle attrezzature aziendali è tenere un registro di tutti gli acquisti di attrezzature aziendali e chiedere al tuo commercialista di consigliarti su come detrarli nella tua dichiarazione dei redditi.

Servizi professionali

Le spese legali e professionali necessarie e direttamente correlate alla gestione della tua attività, come le commissioni addebitate da contabili e contabili, possono essere rivendicate come servizi professionali.

Passaggio 8: trova il commercialista giusto e fai queste domande

Quando cerchi un contabile che ti aiuti a presentare le tue tasse, prendi in considerazione quanto comprende bene il tuo settore, le esigenze specifiche della tua attività e se fattura a ore o addebita una tariffa fissa.

Dopo aver assunto un commercialista, chiedigli le seguenti domande per vedere se ci sono altri modi per ridurre la tua tassa:

1. Sono disponibili crediti d'imposta locali? (questo è un grande che spesso manca agli imprenditori)
2. La mia azienda ha collegamenti in altri stati? Ho affrontato correttamente l'imposta sulle vendite?
3. Ci sono vantaggi nel cambiare la struttura della mia attività?

A voi

Le tasse probabilmente non sono la tua parte preferita della proprietà aziendale, ma con un po' di pianificazione e organizzazione puoi massimizzare le tue detrazioni ed eliminare lo stress dalla stagione fiscale.

Se hai domande sulla preparazione della tua attività online per il periodo delle tasse, faccelo sapere nei commenti qui sotto e faremo del nostro meglio per aiutarti!

Informazioni sull'autore: questo post ti è stato offerto da Bench, il servizio di contabilità online che ti accoppia con un contabile professionista e utilizza un software semplice ed elegante per fare i tuoi libri per te.