21 app per lavoratori a distanza: la migliore tecnologia per lavorare in remoto

A distanza o non a distanza, questo è il dilemma. A seconda di chi chiedi, sei destinato a ricevere alcune risposte molto diverse.
Il 2017 è stato caratterizzato da una serie di grandi aziende come Yahoo e IBM che hanno ridotto o eliminato le loro politiche di telelavoro.
Ovviamente per ogni colosso come IBM ci sono dozzine di piccole e agili start-up che vantano una forza lavoro completamente distribuita.
Mentre alcune aziende sono probabilmente riluttanti ad abbracciare una forza lavoro remota a causa della sicurezza informatica, la maggior parte di quelle che lo evitano probabilmente lo fa per motivi legati alla cultura e alla produttività. Il pensiero è "i miei dipendenti saranno più produttivi e innovativi se sono in ufficio a interagire faccia a faccia con i membri del loro team".
Tuttavia, coloro che abbracciano una forza lavoro remota la vedono diversamente. Consentendo ai tuoi dipendenti di vivere e lavorare dove vogliono, saranno più felici, più intrinsecamente impegnati e sarai anche in grado di assumere con una rete molto più ampia, poiché non sei vincolato dalla geografia.
Quale di queste filosofie è quella giusta? Come la maggior parte delle cose nella vita, nessuna delle due. Ed entrambi. Non è uno di quei problemi che possono essere generalizzati, quindi non proverò a farlo qui.
Quello che farò è dare alcuni consigli alle aziende che stanno abbracciando il lavoro a distanza. Perché se ti consideri in quel gruppo, c'è una cosa che probabilmente devi ancora padroneggiare. Riunioni.
Le riunioni a distanza possono essere sia dolorose che improduttive. È difficile da comunicare, i segnali non verbali vengono praticamente eliminati e ti ritrovi a chiederti cosa sia successo all'ultima ora della tua giornata.
Tuttavia, questa non deve essere necessariamente la tua esperienza di riunione remota. Certo, non siamo ancora al punto in cui un incontro a distanza è buono come quello reale, ma ci stiamo arrivando. Quindi, diamo un'occhiata ad alcuni strumenti di cui hai bisogno nella tua cassetta degli attrezzi se intendi ottenere il massimo da una riunione remota.

Videoconferenze

Questo è probabilmente un po' un gioco da ragazzi. Suppongo che tu possa fare affidamento esclusivamente sull'audioconferenza, ma non è necessario correre nel fango quando è disponibile una traccia perfetta. La videoconferenza ti consente di vedere le persone con cui stai parlando, rendendo la comunicazione molto più semplice.
La stragrande maggioranza degli strumenti di videoconferenza ti consente di tenere una conferenza con più persone e chiunque ne valga la pena ti consentirà di condividere gli schermi.
Inoltre, dovresti considerare se desideri o meno registrare le tue videoconferenze. Alcuni potrebbero ritenere che una funzione di registrazione sia un po' invadente, ma può essere di grande aiuto per mantenere un registro oggettivo delle cose.

Lavagna interattiva

Se lavori in un team creativo, l'idea di una riunione a distanza sembra probabilmente un'impresa temeraria. In linea di massima sono d'accordo. Tuttavia, ci sono alcuni strumenti che stanno rendendo sempre più facile la collaborazione tra i creativi senza trovarsi nella stessa stanza.
Le lavagne interattive sfruttano i vantaggi di una lavagna tradizionale e li amplificano. Una volta che tutti i partecipanti alla riunione si uniscono a una riunione, tutti hanno accesso alla lavagna e possono scriverla e commentarla. Questa è una soluzione eccezionale per le riunioni che richiedono un commento visivo non restrittivo.
Una delle fantastiche funzionalità incluse con la maggior parte delle lavagne digitali è la possibilità di commentare ciò che è sulla lavagna. Se qualcuno disegna un diagramma che necessita di ulteriori spiegazioni, gli utenti possono lasciare un commento che non apparirà sulla lavagna e la ingombra, ma sarà accessibile facendo clic o passando con il mouse.
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Dovrai assicurarti di fare le tue ricerche sui diversi prodotti disponibili poiché alcuni potrebbero limitare il numero di persone in grado di interagire effettivamente con la lavagna.

Collaborazione di squadra

Ti sei mai perso qualcosa in una riunione e ti sei avvicinato alla persona accanto a te per chiedere cosa ti sei perso? Beh, è ​​un po' difficile da fare quando l'unica altra persona nella stanza con te è il tuo cane che dorme Michael (esatto, do nomi umani ai cani).
Certi strumenti di chat come Slack hanno dimostrato di essere distrazioni, ma gli aspetti positivi superano drasticamente gli aspetti negativi.
Strumenti come Slack ti consentono di chattare istantaneamente e condividere file, immagini, video e altro ancora. Ti consentono anche di avere conversazioni di gruppo. Uno strumento come questo è un must per la tua azienda in generale, ma è necessario anche nelle riunioni.
Puoi assicurarti che tutti i partecipanti alla riunione siano sulla stessa pagina con gli strumenti di collaborazione del team. Ad esempio, se stai organizzando una riunione e hai bisogno che tutti accedano a una pagina web, tutto ciò che devi fare è rilasciare il link nella conversazione di gruppo e tutti sono lì.
Questo software è spesso facile da usare, intuitivo e ultra utile.

Gestione degli appunti

È difficile uscire da una riunione e ricordare cosa hanno detto tutti. Questo compito diventa esponenzialmente più difficile quando vedi un'immagine statica del tuo collega la cui voce si interrompe a causa di una connessione Internet scadente.
Il modo migliore per assicurarti di lasciare una riunione senza porre la domanda "cosa è appena successo?" è prendere appunti. Ora, il software per prendere appunti non è per tutti. Se ti consideri più un tipo analogico, potresti trovare un notebook digitale degno di nota.
Tuttavia, se riesci a superare questo software come presagio per il mondo digitale in rapido avvicinamento, ci sono alcuni vantaggi.
Alcuni sono semplici e ti consentono di prendere facilmente note di testo di base, mentre altri consentono di registrare l'audio o di scrivere direttamente sullo schermo del tablet. Indipendentemente dallo strumento selezionato, l'utilizzo di uno renderà più facile organizzare e condividere le tue note.

Condivisione di file

Non c'è modo di aggirare questo. Hai bisogno di uno strumento di condivisione file. Se hai un team remoto, hai bisogno di un modo per consentire a tutti di accedere ai documenti indipendentemente dall'emisfero da cui si uniscono alla riunione.
Non mancano le opzioni quando si tratta di software di condivisione file, ma ciò non significa che puoi selezionarne uno casualmente.
Alcuni prodotti ti permetteranno di annotare e modificare documenti live. Altri ti consentono di eseguire la versione dei documenti (questo è particolarmente utile per i progetti creativi). C'è anche la sicurezza. È probabile che tu non voglia che chiunque acceda ai tuoi file e, se utilizzi uno strumento consolidato, la sicurezza è probabilmente di prim'ordine. Tuttavia, prova un'alternativa più economica e potresti giocare con il fuoco.

Gestione delle idee

È una buona idea per ogni azienda avere una sorta di software di gestione delle idee. Serve essenzialmente come una cassetta dei suggerimenti su come viene gestita un'azienda. Questo software non è progettato per aiutare le riunioni, ma può comunque fare proprio questo.
Probabilmente non è necessario introdurre qualcosa di simile in una riunione a distanza con solo una manciata di persone, ma se hai riunioni di grandi dimensioni con molti lavoratori a distanza, scoprirai che è un must.
Il software consente a chiunque abbia il permesso di dare un suggerimento o presentare la propria idea. Puoi creare diverse categorie, in modo da sapere quali suggerimenti si applicano a quali riunioni.
Esaminiamo un caso d'uso per spiegare perché questo software potrebbe essere utile per una riunione remota di grandi dimensioni a distanza.
Hai una riunione una volta per sprint per il tuo team di sviluppo completamente distribuito di 25 persone. Nella riunione tratterai una varietà di argomenti, ma serve principalmente come retrospettiva per lo sprint precedente e uno sguardo al futuro dello sprint.
Vuoi che l'incontro sia collaborativo, ma sarebbe impossibile per tutti poter parlare senza che diventi una cacofonia di persone che cercano di far sentire le loro idee. Con il software di gestione delle idee, i membri del team possono esprimere i propri pensieri e le proprie idee senza il caos che ne deriva. Non solo le persone faranno sentire la loro voce, ma le idee verranno registrate, così potrai sempre tornare indietro e guardare quali idee sono state più popolari durante l'incontro.