Pianificazione delle capacità: strategie, vantaggi e migliori pratiche

La pianificazione della capacità di produzione è una questione di domanda e offerta: una questione che può decidere il destino del tuo progetto o linea di produzione. Continua a leggere per conoscere le strategie di pianificazione della capacità e le migliori pratiche di gestione della capacità che puoi utilizzare per pianificare le tue risorse e assicurarti che i membri del tuo team stiano lavorando all'attività giusta al momento giusto.

Che cos'è la pianificazione della capacità?

La pianificazione della capacità è un processo che bilancia le risorse disponibili per soddisfare la domanda dei clienti oi requisiti di capacità del progetto. La capacità, in termini di gestione del progetto e produzione, è la maggior parte del lavoro che può essere svolto in un determinato periodo di tempo.

Nella gestione dei progetti, il processo di pianificazione della capacità è molto importante perché è correlato ad aree critiche di conoscenza della gestione dei progetti come:

• Gestione delle risorse
• Gestione del tempo
• Gestione della squadra
• Gestione del lavoro

Capacità produttiva, pianificazione strategica e progettazione vanno ovviamente di pari passo. La pianificazione è il modo in cui si pianificano le ore dei membri del team in modo che il lavoro venga svolto in tempo. La gestione della capacità non è un processo rigido. Tutte le aziende sono diverse e la domanda può essere volatile, quindi esistono diverse strategie di pianificazione della capacità che i project manager possono utilizzare per adattarsi a diversi scenari.

ProjectManager è l'unico software di gestione dei progetti che ha tutto il necessario per la pianificazione di progetti e capacità. Con solidi diagrammi di Gantt e strumenti di gestione delle risorse, puoi creare una pianificazione del progetto che incorpori la disponibilità del team in tempo reale. Il tuo team può quindi eseguire il lavoro in più viste e puoi tenere traccia di ciò che conta con dashboard e report di progetto. Inizia oggi stesso gratuitamente.

Strategie di pianificazione della capacità

Esistono tre strategie di pianificazione della capacità per aiutarti a soddisfare la domanda, soddisfare i tuoi requisiti di risorse e aumentare la produttività dei membri del tuo team.

Strategia di ritardo

La strategia del ritardo consiste nell'avere risorse sufficienti per soddisfare la domanda effettiva, non le stime della domanda prevista. Questa strategia di pianificazione della capacità è vantaggiosa per le organizzazioni più piccole che hanno requisiti di capacità bassi.

Strategia principale

La strategia principale consiste nell'avere risorse sufficienti per soddisfare le previsioni di pianificazione della domanda. Questa strategia di pianificazione della capacità è vantaggiosa quando la domanda aumenta, poiché la capacità in eccesso può coprire l'aumento della domanda.

Strategia di corrispondenza

Questa strategia è un mix delle strategie di pianificazione della capacità di lead e lag. In questo caso, i project manager devono monitorare la domanda effettiva, le previsioni di pianificazione della domanda e le tendenze del mercato per adeguare la capacità di conseguenza.

Vantaggi della pianificazione della capacità

La pianificazione della capacità di produzione è un importante processo di pianificazione strategica per molte ragioni. Ecco alcuni dei principali vantaggi di un'efficace pianificazione della capacità.

• Riduce i costi
• Previene l'esaurimento delle scorte
• Riduce i tempi di produzione
• Elimina la capacità in eccesso
• Aiuta con la gestione della catena di approvvigionamento: una chiara comprensione dei requisiti di capacità del tuo progetto ti aiuterà a ottenere la giusta quantità di risorse, il che è vantaggioso per la tua catena di approvvigionamento.
• Aiuta con la gestione delle risorse: disporre della capacità di produzione giusta per soddisfare i requisiti di capacità è fondamentale per ottimizzare la pianificazione e l'allocazione delle risorse.

Pianificazione della capacità e pianificazione delle risorse

Sebbene i termini "pianificazione della capacità" e "pianificazione delle risorse" siano talvolta usati in modo intercambiabile, non sono la stessa cosa. Per comprendere le differenze, le abbiamo elencate di seguito.

Pianificazione della capacità

• È un processo di pianificazione strategica progettato per aiutarti a determinare se l'organizzazione ha la capacità di produzione necessaria per soddisfare la domanda.
• Esamina la disponibilità delle risorse a livello di gruppo di competenze/team.
• Quindi facilita il processo decisionale per assumere risorse o rinviare/approvare/cancellare progetti.
• La pianificazione della capacità riguarda domanda e offerta.

Pianificazione delle risorse

• È un processo di pianificazione strategica che coordina e alloca le risorse effettive alle attività del progetto in base ai requisiti delle risorse.
• Fornisce un piano ai project manager, quali risorse possono pianificare di utilizzare per i loro progetti e quando.
• La pianificazione delle risorse si concentra sull'allocazione delle risorse.

Correlati: modello di piano risorse gratuito

Pianificazione della capacità e pianificazione dei requisiti di capacità

La pianificazione dei requisiti di capacità è il passaggio prima della pianificazione della capacità. È il processo in cui un'organizzazione decide quanto deve produrre e se ha la capacità di produzione per essere in grado di farlo.

Best practice per la pianificazione della capacità

Ecco alcuni suggerimenti e best practice per la pianificazione della capacità per aiutarti a gestire le tue risorse e i tuoi team.

1. Stabilire un team interfunzionale: per collaborare e comunicare sulla capacità di produzione e sulla gestione delle risorse, si desidera un team interfunzionale con diversi livelli e diverse funzioni.
2. Calcolare la capacità delle risorse: prima di poter creare un piano di capacità di produzione, è necessario avere un'idea della capacità attuale e delle risorse disponibili.
3. Determinare i requisiti delle risorse: per ogni progetto, guarda l'ambito e quali risorse sono necessarie per svolgere l'attività per il progetto.
4. Assegna priorità ai progetti: quali progetti sono più importanti e quali possono essere messi da parte per il momento? Non puoi fare tutto in una volta.
5. Assegna risorse in base alla priorità del progetto: alloca ora i progetti prioritari e assicurati che siano allineati con gli obiettivi dell'organizzazione.
6. Mantieni aperte le linee di comunicazione: comunica tra dirigenti, leader della gestione dei progetti e parti interessate.
7. Documentare i rischi noti: monitorare i rischi come scioperi sindacali, condizioni meteorologiche, regolamenti governativi che interrompono un progetto o ne creano di nuovi inaspettatamente.
8. Pianificare come gestire troppa capacità: capire dove si trova e come risolverlo (come riassegnare) o capacità insufficiente (di nuovo, dove/come).

ProjectManager è un ottimo strumento di pianificazione delle capacità

La pianificazione della capacità richiede i giusti strumenti di gestione delle risorse per fornire ai manager informazioni dettagliate sulla loro capacità di produzione. ProjectManager è un software di gestione dei progetti basato su cloud che fornisce loro dati in tempo reale per prendere decisioni aziendali davvero intelligenti.

I nostri strumenti di gestione delle risorse forniscono una finestra sulle risorse del tuo team e ti aiutano a pianificare meglio i nostri diagrammi di Gantt online. Per avere un quadro completo dei costi coinvolti, puoi aggiungere tariffe orarie per i tuoi team e appaltatori nel tuo progetto o portafoglio. Man mano che i membri del team registrano le proprie ore, i costi effettivi vengono calcolati automaticamente e possono essere confrontati con i costi pianificati.

Video sulla pianificazione della capacità

Vuoi saperne di più sulla pianificazione della capacità? Guarda il video qui sotto di Jennifer Bridges, PMP. Sebbene il suo video si concentri sui team IT, le lezioni sulla gestione della capacità possono essere applicate a qualsiasi settore.

Ecco uno screenshot come riferimento!

Grazie per la visione!