4 fattori che influiscono sulla consegna delle e-mail

Quanto segue fa parte di una serie di post degli ospiti di Windows IT Pro che esamina in modo approfondito SMTP. Finora, abbiamo appreso la storia del Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) ed esaminato varie definizioni per quando un'e-mail è considerata "consegnata". In questo post finale di Windows IT Pro, vengono esaminati 4 fattori chiave che influiscono sulla consegna della posta elettronica.

Molti fattori possono influenzare la consegna, incluso avere una buona reputazione di invio, autenticare correttamente la tua posta tramite SPF e DKIM e avere solide pratiche di autorizzazione. Ma quattro fattori spiccano davvero:

1. Lo stato di salute dell'infrastruttura di messaggistica
2. Cosa c'è nel messaggio
3. Chi lo sta inviando
4. La disponibilità del sistema ricevente

Stato dell'infrastruttura dei messaggi

La salute della rete e dell'infrastruttura avrà ovviamente un enorme impatto sulla possibilità di consegnare i messaggi. SMTP presuppone la presenza di connettività di rete affidabile e risoluzione dei nomi tramite il Domain Name Service (DNS). Tutto ciò che interferisce con queste funzioni può impedire il recapito dei messaggi.

La maggior parte degli amministratori ne è consapevole e adotta misure per proteggere il proprio traffico in entrata; ad esempio, è comune utilizzare più record DNS Mail Exchanger (MX) per fornire percorsi ridondanti per la posta in entrata. Tuttavia, come mittente, non puoi controllare i server dei destinatari o la configurazione DNS e se il sistema di invio o di ricezione presenta problemi di connettività o DNS, sarà difficile consegnare la posta in modo tempestivo e affidabile

Contenuto del messaggio

Il contenuto del messaggio ha un'influenza chiave su quanto sia consegnabile un messaggio, per una serie di motivi. Riconoscere un messaggio come spam o malware esaminandone il contenuto (inclusi allegati, URL, testo del messaggio e intestazioni) si è dimostrato un ottimo modo per identificare e bloccare i contenuti indesiderati; tuttavia, le e-mail legittime su siti di incontri, mutui e vari tipi di prodotti farmaceutici possono finire per essere catturate dai filtri.

Le prime generazioni di filtri dei messaggi erano piuttosto limitate; potevano corrispondere solo a modelli ed elementi di contenuto specifici. Uno dei miglioramenti chiave nella tecnologia di filtraggio è stata l'introduzione di filtri collaborativi, in cui più siti e servizi possono contribuire con segnalazioni di spam a un servizio centralizzato. Il problema con il filtraggio collaborativo è che una volta che un filtro da qualche parte decide che un messaggio è spam, altri siti che utilizzano gli stessi dati di filtraggio lo bloccheranno, senza fare domande.

Cronologia mittente e filtri

Il filtraggio collaborativo è stato ulteriormente potenziato dall'introduzione del filtraggio basato sulla reputazione. Sebbene il modo esatto in cui viene calcolata la reputazione di un mittente vari da filtro a filtro, l'idea è la stessa: i sistemi di reputazione combinano le informazioni sull'origine del messaggio (incluso l'indirizzo IP del mittente e il presunto dominio), il comportamento del mittente nel passato (compreso il numero di messaggi inviati per unità di tempo e se quei messaggi erano considerati sospetti), il contenuto del messaggio e persino il feedback del destinatario quando preme il pulsante "questo è spam".

Ad esempio, un'azienda legittima che normalmente invia 1.000 messaggi al giorno potrebbe essere contrassegnata da un filtro di reputazione se l'azienda inizia improvvisamente a inviare 10.000 messaggi al giorno. Un'azienda che inizia a inviare messaggi con contenuti discutibili potrebbe anche attivare il filtro della reputazione. Questi filtri sono efficaci, ma hanno problemi.

Per uno, se i tuoi messaggi iniziano ad attivare il filtro, può essere difficile scoprire il motivo perché gli ISP spesso proteggono gli algoritmi che usano per assegnare un punteggio alle e-mail in modo che gli spammer non siano in grado di giocare con il sistema. Dall'altro, i sistemi di reputazione che utilizzano l'indirizzo IP di origine del mittente come input possono causare il filtraggio della posta dopo la modifica dell'indirizzo IP e il nuovo indirizzo proviene da un intervallo con una cattiva reputazione. Quindi, non per colpa tua, potresti scoprire che i tuoi messaggi vengono filtrati dopo aver cambiato IP o spostato i tuoi server di posta su una rete diversa.

Ovviamente, quando gestisci i tuoi server SMTP, ti assumi la responsabilità di una serie di problemi di consegna. Ad esempio, se il tuo server è impostato per essere un inoltro aperto, è probabile che troverai molto rapidamente il tuo server in una lista di rifiuto una volta scoperto l'errore di configurazione, sia dagli spammer che dagli strumenti di scansione automatizzati che tutti i principali fornitori di RBL utilizzo. Quando si inserisce un server SMTP su Internet, si ha la responsabilità di monitorarlo e mantenerlo.

Ricezione della disponibilità del sistema

La deliverability dipende anche dalla disponibilità del sistema ricevente. Poiché SMTP è un protocollo di archiviazione e inoltro, un server di invio in genere accoderà i messaggi per un periodo di tempo in cui il server di ricezione non è disponibile. In ambienti multiserver, il messaggio potrebbe essere recapitato a un server perimetrale, ma se la cassetta postale del destinatario non è disponibile (forse perché il database della cassetta postale di destinazione è offline o un collegamento tra siti non è disponibile), il server perimetrale può contenere il messaggio e consegnarlo in un secondo momento.

Miglioramento della consegna dei messaggi

Migliorare la consegna dei messaggi in uscita aiuta a rendere le comunicazioni aziendali più efficienti ed economiche. Il passaggio più importante che puoi fare è disporre di una buona strumentazione e processi di misurazione in atto in modo da avere dati affidabili sul numero di messaggi che non vengono consegnati. Tenere traccia di queste metriche nel tempo ti aiuterà a identificare rapidamente tendenze e modelli che possono darti un preavviso di problemi prima che sfuggano di mano.

L'analisi di questi dati ti dirà molto sulla fonte di eventuali problemi di consegna delle e-mail che stai riscontrando. Ad esempio, un server configurato per utilizzare il server DNS errato o che contiene record DNS, SPF o DKIM inversi errati, potrebbe essere lento o incapace di recapitare messaggi a determinate destinazioni e verrà visualizzata la modifica dei modelli di consegna chiaramente quando guardi i tempi di consegna e le lunghezze della coda sul server interessato, ma solo se guardi.

Inoltre, guarda i log del server più delle lunghezze delle code. Molti ISP restituiscono errori specifici di consegna nei loro codici di ritorno e questi in genere possono essere visualizzati nei registri del server SMTP (MTA). Alcuni di questi "errori" indicano che un mittente dovrebbe compilare moduli lunghi e ingombranti presso l'ISP per stabilire lo stato del mittente in blocco o verificarne la legittimità.

Il monitoraggio operativo continuo dovrebbe darti un avviso tempestivo di problemi di rete o infrastruttura che influenzeranno la tua consegna per i messaggi in uscita. Se non hai le risorse da dedicare a questo tipo di monitoraggio, SendGrid dispone di un solido monitoraggio e analisi, nonché un team di esperti di posta elettronica per aiutarti a identificare e correggere questi problemi di consegna.

Molte grazie a Windows IT Pro per questo esame approfondito della cronologia dei recapiti SMTP e della posta elettronica. Se desideri saperne di più sulle best practice per la consegna delle e-mail e sulla conformità, puoi leggere la nostra Guida alla consegna e la nostra guida su L'ABC degli ISP .

Questo post è per gentile concessione dei nostri amici di Windows IT Pro.