8 Rapporti di progetto essenziali

Reporting: è ciò che fa un project manager. Non importa se sei un operaio o un apprendista sul campo, hai realizzato un report di progetto, a mano o con strumenti di reporting. Tuttavia, potresti non sapere che esistono diversi tipi di rapporti o come indirizzarli in modo specifico a determinati segmenti di pubblico.

Che cos'è un rapporto di progetto?

Un report di progetto è semplicemente un documento che fornisce dettagli sullo stato generale del progetto o su aspetti specifici dell'avanzamento o delle prestazioni del progetto. Indipendentemente dal tipo di report, esso è costituito da dati di progetto basati su aspetti economici, tecnici, finanziari, gestionali o produttivi.

Vantaggi di un rapporto di progetto

Questi sono importanti strumenti di comunicazione agli stakeholder per tenerli aggiornati sul progetto e sui suoi progressi. Ma sono anche utili per i project manager e li assistono nell'allocazione delle risorse e di altri mezzi per gestire il progetto a una conclusione positiva. La maggior parte dei report di progetto confronterà lo sforzo effettivo con lo sforzo pianificato al fine di mantenere il progetto sulla strada finanziaria e allineato al suo programma.

I report di progetto non solo aiutano i manager e le parti interessate a monitorare i progressi, ma possono prevedere le minacce e, così facendo, lavorare per sviluppare una risposta per evitarle. Aiutano a controllare i costi e rispettare il budget, monitorare le prestazioni del team e aumentare la visibilità del progetto per maggiori informazioni sulla loro gestione.

A causa del loro livello di dettaglio, la creazione di un report di progetto richiede tempo. Il software di gestione dei progetti, come ProjectManager, può accelerare il processo di reporting. Crea rapporti sullo stato, rapporti sulle risorse, rapporti sulla varianza e altro ancora con pochi clic. Oppure, guarda semplicemente la nostra dashboard in tempo reale per un'istantanea dello stato del tuo progetto attuale. Inizia oggi stesso con ProjectManager gratuitamente.

Tipi comuni di report di progetto

Ecco uno schema di otto dei tipi più comuni di report di progetto, ma sono comunque cruciali per il successo della gestione di un progetto.

1. Rapporti di stato

"Posso avere quel rapporto sullo stato in un'ora?" È il tipo di domanda che i project manager sentono spesso. Forse è dello sponsor del progetto, o del tuo Project Office manager, o di un collega. Questo è il tipo più comune di report di progetto e quello su cui probabilmente ti ritrovi a lavorare più regolarmente.

Puoi produrre rapporti di stato settimanalmente o mensilmente e di recente su un progetto ho finito per produrre rapporti di stato giornalieri durante la fase di implementazione. La frequenza dipende da dove ti trovi nel progetto e da quanto c'è da dire. Non ha molto senso riportare ogni giorno se le tue attività richiedono più di una settimana, poiché non avrai alcun progresso da segnalare giorno dopo giorno.

Poiché trascorrerai una discreta quantità di tempo a produrre rapporti sullo stato, vale la pena considerare i modi per renderli più veloci nella loro scrittura. Meglio ancora, automatizza il più possibile i rapporti sui progetti.

Crea un modello di rapporto di stato standard o utilizza quello fornito con il tuo software di gestione dei progetti e utilizza i dati nel tuo strumento di pianificazione per popolare lo stato di avanzamento del progetto. Anche se devi modificarlo in seguito, avere alcuni dei campi compilati per te ti farà comunque risparmiare un sacco di tempo.

Crea un rapporto di stato con pochi clic

Per saperne di più sugli strumenti di reporting dei progetti e su come possono avvantaggiare te e il tuo carico di lavoro quotidiano, guarda il breve video qui sotto. Ti mostra come creare rapporti di stato in pochi clic utilizzando ProjectManager.com. Con un software di reporting facile da usare, puoi monitorare i progetti con sicurezza, offrire presentazioni più efficaci e fornire risultati migliori.

2. Rapporto sullo stato di avanzamento

Uno dei rapporti di progetto più importanti che genererai nel corso dell'esecuzione di un progetto è il rapporto di avanzamento. È un rapporto che aggiorna le informazioni sul tuo progetto, in particolare se soddisfa la linea di base stabilita dalla pianificazione e dal budget. È un altro modo per informare le parti interessate su dove si trova il progetto in quel momento.

Vuoi essere specifico quando fai un rapporto sullo stato di avanzamento. Annotare i dati, quindi scrivere una breve introduzione che includa il titolo del progetto, le informazioni di contatto, un riepilogo dello stato del progetto e le informazioni generali sul programma, sui costi e sul completamento previsto del progetto.

I rapporti sullo stato di avanzamento possono essere generati con il software di gestione dei progetti, ma ci sono modelli che possono essere utili. ProjectManager ha un modello di rapporto di avanzamento gratuito per Word che ha tutto il necessario per creare un rapporto di avanzamento completo, inclusa una sezione di riepilogo che esamina lo stato del progetto, la pianificazione, i costi e i rischi. Puoi vedere a colpo d'occhio se sei puntuale o in ritardo e perché. C'è anche una sezione che approfondisce lo stato di ogni attività.

3. Rapporti sui rischi

Molti PM riferiscono sui rischi almeno mensilmente e il rapporto è normalmente l'output che arriva dopo una riunione di revisione del rischio. Naturalmente, puoi aggiornare il tuo registro dei rischi in qualsiasi momento e dovresti incoraggiare tutti i membri del tuo team di progetto a contribuire con i rischi al registro ogni volta che sentono che qualcosa deve essere registrato.

La relazione sui rischi dovrebbe includere una sintesi del profilo di rischio del progetto, ma il modo in cui presentarlo dipende da te. Un buon approccio sarebbe includere solo i dettagli per i rischi che hanno il potenziale per creare la maggior parte dei problemi per il tuo progetto. Quindi, includi una dichiarazione sui rischi di livello inferiore, magari riassumendo come li stai gestendo tutti.

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Vorrai anche la possibilità di produrre un rapporto su tutti i tuoi rischi, indipendentemente dalla loro importanza. Probabilmente è più facile farlo come download automatico dal tuo software di gestione dei progetti, o se mantieni il registro dei rischi in un altro formato come un foglio di calcolo, emettendo una copia completa di quel documento.

4. Relazioni consiliari/dirigenti

Le relazioni sui progetti devono essere adattate alle persone che le leggeranno. Pertanto, il rapporto che produci per la bacheca del progetto avrà un livello di dettaglio diverso rispetto all'aggiornamento settimanale dello stato che va al team di progetto e alle principali parti interessate del business.

Per i rapporti del consiglio di progetto, pensa ad alto livello. Vorranno leggere cose che sono importanti per loro, come problemi che possono aiutare a risolvere, un riepilogo della posizione del budget e se sei sulla buona strada per raggiungere traguardi chiave.

Assicurati che il rapporto del tuo consiglio sia in un formato che possano leggere facilmente. Ad esempio, se i tuoi dirigenti sono sempre in viaggio e utilizzano i loro smartphone per controllare le e-mail, non produrre il tuo rapporto sotto forma di un foglio di calcolo complicato che non verrà visualizzato correttamente o includere un sacco di grafici di grandi dimensioni che impiegheranno anni a Scarica. Un pdf verrà visualizzato su tutti i dispositivi se invii un rapporto statico tramite e-mail. Oppure puoi concedere licenze ai membri del consiglio di amministrazione o alla dirigenza senior in modo che possano vedere i rapporti del dashboard in tempo reale mentre sono in movimento. ProjectManager presenta dashboard in tempo reale con informazioni sempre aggiornate.

5. Rapporto di analisi costi benefici

Quando si decide se un progetto è fattibile, uno dei report che si desidera eseguire è un report di analisi costi benefici. È un modo per confrontare la quantità di vantaggio o opportunità che il progetto offre alla tua organizzazione rispetto all'investimento. È un passaggio fondamentale per decidere se il progetto ha senso dal punto di vista aziendale.

Questo è un processo importante per determinare se l'iniziativa che stai esplorando ha valore. Consentirà alla tua azienda di utilizzare meglio le proprie risorse se porta avanti il ​​progetto, oltre a fornire documenti che supportano l'avanzamento del progetto. È possibile utilizzare un'analisi dei costi per tenere traccia delle spese e delle spese per assicurarsi che i fondi siano adeguatamente stanziati.

L'analisi costi-benefici mostra quanto ti aspetti di pagare per un progetto e lo confronta con i vantaggi o le opportunità che otterrai dopo aver completato il progetto. L'utilizzo del modello gratuito di analisi dei vantaggi in termini di costi per Excel di ProjectManager raccoglie i costi quantitativi, i tipi di costi e li confronta con i vantaggi quantitativi e i tipi di vantaggi. Questa analisi costi-benefici ti aiuterà nel processo decisionale quando decidi se portare avanti un progetto o meno.

6. Rapporti sulle risorse

Come fai a sapere chi sta facendo cosa quando? Potresti esaminare l'intero piano del progetto ed elaborare manualmente le allocazioni delle risorse. Ciò richiederebbe molto tempo e sarebbe anche noioso. Oppure potresti utilizzare il tuo software di pianificazione della gestione dei progetti per elaborare tutto per te. La maggior parte degli strumenti software, sia che si tratti di un software per diagrammi di Gantt autonomo o di strumenti di progetto completi con schede attività integrate, avrà la possibilità di creare un rapporto sulle risorse.

Il rapporto sulla risorsa ti mostrerà la ripartizione di quale membro del team di progetto è assegnato a quale attività in quale giorno. Possono anche essere utilizzati per individuare problemi di allocazione, in cui un membro del team è assegnato a più di un'attività. Ovviamente non possono lavorare su due cose contemporaneamente, quindi se non risolvi questi problemi scoprirai che il tuo piano di progetto è in ritardo rispetto alla pianificazione. Usa il rapporto sulle risorse per assicurarti di non avere conflitti per individui e riprogrammare tali attività secondo necessità.

Nel complesso, i report sulle risorse sono uno dei tipi più utili di report di progetto da avere come project manager, anche se all'inizio possono essere un po' difficili da interpretare. Vale davvero la pena dedicare del tempo a sapere come leggere i rapporti in modo da poter apportare modifiche alla pianificazione del progetto in base alle esigenze.

7. Rapporti di varianza

Come puoi sapere se il progetto sta effettivamente procedendo come pianificato? Questo è il bello di un rapporto sulla varianza: confronta il pianificato con il risultato effettivo, fornendoti una metrica per misurare se sei in pista, in anticipo o in ritardo. Il rapporto sulla varianza raccoglierà e organizzerà i dati su ciò che stai confrontando, sia che si tratti del budget, della pianificazione o dell'ambito della variabile di progetto che stai misurando. Il rapporto sulla varianza fornisce lo strumento per molte analisi della varianza o un cambiamento misurabile rispetto alla linea di base.

Esistono diversi rapporti di varianza, come varianza dei costi, varianza al completamento (avanzo o deficit di budget), varianza programmata e altri. Per lo più, la rendicontazione della varianza viene utilizzata nell'analisi di bilancio, nella rendicontazione delle tendenze e nell'analisi della spesa.

Il rapporto sulla varianza è un ottimo strumento per il project manager, che ha bisogno di una lente sull'avanzamento del progetto in modo da prendere decisioni di intelligence sull'allocazione delle risorse. Ma non solo i project manager traggono vantaggio dal reporting. Le parti interessate sono interessate a rapporti di alto livello e i rapporti sulla varianza danno loro un pollice in su o in giù per quanto riguarda lo stato di avanzamento del progetto e se rispetta la pianificazione e il budget.

8. Rapporto sull'analisi del gap

Sia che tu stia gestendo un progetto o che stia portando la tua attività al livello successivo, hai bisogno di un rapporto che ti mostri come andare dal punto A al punto B. Questo è chiamato rapporto di analisi del gap. Ti consente di vedere se stai soddisfacendo le aspettative e se stai utilizzando le risorse in modo efficace.

Il rapporto sull'analisi del divario misurerà lo stato attuale del progetto o dell'attività in termini di tempo, denaro e manodopera e quindi lo confronterà con lo stato obiettivo che intende raggiungere. Quindi, definendo e analizzando il divario tra questi due punti, può essere sviluppato un piano d'azione per organizzare il compito necessario per arrivarci.

ProjectManager ha un modello gratuito di analisi del gap per Excel. Ha spazio per lo stato attuale dell'articolo e lo stato dell'articolo futuro. Quindi puoi annotare la percentuale di gap che devi chiudere per raggiungere il tuo obiettivo ed elencare le azioni necessarie per raggiungerlo. Identificare chi guiderà questa iniziativa e persino acquisire lo stato dell'azione.

Report di progetto automatizzati con ProjectManager

ProjectManager può creare diversi tipi di report di progetto con un solo clic. Il nostro premiato software di gestione dei progetti consente ai manager di creare rapporti sullo stato, rapporti sulle attività, rapporti sulla disponibilità, rapporti sugli scostamenti e altro ancora. È facile condividerli online o stamparli come PDF per la tua prossima riunione con gli stakeholder. Diamo ai project manager tutto ciò di cui hanno bisogno per tracciare e riferire sui loro progetti in un unico software basato su cloud.

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