Cinque alternative al diagramma di Gantt

Se sei un project manager certificato, probabilmente utilizzi un software per diagrammi di Gantt o almeno una sorta di modello di diagramma di Gantt. Un diagramma di Gantt è uno strumento efficace per mostrare il quadro più ampio di un progetto e funziona bene per le persone a cui piacciono le cose visualizzate graficamente. Nonostante la loro popolarità, non tutti amano lavorare in un diagramma di Gantt.

I diagrammi di Gantt hanno i loro lati negativi. Siamo onesti: una volta che inizi ad aggiungere pietre miliari e dipendenze, possono diventare disordinate. Aggiungi i nomi delle risorse, i tempi di ritardo e i simboli e può diventare rapidamente un pugno nell'occhio che anche un project manager fatica a capire, per non parlare degli sponsor del progetto che non parlano Gantt.

Fortunatamente, ci sono modi più semplici per trasmettere il tuo messaggio. Ecco cinque alternative ai modelli di diagramma di Gantt che puoi utilizzare oggi.

Cinque migliori alternative al diagramma di Gantt per la gestione dei progetti

1. Vista foglio

La maggior parte delle persone considera i diagrammi di Gantt come fogli di calcolo Excel con una sequenza temporale. In un senso di fondo, è vero. Con loro, puoi vedere tutte le tue attività in un unico posto, il che è molto utile. Ma ci sono molti dati dietro quel grafico.

E se ci fosse un modo per ridurre al minimo il grafico a barre e visualizzare solo i dati grezzi del progetto? Puoi! Si chiama vista foglio e, sebbene non tutti i software per diagrammi di Gantt dispongano di questa opzione, ProjectManager offre la vista foglio insieme al diagramma di Gantt già dinamico. La visualizzazione foglio ti offre tutto ciò che desideri da un Gantt, inclusa l'assegnazione di attività al tuo team, il collegamento di dipendenze e l'impostazione di pietre miliari.

Una delle caratteristiche che rendono il foglio migliore di tutto il leggero software Gantt disponibile è che ottieni il meglio da entrambi i mondi. Puoi visualizzare e personalizzare più colonne per adattarle meglio al tuo progetto. Quindi, puoi selezionare le colonne che vuoi vedere rappresentate nella vista Gantt.

Passa dalla visualizzazione del foglio alla visualizzazione Gantt in base alle tue esigenze poiché i dati rimangono gli stessi. Se ne aggiorni uno, l'altro si sincronizza istantaneamente. Il nostro foglio e le viste Gantt hanno anche più funzionalità rispetto ad altri software Gantt. Ad esempio, puoi filtrare il percorso critico senza dover eseguire calcoli tempestivi sulla calcolatrice. Una volta stabilito un programma, imposta una linea di base per salvare il tuo piano e confrontalo con i tuoi progressi effettivi per evitare di perdere la rotta.

2. Schede Kanban

Sebbene in genere utili per progetti diversi rispetto al tradizionale diagramma di Gantt, le schede kanban stanno guadagnando popolarità, soprattutto perché diventano digitali e aggiungono funzionalità al software di gestione dei progetti. La visualizzazione della bacheca in ProjectManager segue il classico design kanban con schede che rappresentano le attività su una bacheca suddivisa in colonne che rappresentano le diverse fasi del ciclo di produzione.

I gestori possono utilizzare la visualizzazione Gantt per creare un progetto. Da lì, tutti i dati vengono trasferiti alla scheda sulla scheda, inclusa la descrizione, la priorità, i tag, le scadenze, le attività secondarie, ecc. Le colonne sono completamente personalizzabili per riflettere il ciclo di produzione, consentendo al manager di avere una visuale di il flusso di lavoro. Possono monitorare i progressi senza microgestione. Se vedono il potenziale di un blocco lungo la pipeline, il manager può riallocare rapidamente le risorse per far lavorare il team senza interruzioni costose.

Le squadre tendono a gravitare verso la visuale del tabellone. Consente loro di gestire il proprio backlog e quindi pianificare insieme gli sprint quando sono pronti per eseguirli. Spostano le schede da una colonna all'altra, possono collaborare commentando la scheda, quindi ricevono un'e-mail e notifiche in-app, ogni volta che c'è un aggiornamento per l'attività o qualcuno, le tagga nei commenti. Proprio come qualsiasi altra vista sul nostro software, tutti gli aggiornamenti vengono sincronizzati istantaneamente con gli altri strumenti. Tutti lavorano sempre sugli stessi dati attuali, siano essi nella visualizzazione elenco, kanban o Gantt.

3. Elenchi di attività

Chi non usa elenchi di attività? Sia che tu abbia un'app per tenere traccia della tua lista di cose da fare o preferisca un approccio vecchio stile utilizzando un elenco cartaceo in un taccuino, la maggior parte dei project manager si ritrova a gravitare verso elenchi di attività a un certo punto di un progetto.

Poiché così tante persone li usano (e se non al lavoro, puoi scommettere che tutti i partecipanti al tuo progetto li hanno usati per pianificare una vacanza, un picnic o un torneo di calcio per bambini), sono facili da capire e non richiedono spiegazioni.

Puoi utilizzare qualsiasi software per preparare un elenco di attività, che ti offre la flessibilità di utilizzare qualcosa che i tuoi stakeholder trovano già facile da usare. Un foglio di calcolo funziona davvero bene.

Elenca tutte le attività del progetto: usa il diagramma di Gantt, se ne hai uno, come guida a ciò che deve essere inserito nell'elenco. Aggiungi una colonna per chi sta eseguendo l'attività, la data di completamento prevista e una colonna per contrassegnare lo stato dell'attività. "Non avviato", "in corso" e "completato" sono aggiornamenti di stato semplici da utilizzare e puoi anche codificare a colori le attività se desideri includere una rappresentazione visiva della probabilità che vengano completate in tempo o del livello di rischio .

4. Diagrammi di rete

I diagrammi di rete sono come i diagrammi di flusso. Mostrano la serie di attività che compongono un progetto, nell'ordine in cui devono realizzarsi. Ogni attività progettuale viene mostrata in una casella separata e, come un puzzle, le linee uniscono le caselle nell'ordine in cui devono avvenire. Molte persone hanno già utilizzato i diagrammi di flusso, quindi i diagrammi di rete possono sembrare più familiari dei diagrammi di Gantt e possono essere più facili da capire per lo sponsor del progetto per la prima volta.

Detto questo, ci sono alcune informazioni extra da inserire nelle caselle delle attività che potrebbero aver bisogno di essere spiegate. In genere, una casella dell'attività del diagramma di rete include anche le date di inizio e fine dell'attività, nonché la durata, che normalmente è contrassegnata in giorni. Puoi aggiungere tutti i dati che desideri nella casella, come un numero di identificazione dell'attività, la risorsa assegnata ad essa, posizione, flusso di lavoro e così via, ma più includi, più disordinato apparirà e più difficile sarà leggerlo.

I diagrammi di rete funzionano bene per progetti semplici in cui le attività scorrono dall'una all'altra in ordine. Più fili paralleli di attività hai, più difficile sarà visualizzarli su una pagina. Se devi modificare un'attività, potresti finire per spostare dozzine di righe per visualizzare di nuovo tutto in modo ordinato. È meglio attenersi solo al disegno di diagrammi di rete per progetti semplici e ad avere solo caselle delle attività per attività di riepilogo anziché il tempo di sviluppo di ogni singolo giorno.

5. Dashboard e report

Perché complicarti le cose? Tutte le opzioni di cui sopra richiedono un lavoro aggiuntivo per trasformare le informazioni sul progetto in qualcosa che le parti interessate del progetto possano comprendere. Potresti scoprire che la maggior parte del lavoro viene eseguita per te se utilizzi un prodotto software di gestione dei progetti che include opzioni di reporting del progetto.

Oltre al nostro Gantt online su ProjectManager, abbiamo sviluppato dashboard in tempo reale in modo da poter vedere più viste del tuo progetto a colpo d'occhio. A differenza di altri strumenti software di gestione dei progetti, non è necessario configurare la dashboard. Abbiamo tutto configurato per te dal momento in cui accedi.

Potrebbero esserci modelli di report di progetto che ti fanno risparmiare tempo, ma potresti anche personalizzare ciò che esce dal tuo strumento in un formato che le parti interessate possono utilizzare. I rapporti sullo stato, sull'avanzamento e sull'utilizzo delle risorse sono tutti disponibili con un semplice clic. Con la possibilità di personalizzare i dashboard del tuo progetto, puoi offrire a diversi stakeholder viste personalizzate che ti faranno risparmiare molto tempo per la gestione dei dati.

Una volta che i report sono stati configurati, vengono salvati e disponibili per essere compilati mensilmente o più frequentemente in base alla pianificazione dei report, quindi questa alternativa a un diagramma di Gantt ha il minimo sovraccarico regolare per il project manager.

Naturalmente, potresti finire per decidere che un diagramma di Gantt è lo strumento che desideri, dopo tutto. In tal caso, dai un'occhiata al nostro articolo su come creare un diagramma di Gantt in 5 passaggi.

La pianificazione e la possibilità di riferire sul tuo progetto sono fondamentali. Farlo online con un potente strumento che ti consente di vedere su una dashboard l'immagine in tempo reale del tuo progetto è come la ciliegina sulla torta. Chi mangerebbe la torta senza glassa? Se sei stato costretto a lavorare su progetti senza uno strumento di gestione online per darti la gestione del tuo stato, delle risorse e dei rapporti sullo stato di avanzamento, allora devi dare un'occhiata a ProjectManager.