15 sfide di gestione del progetto e come superarle

La gestione del progetto consiste nel risolvere i problemi prima che si verifichino. Ecco perché fai un piano, pianifichi le attività e monitori il lavoro per assicurarti di rimanere in pista. Ma anche la migliore pianificazione non eviterà le sfide durante tutto il progetto. Diamo un'occhiata a 15 sfide di gestione del progetto e come affrontarle.

15 sfide di gestione del progetto per le quali dovresti prepararti

Ecco le sfide più comuni che i project manager affrontano nella loro vita quotidiana. Ogni sfida viene fornita con consigli su come superare gli ostacoli e portare la tua carriera di project manager al livello successivo.

1. Bilanciamento dei vincoli del progetto

Ci sono tre vincoli che costituiscono il triangolo della gestione del progetto: ambito, tempo e costo. Se riesci a bilanciare questi tre vincoli, realizzerai un progetto di qualità. Per fare ciò è necessario un software di gestione dei progetti in grado di monitorare i progressi e le prestazioni.

ProjectManager è un pluripremiato software per la gestione dei progetti dotato di dashboard in tempo reale che offrono ai manager una visione di alto livello dei loro progetti con grafici e diagrammi di facile lettura che tengono traccia delle metriche del progetto come tempi, costi e altro. A differenza del leggero software di gestione dei progetti, gli utenti non devono configurare la nostra dashboard live. Basta alternare. È pronto quando lo sei tu.

2. Evitare lo Scope Creep

Lo scorrimento dell'ambito si verifica quando i requisiti o le funzionalità aumentano durante il ciclo di vita di un progetto. Questa graduale espansione dell'ambito di un progetto oltre l'accordo originale avrà ovviamente un impatto negativo sul budget e sulla pianificazione, quindi è qualcosa di cui essere sempre consapevoli e, se ci sono cambiamenti, gestirli per evitare il maggior impatto negativo possibile.

3. Gestione delle aspettative degli stakeholder

Le parti interessate hanno un interesse acquisito nel progetto e quindi si inseriranno nel progetto. Questa può essere una delle sfide di gestione del progetto più difficili da superare, poiché il coinvolgimento delle parti interessate potrebbe rallentare il lavoro. Gestire le aspettative degli stakeholder può essere fatto cercando di capire chi sono i tuoi stakeholder, cosa hanno bisogno di sapere e quando hanno bisogno di saperlo. In questo modo puoi fornire loro tali informazioni per impedire loro di interrompere il lavoro e anche prepararli per ritardi o altre cose che potrebbero influire sul progetto.

4. Stima accurata dei costi per creare un budget di progetto

I progetti costano. Stime accurate di tali costi possono spesso influire sul margine di profitto. Per creare un budget accurato per il progetto, ti consigliamo di esaminare i costi dei materiali e della manodopera, le spese generali e qualsiasi altro costo relativo al progetto. Aiuta anche a guardare i dati storici per progetti simili e parlare con esperti per ottenere le loro opinioni su quali saranno realisticamente i costi per il progetto.

5. Assemblare la squadra giusta

Il team di progetto è responsabile dell'esecuzione del progetto. È necessario riunire una squadra che abbia le capacità e l'esperienza per svolgere il lavoro a portata di mano. Ogni membro è importante così come capire la struttura organizzativa della squadra. Lì, il project manager deve stabilire regole e procedure, definire le aspettative, stabilire la comunicazione e altro ancora.

6. Scegliere il giusto software di gestione dei progetti

Potresti essere in grado di eseguire un progetto con il nostro software di gestione dei progetti, ma non è consigliato. Il software di gestione dei progetti ti aiuterà a eseguire il progetto in modo più efficiente e a monitorare efficacemente il tuo lavoro per aiutarti a rimanere in pista. Ci sono molte opzioni, motivo per cui conoscere le caratteristiche di cui hai bisogno è importante per selezionare la misura giusta.

7. Identificazione dei rischi del progetto

I progetti sono attività rischiose. Un rischio è un evento imprevisto che può avere un impatto positivo o negativo sul tuo progetto. I project manager cercano di identificare i rischi prima di iniziare il progetto in modo che possano avere piani pronti per mitigarli. È anche importante dare la priorità e tenere traccia dei problemi nel progetto per assicurarsi che vengano risolti.

8. Stima della durata dei progetti

Un progetto per definizione è qualcosa che ha un inizio e una fine che si traduce in un risultato finale. Essere in grado di stimare quanto tempo ci vorrà per completare il progetto è il primo passo per creare una pianificazione del progetto. Ogni attività avrà una data di inizio e una data di fine, che costituisce la durata. Stimare la durata dei tuoi progetti è una delle sfide di gestione dei progetti più critiche per te come project manager. Ma fortunatamente ci sono varie tecniche di stima del tempo che puoi usare come il metodo del percorso critico, la tecnica di revisione della valutazione del programma (PERT), le strutture di suddivisione del lavoro e altro ancora.

9. Pianificazione del lavoro del tuo team

Un programma di progetto è solo l'inizio. Ora devi coordinare le tue risorse con quel programma, comprese le risorse umane, che sono i membri del tuo team. Devono essere assegnati a compiti specifici che sono responsabili del completamento.

10. Monitoraggio dell'avanzamento del progetto

Per assicurarti di rispettare il tuo programma, è necessario tenere traccia dei progressi. Il software di gestione dei progetti può darti una visione di alto livello dei tuoi progressi con dashboard che tengono traccia di vari indicatori chiave di prestazione (KPI) e il reporting può fornirti più dati per capire meglio se i tuoi progressi effettivi sono allineati con i progressi pianificati.

11. Sfatare i miti del Project Manager

Spesso si vede che i project manager interferiscono con il progetto, piuttosto che aiutare. È difficile combattere l'impressione di essere dei passacarte, degli amministratori prepotenti, delle persone che aggiungono lavoro extra non necessario a un progetto.

12. Tenere il passo con i cambiamenti del progetto

Il cambiamento è un'altra sfida di gestione del progetto. Le modifiche possono provenire da parti interessate che richiedono nuove funzionalità per problemi con la catena di approvvigionamento. Ovunque provenga il cambiamento, i project manager devono disporre di un piano per gestire questi cambiamenti in modo da ridurre al minimo l'impatto sul progetto. Si chiama piano di gestione del cambiamento.

13. Rimanere pertinenti con le tendenze di Project Management

Questo è vero per qualsiasi settore, ovviamente, ma poiché i project manager toccano così tanti campi nel loro lavoro quotidiano, è importante essere aggiornati non solo con le tendenze rilevanti della gestione dei progetti, ma anche con notizie, politiche e preoccupazioni di conseguenze per i fornitori e le parti interessate.

14. Perdere le risorse del progetto

I piani del progetto cambieranno e questo include i membri del team. Assicurati di avere un piano di emergenza nel caso in cui le risorse del tuo progetto non siano disponibili.

15. Stare fermi

Sei il sostenitore del progetto, dopotutto, e anche il sostenitore del tuo team. Dovrai essere pronto a respingere gli impatti sull'ambito del progetto con i leader chiave della tua organizzazione e anche a mitigare il respingimento da parte del tuo stesso team. La gestione del progetto non è altro che una grande leadership.

Video: sfide del Project Manager

In questo video, Jennifer Bridges, PMP, mette in evidenza alcune delle più grandi sfide che i project manager devono affrontare sul posto di lavoro.

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