6 modelli di report di progetto gratuiti (incluso report di stato settimanale)

Per tutta la durata di un progetto, è necessario riferire su un'ampia varietà di informazioni. Queste informazioni saranno raccolte in diversi rapporti e trasmesse a gestori, investitori, clienti e altri stakeholder. Da lì, i report possono essere utilizzati per prendere decisioni e adeguamenti di progetto.

Utilizzando i modelli di report di progetto, come un modello di report di stato settimanale, assicurati che questi report vengano creati in modo rapido ed efficace.

Perché creare report di progetto?

Non importa quanto accuratamente sia pianificato un progetto, l'imprevisto è destinato ad accadere. I report di progetto documentano questi cambiamenti, positivi o negativi, e informano le strategie future. Senza completare regolarmente i report di progetto, si perdono informazioni e approfondimenti preziosi.

I report sullo stato sono un esempio di come il reporting influisca direttamente su un progetto, sia a breve che a lungo termine. Questi rapporti settimanali delineano molti dettagli su un progetto e l'utilizzo di un modello di rapporto sullo stato settimanale può evitare di lasciare lacune nelle informazioni. I modelli di report di progetto mantengono anche questi report coerenti e organizzati per tutta la durata del progetto. La segnalazione di progetti disorganizzati o "disordinati" è una grave trappola.

L'utilizzo di un modello di report di progetto garantisce di ottenere il massimo dai dati e di presentarli alle parti interessate nel modo giusto.

Modelli di report di progetto gratuiti

Indipendentemente dal rapporto di progetto, il documento deve trasmettere le informazioni in modo conciso, ma ciò non significa che i dati ne risentano. La sfida è fornire informazioni nel modo più efficiente. Un modello di reportistica di progetto trova l'equilibrio tra troppi dettagli e report eccessivamente semplificati che sono inutili per le parti interessate.

I modelli di reportistica dei progetti semplificano la creazione di report e semplificano i dati. Ciascuno dei seguenti modelli di report di progetto gratuiti è progettato per uno scopo specifico e si concentra su informazioni diverse.

1. Modello di rapporto di stato settimanale

Un rapporto settimanale sullo stato del progetto fa esattamente quello che si potrebbe pensare: documenta informazioni specifiche durante un progetto. Questi rapporti dovrebbero essere creati per tutta la durata di un progetto al fine di illustrare i cambiamenti, siano essi successi o fallimenti. Un rapporto settimanale sullo stato è il primo passo per capire se un progetto sta procedendo senza intoppi.

Il nostro modello di rapporto sullo stato settimanale copre tutte le basi e presenta le informazioni in modo efficiente. Questo modello include dettagli importanti come un sommario esecutivo, pietre miliari del progetto, problemi, rischi e proiezioni passate e future.

Questo modello di rapporto sullo stato garantisce inoltre che le informazioni siano presentate nel modo più logico. Il sommario esecutivo definisce il progetto e discute obiettivi e proiezioni. Non ha senso presentare potenziali rischi e modifiche alle parti interessate prima che siano agganciate al sommario esecutivo.

2. Modello di dashboard del progetto

Un dashboard di progetto è uno degli strumenti di gestione dei progetti più utilizzati. Il nostro modello di dashboard è uno strumento visivo per visualizzare lo stato attuale, lo stato di salute, il calendario e altro del progetto. È un ottimo complemento al nostro modello di rapporto sullo stato settimanale.

I dashboard di progetto possono anche essere dannosi per la produttività se sono eccessivamente complicati e difficili da navigare. Naturalmente presumiamo che sia meglio includere ogni informazione su una dashboard. In realtà, questo è un biglietto di sola andata per una dashboard inutilizzabile.

Una dashboard dovrebbe includere attività, durata delle attività, costi e carico di lavoro, ma non dovrebbe necessariamente illustrarne le minuzie. Usa questo modello di dashboard di progetto gratuito per mantenerlo semplice senza bisogno di un dashboard sovrasaturato.

3. Modello di avanzamento del progetto

Un modello di avanzamento del progetto aiuta i project manager a confrontare lo stato di avanzamento effettivo con le proiezioni e le stime incluse nel piano di progetto. Un rapporto sullo stato di avanzamento è uno strumento critico di gestione del progetto che funziona sia per il monitoraggio che per il reporting.

4. Modello di registro dei rischi

Mentre il progetto continua, nuovi rischi sono destinati a sorgere. Non c'è modo di prevedere ogni potenziale rischio durante la fase di pianificazione del progetto, quindi è necessario segnalare i nuovi problemi man mano che si presentano. In questo modo i problemi vengono identificati prima che si verifichino e ottieni una migliore comprensione di cosa cercare nei progetti futuri.

Un registro dei rischi dovrebbe includere ogni potenziale rischio e l'impatto che potrebbe avere. Dovrebbe anche classificare il rischio e descrivere quali misure sono state adottate per evitarlo.

Sebbene molti di questi rischi non diventeranno mai realtà, è fondamentale documentarli e pianificarli. I progetti senza registri di rischio camminano sul filo del rasoio senza rete di sicurezza. Inoltre non informano i progetti futuri. Tenere un elenco in corso con questo modello di registro dei rischi trasforma i rischi in riferimenti per il futuro.

5. Modifica modello registro

Un registro delle modifiche è simile a un registro dei rischi. Tuttavia, in un registro dei rischi, questi sono rischi potenziali . In un registro delle modifiche, si tratta di modifiche effettive che hanno avuto luogo. Un modello di registro delle modifiche è il punto in cui verranno elencate le modifiche principali nel progetto, le azioni intraprese per risolverle quando la questione è stata risolta e altri dettagli.

Perché non aggiungere queste informazioni a un rapporto di stato settimanale? Perché si tratta di circostanze specifiche e insolite per tutta la durata del progetto che devono trovarsi in un unico luogo.

Un modello di registro delle modifiche organizza le informazioni sulle modifiche e sui passi intrapresi per affrontarle in un elenco cronologico. Ricorda, un modello di report di progetto dovrebbe essere un punto di riferimento per i project manager che sperimentano cambiamenti nei progetti futuri. Un registro delle modifiche organizzato mostra quali risposte hanno funzionato in passato e quali no.

6. Modello di chiusura del progetto

Alla fine del progetto, è il momento di concludere e ottenere l'approvazione delle parti interessate con un modello di chiusura del progetto. Questo report è lo sprint finale nella maratona di gestione di un progetto di successo. Senza questa spinta finale, tutto il duro lavoro fino a questo punto perde valore.

Un rapporto di chiusura del progetto include la documentazione di tutto ciò che è necessario per completare il progetto, nonché eventuali elementi in sospeso che non sono stati completati. Questa relazione dovrebbe riassumere gli obiettivi, i criteri per il completamento, i successi, i fallimenti e le lezioni apprese. Dovrebbe anche fornire informazioni sul tempo speso, sul budget, sull'ambito e sulla pianificazione.

Un rapporto di chiusura del progetto a volte richiede informazioni astratte. Elencare tutti i principali risultati di un progetto sembra impegnativo, ma questo modello gratuito di chiusura del progetto lo rende semplice come seguire una lista di controllo.

Il valore di un rapporto perfetto

Troppo spesso i progetti vengono gestiti senza riflettere sui successi e sui fallimenti dei progetti passati. I migliori progetti sono informati dai rapporti passati e creano rapporti pensando al futuro. L'utilizzo dei modelli di reportistica di progetto significa che ogni report creato fa parte di un riferimento più ampio per il futuro.

Che si tratti di report su progetti agili, programmi, prodotti o di gestione di qualsiasi altro tipo di progetto, esiste un modello che andrà a beneficio dei report e dei risultati finali. Ciò può significare semplificare il flusso di lavoro e migliorare i risultati finali.

Porta avanti la creazione di report sui progetti con ProjectManager

L'utilizzo dei modelli di progetto è un ottimo primo passo nel processo di reporting del progetto, ma i modelli possono solo portarti così lontano.

Fortunatamente, puoi portare i rapporti di progetto ancora più lontano utilizzandoli in combinazione con il software di gestione dei progetti. Il software di gestione dei progetti online come ProjectManager ha la capacità di creare e condividere report automatici con i dati più aggiornati. Fai una prova gratuita di ProjectManager e scopri quanto possiamo migliorare la tua esperienza di reporting dei progetti.

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