5 killer della produttività per i team di posta elettronica: registrazione di webinar + domande e risposte

Quando la produttività è elevata, il tuo team è sincronizzato e stai rispettando le scadenze con facilità, far uscire le campagne dalla porta può essere, oserei dire?, divertente. Ma una macchina così ben oliata è un evento raro.

Perché la maggior parte dei team di posta elettronica è meno produttiva di quanto vorrebbe? Abbiamo collaborato con gli esperti di produttività di Trello per esaminare i più grandi errori che uccidono la produttività del team e condividere ciò che puoi fare per aiutare il tuo team a creare e-mail migliori, più velocemente.

Non hai avuto la possibilità di guardare il webinar in diretta? Non preoccuparti. Puoi accedere alla registrazione completa e scaricare le diapositive in qualsiasi momento e leggere le domande e risposte di seguito.

Domande e risposte

Un grande ringraziamento a tutti coloro che sono intervenuti durante il webinar con una domanda! Ecco un riassunto delle nostre risposte alle domande più popolari, insieme alla nostra interpretazione di alcune delle domande a cui non siamo arrivati ​​durante il webinar dal vivo. Hai altre domande? Si prega di lasciarli nei commenti.

In che modo Litmus e Trello gestiscono le approvazioni?

Jason Rodriguez : Facciamo sempre più affidamento su strumenti centralizzati per raccogliere le approvazioni. Per noi, usiamo Litmus Proof per il feedback della campagna e l'approvazione prima dell'invio e Asana per la gestione del progetto, dove i membri del team spuntano le approvazioni come attività che vengono assegnate all'inizio del progetto dal proprietario del progetto.

La chiave qui è utilizzare metodi concordati per raccogliere approvazioni invece di metodi ad hoc. Abbiamo parlato con troppi team che utilizzano thread di posta elettronica, feedback verbali e altri canali inaffidabili per cercare di ottenere approvazioni da persone e dipartimenti diversi, il che è quasi sempre un enorme killer della produttività. Abbiamo avuto problemi simili, motivo per cui abbiamo costruito Litmus Proof in primo luogo.

Chris Kaundart : In Trello, gestiamo la nostra revisione e approvazione sulle carte Trello. Abbiamo un processo ben definito con scadenze coerenti che (generalmente) ci tengono in carreggiata. Abbiamo anche progettato e costruito insieme il nostro processo, in modo che ogni stakeholder sia sulla stessa pagina.

Come puoi evitare le modifiche dell'ultimo minuto a un'email dopo che è già stata approvata?

Chris : Questo è un problema difficile da risolvere. Così difficile, non sarai mai sfuggire veramente modifiche dell'ultimo minuto. Detto questo, penso che ci siano alcuni approcci diretti che puoi adottare per renderlo un po' più fluido.

Innanzitutto, consiglio di provare a guidare un cambiamento di mentalità riguardo al processo di posta elettronica. Ho avuto successo cercando di strutturare il nostro processo come un'esperienza collaborativa, piuttosto che semplicemente prendere richieste e soddisfarle (come un'agenzia interna). Quando coinvolgo maggiormente uno stakeholder nel processo, tutto va molto più liscio. La più grande opportunità di collaborazione è in anticipo durante la definizione e l'ambito di una campagna.

In secondo luogo, aggiungere un po' di riempimento alle tue linee temporali può fare molto. Può essere d'aiuto spingere e strutturare il processo per dare un po' di respiro tra l'approvazione finale e la distribuzione. Ad esempio, se hai assolutamente bisogno dell'approvazione entro le 16:00, prova a impostare la scadenza alle 14:00 e vedi se questo aiuta.

Come puoi assicurarti di ottenere requisiti accurati e precisi dalla tua squadra in anticipo piuttosto che dargli la caccia?

Jason : Formalizzare i tuoi requisiti e il processo di raccolta è un ottimo modo per evitare di dar loro la caccia in un secondo momento. L'impostazione di un modulo in qualcosa come Moduli Google per raccogliere informazioni, l' utilizzo di un messaggio di posta elettronica o la creazione di modelli di schede predefiniti in Trello sono tutti ottimi modi per formalizzare tale processo. La chiave è utilizzare lo stesso strumento per ogni singola campagna e assicurarsi che raccolga tutte le informazioni di cui hai bisogno, da obiettivi e pubblico per progettare e copiare risorse, KPI, parti interessate e altro ancora.

Chris : La struttura è tua amica qui! Crea un processo di richiesta coerente e ripetibile per aiutare a raccogliere i requisiti all'inizio. In Trello utilizziamo un modulo Google collegato a una bacheca Trello tramite Zapier. I richiedenti devono compilare ogni domanda nel modulo per effettuare la richiesta. Ciò porta a meno tempo per la ricerca di informazioni e più tempo per le campagne di spedizione.

Come puoi convincere il tuo team di gestione a impegnarsi in un processo di posta elettronica?

Chris : Sebbene ogni manager e team di gestione sia diverso, generalmente trovo che la leadership sia molto ricettiva a una buona narrativa basata sui dati. Se puoi iniziare a illustrare i costi reali e gli svantaggi di una mancanza di un processo di posta elettronica, potresti essere in grado di influenzare il loro pensiero.

Le diapositive di questo webinar (oltre al rapporto sullo stato dell'e- mail di Litmus ) dovrebbero aiutarti a illustrare che la mancanza di un processo sta costando alla tua azienda.

Qual è il modo migliore per analizzare l'elenco delle anteprime e-mail che esaminiamo? Come possiamo sapere quali client di posta elettronica sono più popolari tra i nostri abbonati?

Jason : Il modo migliore è utilizzare uno strumento come Litmus Email Analytics (o qualcosa fornito dal tuo ESP) per vedere quali client di posta e motori di rendering utilizzano effettivamente i tuoi iscritti. Ti permettiamo di vedere quanti abbonati aprono su Web, desktop e dispositivi mobili, inclusi i client effettivi che stanno utilizzando, per assicurarti di non perdere tempo a testare client di posta elettronica a cui non invii nemmeno. Se non sei un cliente di Litmus, puoi farti un'idea dei client di posta più popolari visitando emailclientmarketshare.com . Ogni mese aggreghiamo dati anonimi dalla nostra piattaforma di analisi e classifichiamo i primi dieci client di posta elettronica in tutto il mondo.

Chris : Basandosi su ciò che ha detto Jason, questo è un ottimo posto per applicare il principio di Pareto . L'idea è che il 20% del tuo sforzo genererà l'80% dei tuoi risultati. Usa gli strumenti di analisi a tua disposizione per capire come i tuoi iscritti stanno aprendo la tua email. Assicurati che le tue e-mail abbiano un bell'aspetto in quei migliori clienti. Va bene se non è perfetto per i pixel in un client di posta elettronica che non viene utilizzato pesantemente dai tuoi abbonati.

Come dovremmo affrontare le riunioni relative alla posta elettronica in modo che non siano un problema di produttività?

Jason : Come per tutte le riunioni, dovresti seguire alcune linee guida:

• Limita l'incontro alle sole parti necessarie per evitare di far perdere tempo alle persone.
• Avere un'agenda chiara con collegamenti a risorse (come brevi messaggi di posta elettronica) e obiettivi della riunione.
• Sii esplicito con quale risultato ti aspetti dalla riunione. Lavorare verso quel risultato senza andare sulle tangenti. Puoi sempre portare le cose in Slack o in un altro incontro, se necessario.
• Avere un orario di inizio e fine chiaro che rispetti i calendari delle persone. Cerca di non ridurre il tempo di lavoro delle persone in modo da evitare il multitasking costoso .

Molte riunioni possono essere evitate avendo un processo e delle responsabilità chiari, combinati con una fonte centrale di verità per le campagne e-mail, quindi prova prima a fare le cose lì fuori.

Chris : In Trello, riusciamo a svolgere la maggior parte del nostro lavoro di posta elettronica in modo asincrono su Trello. Quando abbiamo bisogno di incontrarci per discutere di un'e-mail, entriamo sempre con un'agenda chiara su ciò di cui abbiamo bisogno di discutere.

La progettazione di un buon processo può fare molto per ridurre la necessità di riunioni. Ad esempio, se ti ritrovi a tenere riunioni per raccogliere i requisiti di posta elettronica, implementa un processo di richiesta formale che essenzialmente compila un brief di posta elettronica. Questo da solo potrebbe probabilmente ridurre o eliminare la necessità di questo tipo di riunioni.

Dove conservi effettivamente risorse, copia e codice? Usi qualcosa come Dropbox?

Jason : Utilizziamo due strumenti principali per le risorse email: Google Docs e Litmus Builder . Scrivere testi è uno sport di squadra in Litmus e Google Docs è il luogo in cui ci alleniamo. Una volta che la copia è stata sottoposta a hash, il nostro fantastico team di posta elettronica progetta e sviluppa campagne in Litmus Builder prima di sincronizzare le cose con il nostro ESP (dopo aver lavorato su Proof e Checklist, ovviamente!).

Tuttavia, molti team utilizzano provider di cloud storage come Dropbox, Google Drive e OneDrive, motivo per cui abbiamo reso più semplice per i clienti sincronizzare le e-mail con Litmus con le nostre integrazioni .

Chris : Consiglio vivamente di utilizzare un luogo centralizzato per archiviare le risorse. Strumenti come Dropbox e Google Drive funzionano alla grande. In Trello, utilizziamo molto Confluence, Litmus Builder e Google Docs per condividere e collaborare.

Esiste un modo più automatizzato per ottenere l'approvazione delle e-mail?

Giasone : Sì! Abbiamo costruito Litmus Proof con questo in mente. Litmus Proof ti consente di raccogliere feedback e approvazioni in un unico posto centralizzato, proprio su quell'e-mail stessa. Il modo più semplice per automatizzare tale processo è aggiungere clienti o parti interessate come revisori di tornasole nel tuo account. Una volta aggiunti, puoi @menzionarli in Litmus Proof e invieremo un'e-mail per richiedere loro di rivedere e approvare. La bellezza di Proof è che, se ci sono problemi che devono essere risolti, puoi tornare al codice in Builder per risolverlo e inviare tali modifiche direttamente a Proof per un secondo ciclo di revisioni.

Chris : Per un suggerimento sull'automazione specifico per Trello, puoi usare i comandi Butler per rimuovere alcuni dei passaggi lungo il percorso. Ad esempio, quando una lista di controllo è completa, puoi attivare un'altra azione (come un commento per chiedere all'approvatore finale di dare un'occhiata).

Dai un'occhiata a qualsiasi tipo di attività che svolgi più e più volte e troverai grandi opportunità di automazione!

C'è un modo per evitare che le parti interessate si assumano la responsabilità di spingere una campagna fuori dalla porta prima che sia pronta?

Jason : Ancora una volta, penso che sia qui che entrano in gioco ruoli chiaramente definiti e un flusso di lavoro. Assicurati che tutti conoscano i passaggi corretti per l'invio di una campagna. Se lo stakeholder è consapevole che c'è un ultimo round di QA prima dell'effettivo invio, è più probabile che rispetti quel passaggio invece di saltarlo e rivendicare l'ignoranza. Aiuta anche, almeno con team sufficientemente grandi, ad avere ruoli dedicati per ogni parte del processo di produzione della posta elettronica, incluso l'invio di campagne. Avere qualcuno nel team che esamina gli elenchi degli abbonati, la segmentazione, i controlli dello spam, ecc. Se uno stakeholder diventa regolarmente canaglia e spinge le campagne fuori dalla porta prima che siano pronte, è probabilmente necessario limitare la loro capacità di colpire l'invio.

Come posso iniziare a implementare i brief e-mail nel mio flusso di lavoro?

Jason : Il modo migliore è scaricare il nostro modello di breve e -mail e utilizzarlo nella tua prossima campagna! Anche se si tratta di un esercizio personale, l'utilizzo del nostro modello di brief e-mail può aiutarti a identificare le informazioni di cui hai bisogno nel tuo brief.

Una volta che hai un'idea delle informazioni di cui hai bisogno nel tuo brief, è una buona idea organizzare un incontro preliminare con chiunque richieda e-mail per introdurli al formato, mostrare loro come funziona, fornire esempi di informazioni utili e inutili e mostrare loro come inviare correttamente un brief. Come con la maggior parte delle cose nella posta elettronica, più puoi educare i colleghi e le parti interessate, meglio è.