5 semplici passaggi per scegliere il software giusto, ogni volta

Fin dall'inizio dell'era digitale abbiamo assunto che la scelta del pacchetto software giusto sia difficile. Non deve essere. Ma è di fondamentale importanza. Se sei un marketer, potresti scegliere un sistema CRM completo o uno strumento di ascolto online più mirato. Qualunque cosa ti serva, il futuro stesso della tua organizzazione potrebbe dipendere dal successo del processo di selezione.

È probabile che tu lo stia volando. Se non l'hai mai fatto prima, potresti non sapere davvero quando iniziare quando cerchi un nuovo software. Quindi vai su Internet per fare qualche ricerca senza un piano in atto.

Per quelli di voi che sono stati coinvolti in una selezione di strumenti prima, ripensate all'ultimo software che avete selezionato. Quanto è stato semplice? Quanto ci è voluto? Gli utenti sono stati soddisfatti? Risolve tutte le tue esigenze? Alla fine della giornata, l'implementazione è andata bene e ha continuato a fare il lavoro molto tempo dopo che hai impostato tutto per la prima volta?

Se sono passati anni da quando l'hai installato per la prima volta, ti ritrovi a rimandare il rinnovo o la sostituzione perché hai paura di affrontare l'ennesimo macchinoso processo di selezione?

Con il passare del tempo e il mancato rinnovo del software, potresti compromettere la tua capacità di raggiungere gli obiettivi aziendali in modo più efficiente.

Per alcuni, questo percorso di selezione richiede semplicemente più tempo del dovuto e le scelte derivano da una sensazione istintiva o da un pregiudizio personale piuttosto che fare affidamento sui dati o guardare all'impatto aziendale.

Per altri, un venditore può mettere su uno spettacolo di cani e pony, vendere attraverso una demo e convincere l'acquirente che, indipendentemente dalla loro situazione, sono l'unica scelta da prendere in considerazione. Entrambi gli scenari finiscono con lo stesso risultato: le parti interessate non sono soddisfatte, le probabilità che l'implementazione vada bene sono basse, il tasso di adozione è basso e anche il tasso di soddisfazione è basso.

Fonte: Framework di selezione rapida delle applicazioni, SoftwareReviews

Ma non deve svolgersi in questo modo. Invece, consentimi di presentarti un processo semplice, in 5 fasi e ripetibile che ti aiuterà a semplificare il modo in cui selezioni il software. Seguendolo, ridurrai il numero di persone coinvolte, lo farai in meno di 30 giorni, aumenterai la soddisfazione e aumenterai il tasso di adozione.

Fase 1: Consapevolezza

Che sia stato attraverso le tue ricerche, pregiudizi personali o da qualcuno venuto a dirtelo, in qualche modo hai capito che avevi bisogno di un software.

Comunque tu sia arrivato qui, questo passaggio dovrebbe iniziare comprendendo "Di cosa ha effettivamente bisogno l'azienda e perché ?"

Puoi farlo completando una valutazione dell'impatto aziendale, in particolare:

Fonte: Framework di selezione rapida delle applicazioni, SoftwareReviews

Una valutazione dell'impatto aziendale ti aiuta a trovare i punti deboli effettivi, identificare le lacune di capacità e realizzare le esigenze e i potenziali impatti sull'azienda. Non iniziare con lo strumento, inizia con i bisogni, le lacune e le opportunità. Altrimenti, corri il rischio di implementare uno strumento veramente non necessario senza alcuna speranza di ROI.

Quindi, identificare non più di cinque parti interessate fondamentali: sponsor aziendale, responsabile IT, esperto tecnico IT, esperto di processo e utente aziendale. Più persone e voci coinvolgi, più tempo richiederà il processo e meno gli utenti saranno soddisfatti del prodotto finale.

Fase 2: Educazione e scoperta

Probabilmente sei sommerso e probabilmente stai recuperando terreno la sera e il fine settimana.

Come puoi spremere il tempo per fare valutazioni di mercato? Come vagliare il rumore delle complessità del mercato, dei siti Web confusi e dei chiari pregiudizi e messaggi dei fornitori? Chi è il miglior giocatore, quali sono le sue caratteristiche e capacità e com'è veramente essere bloccato in un contratto a lungo termine con loro?

La decisione migliore che puoi prendere è quella di scoprire le informazioni sui fornitori da un'ampia gamma di fonti affidabili, sfruttando fonti di terze parti per informazioni sui fornitori, informazioni sulla categoria delle applicazioni e infine le tendenze del panorama del software.

Trova un partner di fiducia per aggregare i dati chiave e aiutarti a capire cosa possono fare questi strumenti, cosa pensano i clienti di questi fornitori e qual è la loro esperienza complessiva. Ciò aumenterà anche la tua conoscenza delle applicazioni e delle tendenze del settore.

Quando cerchi un partner fidato, evita quelli che operano su un sistema di revisione pay-to-play o che sfruttano i fattori di accelerazione della presenza sul mercato. Cerca un partner che mostri recensioni crowdsourced e indipendenti dal fornitore, in quanto ciò ti fornirà una finestra pura e non adulterata di ciò che i clienti reali pensano di ogni particolare fornitore.

Ma non fermarti qui: prova a trovare altre persone, esperti del settore o colleghi che hanno utilizzato anche questo software o fornitore e raccogli i loro pensieri ed esperienze.

Fonte: Framework di selezione rapida delle applicazioni, SoftwareReviews

Fase 3 – Priorità requisiti e lista ristretta

Non puoi fare una lista se hai troppi requisiti. Identifica le cinque principali funzionalità di differenziazione che soddisfano le tue esigenze più critiche e che hanno un chiaro collegamento alla differenziazione del fornitore, non solo alle funzionalità di table stake.

Alla fine della giornata, non sarai in grado di soddisfare ogni singolo requisito. Quindi devi decidere oggettivamente di quali hai assolutamente bisogno e di quali puoi vivere senza. Se hai un numero esteso di requisiti, considera l'utilizzo del modello MoSCoW di Prioritizzazione per restringere il campo.

Fonte: Framework di selezione rapida delle applicazioni, SoftwareReviews

Infine, utilizza questi requisiti per condurre un confronto basato sui dati delle caratteristiche e delle capacità dei fornitori. Il tuo obiettivo qui è restringere il campo ai tuoi migliori contendenti.

Non limitarti a fare un elenco ristretto del venditore di cui ti ha parlato il tuo amico: un elenco ristretto di uno è negativo e, allo stesso modo, lo è anche un elenco ristretto di 15. Dai la priorità alle tue esigenze in modo spietato in modo da poter restringere un elenco di quattro potenziali venditori o soluzioni.

Fase 4 – Allinearsi su un quadro decisionale chiaro

Innanzitutto, sii chiaro sui criteri di selezione. Mentre la tua valutazione coinvolgerà ancora un po' di "arte" piuttosto che la scienza, il tuo modello di punteggio ti aiuterà a confrontare oggettivamente la tua lista.

Includere criteri che abbiano senso in base alla complessità e al tipo di strumento, come capacità funzionali, accessibilità, estensibilità, scalabilità, redditività del fornitore, ecc. E non dimenticare di includere anche le metriche di relazione.

Sfruttare le risposte emotive di altri utenti finali può fungere da forte indicatore di una forte relazione futura tra cliente e fornitore.

Da qui, decidi quale dei quattro fornitori arriva alla fase demo, ma valuta alle tue condizioni, non alle loro. Crea i tuoi casi d'uso e valuta in che modo la loro soluzione può aiutarti a risolvere i tuoi problemi reali, non su quante funzionalità potrebbero avere.

Cambia la terminologia da una dimostrazione del fornitore a un'intervista investigativa e chiedi referenze. Sebbene sia probabile che offrano riferimenti che forniranno feedback positivi, non aver paura di approfondire le interviste per comprendere alcune delle limitazioni relative alla soluzione.

Dopo aver completato questa fase, dovresti essere in grado di ridurre l'elenco ristretto a due o tre fornitori.

Fase 5 – Negoziare per vincere

Una volta raggiunto questo punto, è necessario mantenere aperte le opzioni. Non dovresti negoziare con un solo fornitore o più di tre. Va benissimo avere un front runner, ma se hai a che fare con un solo fornitore, molto probabilmente stai perdendo uno sconto o altri incentivi.

A proposito, come affronti le trattative? Hai un ufficio formale per la gestione dei fornitori o per gli acquisti? Capisci tutte le scritte in piccolo nel contratto? Come fai a sapere che stai ottenendo il miglior prezzo? Se non puoi rispondere a queste domande, potresti essere a rischio di firmare un contratto sfavorevole.

Pensa a quante volte il tuo team di vendita ha concluso un affare o concesso uno sconto per chiudere una vendita. Questo è un luogo comune, quindi non farti sfruttare e sfruttare più proposte a tuo vantaggio.

Non firmare un contratto se non capisci la lingua o in cosa ti stai imbattendo. I fornitori di solito inseriscono nel contratto una lingua che favorisce se stessi a lungo termine: qualcosa di semplice come un cambio di nome potrebbe consentire la rinegoziazione del contratto. Chiameresti un elettricista per riparare un sistema difettoso nella tua casa. Quindi fai lo stesso con i tuoi contratti e chiama un professionista.

Alla fine della giornata, entrare senza un piano è, beh, entrare senza un piano. La nostra ricerca mostra che le persone che hanno un solido processo per la selezione del software finiscono con una maggiore soddisfazione per il prodotto finale. Avrai anche bisogno di un piano per l'implementazione, la formazione e l'onboarding, ma tratteremo queste aree critiche in un prossimo articolo.

La selezione di un nuovo strumento o software non è difficile, ma una decisione sbagliata può avere un impatto a lungo termine sul team di marketing e/o sull'azienda. Invece di saltare alla cieca, usando decisioni e intuizioni viscerali, inizia con un framework per accelerare e migliorare la selezione del software.

Ricorda, un piano è meglio di nessun piano. Non rimanere bloccato.

Alan Neal è il Chief Growth Officer di SoftwareReviews, un attore leader nello spazio di revisione della tecnologia B2B. Alan si concentra sull'aiutare gli utenti finali a prendere le giuste decisioni tecnologiche consentendo ai team di vendita e marketing di far crescere le proprie attività tecnologiche.