Che cos'è Scope Creep e come posso evitarlo?

Prima di poter spiegare come evitare lo scope creep nei tuoi progetti, dobbiamo capire quali sono lo scope e lo scope creep del progetto.

Qual è lo scopo di un progetto?

In parole povere, l'ambito del progetto si riferisce a tutto il lavoro necessario per completare un progetto. Puoi utilizzare una struttura di suddivisione del lavoro (WBS) per aiutarti a identificare tutte le singole attività, attività e risultati dei tuoi progetti. Quindi avrai bisogno di una dichiarazione di scopo, che è un documento di pianificazione del progetto in cui definisci l'ambito del tuo progetto.

Che cos'è Scope Creep nella gestione dei progetti?

Lo scorrimento dell'ambito è ciò che accade quando vengono apportate modifiche all'ambito del progetto senza alcuna procedura di controllo come le richieste di modifica. Tali modifiche influiscono anche sulla pianificazione del progetto, sul budget, sui costi, sull'allocazione delle risorse e potrebbero compromettere il completamento di traguardi e obiettivi. Lo scope creep è uno dei rischi più comuni nella gestione dei progetti.

In genere, lo scope creep si verifica quando nuovi requisiti di progetto vengono aggiunti dai clienti del progetto o da altre parti interessate dopo l'inizio dell'esecuzione del progetto. Spesso queste modifiche non vengono adeguatamente riviste. Pertanto, il team di progetto dovrebbe completare più attività, risultati finali e pietre miliari con le stesse risorse e nello stesso tempo dell'ambito originale.

D'altra parte, potresti finire con un progetto con molte modifiche approvate, considerate, che non finiscono mai perché ogni volta che pensi di aver finito, nella tua casella di posta arriva un nuovo requisito di progetto come una nuova funzionalità del prodotto e devi apportare più modifiche.

Per controllare l'ambito del tuo progetto e prevenire lo scorrimento dell'ambito, avrai bisogno di un ambito, di un cambiamento e di piani di gestione del rischio.

Piano di gestione dell'ambito

Il piano di gestione dell'ambito è una componente del piano di progetto che descrive come verrà stabilito e controllato l'ambito del progetto. Questo documento include la struttura della suddivisione del lavoro, la dichiarazione dell'ambito e il processo mediante il quale l'ambito verrà approvato dalle parti interessate come linea di base per il progetto.

Il piano di gestione dell'ambito aiuta i project manager ad assicurarsi che le parti interessate comprendano la linea di base dell'ambito del progetto e in che modo le modifiche ad esso influiranno sul piano generale di gestione del progetto.

Piano di gestione del cambiamento

Naturalmente, le modifiche ai progetti si verificano continuamente, ma è importante disporre di un piano di gestione delle modifiche in atto per poter controllare queste modifiche. È molto raro che i progetti avanzino esattamente come definito nel piano di progetto. Nella maggior parte dei casi, i project manager devono adeguare la pianificazione, il budget e l'ambito. Tuttavia, senza un certo controllo sul processo di gestione delle modifiche, un project manager ha poche possibilità di tenere il passo con il lavoro e gestire il progetto in modo efficace.

Piano di gestione del rischio

Nel caso in cui l'oscillazione dell'ambito si verifichi perché le parti interessate, i clienti o i membri del team non hanno seguito le procedure di gestione dell'ambito e delle modifiche, dovrai fare riferimento al tuo piano di gestione del rischio. Il piano di gestione del rischio del tuo progetto è un documento che stabilisce le strategie, i ruoli, le responsabilità e i finanziamenti per la gestione del rischio. In parole semplici, è un piano che contiene tutte le informazioni necessarie per prevenire e mitigare rischi come lo scope creep.

Esempio di scorrimento nell'ambito

In un periodo di tre mesi un project manager è stato incaricato di fornire un nuovo software. Dopo alcune settimane dalla fase di progettazione, lo sponsor del progetto ha aggiunto nuove funzionalità al prodotto. Dopo che il project manager ha incluso i nuovi requisiti nell'ambito del progetto, lo sponsor ha apportato ancora più modifiche come richiesto dai clienti del progetto.

Naturalmente, il project manager ha risposto che le nuove funzionalità del prodotto non sarebbero state un problema se fossero state presentate richieste di modifica e se gli fossero state fornite più risorse per eseguire il lavoro aggiuntivo che era stato aggiunto all'ambito. Vicino alla scadenza di tre mesi, lo sponsor era sconvolto e si è lamentato del fatto che il progetto era in ritardo e che i clienti si aspettavano risultati. Il piano di progetto di base era troppo ambizioso perché il lavoro aggiuntivo arrivasse nei tempi previsti, ha spiegato il project manager.

Riesci a indovinare cosa è successo dopo? Sì. Il project manager è stato tolto dal progetto, accusato dallo sponsor di essere “troppo lento”. Questo è un tipico esempio di scope creep. Anche se le nuove funzionalità del prodotto sono state aggiunte tramite richieste di modifica e c'erano risorse sufficienti per eseguire le attività aggiuntive, il vincolo di tempo non è cambiato e pertanto il project manager non è riuscito a consegnarle entro la previsione di pianificazione del progetto pianificata.

Come evitare il creep dell'ambito

Non lasciare che lo scope creeper paralizzi il tuo progetto. Di seguito sono riportati cinque modi per mantenere il controllo dell'ambito del progetto.

1. Documentare i requisiti del progetto

La cosa più importante per evitare lo scope creep è documentare i requisiti del progetto. Una chiara definizione dei requisiti del progetto ti consente di definire l'ambito del tuo progetto. Parla con tutte le parti interessate e gli utenti del progetto per capire esattamente cosa vogliono dal progetto. Scrivilo. Gestisci i conflitti. Supponiamo che uno stakeholder desideri che il suo nuovo sito Web sia blu e un cliente che lo desideri, trova qualcuno che arbitri e prenda una decisione finale. Dai priorità ai requisiti, poiché potrebbe non essere possibile eseguirli tutti.

Può essere dispendioso in termini di tempo registrare tutto ciò che dicono le parti interessate, ma una volta fatto, acquisire tutti i requisiti in un documento. Questo documento è noto come piano di gestione dei requisiti e dovrebbe contenere tutte le informazioni necessarie per gestire i requisiti del progetto, ad esempio come verranno tracciati e il processo per modificarli. Condividi quel documento online in modo che tutti possano vederlo facilmente.

2. Impostare i processi di controllo delle modifiche

Il documento dei requisiti è solo un punto di partenza. Cosa succede quando qualcuno vuole cambiare qualcosa?

Non è realistico pensare che nulla cambierà. Ciò di cui hai bisogno per prevenire l'oscillazione dell'ambito è la modifica gestita e controllata del tuo progetto. Per questo avrai bisogno di un piano di gestione delle modifiche che definisca le procedure del processo di controllo delle modifiche che devono essere seguite quando il piano di progetto deve essere modificato. Inoltre, è importante disporre di un piano di gestione del rischio che stabilisca la frequenza con cui lo stato generale del progetto verrà monitorato in modo da poter tenere traccia dei rischi come lo scope creep.

Un processo di controllo delle modifiche è molto semplice. In sostanza, qualcuno suggerisce una modifica tramite una richiesta di modifica, viene rivista, approvata o rifiutata e, se approvata, quindi incorporata nel piano del progetto. Se il tuo software di gestione dei progetti ha funzionalità di gestione delle modifiche, usa quella.

Impostare il processo di gestione delle modifiche per il tuo progetto significa pensare a chi esaminerà e approverà le modifiche. Puoi discuterne con lo sponsor del tuo progetto o durante una riunione del team.

Senza un processo, il cambiamento semplicemente... accade.

3. Creare un programma di progetto chiaro

Usa i requisiti dei tuoi stakeholder per determinare l'ambito del tuo progetto. Quindi puoi utilizzare una struttura di suddivisione del lavoro (WBS) per creare un elenco di attività dettagliato. Il programma del progetto è il risultato della conoscenza di ciò che il tuo progetto realizzerà; dovrebbe mostrare tutti i requisiti e come saranno raggiunti, sotto forma di compiti, attività e tappe fondamentali. Questo è comunemente fatto su un diagramma di Gantt.

Puoi confrontare la pianificazione del tuo progetto con il documento del piano di gestione dei requisiti per assicurarti di non aver dimenticato nulla.

Dopo aver delineato il programma, assicurati di aver pianificato qualche evenienza. Come notato sopra, il cambiamento avviene. Lo scorrimento dell'ambito del progetto si verifica solo se le modifiche non sono state gestite come definito nel piano di gestione delle modifiche.

4. Verificare l'ambito del progetto con le parti interessate

È importante verificare di aver compreso correttamente i requisiti degli stakeholder. Ciò che pensi che lo sponsor del progetto intenda sui risultati del progetto potrebbe non essere ciò che intendeva. Spesso le persone parlano a scopi trasversali senza rendersene conto. Prenditi del tempo per tornare dai tuoi stakeholder come clienti, investitori o sponsor di progetti e condividere con loro la documentazione dei requisiti. Puoi anche mostrare loro la pianificazione del tuo progetto e assicurarti che tutti gli elementi che si aspettavano di vedere siano rappresentati nell'elenco delle attività.

Potresti scoprire che hanno cambiato idea su cose come le caratteristiche del prodotto o i tempi di consegna. È importante assicurarsi di modificare il piano del progetto all'inizio del processo di pianificazione per mitigare il rischio di scorrimento dell'ambito, piuttosto che scoprirlo in seguito, una volta avviato il progetto.

Puoi anche utilizzare queste discussioni per parlare con il tuo sponsor e le parti interessate del processo di controllo del cambiamento. Spiega come gestirai le modifiche al piano di progetto e di quale approvazione avrai bisogno per procedere. Questo è un momento utile per ricordare loro che possono avere praticamente tutto ciò che vogliono, se sono disposti a pagarlo e se il progetto richiede più tempo se include nuovi requisiti!

Se le parti interessate sono "troppo impegnate" per voler ottenere informazioni dettagliate sulla pianificazione in questa fase, ricorda loro gentilmente in quale fase ti trovi. A volte, una scarsa comunicazione significa che le parti interessate chiave non sono state informate di ciò che è effettivamente terminato il processo di raccolta dei requisiti!

5. Coinvolgere i membri del team di progetto

Quando gli stakeholder del tuo progetto sono felici, non trascurare di assicurarti che anche i membri del tuo team di progetto siano felici. Hanno bisogno di conoscere il processo di controllo delle modifiche e come questo li influenzerà. Devono essere guardiani, protettori dell'ambito del progetto, non agenti di cambiamento.

A volte i membri del team di progetto vogliono essere utili e acconsentiranno a cambiare qualcosa senza applicare il processo formale di gestione del cambiamento. Spiega che non possono dire di sì alle modifiche senza che la modifica venga approvata perché ciò influirebbe sul piano del progetto e potrebbe causare uno spostamento dell'ambito. Se vogliono aiutare uno stakeholder, la cosa migliore da fare è spiegare il processo di controllo del cambiamento e offrirsi di aiutare a documentare il cambiamento.

Lo scope creep è un vero problema sui progetti, soprattutto quando il project manager, il team e gli stakeholder non comprendono l'impatto che i cambiamenti possono avere sulle risorse, sul budget e sulla pianificazione. Fortunatamente, non deve essere un grosso problema se si è chiari sull'ambito del progetto iniziale e si gestiscono con attenzione le modifiche al piano del progetto durante il ciclo di vita del progetto.

Per evitare lo scope creep e gestire i requisiti in continua evoluzione del tuo progetto, è necessario un software di gestione dei progetti online all'altezza del compito, che offre funzionalità di gestione delle modifiche per aggiungere nuove modifiche e rivederle in tempo reale. Con ProjectManager.com un project manager può dare priorità a queste modifiche e assegnare il lavoro ai membri del team e, quando una modifica viene approvata, qualcuno può lavorarci immediatamente.

Scope Creep nella gestione dei progetti, spiegato da un PMP

I project manager sono sempre all'erta per vedere se l'ambito si insinua nei loro progetti, eppure il problema persiste. Questo video offre sette modi per mitigare questo rischio prima che i tuoi progetti falliscano.

In revisione: Ambito di gestione del progetto Creep

Jennifer Bridges, PMP, offre questo breve tutorial su come evitare lo scope creep nei tuoi progetti. Fornisce tecniche di pianificazione che possono essere applicate per gestire il progetto come pianificato e per gestire le modifiche. Delinea sette modi per prevenire e affrontare lo scope creep:

• Definisci l'ambito
• Registra le modifiche
• Ri-linea di base
• Richiedi maggiori finanziamenti e/o risorse
• Fai attenzione ai segni
• Imposta le priorità
• Evita le trappole

È importante notare che a volte la causa dello scorrimento dell'ambito sono le tue risorse (questo articolo ti aiuterà a determinare quando il tuo team è fuori controllo). Chi sta creando problemi nel tuo progetto causando lo scope creep? Potrebbero variare dai membri del team alle parti interessate. È possibile utilizzare le stesse tecniche di pianificazione descritte sopra per gestirle.

Suggerimento : ricordati di tenere d'occhio anche te stesso! In qualità di project manager, vuoi assicurarti di non essere tu ad estendere l'ambito aggiungendo funzionalità e requisiti aggiuntivi. Lo sviluppo di un team collaborativo libero di discutere e condividere gli impatti del progetto è il modo migliore per supportare il progetto.

Il video approfondisce tutti questi punti. È un buon primer che affronta un ostacolo importante sulla strada per il completamento con successo del tuo progetto.

In che modo ProjectManager.com blocca l'ambito di scorrimento

Gestire lo scope creep è un po' come gestire un progetto. Devi controllare molti pezzi e farli combaciare, come un puzzle. ProjectManager.com è un pluripremiato software di gestione dei progetti che organizza progetti e team per tenerti nei tempi previsti.

Quando le modifiche vengono suggerite dalle parti interessate, è necessario acquisirle. Il nostro software ha una memoria di file illimitata, quindi è possibile salvare record dettagliati in un unico posto. Una volta che hai i requisiti, devi condividerli, che è a portata di clic con il nostro software.

Quando viene apportata una modifica, l'aggiunta di controlli è il modo migliore per assicurarsi che non si verifichi lo scorrimento dell'ambito. Per fare ciò, disponiamo di schede kanban che visualizzano il flusso di lavoro. Le colonne sono completamente personalizzabili, quindi puoi crearne di intitolate fare, testare e finito. Ora puoi tenere traccia di ogni richiesta e assicurarti che non influisca negativamente sul progetto più ampio.

Se la modifica arriva alla colonna Fine, è il momento di creare una pianificazione del progetto per implementare tale modifica nella sequenza temporale del progetto. Proprio come fai con il tuo piano di progetto, vuoi programmare il lavoro su uno dei nostri diagrammi di Gantt online. A questo punto puoi impostare attività, collegare dipendenze e assegnare membri del team a svolgere il lavoro.

Prima di poter eseguire quel piano di progetto, le parti interessate devono vederlo e approvarlo. Fortunatamente, è semplice condividere i tuoi diagrammi di Gantt con le parti interessate per ottenere il loro pollice in su. Quindi, puoi condividere il piano con il team e dare priorità alle tue attività in modo che le tue risorse corrispondano alle tue capacità. Tieni a bada lo scope creep con ProjectManager.com!

Grazie per la visione.

Trascrizione

Ciao, sono Jennifer Whitt, Direttore di ProjectManager.com. Benvenuti fan di ProjectManager.com. Penso che oggi ti piacerà questa sessione di lavagna, quindi grazie per esserti unito a noi su Preventing Scope Creep.

Chi causa lo scope creep nel tuo progetto?

Bene, a volte mi succhio perché il mio inconscio ha scritto Preventing Scope Creeps, e so che tutti abbiamo già sperimentato lo scope creep, ma è meglio riconoscere i brividi di scope. Sai, le risorse sui nostri progetti o i nostri stakeholder, o forse i nostri clienti che sono le persone che iniettano i problemi che causano l'ambito, si insinuano.

Quindi sento che è importante, non solo mettere in atto tecniche per gestire lo scope creep, ma anche lo scope creep. Come sono fisicamente?
Bene, a volte pensiamo che l'ambito si insinui, le persone che intervengono nell'ambito del nostro progetto hanno un aspetto spaventoso. Forse sono cattivi. Ma quello che abbiamo imparato è che sono più probabilmente le persone che ti piacciono di più.

Sono le persone che ti portano le ciambelle e ti portano fuori a pranzo. Sono i tuoi migliori amici. Vuoi fare tutto per loro. Quindi sono loro che chiedono sempre i piccoli extra. Questo è ciò di cui parleremo oggi. Ecco alcune tecniche che possiamo mettere in atto per aiutare a gestirlo.

7 consigli per evitare il creep dell'ambito

Quindi questi sono sette suggerimenti che ho imparato su come rimanere in pista. Quindi numero uno, definisci l'ambito. Sono costantemente stupito da quanti progetti lavoro con e non hanno davvero identificato lo scopo. O forse hanno un'idea di cosa sia, ma è importante conoscere e definire l'ambito in anticipo prima dell'inizio del progetto e non dopo l'inizio del progetto. So che stai ridendo perché l'hai visto anche tu.

1. Definire l'ambito del progetto in anticipo

Quindi è importante definirlo in anticipo, concordarlo con il tuo comitato di controllo delle modifiche, i tuoi stakeholder e i tuoi clienti e baseline. È importante stabilire quale sia l'ambito prima dell'inizio del progetto.

2. Modifiche all'ambito del documento

Quindi, registra le modifiche. Ancora una volta, eccone un altro. Totalmente scioccato quando le modifiche al progetto o all'ambito non sono documentate. Quindi ti consigliamo di documentare la modifica, valutare la modifica, quale modifica o in che modo avrà un impatto sui tuoi progetti e approvarla.

Sappi cosa ne farai. Lo metteremo in attesa? Lo approveremo, implementeremo quel cambiamento, cosa ne faremo? È importante che la scheda di controllo delle modifiche del tuo progetto effettui quella chiamata e non tu, il project manager, o altrimenti, alla fine rimarrai con la borsa del progetto.

3. Ridefinire la pianificazione del progetto o il piano di progetto

Numero tre, ri-baseline, quindi quando tali modifiche vengono approvate o incorporate nel progetto, è importante basare la pianificazione o il piano del progetto. Questa è una cosa semplice che può essere fatta, quindi non conosco la statistica che guardi. So che diverse organizzazioni, tra cui Gartner e molte altre organizzazioni, guardano costantemente qual è il numero di progetti falliti?

Quindi, considera la tua fonte. Una fonte afferma che il 75% dei progetti fallisce. Bene, la maggior parte di questo è in quest'area in cui le persone non prendono il controllo del cambiamento. Se solo una volta che tali modifiche vengono concordate dalle parti interessate e dal tuo comitato di controllo delle modifiche, e quindi approvate da quel gruppo, quindi per riformularle, allora potresti non avere un progetto fallito. È una differenza tra se sei nel 75% dei progetti falliti o nel 25% di quelli di successo.

Quindi, se guardi solo ai numeri, se ci sono dieci project manager nella stanza con te, allora 7,5, o se arrotondi, otto di voi stanno gestendo progetti falliti e due di voi hanno successo. La leggera differenza può essere minima, come se tu stia gestendo le modifiche dell'ambito e riformulando i tuoi piani.

4. Richiedi ulteriori finanziamenti o risorse

Numero quattro, richiedi ulteriori finanziamenti o risorse. Quindi, ora le modifiche sono state approvate. Hai re-baseline. Ma a volte per alcune persone è difficile tornare indietro e richiedere risorse aggiuntive, i finanziamenti necessari per realizzare questi cambiamenti. Se sei d'accordo su questo ma non torni indietro e chiedi le persone, i finanziamenti, le risorse di cui hai bisogno per fare quei cambiamenti, di nuovo, siamo di nuovo qui nella statistica.

5. Comunica con il tuo team di progetto e monitora i progressi

Numero cinque, attento ai segnali. Quindi per te come project manager, sempre attento alla tua squadra, ai comportamenti della tua squadra. Sentiamo che i segnali sono quando le cose diventano troppo tranquille, dove le persone lavorano ma non ricevi alcun segnale dal team o feedback. Oppure le cose vanno sempre bene quando chiedi al tuo team di progetto o ai membri del tuo team: "Come stanno andando le cose?" e tutto è a posto. Bene, quelli, secondo noi, sono segni che qualcosa potrebbe non andare bene.

Quindi è sempre bello tornare indietro, controllare i membri del tuo team, il tuo progetto, guardare le cose che sono effettivamente in fase di completamento e vedere e valutare "Sei davvero sulla buona strada?" Stanno prendendo i biscotti, i brownies e le ciambelle dal mirino, implementando quei cambiamenti e facendoli tranquillamente? Solo per scoprire alla fine del progetto dove si era insinuato il tuo scopo e non lo sapevi.

6. Stabilisci le priorità

Numero sei, stabilisci le priorità. Ancora una volta, questo risale ai passaggi precedenti, avendo la tua scheda di controllo delle modifiche per valutare e dare priorità alle modifiche. Questo accade quando di solito vediamo più gruppi, a volte con il tuo progetto e hai diversi stakeholder di diverse, diciamo, unità aziendali che ti apportano modifiche, e quindi è un battibecco. Lascia che il comitato di controllo delle modifiche decida quali modifiche devono essere approvate. Lascia che la scheda di controllo del cambiamento lo faccia, altrimenti ti ritroverai in una brutta posizione in cui non vorresti trovarti.

7. Evita le trappole striscianti dell'ambito

Numero sette, evita le trappole. Li abbiamo visti tutti dallo scopo si insinua in cui le piccole frasi che dicono: "Beh, mentre sei lì dentro ..." O, "Mentre lo fai, potresti farlo anche tu?" Oppure, "Tutto quello che devi fare è..." Hanno una soluzione semplice, anche se non l'hanno mai fatto prima. O quello che amo di più, "Ehi, non ci vorrà molto tempo".

Bene, in base a cosa? In base alla valutazione di chi? Basato su loro che non l'hanno mai fatto prima? Basato su nessuna modifica o valutazione? Quindi queste sono piccole trappole in cui ci troviamo che finiamo nel 75% o anche più numero di progetti falliti.

Quindi, devo ammettere che, quando sono il cliente, in realtà sono un viscido perché sono io quello che prende i biscotti, le ciambelle e la pizza o qualsiasi tattica che riesco a trovare per ottenere le cose aggiuntive in quanto volere. Quindi alcuni di questi suggerimenti li ho imparati da me stesso, non solo dal mio progetto, ma anche dal fatto che sono un cliente in altri progetti in cui sono l'ambito di applicazione.

Quindi, se hai bisogno di suggerimenti, strumenti o tecniche per gestire il tuo oscilloscopio o, meglio ancora, identificare gli oscilloscopi, visitaci su ProjectManager.com.