6 cose che abbiamo imparato nel 2021 come agenzia WordPress
Pubblicato: 2016-01-26Nel 2020, abbiamo pubblicato un post sul blog su DevriX 2020 in recensione che descriveva gli entusiasmanti progetti in cui siamo stati coinvolti e le preziose lezioni che abbiamo imparato come agenzia WordPress in crescita. Abbiamo affrontato alcune sfide serie nel 2020, che ci hanno insegnato molto. Abbiamo preso atto e ristrutturato il nostro processo per continuare a fare ciò che amiamo, crescendo costantemente.
È quasi il 2022 e il nostro team di oltre 50 persone sta lavorando attivamente a diversi progetti di fascia alta, aiutando le aziende con lo sviluppo web di WordPress, la crescita aziendale, l'architettura dei sistemi, il marketing e il lavoro creativo, il tutto fornendo ottimi risultati e mantenendo un buon portafoglio di attività in corso. progetti. Ciò è stato possibile grazie ad alcune lezioni che abbiamo appreso nell'ultimo anno e vorremmo condividerle con i nostri colleghi consulenti e agenzie di WordPress che stanno anche cercando di crescere, creare team distribuiti diversificati e lavorare con incredibili clienti in tutto il mondo.
C'è molto altro in programma per il 2022 e non vediamo l'ora di affrontare le prossime sfide. Ma prima di passare al nuovo, riflettiamo sul vecchio. Ecco cosa ci ha aiutato a migliorare la nostra attività e la crescita del team finora.
1. Modelli di proposta e imbuto di vendita
L'acquisizione di nuovi clienti e partner è un processo che richiede il coinvolgimento di tutti coloro che partecipano alla conversazione. Tuttavia, la comprensione dei requisiti del cliente richiede molto tempo. Richiede una serie di chiamate, andare avanti e indietro via e-mail e messaggistica istantanea, porre ogni tipo di domanda, rivedere la base di codice fino ad oggi e preparare una lunga proposta personalizzata con un contratto come passaggio finale.
Verso la fine del 2020, abbiamo ricevuto un buon numero di richieste ogni mese, ma molte di esse non sono decollate a causa della mancanza di budget sufficiente, problemi di comunicazione, mancanza di comprensione del nostro modello di servizio e altri vari motivi. Inoltre, tutto quanto sopra ha richiesto un'eternità per prepararsi e ha persino interrotto il nostro flusso di lavoro di sviluppo. E quando passi dozzine di ore (o più) a preparare una proposta, che non funziona, finisce per essere un enorme spreco di tempo e risorse.
Ecco perché, alla fine del 2021, abbiamo dedicato del tempo alla definizione delle nostre principali offerte di servizi di sviluppo web WordPress, delineando un formato per le pagine di destinazione che includa le basi delle nostre soluzioni e standardizzando un questionario per i concerti personalizzati una tantum.
Le principali tipologie di lavoro di cui ci occupiamo sono:
- Fermi per lo sviluppo di WordPress
- Soluzioni per lo sviluppo aziendale
- Manutenzione e supporto in corso per WordPress
I nostri fermi e piani di manutenzione sono ora definiti in dettaglio, con diverse opzioni per diversi tipi di attività. Poiché le soluzioni web personalizzate variano e offriamo vari servizi come parte del pacchetto: sviluppo, progettazione, crescita aziendale, gestione dei sistemi e marketing. Abbiamo preparato un questionario di richiesta iniziale che risponde alla maggior parte delle domande che vorremmo porre a ogni singolo cliente, riducendo così drasticamente i tempi di prevendita.
Dato il feedback dei nostri clienti, ci siamo resi conto che questo ha aiutato alcuni di loro a capire meglio cosa facciamo e a definire più chiaramente i loro obiettivi principali. I clienti spesso cercano una soluzione web, senza capirne il motivo, e il nostro modulo si concentra su importanti obiettivi di business, ricercando la concorrenza, definendo le linee guida dell'interfaccia utente, fornendo dati misurabili e altro, che spesso è anche alla base delle nostre proposte.
A proposito di proposte, avendo queste tre soluzioni di servizio principali pronte per la vendita, siamo stati in grado di preparare modelli di proposta standard e contratti per ciascuna di esse. Parte del lavoro consisteva nel definire il nostro Service-Level Agreement (SLA), i periodi di manutenzione, i dettagli sulla proprietà e la licenza della codebase, i dettagli legali, i protocolli di comunicazione, i tempi accettabili per la risposta, cosa deve essere consegnato in anticipo e quale sarebbe il risultato finale quando consegna del progetto (o mensile per le trattative in corso).
Le nostre proposte di modelli includono sezioni pertinenti per tutta la nostra esperienza. Questi sono adattati al progetto dato per includere i dettagli specifici di cui i nostri clienti dovrebbero essere a conoscenza.
Inoltre, abbiamo automatizzato parte di quel processo, per poter parlare con più potenziali clienti. Successivamente, abbiamo identificato meglio le nostre soluzioni, ridotto il numero di lead non qualificati e ridotto le perdite dovute all'andare avanti e indietro con potenziali clienti che non richiedevano i nostri servizi.
Abbiamo anche introdotto ufficialmente i piani delle sessioni di scoperta a pagamento per i clienti, che non sapevano ancora cosa volevano. Per raggiungere questo obiettivo, abbiamo lavorato a stretto contatto con loro per definire una strategia aziendale che si adattasse alle loro esigenze specifiche.
2. Relazioni commerciali in corso
Il lavoro in corso è sempre stato uno dei nostri obiettivi principali in DevriX. Ciò è stato possibile grazie alla costruzione e al mantenimento di solide relazioni commerciali, che comprendono due diversi rami:
- Costruire contratti in corso con nuovi clienti che vengono da noi.
- Costruisci partnership con fornitori di servizi che offrono servizi complementari a ciò che facciamo.
Costruzione di contratti in corso con i clienti
In precedenza abbiamo accettato più concerti a tariffa fissa del necessario e, a causa della mancanza di proposte adeguate, abbiamo dovuto affrontare vari problemi con ritardi costanti, informazioni o risorse mancanti dai clienti, soluzioni di hosting problematiche (come Yahoo!'s - sì, in realtà offrono hosting della vecchia scuola) e altro ancora. Inoltre, i clienti spesso non erano interessati al lavoro in corso per i loro siti Web e, un anno o due dopo, i problemi continuavano a presentarsi: siti Web compromessi con una versione molto obsoleta di WordPress o amministratori che installano slider vulnerabili e altre aggiunte che continuava a influenzare la soluzione iniziale che avevamo fornito.
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Ora assumiamo pochissimi concerti a tariffa fissa e vendiamo principalmente fermi di sviluppo in corso. Tuttavia, anche i progetti a tariffa fissa prevedono un contratto di manutenzione continua che ci consente di controllare al meglio il futuro dello stack tecnico, mantenendo un elevato livello di sicurezza e prestazioni.
La gestione delle modifiche sui server di staging, anche per i piccoli client, aiuta con incompatibilità e regressioni, qualcosa su cui stiamo lavorando senza passare alla produzione. La gestione degli aggiornamenti, delle revisioni del codice, del monitoraggio dei tempi di attività e della gestione delle risorse garantisce anche la stabilità di tali soluzioni, che un tempo erano un requisito interno solo per le piattaforme più grandi.
Partnership con altri fornitori
Alla fine del 2021 ci siamo concentrati interamente sulle partnership. Il nostro reparto marketing si occupava del contenuto del sito Web, della creazione di collegamenti o della pubblicità che portava lead in entrata, ma il team di gestione ha sviluppato una strategia per le partnership continue.
Siamo stati in grado di stipulare diversi contratti strategici con agenzie in Europa, Nord America e Asia. Alcuni di loro erano agenzie tecniche che non potevano consegnare tutto e preferivano affidare a noi il lavoro di sollevamento pesante, o scaricare quando c'è troppo lavoro da fare.
Altri sono impegnati in diversi settori di attività: pubblicità, PR, SEO, marketing, creatività, società di hosting alla ricerca di un solido partner di sviluppo di WordPress che si adatti ai loro processi, li aiuti a crescere e fornisca servizi di sviluppo continuo ai loro account quando necessario.
Oltre a generare buone entrate continue, questo ci ha permesso di ampliare i nostri orizzonti di sviluppo aziendale esplorando diverse strategie di vendita, marketing e crescita, processi di gestione dei progetti e modelli legali che ci hanno aiutato a crescere. Dopo aver trascorso del tempo con gli stessi partner, è diventato possibile assumere più lavoro da loro, ottenere risultati migliori e in meno tempo. Ciò ha anche convinto alcuni di loro a offrire formalmente servizi di sviluppo di WordPress sui loro siti Web e a scaricare i lead su di noi.
Le partnership sono il fulcro della nostra filosofia in DevriX e siamo lieti di complimentarci con i portafogli di servizi dei nostri partner con il lavoro di sviluppo di WordPress, consentendo loro di concentrarsi su ciò che sanno fare meglio.
3. Aiuta un pubblico diverso
Undici anni fa, quando abbiamo iniziato, il nostro team era composto da poche persone. Non disponevamo di personale sufficiente per affrontare progetti di grandi imprese e non fornivamo vari servizi per vendere un pacchetto completo. Con sufficiente perseveranza, siamo stati in grado di crescere, aumentare le nostre competenze e creare un team che ora lavora su progetti di fascia alta, comprese grandi piattaforme multisito per produttori automobilistici, grandi portali multimediali, soluzioni Software as a Service scalabili e altro ancora.
Ciò, tuttavia, ha cambiato anche i nostri processi di gestione, introducendo persone con competenze diverse provenienti da paesi diversi. Persone responsabili sotto forma di gestione o team leader, QA, strumenti e sistemi interni e costi aggiuntivi per far sì che tutto funzioni a lungo termine. Questo è diventato rapidamente troppo costoso per i clienti più piccoli e la mancanza di un portafoglio pubblico a causa dei numerosi NDA che abbiamo firmato ha reso più difficile per i nuovi lead fare un atto di fiducia con i contratti a metà cinque cifre (o più).
Sviluppo WordPress come servizio
Per diventare più flessibili in questi casi, abbiamo discusso di cosa si potrebbe fare per i clienti in segmenti di pubblico diversi. Definire le nostre Buyer Personas e classificare i diversi livelli di clienti è stato un passo importante per andare avanti.
Ci siamo specializzati in diverse direzioni, come la creazione di soluzioni SaaS (con diversi piani di pagamento e funzionalità), grandi multisiti, migrazioni personalizzate da diverse piattaforme (PHP, Java, Python, .NET) e grandi progetti personalizzati che integrano tutti i tipi di API di terze parti . Questa mossa ci ha permesso di creare processi separati per ciascuno di questi, estrarre alcuni componenti riutilizzabili e aumentare il livello di esperienza dei membri del nostro team, che a sua volta ha permesso loro di fornire continuamente di più in meno tempo con meno intoppi.
Abbiamo identificato modi per disaccoppiare un servizio principale di base del lavoro che dobbiamo svolgere per ogni singolo cliente e definito altri servizi secondari che potremmo aumentare o combinare in aggiunta.
Ad esempio, la costruzione di una grande piattaforma tecnica WordPress e l'hosting su un'infrastruttura affidabile è generalmente la nostra cosa principale. Tuttavia, potremmo scaricare l'hosting su un provider di hosting WordPress gestito, come Pagely, delegare il design a qualcun altro e non occuparci degli sforzi di marketing e crescita.
Abbiamo sperimentato internamente diversi strumenti e plug-in attraverso il nostro processo di verifica e ora possono essere utilizzati nei progetti senza doverci preoccupare delle prestazioni o della sicurezza (o costruirli da zero). Abbiamo stretto relazioni con molti dei loro autori contribuendo alle patch precedenti o avendo un punto di contatto diretto per segnalare problemi o discutere potenziali nuove funzionalità.
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Aggiornamento dei servizi completi
Per i clienti che erano disposti a pagare per l'intera suite di servizi, ma hanno avuto difficoltà a impegnarsi in una grande quantità in anticipo, abbiamo perfezionato i nostri piani di conservazione dello sviluppo di WordPress in un modo che consentisse loro di iscriversi a una "prova" e guarda come lavoriamo, paga mensilmente per ogni traguardo invece di impegnarti per l'intero importo in anticipo. Inoltre, questo ci ha permesso di implementare nuovi requisiti durante il processo di sviluppo, ridefinire gli obiettivi , costruire in modo iterativo (lasciare che il cliente decida quale componente ha bisogno di più lavoro o funzionalità e quale è pronto) e generalmente di risparmiare un sacco di soldi dando loro loro la flessibilità di aggiungere o rimuovere cose durante il processo di lavoro.
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Alcuni dei nostri clienti hanno iniziato con un piano di manutenzione di 10 ore al mese, che è stato presto convertito in un mantenimento di 40 ore al mese, altri sono passati da 40 ore al mese a 100 ore al mese.
Alcune trattative iniziali per progetti MVP da $ 10.000 sono ora a metà cinque cifre in più, grazie all'opportunità di fornire lavoro in corso mese per mese, mostrando aggiunte incrementali costruite pensando a flessibilità ed estensibilità, lancio di MVP e iterazione in base all'utente feedback e introducendo costantemente miglioramenti ai sistemi esistenti.
4. Il controllo qualità è inestimabile
La nostra prima assunzione di QA è stata nel 2014, ma è stato coinvolto solo nel testare il nostro progetto SaaS principale su cui stavamo lavorando all'epoca. Poiché il numero di conti correnti continuava a crescere, ci siamo resi conto che il QA è un'unità essenziale nel nostro processo. Abbiamo assunto un altro QA e un assistente che ci aiutasse con l'impostazione di pagine demo o elencando le funzionalità, aiutando con i programmi demo e così via.
Con uno staff di QA coerente in giro, ora siamo in grado di assegnare pietre miliari agli sviluppatori, lasciarli lavorare su attività altamente disaccoppiate e assegnare il lavoro per i test ai nostri QA.
Il processo di QA include il pull delle ultime versioni da Git in locale, il test di diversi rami, il monitoraggio dei log e la segnalazione di tutti i tipi di regressioni o funzionalità incomplete che richiedono la pulizia dei casi limite. Oltre a testare diversi ambienti (incluso il server di staging), siamo in grado di rilevare vari problemi tra le versioni del server, gli ambienti di hosting, i limiti di memoria e altro ancora.
Ciò ha migliorato la qualità complessiva dei nostri prodotti e ha liberato un po' di tempo di sviluppo in modo che i nostri ingegneri di WordPress possano concentrarsi sulla risoluzione dei problemi e sull'implementazione delle funzionalità mentre qualcuno nel frattempo cerca costantemente di interrompere il proprio lavoro. Il QA include anche test mobili e giochi con diversi browser, il che occasionalmente porta a correzioni CSS di follow-up o persino a cambiare intere librerie che non supportano i media per iOS o determinati browser.
5. Comunicazione e documentazione
Avere un team di 5-8 persone è gestibile, ma man mano che il team cresce e persone con competenze o esperienze diverse si uniscono, lavorare su più progetti e gestirli tutti diventa rapidamente un incubo senza il processo e gli strumenti giusti in atto.
Ci affidiamo a Slack per la comunicazione interna, dove abbiamo creato canali per ogni progetto e ciascuno dei nostri team: sviluppatori, designer, esperti di marketing e management.
Abbiamo integrato alcuni dei servizi che utilizziamo per ogni canale come Asana o GitHub, estraendo gli ultimi commit, attività, richieste pull ed emettere commenti, il che ha reso possibile mantenere il contesto in un unico posto e lavorare con ogni team (per abilità o progetto) in modo molto più organizzato.
Inoltre, abbiamo anche definito un processo più pulito per la gestione dei progetti in Asana, utilizzando date di scadenza, varie etichette come priorità e utilizzando il Calendario del team per monitorare il quadro più ampio per gli sprint settimanali. L'introduzione di kick-off e chat regolari mantiene le persone aggiornate, consapevoli di quando si avvicinano le demo, rimbalzano idee l'una sull'altra, assegnano compiti ad altri membri del team e comunicano internamente. Ciò garantisce che abbiamo più tempo per le revisioni del codice, la gestione del flusso di lavoro, per rispondere a importanti domande sull'architettura o per aiutare con funzionalità specifiche.
Di recente abbiamo anche iniziato a documentare i nostri progetti, che ci ha fornito un modo strutturato per descrivere la crescita del progetto in tempo reale, nuove funzionalità create ogni due settimane, cose in corso che dovevano essere gestite in futuro. Tali documenti sono disponibili per le persone che si uniscono a un nuovo progetto, al fine di ridurre la quantità di ricerca e sviluppo avendo una panoramica dettagliata del progetto, dello stato di avanzamento, degli obiettivi, dei membri del team responsabili delle funzionalità e altro ancora.
6. Liste di controllo
I grandi oratori spesso dicono che " i proiettili sono morti ", ma sono incredibilmente utili in alcuni casi, inclusa la definizione di flussi di lavoro lunghi con un gran numero di semplici passaggi.
Abbiamo stabilito una serie di processi diversi per diverse parti della nostra attività: l'imbuto di vendita, la creazione di un nuovo progetto, la fornitura di una soluzione Web, le implementazioni, l'assunzione di nuove persone, l'introduzione dei membri del team a un nuovo progetto, ecc. molti reparti diversi allo stesso tempo, distribuiti su una serie di progetti diversi, si sono rivelati impegnativi, dal punto di vista temporale e dal tenere traccia dei piccoli dettagli.
Abbiamo scavato più a fondo e suddiviso i passaggi più grandi del processo aziendale in componenti separati, costituiti da una lista di controllo per ciascuno di essi. Alcuni sono legati alle assunzioni – un elenco di competenze trasversali professionali e desiderate, una ripartizione degli obiettivi aziendali – e la missione definita in un modo che possiamo utilizzare durante i colloqui per valutare le persone in dettaglio. Lo stesso vale per la preparazione di una demo o l'impostazione di un progetto: c'è molto da fare per ognuno di questi ogni volta, alcuni sono più grandi come "creare un nuovo repository GitHub privato" attraverso "inviare documenti X, Y, Z al nuovo membri del team" o "aggiungi questo a .gitignore".
L'aggiunta di liste di controllo specifiche per i test, la verifica che le cartelle interne non facciano parte del repository, che le e-mail vengano modificate o che alcuni script vengano eseguiti ovunque, assicura che non dimentichiamo i piccoli ma importanti dettagli dovuti ai cento piccoli passaggi che abbiamo devono prendere ogni singola volta.
Bonus: automazione e riutilizzabilità
Quest'ultimo pezzo non è davvero rivoluzionario di per sé, ma l'anno scorso abbiamo effettivamente continuato a pianificare sia gli sforzi di automazione che di riutilizzabilità. Come parte di ogni processo interno, identifichiamo le cose chiave che dovrebbero essere automatizzate, così come i potenziali componenti che possiamo riutilizzare o costruire ed estrarre da lì in poi come elementi modulari.
Fondamentalmente la differenza principale è che dedichiamo tempo effettivo predefinito a capire cosa può essere riutilizzato in diversi scenari e quali sono i passaggi che fanno perdere molto tempo e possono essere automatizzati. Alcuni non erano un problema quando eravamo un team più piccolo, ma se 8 persone hanno lavorato a un progetto e avevano bisogno di eseguire un'azione manuale 5 volte al giorno che richiede 6 minuti, allora questo si traduce in un totale di 4 ore che vengono sprecate ogni giorno . Questo ti fa pensare in modo diverso e pianificare meglio in anticipo.
È anche importante stabilire quanto tempo ci vuole per costruirli o quanto tempo ci vuole per rendere estensibile una funzionalità web. Una volta stabilito ciò, destiniamo tempo interno per miglioramenti e flessibilità che vengono effettuati al di fuori delle ore pagate dal cliente.
Abbiamo introdotto ulteriori livelli di automazione e riutilizzabilità nei nostri processi interni ed esterni. Da uno script di provisioning di integrazione continua standardizzato su un'istanza cloud personalizzata per progetto, fino a modelli per diversi tipi di progetto o dati demo per la consegna. Costruire una raccolta di plugin e librerie affidabili che sono ben testati e che possono essere riutilizzati senza influire sulla stabilità o sulla scalabilità, ottimizzando i processi di comunicazione, automatizzando al meglio i report, utilizzando vari strumenti a supporto del nostro processo.
Utilizziamo varie integrazioni di Zapier su Asana, GitHub, Slack, WordPress per determinate azioni, inclusi gli invii di Gravity Forms, vari strumenti di reporting e altro. Abbiamo due piattaforme di monitoraggio dell'applicazione e del sistema che eseguono e monitorano le soluzioni web e abbiamo integrato un simpatico strumento di confronto dell'interfaccia utente che esegue l'analisi delle immagini su diverse istantanee dello stesso sito web.
Il nostro CRM è un progetto personalizzato basato su WordPress che abbiamo sviluppato nell'ultimo anno e che continuiamo a integrare con strumenti e sistemi esterni, estendendo il meccanismo di reporting per una migliore revisione del processo finale. Il nostro team interagisce anche attraverso un'istanza BuddyPress interna che il nostro CTO Stanko ha collegato a Slack per la pubblicazione di aggiornamenti di stato e commenti. Stiamo collegando i nostri sistemi insieme e risparmiando molto tempo dal copia-incolla o dal cambio di contesto, creando bot personalizzati che attivano attività tramite servizi di terze parti ed eseguendo il monitoraggio automatizzato specifico dell'azienda per determinati siti web.
Abbiamo imparato molto nel 2021 e dobbiamo agire in fretta per garantire un'ulteriore crescita dell'azienda. Il 2022 è dietro l'angolo e abbiamo già alcune nuove assunzioni e un milione di cose in corso, tra cui nuove partnership, ulteriori miglioramenti dei processi, un arretrato di cose pianificate nei prossimi 2-3 mesi e molto altro ancora.