6 suggerimenti per lo sviluppo di un flusso di lavoro dei contenuti efficiente [+Modello]

La scrittura di contenuti è un processo sia creativo che orientato al business e, come tale, deve seguire regole chiaramente definite per essere efficiente e produttivo. Il modo migliore per raggiungere questo obiettivo è impostare un flusso di lavoro del contenuto e fornire informazioni dettagliate su ogni fase della pipeline.

Sebbene l'organizzazione e la creatività siano il più delle volte considerate incompatibili, quando i loro punti di forza vengono combinati, le aziende possono ottimizzare e migliorare la produzione di contenuti. Ciò consente a tutte le persone coinvolte di concentrarsi sul proprio lavoro piuttosto che sprecare tempo ed energia per capire il processo e il loro ruolo in esso. Inoltre, quando il flusso di lavoro è documentato e non ambiguo, il rischio di errori e ritardi è ridotto al minimo.

In questo articolo, forniremo un elenco di suggerimenti e trucchi attuabili per lo sviluppo di contenuti e flussi di lavoro editoriali efficienti. Le tecniche possono essere applicate sia al content marketing che al giornalismo e adattate a qualsiasi tipo di contenuto.

Quindi continua a leggere per ottimizzare i tuoi sforzi e aumentare i tuoi risultati!

1. Conserva una scorta solida come backup

Non importa quello che qualcuno dice, la regola numero uno per un flusso di lavoro dei contenuti efficiente e di successo è mantenere una solida scorta di contenuti.

Anche se hai un processo a prova di proiettile solido come una roccia e non c'è un solo fannullone nel tuo team, dovresti essere pronto ad affrontare potenziali battute d'arresto della produzione. Questi possono essere causati da giorni liberi, insidie ​​nella produttività, fattori esterni imprevisti, turnover dei dipendenti e quant'altro. Il modo migliore per evitare questi ritardi è avere a portata di mano una scorta di articoli in attesa e pronti per essere pubblicati.

In questo modo, avrai la flessibilità di cambiare priorità, esplorare nuove idee e gestire le emergenze senza compromettere l'integrità del tuo calendario editoriale. Pubblicare regolarmente e nei tempi previsti è vitale per la tua strategia e, al fine di trattenere il tuo pubblico e mantenere il coinvolgimento, dovresti essere in grado di essere coerente in tutte le circostanze.

Inoltre, avere un backup o una scorta ti consente di mantenere la qualità dei contenuti in quanto non è necessario affrettare nessuna fase del processo creativo e avere abbastanza tempo per lucidare ogni pezzo che produci.

Tuttavia, se hai appena iniziato con i tuoi contenuti e sei a corto di personale, questo potrebbe essere difficile da raggiungere, poiché potrebbe essere comunque difficile per te tenere il passo con il tuo programma. La linea d'azione più sicura in questo caso è creare una scorta prima di iniziare a pubblicare del tutto. Ciò ridurrà al minimo lo stress legato al rispetto delle scadenze e assicurerà che la tua strategia non venga compromessa quando hai poco tempo.

2. Mappa il processo di creazione dei contenuti

Mappare il processo di creazione dei contenuti significa elencare i passaggi del flusso di lavoro dei contenuti in ordine consecutivo e aggiungere un breve riassunto su ciascuno di essi. Fornire queste informazioni in bianco e nero (o, perché no, in una grafica a colori) aiuta le aziende a semplificare la creazione di contenuti e garantisce che nessuno fraintenda il loro posto al loro interno.

La trasparenza fornita dalla mappa può avvantaggiare notevolmente sia il management che i dipendenti, poiché consente alle persone di completare i propri compiti senza perdere passaggi importanti del processo. Di conseguenza, la produzione procede senza intoppi e potenziali colli di bottiglia sono chiaramente visibili e più facili da gestire.

I passaggi da includere dipendono dal tipo di contenuto che crei e da quali membri del team fanno parte del processo. Inoltre, devi impostare un flusso di lavoro individuale per ogni tipo di contenuto nel tuo calendario.

Alla fine di questo articolo, forniamo un modello di flusso di lavoro dei contenuti per la creazione di articoli e post di blog. Fare riferimento ad esso può aiutarti a farti un'idea di cosa includere nel tuo.

3. Preparare una documentazione esaustiva

Oltre a riassumere cosa comporta ogni fase del flusso di lavoro del contenuto, dovresti fornire una documentazione esauriente su come implementarlo. In esso, dovresti descrivere cosa ci si aspetta dalla persona a cui è assegnato il compito, dove può trovare risorse aggiuntive e a chi rivolgersi in caso di ulteriori domande.

In breve, dovrebbe fornire istruzioni chiare che consentano a ciascuna persona di completare i propri compiti senza battute d'arresto e incertezze.

La documentazione può fare riferimento alle linee guida e alla knowledge base del tuo marchio o essere presentata sotto forma di un pdf autonomo.

Inoltre, assicurati di fornire un elenco di tutti gli strumenti che possono o dovrebbero essere utilizzati nel processo, nonché le istruzioni su come utilizzarli. Se necessario, fornire formazione e incoraggiare i dipendenti a richiedere assistenza se non sono sicuri delle proprie capacità.

4. Distribuire le responsabilità correttamente

Ogni persona dovrebbe essere consapevole dei passaggi di cui è responsabile e chi è responsabile del resto. In questo modo sapranno a chi affidare l'incarico una volta completata la loro parte, e anche a chi rivolgersi in caso di battute d'arresto.

Inoltre, deve esserci una persona responsabile dell'intero processo, questo può essere un project manager, uno stratega del marketing dei contenuti, un gestore dei contenuti o un proprietario di progetto dedicato. Questa persona si assicura che il contenuto creato si adatti alla strategia di contenuto dell'azienda, mitighi i problemi e monitori le prestazioni del contenuto una volta pubblicato.

Tuttavia, tieni presente che in diverse aziende, i ruoli del flusso di lavoro dei contenuti possono essere combinati per essere implementati da un esperto di marketing o potrebbero esserci più persone al lavoro.

Inoltre, affinché il flusso di lavoro dei contenuti si svolga senza intoppi, ogni membro del team dovrebbe sapere a chi può delegare le proprie responsabilità, nel caso in cui debbano assentarsi. In questo modo, è meno probabile che i giorni di ferie creino blocchi o problemi di produzione.

5. Definisci i tempi delle attività

Questa parte del flusso di lavoro dei contenuti rimane spesso trascurata, ma può facilmente diventare la ragione per cui la fai o la rompi.

Nella documentazione, dovresti fornire istruzioni chiare su quanto tempo dovrebbe richiedere ogni attività. Altrimenti, rischi la possibilità che le persone fraintendano le loro priorità e creino colli di bottiglia.

Inoltre, tutti devono essere consapevoli non solo dei propri tempi, ma della sequenza temporale dell'intero processo, in modo che possano pianificare correttamente i propri compiti su base giornaliera, settimanale e mensile.

Tuttavia, assicurati che i tempi e le scadenze forniti siano realistici e realizzabili. Non è necessario che tutti abbiano dozzine di compiti scaduti. Questo demotiva le persone. Se noti che il personale è regolarmente in ritardo, dovresti indagare sul perché e, se necessario, rivedere la tua strategia.

6. Implementare uno strumento BPM

Gli strumenti di gestione dei processi aziendali (BPM) semplificano il monitoraggio e il monitoraggio dei processi, l'identificazione dei problemi e il monitoraggio del lavoro di tutti. Non solo promuovono la trasparenza, ma possono semplificare il flusso di lavoro dei contenuti sia per la direzione che per i dipendenti.

Sono disponibili molte soluzioni SaaS BPM accessibili sia alle piccole e medie organizzazioni che alle grandi imprese. Implementarne uno nella tua azienda può darti una panoramica migliore non solo del flusso di lavoro dei contenuti ma di tutte le operazioni. Inoltre, può migliorare la comunicazione, consentire al management di avere un approccio più individuale alle prestazioni dei dipendenti e contribuire a una migliore produttività.

Inoltre, rende più facile impostare e rispettare le scadenze. Il flusso di lavoro può essere organizzato in modelli e mostrare notifiche per l'approssimarsi delle scadenze. Inoltre, può essere automatizzato e regolato quando necessario.

Bonus: modello di flusso di lavoro dei contenuti

Abbiamo creato per te un modello di flusso di lavoro dei contenuti che può essere utilizzato durante la pubblicazione di articoli e post di blog. Puoi adattarlo alle tue esigenze aziendali in base ai passaggi della tua pipeline e alle risorse che hai a disposizione.

Mappa di creazione dei contenuti:

1. Brainstorming e suggerimento del titolo. Creazione di un elenco di titoli di contenuti o post pilastro che contribuiscono alla strategia dell'azienda. Aggiungere i titoli al calendario editoriale e assegnarli agli scrittori. Responsabile: Stratega e/o scrittore Scadenza: dovrebbe essere fatto almeno una volta al mese per garantire che ci siano abbastanza argomenti da alimentare nella pipeline.
2. Ricerca per parole chiave. Trovare i migliori termini di ricerca per ogni titolo in modo che corrisponda all'intento dell'utente con gli obiettivi dell'azienda. Fornire un elenco di argomenti secondari che devono essere menzionati per garantire una copertura approfondita dell'argomento. Responsabile: Stratega e/o scrittore Tempi: La parola chiave principale dovrebbe essere fornita durante il suggerimento del titolo. Ulteriori termini di ricerca e argomenti possono essere forniti successivamente.
3. Assegnazione breve e titolo . Fornire informazioni su come verrà affrontato l'argomento e assegnarlo a uno scrittore. Responsabile: Strategist, content manager e/o scrittore Tempi: Secondo il calendario editoriale e le tempistiche del processo. Dovrebbe essere consegnato con sufficiente anticipo per garantire che il team possa implementare l'attività in tempo.

4. Ricerca e Schema. Ricercare l'argomento e delineare l'articolo. A seconda delle capacità, dell'esperienza e delle conoscenze dell'autore sull'argomento, possono inviare lo schema per l'approvazione o procedere direttamente con la stesura dell'articolo e inviare la bozza una volta pronta. Responsabile: Scrittore Tempi: 1 giorno

5. Scrivere. Creare il testo, ottimizzarlo con parole chiave e formattarlo correttamente con intestazioni e sottotitoli. Lo scrittore può anche aggiungere collegamenti interni e fornire un elenco di articoli correlati, nonché suggerire collegamenti esterni a ricerche, statistiche e informazioni pertinenti. Lo scrittore dovrebbe anche fornire idee per immagini e grafica. Responsabile: Scrittore Tempi: 2 giorni
6. Revisione. Rivedere il testo per assicurarsi che corrisponda al brief e che sia conforme ai requisiti dell'azienda. Il responsabile può anche eseguire un controllo di plagio per confermare che il contenuto sia originale e non crei problemi di duplicazione. Successivamente, riassegnano l'attività allo scrittore per implementare le modifiche e apportare eventuali modifiche. Responsabile: Content manager o senior writer Tempi: 1 giorno
7. Approvazione di esperti in materia. A seconda dell'argomento, il testo può essere assegnato alla revisione da parte di un esperto che può verificare la presenza di errori di fatto e altri problemi e suggerire miglioramenti. Responsabile: Esperto in materia Tempi: 1 giorno
8. La modifica. Revisione del testo per eliminare errori grammaticali e di ortografia e problemi di leggibilità. Responsabile: Editor Tempi: 1 giorno
9. Graphic design. Formattare tutte le immagini e gli screenshot forniti, creare un'immagine in primo piano e creare la grafica, gli elementi visivi, le infografiche, le gif, ecc. richiesti. Una volta che gli elementi visivi sono stati approvati, il contenuto è pronto per la pubblicazione.
   
   Responsabile: Grafico Tempi: 2-3 giorni
10. Caricamento e pubblicazione. Caricamento del contenuto sul CMS, insieme alle immagini. La persona responsabile si occupa di qualsiasi ottimizzazione SEO aggiuntiva, come il markup dello schema, la meta descrizione, i tag alternativi dell'immagine, l'ottimizzazione dell'URL e così via. Fatto ciò, il contenuto viene pubblicato online. Responsabile: Gestore dei contenuti Tempo: 1 giorno, a seconda del programma dei contenuti
11. Distribuzione. Riproporre il contenuto per la strategia di marketing omnicanale dell'azienda, inclusa la condivisione sui social media, le newsletter via e-mail, i podcast, i video, ecc. Questo passaggio può includere creatività e testo aggiuntivi, che potrebbero essere soggetti a un flusso di lavoro dei contenuti diverso. Responsabile: Social media manager, email marketing manager Tempi: 1 giorno, a seconda del rispettivo programma

Documentazione necessaria:

• Lunghezza del contenuto (in parole o caratteri)
• Tono di voce
• Vocabolario e stile
• Formattazione
• Modelli
• Struttura
• Stile caso di intestazione
• Utilizzo della virgola Oxford
• Strumenti di scrittura e SEO

Elenco delle risorse aggiuntive:

• Linee guida per la progettazione grafica e visiva
• Linee guida sui social
• Linee guida per l'email marketing

Linea di fondo

Sebbene sia possibile eseguire correttamente la creazione di contenuti senza un flusso di lavoro, l'omissione di documentare il processo e fornire istruzioni chiare a tutte le persone coinvolte compromette indubbiamente l'efficienza.

Fornendo linee guida e tempistiche e distribuendo le responsabilità di conseguenza, consenti alle persone di svolgere il proprio lavoro senza distrazioni. Il flusso di lavoro può essere sia una tabella di marcia che consente alle persone di navigare nel processo con sicurezza, sia una rete di sicurezza che fornisce sicurezza su come procedere in caso di dubbio.

Detto questo, il più grande vantaggio dei flussi di lavoro è che fanno miracoli per la produttività e possono trasformare un team in una macchina ben oliata.