6 modi per tagliare le spese aziendali (e aumentare le entrate!)

Ti sei reso conto che devi tagliare i costi aziendali e tagliare notevolmente le spese, ma sei preoccupato di paralizzare la tua attività?

Non preoccuparti, ti abbiamo coperto noi! Il nostro secondo episodio della serie Survive and Thrive si concentra sulla riduzione intelligente delle spese della tua attività e sulla preparazione per il successo a lungo termine!

I presentatori Alisa Meredith e Jeff Sieh sono stati raggiunti nientemeno che da Andrew English, il direttore finanziario di Tailwind, per insegnare ai nostri spettatori ciò che devono sapere sulla gestione delle spese aziendali a breve termine.

Guarda lo spettacolo completo di seguito e scorri verso il basso per le note dello spettacolo, i punti chiave da asporto e un fantastico foglio di lavoro per aiutarti ad affrontare i tuoi costi!

Guarda il replay live completo di FB

Incontra Andrew English, Direttore finanziario di Tailwind App!

Andrew English (alias Andy), il nostro amato Direttore finanziario, ha partecipato a questo episodio speciale di Survive and Thrive per una chiacchierata sul suo argomento preferito:

I soldi! In particolare, salvandolo.

Spesso chiamato "James Bond of Finances" in ufficio, Andy ha una vasta conoscenza ed esperienza raccolta in oltre 16 anni di gestione delle finanze nei settori della tecnologia e dei media .

Prima di entrare a far parte del team di Tailwind, Andy è stato VP of Finance presso la pubblicazione internazionale The Economist . Inutile dire che se hai domande sulla gestione dei tuoi soldi, è lui a chiedere!

Siamo stati così onorati che si sia preso una pausa dalla caccia alle entrate delle spese del team di Tailwind (scusate, Andy!) Per questo speciale FB Live.

Continua a leggere per ottenere suggerimenti pratici e prospettive su come tagliare le spese aziendali e aumentare le tue entrate.

E non dimenticare di scaricare il foglio di lavoro gratuito che abbiamo creato per aiutarti ad affrontare tutte queste spese in questo momento!

Suggerimento n. 1: inizia ordinando le spese aziendali

Quando si tratta di determinare quali spese possono essere tagliate, Andy inizia con un semplice sistema di smistamento.

Ho passato le ultime due o tre settimane a scorrere la nostra lista di fornitori, elencandoli tutti. Come si chiamano, quanto costano, qual è la prossima volta che dovremo pagarli e quanto costa?

Quindi li sto essenzialmente suddividendo in tre gruppi: ci sono i " must-have ", il " valore aggiunto ma ha bisogno di una recensione " e poi il " non necessario ". Queste sono cose di cui possiamo facilmente fare a meno, o sono sviste di cui dobbiamo fare qualcosa.

Andy inglese

Quindi, traccia un diverso piano di attacco in base al secchio in cui cade un venditore!

Cerca opportunità per risparmiare sui tuoi "must have"

Probabilmente non puoi sbarazzarti in sicurezza dei tuoi must-have, poiché sono essenziali per le tue operazioni aziendali . Tuttavia, ciò non significa che non puoi cercare opportunità per risparmiare un po' di soldi!

Ad esempio, se utilizzi una piattaforma software basata sugli utenti, tutti nella tua azienda hanno bisogno di una licenza per accedervi?

Anche se devi ridurre i posti sul tuo software a breve termine per resistere al COVID-19, questo può essere un modo semplice per risparmiare un po' di soldi e puoi sempre aggiungerli di nuovo quando le cose riprenderanno!

Pesa il secchio del "valore aggiunto" e preparati a prendere decisioni difficili

Per Andy, il bucket del valore aggiunto tende a contenere elementi che generano valore per l'azienda ma non hanno un impatto immediato sulle operazioni . Questi possono sembrare ad esempio un software, un appaltatore o una risorsa di progettazione!

La cosa difficile di questo secchio è che di solito c'è un certo impatto nel tagliare queste spese.

Sono spesso cose che, se le togliessimo, avrebbero un impatto a lungo termine sulla nostra attività. Potremmo non vederlo dall'oggi al domani, ma non si limitano a tagliare i prodotti a valore aggiunto perché a un certo punto avranno un impatto sulla tua attività.

Quindi questo è il secchio più difficile da affrontare, c'è molto da soppesare le cose l'una contro l'altra.

Andy inglese

Quindi, come inizi a prendere quelle decisioni? Aiuta a tenere due o più articoli in questo secchio l'uno contro l'altro e capire quale ti offre il valore maggiore, ti fa risparmiare più tempo o offre il ritorno più forte sul tuo investimento .

Taglia via le tue spese "non necessarie".

Questo secchio è il più facile da affrontare e, se sei sopraffatto, Andy ti suggerisce di iniziare da qui .

C'è un senso di prendere il controllo su di esso, la sensazione di averlo fatto, che è spuntato. Mi ha sicuramente fatto sentire meglio riguardo ai progressi che stiamo facendo sul lato dei costi, tanto quanto l'importo che abbiamo risparmiato nelle ultime settimane!

Andy inglese

In questo secchio ci sono cose per le quali non hai bisogno di spendere soldi in questo momento. Non deve sempre essere una cancellazione rigorosa di un software o servizio. Puoi anche:

• Passa a un piano di livello inferiore
• Taglia il numero di utenti
• Annulla componenti aggiuntivi, servizi e funzionalità che non utilizzi
• Eliminare i duplicati

Ad esempio, Andy ha recentemente trovato tre abbonamenti software per lo svolgimento di riunioni e due per programmarne l'uso in azienda. Questi sono duplicati e un modo semplice per tagliare le spese che non sono cruciali.

Suggerimento per professionisti: non è necessario salvare la revisione dei fornitori e degli abbonamenti nei momenti difficili. Inserisci una nota nel tuo calendario ogni 6 mesi per rivedere le tue spese e assicurarti di spendere saggiamente!

Suggerimento n. 2: mettiti comodo a parlare di denaro

Per ottenere il massimo dal nostro primo consiglio, sarà davvero importante che tu ti senta il più a tuo agio possibile parlando di denaro . Se questo ti sembra incredibilmente imbarazzante, niente sudore! Usa la funzione chat se è disponibile.

Prima di iniziare a lavorare sui tuoi primi due secchi e cercare opportunità per tagliare le spese o cambiare i piani, delinea molto chiaramente quanto segue. Puoi usare un documento di Word e persino copiare e incollare se prevedi di parlare con più fornitori!

Ecco a cosa rivolgersi:

• In che situazione ti trovi (es: devo tagliare i costi immediatamente)
• Perché lo stai facendo (es: sto cercando di risparmiare denaro per questo motivo)
• L'obiettivo che vuoi raggiungere (es: devo risparmiare X importo o devo ottenere il 50% di sconto)
• Chiedere aiuto

Quando parli con qualcuno, 9 volte su 10 otterrai una risposta migliore rispetto all'invio di un'e-mail. Sii trasparente e chiaro; realisticamente, sono lì cercando di aiutare.

Andy inglese

Scopri come puoi ridurre i costi senza solo chiedere uno sconto

Per rendere più facile per entrambe le parti trovare una soluzione comune, è utile avere alcune opzioni pronte per l'uso piuttosto che chiedere uno sconto .

Ad esempio, puoi passare a un contratto diverso, tagliare gli utenti o fare in modo di ritardare il pagamento mantenendo il servizio per qualche mese in più?

Quando fai i compiti sulle potenziali soluzioni, dai a fornitori e appaltatori più spazio per trovare una soluzione che funzioni per entrambi , quindi la situazione si trasforma in una vittoria per tutti!

Chiama gli appaltatori o le persone che hanno lavorato personalmente con te

Una parte importante della negoziazione dei contratti e del taglio delle spese è preservare le relazioni. Se hai lavorato personalmente con un appaltatore, un libero professionista o un fornitore di servizi, dovresti scegliere di fare loro una telefonata o entrare in una chat video per discutere delle cose.

Fai riferimento al piano che hai fatto e sottolinea il perché dietro la tua richiesta.

Il perché è davvero importante: potrebbe essere mantenere a galla gli affari, assicurarsi di poter fornire cose per la tua famiglia, ecc. Il perché è molto importante da comunicare, perché le persone sono ricettive e comprensive. Siamo tutti sulla stessa barca.

Andy inglese

Cerca qui soluzioni comuni che possano ridurre i costi in qualsiasi modo abbia senso. Forse sta rinegoziando l'ambito dei servizi, chiedendo un pagamento differito o qualcosa di più specifico per la relazione.

Soprattutto, sii aperto, trasparente e lavora per preservare la relazione. Dopotutto, questa situazione non durerà per sempre!

Suggerimento n. 3: combina i tuoi pagamenti per i rinnovi automatici

Non c'è niente di peggio che dimenticare un'app o un abbonamento alla piattaforma, solo per vederla colpire il tuo conto bancario nel momento peggiore possibile!

Assicurati di elencare le date di pagamento e rinnovo e se sai che è un abbonamento di cui non avrai bisogno in futuro, annullalo ora.

Abbiamo cose che paghiamo su base annuale grazie a uno sconto, ma sappiamo che non avremo bisogno a lungo termine.

Se ne hai qualcuno, entra e annullalo ora, per tre mesi o sei mesi... ogni volta che giunge al termine, in modo da non essere colpito da quel rinnovo automatico.

Andy inglese

Suggerimento n. 4: leggi la stampa fine dei tuoi contratti

Mentre entriamo in una nuova normalità di lavoro da casa, eventi annullati e porte chiuse, è importante setacciare i tuoi contratti alla ricerca di clausole che possano aiutarti.

Ad esempio, le clausole di forza maggiore ti consentono di valutare l'annullamento dei contratti in caso di calamità o forze fuori dal tuo controllo . Questo può liberare alcune spese e rimetterti in tasca i soldi di cui potresti aver bisogno!

Negoziare affitto per attività commerciale o spazio ufficio

Affittare uno spazio ufficio, in particolare lo spazio di coworking potrebbe essere inutile per te in questo momento. Se puoi annullare l'affitto in uno spazio di coworking come We Work, prova a farlo o riduci il contratto al minimo indispensabile di posti a breve termine.

Vale la pena parlare con il tuo account manager, padrone di casa o gestore dell'edificio per le opzioni sull'affitto: sospendere i contratti o differire il pagamento fino a quando i tempi non saranno migliori e il ritorno dell'attività.

Parla con i tuoi broker assicurativi per qualsiasi potenziale assistenza

Ti consigliamo di contattare i tuoi broker assicurativi o fornitori prima piuttosto che dopo per due motivi.

1. Aggiorna il tuo indirizzo in modo che sappiano dove sei.
2. Chiedi se c'è qualcosa nelle tue polizze che ti proteggerà durante questo periodo

Ad esempio, la perdita di reddito potrebbe essere incorporata da qualche parte o qualcosa nella tua assicurazione sulla proprietà che potrebbe significare un rimborso o una copertura delle spese.

Soprattutto, l'assicurazione non è una spesa che dovresti tagliare se puoi aiutarla affatto. Vale la pena evitare potenziali rischi per il costo: lo svantaggio di problemi importanti senza assicurazione è così grave che vale la pena mantenerlo, se possibile.

Se hai bisogno di tagliare le spese assicurative, esplora prima lo spostamento delle date di pagamento, il differimento del pagamento o il taglio di parti della tua copertura in modo da avere ancora una sorta di rete di sicurezza, anche se è inferiore!

Suggerimento n. 5: crea un piano di battaglia per le tasse

La buona notizia è che il Tax Day è stato posticipato di alcuni mesi. Questo significa per te una delle due cose, a seconda della tua situazione fiscale.

Se sai che dovrai delle tasse al governo, aspetta per presentare la domanda. Puoi ritardare la gestione di questa spesa per alcuni mesi, tenendo quei soldi in tasca quando ne hai bisogno.

Tuttavia, se sai che ti è dovuto un rimborso, presenta la tua richiesta il prima possibile. L'IRS sta accelerando l'elaborazione dei rimborsi al fine di restituire denaro a coloro che sono dovuti il ​​prima possibile. Ciò significa che nella maggior parte dei casi lo riavrai entro poche settimane.

Cerca le detrazioni comunemente trascurate

Mentre esamini i tuoi estratti conto per identificare le spese, è un buon momento per cercare le spese che puoi detrarre dalle tasse.

Scorri il dito sulla carta di credito o sull'estratto conto bancario e chiedi: "L'ho usato per lavoro? Era questa parte dell'azienda piuttosto che la tua vita personale?

Andy inglese

È un buon momento per parlare con il tuo commercialista, se ne hai uno, o utilizzare la funzione chat sui servizi di archiviazione web per chiarire le detrazioni e ottenere aiuto! Se lavori da casa, puoi designare parte della tua casa come spazio ufficio da detrarre dalle tasse? Puoi spendere parte del tuo mutuo o affitto per questo scopo?

Queste sono solo alcune delle potenziali deduzioni più trascurate che potrebbero essere particolarmente rilevanti ora. In conclusione, vuoi scendere al nocciolo del tuo estratto conto per capire per cosa stai spendendo i tuoi soldi!

Suggerimento n. 6: fai della tua banca il tuo nuovo migliore amico

Il consiglio n. 6 è quello su cui Andy giura: parla con la tua banca! Indipendentemente dalla situazione in cui ti trovi, dai prestiti governativi, dai prestiti SBA , ecc., la tua banca sarà il tuo primo punto di contatto.

Secondo Andy, una banca locale potrebbe essere ancora più utile e personale in questa situazione di una banca più grande.

Uno dei motivi ha a che fare con i prestiti SBA: le banche più grandi potrebbero aver già raggiunto il limite con il governo e non stanno accettando più domande.

Ciò non significa che non ci siano soldi là fuori!

Se ti trovi in ​​questa situazione quando esplori i prestiti alle piccole imprese dai recenti pacchetti di stimolo COVID-19, parla con una banca locale prima di arrenderti. Molto probabilmente, saranno felici di aiutarti a creare un account ea lavorare con te, ed è meno probabile che abbiano già raggiunto il loro limite.

Prendi il foglio di lavoro per valutare le tue spese

Pronto a valutare le tue spese e iniziare a risparmiare? Il foglio di lavoro GRATUITO di seguito ti consentirà di iniziare!

Hai bisogno di più risorse aziendali mentre affrontiamo insieme la recessione COVID-19? Resta sintonizzato sulla nostra serie speciale Survive & Thrive ogni martedì su FB Live per consigli più esperti e pratici fogli di lavoro!

Hai una domanda scottante sul taglio delle spese o sulla negoziazione con i fornitori? Lascialo nei commenti qui sotto: li leggiamo tutti!

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